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Procore

¿Cómo se enumeran contratos, contratos y cambios en Procore?

Respuesta

En las herramientas de administración financiera de Procore, puede configurar el esquema de numeración predeterminado de Procore o puede personalizar el esquema de numeración. Para obtener más información sobre sus opciones en cada herramienta, consulte las secciones a continuación:

Eventos extraordinarios

Cuando crea un evento extraordinario en Procore, el sistema lo asigna automáticamente un número de forma predeterminada. Sin embargo, cualquier usuario con permiso para crear un evento extraordinario puede cambiar el esquema de numeración. Además, cualquier cambio afecta los números de eventos extraordinarios actuales y posteriores.

 Importante
El número de evento extraordinario está limitado a un máximo de diez (10) caracteres.
  • Usar el esquema de numeración predeterminado
    De forma predeterminada, el esquema de numeración predeterminado de Procore para los eventos extraordinarios es numerarlos en orden secuencial. Por ejemplo, 001, 002, 003, así sucesivamente.
  • Usar un esquema de número personalizado
    Los usuarios pueden personalizar el esquema de numeración en cualquier momento al crear un nuevo evento extraordinario. Simplemente escriba sobre el valor predeterminado en el campo Número (N°) con el formato que desea utilizar. Después de hacer clic en Crear, todos los eventos extraordinarios posteriores utilizarán su nuevo esquema de numeración. Por ejemplo, algunos clientes de Procore pueden querer que sus eventos extraordinarios estén etiquetados Evento de cliente-001, Evento de cliente-002, Evento de cliente-003, así sucesivamente.

Órdenes de cambio

Cuando crea un orden de cambio en Procore, el sistema lo asigna automáticamente a un número de forma predeterminada. Sin embargo, cualquier usuario con permiso para crear una orden de cambio puede cambiar el esquema de numeración. Además, cualquier cambio afecta los números actuales y posteriores orden de cambio.

  • Usar el esquema de numeración predeterminado
    De forma predeterminada, el esquema de numeración predeterminado de Procore para orden de cambio es numerarlos en orden secuencial. Por ejemplo, 001, 002, 003, así sucesivamente.
  • Usar un esquema de número personalizado
    Los usuarios pueden personalizar el esquema de numeración en cualquier momento al crear una nueva orden de cambio. Simplemente escriba sobre el valor predeterminado en el campo Número (N°) con el formato que desea utilizar. Después de hacer clic en Crear, todas las órdenes de cambio posteriores utilizarán su nuevo esquema de numeración. Por ejemplo, algunos clientes de Procore pueden querer que sus órdenes de cambio del contrato estén etiquetadas como OCC-001, OCC-002, OCC-003, así sucesivamente. Algunos clientes pueden querer que sus órdenes de cambio de contrato primario sean numeradas OCP-001, OCP-002, OCP-003, así sucesivamente.

Compromisos

Cuando crea un contrato en Procore, el sistema lo asigna automáticamente un número por defecto. Sin embargo, cualquier usuario con permiso para crear contratos puede cambiar el esquema de numeración. Además, cualquier cambio afectará los números de contrato actuales y posteriores.

  • Uso del esquema de numeración predeterminado en proyectos que usan la Lista estándar de códigos de costo de Procore
    De forma predeterminada, el esquema de numeración predeterminado de Procore identifica los contratos utilizando estas abreviaturas: Orden de compra (PO) y Contrato (SC). Si al proyecto Procore se le ha asignado un número de proyecto, el número también se incluye después de la abreviatura. Luego, el sistema asigna números secuencialmente para cada tipo de contrato usando un formato de tres dígitos. A continuación, se muestran ejemplos que muestran cómo se numeran los contratos de forma predeterminada:
    • PO-[Número de proyecto de Procore]-001PO-[Número de proyecto de Procore]-002, y así sucesivamente.
    • SC-[Número de proyecto de Procore]-001SC-[Número de proyecto de Procore]-002, y así sucesivamente.
  • Uso del esquema de numeración predeterminado para proyectos integrados en ERP
    De forma predeterminada, las compañías que han habilitado la herramienta Integraciones de ERP utilizan un esquema de numeración similar. Sin embargo, hay algunas cosas a tener en cuenta, como se detalla en el cuadro Importante a continuación.
     Importante
    • Cuando su esquema de numeración de códigos de costos NO usa la lista de Códigos de costos estándar de Procore (por ejemplo, un proyecto de Procore integrado con Sage 300 CRE® podría usar la lista de códigos de costos Sage 300 CRE®), el número de proyecto de Procore se omite. 
    • Si su compañía ha habilitado la herramienta de Integraciones de ERP, tenga en cuenta estas mejores prácticas:
      • Asegúrese de que su esquema de numeración de contrato NO exceda los límites máximos de caracteres del sistema ERP integrado. Consulte ¿Cuál es la longitud máxima de caracteres para el "Número (#)" de un contrato?
      • Configure un esquema de numeración personalizado al crear su primera orden de compra y primer contrato en Procore. 
      • Evite volver a numerar sus contratos después de que los dos sistemas se hayan sincronizado inicialmente. 
      • Evite cambiar a un esquema de numeración personalizado después de que los dos sistemas se hayan sincronizado inicialmente. 
    A continuación, se muestran algunos ejemplos que indican cómo se pueden numerar los contratos para utilizarlos con la herramienta Integraciones de ERP:
    • Órdenes de compra PO-001 PO-002, etc.
    • Contratos SC-001 SC-002, etc.
  • Personalización del esquema de numeración
    Los usuarios pueden personalizar el esquema de numeración en cualquier momento al crear un nuevo contrato. Simplemente, escriba sobre el valor predeterminado en el campo Número (Nº) con el formato que desea utilizar. Después de hacer clic en Crear, todos los contratos posteriores utilizarán su nuevo esquema de numeración. 

     Recomendaciones
    • Si decide hacer un cambio en el esquema de numeración de contratos de su proyecto, recuerde informar a los compañeros del equipo que tal vez estén también creando contratos en su proyecto. Esto garantizará que el próximo contrato que creen en el sistema utilice el esquema de numeración esperado. 
    • Si su compañía ha habilitado la herramienta de Integraciones de ERP, tenga en cuenta estas mejores prácticas:
      • Asegúrese de que su esquema de numeración de contrato NO exceda los límites máximos de caracteres del sistema ERP integrado. Consulte ¿Cuál es la longitud máxima de caracteres para el "Número (#)" de un contrato?
      • Configure un esquema de numeración personalizado al crear su primera orden de compra y primer contrato en Procore. 
      • Evite volver a numerar sus contratos después de que los dos sistemas se hayan sincronizado inicialmente. 
      • Evite cambiar a un esquema de numeración personalizado después de que los dos sistemas se hayan sincronizado inicialmente. 

Ver también