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Procore

¿Cómo facturo los materiales almacenados en una requisición?

 Lanzamiento por fases: nuevas vistas de administrador y colaborador para requisiciones
El 23 de marzo de 2022, la experiencia de facturación se actualizó subcontratista en todos los proyectos de Procore utilizando las herramientas de administración de facturas de Procore. Para brindarle tiempo para obtener una vista previa de los cambios de diseño, Procore proporciona a los usuarios la opción de cambiar entre la experiencia moderna y heredada hasta el 2023 de septiembre. Después de septiembre de 2023, el habilidad salir de la nueva experiencia se eliminará y la experiencia heredada ya no estará disponible en Procore. Para obtener más información, consulte Administración financiera: Nuevas vistas de administrador y colaborador para la facturación de subcontratistas.
 Nota:

Si está utilizando la experiencia heredada para subcontratista facturas, consulte ¿Cómo se facturan los materiales almacenados en Procore? en lugar de las preguntas frecuentes a continuación.

Respuesta

La facturación de los materiales almacenados es una forma de facturar a un comprador por parte del valor de un contrato antes de completar el trabajo. Permitir que sus subcontratistas le facturen los materiales almacenados le dan a sus subcontratistas la habilidad comprar los materiales que necesitan, por lo que pueden recibir y almacenar esos materiales en el sitio, por lo que está disponible cuando esté disponible cuando comience a instalar el trabajo del proyecto. A medida que avanza el trabajo a través de cada período de facturación, un contacto de facturación puede reducir el valor en la columna "Materiales almacenados". Cuando el valor de la columna alcanza cero ($0.00) en una factura posterior, los materiales de la partida se instalan y trabajan en el ítem se completa.

Para facturar los materiales almacenados en una factura de subcontratista, el administrador de facturas debe completar estos requisitos previos a nivel de contrato:

Preguntas frecuentes

A continuación, encontrará algunas respuestas a otras preguntas comunes sobre la facturación de los materiales almacenados:

¿Cómo habilito la facturación por separado para los materiales almacenados en una factura?

Antes de crear una factura subcontratista en Procore, un administrador de facturas tiene la opción de marcar la configuración "Habilitar facturación por separado para materiales almacenados" casilla de verificación configuración en el contrato. Esta casilla de verificación reside en la pestaña "Configuración avanzada" del contrato. Proporciona al administrador de facturas una forma de controlar cómo la columna "Nuevos materiales" se comporta de la factura a la factura. Sus contactos de facturaCIÓN NO tienen la habilidad para cambiar esta configuración en Procore. 

¿Cuáles son mis opciones de configuración al facturar por separado los materiales almacenados?

Si es un administrador de facturas y tiene un contacto de facturación que facturará a su equipo del proyecto por separado para los materiales almacenados, tendrá la opción de habilitar la facturación separada para los materiales almacenados. Para habilitar la configuración, coloque una marca de verificación en esta casilla. Para deshabilitar la configuración, quite la marca de verificación. De forma predeterminada, esta configuración está activada.

enable-billing-checkbox.png

Cuando se activa, Procore establece automáticamente el valor de la entrada en la columna "Nuevos materiales almacenados" en cero (0,00) en cada nueva factura para que el contacto de factura pueda actualizar la entrada al valor apropiado. Cuando se realiza una entrada, Procore actualiza automáticamente la columna "Materiales almacenados actualmente" con el mismo valor. 

¿Cómo introtro materiales almacenados en una factura? 

Para saber cómo ingresar materiales almacenados en una factura, revise este ejemplo. 

Ejemplo: facturación de materiales almacenados en una factura de subcontratista

Primera factura. Un contacto de facturación crea una factura subcontratista para un contrato durante un período de facturación. En una partida de factura, el valor de la columna "Nuevos materiales almacenados" siempre se establece en $0,00 de forma predeterminada. Dado que el colaborador intermedio recibió materiales en el sitio durante este período de facturación, el contacto de facturación ingresa $2.000.00 en la columna Nuevos materiales almacenados (consulte 1 a continuación). Esto representa el monto monetario de los materiales recibidos. Después de ingresar el monto, Procore actualiza automáticamente estos valores (consulte 2 a continuación) en la partida:

  • Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Procore convierte la entrada a un valor porcentual (16%) para mostrar el progreso total.
  • Materiales almacenados actualmente. Procore actualiza esta columna con la cantidad en la columna "Nuevos materiales almacenados" ($2,000.00).
  • Total completado y almacenado ($). Procore agrega la entrada a este valor ($2,000,00). Nota: Esta columna muestra el total acumulado de los valores en las columnas "Trabajo completado este período", "Nuevos materiales almacenados" y "Materiales almacenados actualmente". 
  • Saldo para terminar. Esta columna solo es visible para los administradores de facturas. Procore toma el monto de "Valor programado" (que es el monto contratado) y resta la cantidad de "Nuevos materiales almacenados". Nota: En las facturas posteriores, esta columna muestra el descenso acumulado del monto contratado para la partida. 

first-sub-invoice-sov-new-materials-stored.png


Segunda factura. Para el siguiente período de facturación, el contacto de facturación debe enviar su siguiente factura. En todas las facturas nuevas, el valor de la columna Nuevos materiales almacenados siempre se establece en $0,00 de forma predeterminada (consulte 1 a continuación). Sin embargo, Procore mueve automáticamente el valor de la columna Nuevos materiales almacenados en la factura anterior a la columna Materiales almacenados anteriores en la factura actual (consulte 1 a 2 a continuación). Antes de realizar ingreso de datos adicionales, tenga en cuenta que los valores resaltados (consulte 3 a continuación) coinciden con los valores en la primera factura (anterior). 

second-invoice-previous-materials-stored.png

A continuación, su tiempo para realizar algunos ingreso de datos adicionales en la partida:

Para esta entrada, el colaborador intermedio recibió un adicional de $2,500,00 en nuevos materiales que ahora se almacenan en el sitio de trabajo (o en una instalación de almacenamiento). El contacto de facturación ingrese $2,500.00 en la columna Nuevos materiales almacenados (consulte 1 a continuación). Después de la entrada, Procore actualiza automáticamente estos valores (consulte 2 a continuación). 

  • Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Procore actualiza este valor de 16% a 36%. 
  • Materiales almacenados actualmente. Procore actualiza este valor de $2.000.00 a $4,500.00.
  • Total completado y almacenado hasta la fecha ($).. Procore actualiza este valor de $2.000.00 a $4,500.00.
  • Saldo para terminar. Procore resta la suma del valor "Nuevos materiales almacenados" y la cantidad de "Material almacenado anterior" del monto "Valor programado". Esto muestra el descenso acumulado del monto contratado. 
    Nota: El valor Trabajo completado de la aplicación anterior (%) permanece sin cambios (consulte 3 a continuación).

    second-invoice-new-materials-stored.png

A continuación, la mitad de los nuevos materiales almacenados en la primera factura se instalaron en el lugar del proyecto durante el período de facturación actual. Para abordar esto, el contacto de facturación toma $1.000.00 de la columna Materiales almacenados anteriores (consulte 1 a continuación) y mueve esos $1.000.00 a la columna Trabajo completado este período (consulte 2 a continuación). 

 Nota:

Después de cambiar la entrada en la columna Materiales almacenados anteriores, el enfoque del sistema puede saltar a la columna Retención de trabajo este período ($). Esto ocurre si el administrador de facturas habilita la configuración de retención en el contrato. Para mantener el propósito de la facturación de los materiales almacenados, el ingreso de datos de retención no se incluye en este ejemplo. Sin embargo, la documentación sobre la retención está disponible: 

second-invoice-previously-stored-to-work-completed.png

Después de mover la cantidad de materiales almacenados anteriores a la columna Trabajo completado este período , Procore considera las entradas para calcular estos valores:

  • Total completado y almacenado hasta la fecha (%). Procore mantiene el valor en un 36%. 
  • Materiales almacenados actualmente. Procore mantiene el valor en $4,500.00.
  • Total completado y almacenado hasta la fecha ($).. Procore mantiene el valor en $4,500.00.
  • Saldo para terminar. Procore resta la suma del valor "Nuevos materiales almacenados" y la cantidad de "Material almacenado anterior" del monto "Valor programado". Esto muestra el descenso acumulado del monto contratado. 
    Nota: El valor trabajo completado de la aplicación anterior (%) permanece sin cambios.

Tercera factura. Para el siguiente período de facturación, el colaborador intermedio ha recibido materiales adicionales, se han instalado materiales almacenados anteriormente. El contacto de facturación crea una nueva factura.

En la nueva factura:

  • Procore mueve la cantidad de la columna Nuevos materiales almacenados en la factura anterior y la agrega a la cantidad en la columna Materiales almacenados anteriores (consulte 1 a continuación). 

    third-invoice-previous-materials.png
     
  • El contacto de factura toma $3.000.00 de la columna Materiales almacenados anteriores y lo mueve a la columna Trabajo completado este período (consulte 1 a continuación) Esto deja $500.00 en la columna Materiales almacenados anteriores (consulte 2 a continuación). 

    third-invoice-previous-materials-to-work-completed.png
     
  • El contacto de facturación también ingresa $2.000.00 en la columna Nuevos materiales almacenados (consulte 1 a continuación). Representa los materiales recibidos durante este período y ahora se almacenan en el sitio. Como se muestra a continuación, Procore agrega el valor de materiales almacenados actualmente a los materiales almacenados anteriores (consulte 2 a continuación) para calcular el valor de materiales almacenados actualmente (consulte 3 a continuación). 

    third-invoice-new-materials-plus-previous-equals-stored.png
     
  • Procore también actualiza automáticamente los siguientes valores en la partida:
    • Total completado y almacenado hasta la fecha (%).  Procore calcula el valor al 52%.
    • Total completado y almacenado hasta la fecha ($).. Procore calcula el valor en $6,500,00
    • Saldo para terminar. Procore resta la suma del valor "Nuevos materiales almacenados" y la cantidad de "Material almacenado anterior" del monto "Valor programado". Esto muestra el descenso acumulado del monto contratado. 

Puede continuar creando facturas e ingresando nuevas entradas de partidas hasta que el valor de la saldo hasta finalizar en una partida alcance los $0,00.