Definir una estrategia de implementación de Procore
Fondo
Durante la fase de implementación de su implementación de Procore, su equipo interno de implementación/capacitación debe reunirse para discutir cómo implementará Procore con éxito en el futuro.
Aspectos a tener en cuenta
Para ayudar a definir su estrategia de implementación de Procore, debe tener en cuenta los siguientes ítems.
- ¿Quiénes son miembros de su Comité Procore interno?
Es importante identificar a las pocas personas que se convertirán en expertos internos de Procore dentro de su organización. Servirán como un recurso valioso de capacitación/soporte, así como proporcionar una guía detallada al definir las mejores prácticas de su compañía.
- ¿Cómo incorporará con éxito nuevos miembros y los capacitará sobre cómo utilizar Procore correctamente?
Cuando se contratan nuevos empleados, cómo puede agilizar mejor su proceso de incorporación para asegurarse de que estén capacitados correctamente sobre cómo utilizar Procore A SU manera. A continuación se muestra una lista de recursos que puede utilizar para capacitar a colaboradores internos y externos.
- ¿Cuáles son sus mejores prácticas de Procore?
Es importante documentar los procedimientos específicos de su compañía para fomentar el uso constante de Procore por parte de todas las partes interesadas clave.
- ¿Qué proyectos utilizarán Procore?
Por ejemplo, tal vez desee que todos los proyectos nuevos se administren en Procore. Normalmente, si un proyecto ya ha comenzado y se está administrando actualmente con su solución de administración de construcción anterior, no se recomienda cambiar a Procore a mitad del proyecto. Sin embargo, si desea cambiar al proyecto, primero debe discutirlo con su compañía de implementación contacto en Procore.
Fases de implementación
A continuación, se muestran las estrategias de implementación de Procore más comunes para nuestros clientes. La compra temprana de los equipos de su proyecto es integral para lograr la adopción de en toda la compañía. Independientemente de la estrategia de implementación elegida, es importante identificar a las personas clave que servirán como sus gerente de implementación internas de Procore para cada oficina, división o unidad de negocios. Trabaje en estrecha colaboración con su compañía contacto de implementación en Procore para obtener información y orientación durante esta etapa crítica del proceso de implementación.
Se recomienda que Procore se implemente utilizando un enfoque "por fases" en lugar de un enfoque "instantáneo". Las estrategias más comunes para la implementación son:
- Implementación de oficinas: implemente primero en las oficinas corporativas y luego estratégicamente en las sucursales.
- Implementación en unidades de negocio/sectores de mercado: implemente por sector de mercado (es decir, Comercial, Industrial, etc.)
- Fecha de inicio del proyecto: implemente los proyectos cronológicamente a medida que entren en línea.
Requisitos de capacitación para la implementación en nuevos equipos del proyecto
Procore debe implementarse en los grupos o proyectos definidos en un enfoque por fases. Que generalmente se ve así (más detalles de cada fase a continuación):
- Fase 1
Aproximadamente. 2 a 3 semanas antes del uso requerido de Procore, los usuarios están invitados y agregados a un proyecto de prueba. Al mismo tiempo, se envía un correo electrónico separado a los usuarios informándoles sobre Procore y lo que se requiere para obtener capacitación.
- Fase 2
Aprox. 1 semana antes del uso requerido, el gerente de implementación interno programa y ejecuta 1 o varias sesiones de capacitación.
- Fase 3
Luego, los usuarios comienzan a usar el sistema y los gerentes de implementación internos se registran a intervalos regulares para ver si hay preguntas y asegurarse de que los usuarios utilicen el sistema según lo previsto.
Fase 1
Antes de que se ponga en línea un nuevo equipo del proyecto, los empleados deben completar las certificaciones basadas en roles de Procore, asistir a seminarios web de capacitación semanales y tener acceso al proyecto de prueba del cuadro de arena. Detalles a continuación:
- Proyecto de prueba en el entorno de pruebas: invite a todos los empleados nuevos al proyecto de prueba en el entorno de pruebas. Este proyecto de prueba proporciona un área para practicar y revisar el material que está cubierto en el Programa de certificación Procore.
- Certificación Procore: Procore ofrece cursos de capacitación tanto fundamentales como basados en roles para enseñar a los nuevos usuarios los conceptos básicos del sistema. Todos los cursos son a su propio ritmo y constan de capacitación videos y cuestionarios específicos para cada herramienta.
Dos semanas antes de la fecha de inicio del proyecto:
Agregue usuarios al Directorio del proyecto e invítelos a Procore. Al mismo tiempo, envíelos por separado a este correo electrónico, editando el contenido para tomar en cuenta la capacitación que requiere de ellos.
Hola [ROL],
Me complace anunciar que nuestra organización compró recientemente el software Procore como herramienta para mejorar y agilizar nuestros esfuerzos de administración de proyectos. Esta decisión es la culminación de meses de investigación por seleccionar miembros del equipo del proyecto para identificar la mejor solución de administración de proyectos en el mercado.
El siguiente paso es conseguir que todos nuestros equipos del proyecto utilicen el sistema. Para comenzar este proceso, recibirá un correo electrónico de invitación con el asunto "Bienvenido a Procore", que le permitirá configurar su ROL de usuario y contraseña para acceder a nuestra cuenta de Procore. Una vez recibido, complete los requisitos de capacitación descritos en el artículo.
Vamos a tener una reunión de capacitación para pasar por todas las funciones y responsabilidades en [insertar fecha]. Antes de esa reunión, complete lo siguiente:
Certificación Procore
Seminarios web de capacitación [dictar cuáles requieren]
Gracias de antemano por adoptar esta herramienta y por todos sus esfuerzos mientras continuamos luchando por alcanzar la excelencia en todo lo que hacemos.
Fase 2
Una vez que se completan los ítems anteriores, el equipo de implementación de su organización debe trabajar con nuevos equipos del proyecto para obtener los proyectos iniciales en línea e invitar a los usuarios a sus proyectos reales si aún no han sido. Los gerentes de proyecto de implementación deben realizar sesiones de capacitación con sus equipos del proyecto para garantizar la adopción completa del sistema. Recomendamos crear un programa de capacitación del proyecto como se describe a continuación:
- Permisos de usuario y creación de proyectos
- Revise los permisos para cada rol del proyecto
- Analice el proceso de creación del proyecto
- Administración del plan
- Revise el proceso de carga de planos y la funcionalidad de construcción
- Revise el proceso de carga de especificaciones y la administración de revisiones
- Administración de presupuesto y contratos
- Revise el proceso de carga del presupuesto
- Demuestre el proceso de compra
- Administración de cambios
- Revise el flujo de trabajo y la creación de procesos para eventos extraordinarios, cotizaciones y órdenes de cambio
- Colaboración y herramientas móviles
- Revise el flujo de trabajo y la creación de procesos para RFI y submittals
- Resalte la capacidad móvil para los miembros del equipo de campo
- Administrar registros diarios
- Gestión de calidad
- Fotos de progreso
Fase 3
Una vez que los usuarios hayan pasado por una sesión donde se han presentado los requisitos específicos de su organización, y tienen un conocimiento sólido del sistema y lo que se requiere de ellos, pueden comenzar a usar el sistema.
Educación continua para Procore