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Procore

Mejores prácticas para usar Procore durante COVID-19

Además del intenso esfuerzo continuo de Procore para ayudar a los clientes durante este tiempo, el equipo de Procore desea resaltar algunas funciones de la herramienta que pueden ayudar a su compañía a navegar por esta situación en sus sitios de trabajo y en su oficina.

Funciones de las herramientas y productos Procore

Administración de proyectos

Etapas del proyecto

Directorio

La herramienta Directorio puede almacenar todos los datos de contacto de los miembros del equipo del proyecto y los proveedores. A través de la herramienta Directorio a nivel compañía, puede invitar a colaboradores del proyecto, controlar a qué herramientas pueden acceder y establecer sus permisos específicos de las herramientas.

Correos electrónicos

La herramienta Correos electrónicos le permite controlar sus comunicaciones y administrar todos los correos electrónicos relacionados con el proyecto utilizando un cliente centralizado, independientemente del dispositivo o software que utilice para administrar su correo electrónico.

Documentos

La herramienta Documentos le permite administrar y archivar toda la documentación de su proyecto de misión crítica, como planos, especificaciones, paquetes de licitación, correos electrónicos, listas de verificación de seguridad, información de garantía y más.

Reuniones

Administre todos los aspectos de las reuniones de su proyecto, desde la distribución de las minutas hasta la aprobación de las actas posteriores a la reunión en la herramienta Reuniones. Las plantillas y categorías de reuniones personalizables le permiten agilizar todo el proceso.

  • Conecte el software de reuniones virtuales a la herramienta Reuniones para reuniones remotas.
  • Aproveche la columna Conferencia cuando registre la asistencia a reuniones virtuales, que puede utilizarse para futuros esfuerzos de rastreo de contactos.

Anuncios (dispositivos Android e iOS)

Agilice la comunicación entre equipos en un proyecto en la herramienta Anuncios en su dispositivo iOS o Android. Cuando crea anuncios, puede elegir a qué grupos de distribución enviarlos. Estos anuncios luego se mostrarán en notificaciones push en su dispositivo móvil y dentro de la aplicación móvil Procore.

  • Cree anuncios que se mostrarán en los dispositivos móviles Android o iOS de los usuarios y que se pueden ver en la aplicación en cualquier momento. También aparecerá una insignia de alerta en la aplicación móvil Procore para cualquier anuncio recibido.
    Nota: es posible que los usuarios necesiten ajustar la configuración de sus notificaciones en su dispositivo Android o iOS para recibir notificaciones automáticas cuando se crea un anuncio.
  • Puede crear grupos de distribución específicos para facilitar aún más el envío de actualizaciones. Por ejemplo, su equipo podría tener grupos de distribución para el personal de la oficina y los trabajadores de campo para que solo reciban los anuncios que sean relevantes para ellos. 

Registro diario

La herramienta Registro diario está diseñada para proporcionar a los miembros del equipo del proyecto una ubicación central para ver, realizar el seguimiento y enviar actualizaciones por correo electrónico sobre las actividades diarias del proyecto, como mano de obra, comunicación, equipos, materiales y más.

  • Puede crear tipos de retrasos personalizados en el Registro de retraso para COVID-19 para realizar un seguimiento de los retrasos acumulados a lo largo de una duración definida.
    • Los administradores de la herramienta Directorio pueden establecer notificaciones adicionales para un usuario cuando se envía un registro de retraso desde la herramienta Registro diario.
  • El Registro de mano de obra admite la creación de campos personalizados, lo que permite a los administradores de la compañía agregar campos relevantes para capturar información relacionada con el virus. Esto es especialmente útil para realizar un seguimiento de las horas y los trabajadores del GC y contratistas especializados.
  • El registro de visitantes le permite realizar un seguimiento e informar sobre cualquier persona que ingrese al lugar del proyecto. También proporciona un campo de comentarios para que los equipos ingresen información adicional.

Tareas

La herramienta Tareas le permite realizar un seguimiento y administrar ítems de acción a lo largo de la vida útil del proyecto.

Programa

Mantenga a su equipo actualizado con una vista en tiempo real del programa actual del proyecto. Puede crear, editar y compartir programas e integrar sus programas Primavera P6 o MS Project.

Entregas

La herramienta Submittals le permite organizar su registro de submittals por división, agregar planos de taller o incluso agregar páginas de catálogos de productos. Puede agregar archivos adjuntos directamente desde su computadora o desde la herramienta Documentos del proyecto.

RFI

La herramienta RFI puede ayudarlo con la administración oportuna de sus RFI para mantener su proyecto funcionando sin problemas y según lo programado.

  • Aproveche las soluciones personalizadas para agregar un selector desplegable personalizado que se puede usar para capturar las RFI relacionadas con COVID-19 o los impactos en los costos/programas.

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Calidad y seguridad

Inspecciones

La herramienta Inspecciones le permite crear listas de verificación integrales para capturar todos los requisitos asociados con los diferentes tipos de inspecciones que ocurren durante el ciclo de vida de un proyecto. Puede crear una plantilla única para cada inspección o modificar, agregar o editar una plantilla de compañía por proyecto en la herramienta Inspecciones a nivel compañía.

La herramienta Inspecciones se puede utilizar para realizar un seguimiento de la finalización de lo siguiente: 

Procore ha agregado nuevas plantillas de inspección, que se agregaron automáticamente a la herramienta Inspecciones a nivel compañía para todas las compañías con la herramienta Inspecciones habilitada.

Observaciones

Los gerentes de proyecto pueden usar la herramienta Observaciones para asignar tareas a los miembros del equipo del proyecto en cualquier fase del ciclo de vida del proyecto. Las observaciones pueden abarcar alcances de trabajo que incluyen calidad, seguridad, puesta en marcha, garantía y trabajo para completar.

Incidentes

Capture y administre digitalmente los incidentes de forma sencilla y precisa con la herramienta Incidentes. Sea proactivo en el sitio de trabajo y realice un seguimiento de los posibles problemas relacionados con la seguridad o documente los accidentes desafortunados. Administre el riesgo, identifique tendencias y aproveche datos valiosos para comprender mejor cómo prevenir incidentes desafortunados en el futuro.

  • Los casos de enfermedades infecciosas descubiertas en el sitio de trabajo se pueden capturar con la herramienta Incidentes.
    • Seleccione "Enfermedad contagiosa" como el tipo de lesión/enfermedad al completar un reporte de incidente.
    • Si desea agregar COVID-19 como una opción específica en el tipo de lesión/enfermedad
    • Las opciones de campo personalizado se pueden usar para agregar una opción adicional específica de COVID-19 en el registro de lesiones/enfermedades.
  • Un incidente se puede clasificar como "tratado médicamente" o "tiempo perdido", el número de días de ausencia se puede documentar para mantener un registro y el incidente se puede informar como un evento "registrable/notificable" según las instrucciones reglamentarias.
  • Los niveles de gravedad se pueden configurar para notificar a las partes internas apropiadas.

Formularios

Con la herramienta Formularios, puede cargar, acceder y completar archivos PDF rellenables. Usted y sus colaboradores del proyecto pueden acceder a estos formularios desde sus dispositivos móviles. Todas las plantillas de formulario y los formularios completados se almacenan en Procore.

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Coordinación de diseño

Los clientes de Coordinación de diseño de Procore pueden conectar a todo el equipo del proyecto en una plataforma para mejorar la comunicación y reducir el riesgo del proyecto.

Problemas de coordinación

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BIM

Tener acceso remoto a información crítica es más importante que nunca. Los clientes de Procore BIM pueden brindar a los equipos del sitio del proyecto una forma de ver modelos coordinados sin tener que instalar un software de modelado complejo. Los miembros del equipo pueden acceder cómodamente al visualizador web BIM desde la herramienta Modelos dentro de la aplicación web de Procore o en dispositivos iOS móviles para visualizar lo que se necesita construir en el campo, eliminando sorpresas en el sitio y mejorando la previsibilidad del proyecto.

Modelos

  • Comparta modelos coordinados con todo el equipo del proyecto utilizando el visualizador web y móvil de Procore. 
  • Cree problemas de coordinación directamente desde el modelo para comunicar fácilmente los problemas del campo a la oficina. 
  • Aproveche la comunicación de campo a campo mediante la creación de observaciones desde el visualizador de modelos móviles.

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Finanzas del proyecto

Presupuesto

Cree y administre un presupuesto integral a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. Al eliminar la necesidad de ingresar dos veces las modificaciones del contrato y valores de órdenes de cambio en hojas de cálculo complejas, tendrá más información clave sobre los cambios vistos e imprevistos impactan el resultado final. Tome el control de los factores complicados del proyecto al evaluar y proyectar los costos de finalización de su proyecto.

Eventos extraordinarios

Realice un seguimiento de los costos potenciales de un proyecto coordinando todo el proceso de administración de cambios.

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Administración de licitaciones

Licitación

Solicite ofertas para proyectos al tiempo que proporciona una ubicación central para administrar y ver el estatus de todas las ofertas. Los contratistas pueden descargar paquetes de licitación de Procore y enviar ofertas directamente al sistema.

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Precalificación

La herramienta de precalificaciones a nivel compañía de Procore ofrece a los usuarios la habilidad de evaluar exhaustivamente sus compañías. Esto ayuda a garantizar que los mejores intereses de los usuarios estén protegidos y los riesgos financieros se minimicen.

Formularios de precalificación

  • Próximamente  Procore está preparando una función que le permite crear sus propias preguntas de formulario de precalificación personalizadas para agregar a la lista de preguntas preestablecidas que puede habilitar o deshabilitar. Una pregunta de precalificación personalizada es una excelente manera de verificar qué compañías han establecido medidas preventivas para el COVID-19, como Prevención de exposición, Preparación y Plan de respuesta. 

  • Edite su formulario de precalificación para marcar los campos críticos según sea necesario. Si está actualizando el formulario de precalificación de su compañía actual, cualquier modificación creará una nueva versión del formulario de precalificación y actualizará cualquier formulario existente enviado a los usuarios. 

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Administración de recursos

Hojas de tiempo

La herramienta de hojas de tiempo a nivel proyecto de Procore le brinda la habilidad de ingresar datos de la tarjeta horaria de la semana actual para los empleados que se agregaron como contactos en la herramienta Directorio a nivel compañía y los trabajadores que se agregaron en la herramienta Cuadrillas.

  • Conecte las herramientas nativas de seguimiento del tiempo de Procore al sistema Smartbarrel para tener un mejor seguimiento de su mano de obra, PPE y condiciones climáticas. Smartbarrel puede proporcionar llaveros RFID para crear un seguimiento del tiempo que no requiere contacto físico con los dispositivos y utiliza una cámara para capturar una foto de la entrada/salida individual.
  • Los empleados pueden usar la herramienta Mi tiempo en la aplicación móvil Procore para dispositivos Android e iOS para marcar la entrada/salida, enviar entradas de tiempo y firmar las entradas de tiempo sin usar el dispositivo de otro usuario.
  • Conecte las herramientas de seguimiento de tiempo nativas de Procore con TIKS VMS para obtener una detección de temperatura en su sitio de trabajo. TIKS VMS tiene cámaras térmicas que pueden detectar la temperatura de la piel humana y registrarla, así como escalar a un supervisor del sitio cuando las temperaturas indican un riesgo potencial de fiebre.

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Finanzas de portafolio

Realice un seguimiento del rendimiento de los activos, mida los costos del proyecto, compare ofertas y agregue información sobre el rendimiento en todo su portafolio. Obtenga una vista rápida de cada activo además de los ítems de costo individuales.

Flujos de trabajo de aprobación

Reporte de costos del proyecto

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Planificación del capital

Actualice los planes de capital con mayor rapidez y frecuencia con acceso a información precisa. Los planes de capital se actualizan en tiempo real a medida que se ingresan los datos de costos de proyectos individuales.

Proyección de flujo de efectivo

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Servicios y soporte

Centros de capacitación

Un Centro de capacitación es un servicio que permite a las compañías crear documentación y materiales personalizados para su equipo. Este contenido se mantiene en una sección privada en el sitio de soporte de Procore y solo es accesible para los usuarios a los que se les ha otorgado acceso, lo que lo convierte en la forma más eficiente de mantener a su equipo interno y colaboradores externos capacitados y actualizados con las mejores prácticas de su compañía.. Si su compañía utiliza un Centro de capacitación, puede crear documentación específica de COVID-19 para que sirva como una fuente única de veracidad de las mejores prácticas y procedimientos específicos de la compañía. Luego, puede administrar y actualizar su propio contenido según sea necesario.

Recursos

Comunidad de Procore:

Integraciones de socios

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*Tenga en cuenta que la siguiente es una lista de posibles formas en las que Procore se puede aprovechar para ayudar a documentar el impacto relacionado con COVID-19 en múltiples herramientas. Esta lista se obtuvo de algunas de las mejores prácticas de los clientes y de las aportaciones de los recursos internos de Procore. Por favor refiérase a la gobernanza local, estatal y nacional con respecto a los requisitos. 

El uso de las funciones descritas en este documento no garantiza el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables, ni garantiza que se eviten incidentes específicos. Comuníquese con su abogado para obtener asesoramiento con respecto a cualquier tema en particular.

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