¿Cuáles son los diferentes campos de la herramienta Administración de documentos?
Contexto
La herramienta administración de documentos de Procore utiliza metadatos y campos de documentos para otorgar automáticamente acceso y organizar revisiones de documentos, lo que facilita la búsqueda. Los campos de documentos de un proyecto se configuran en la herramienta de Administrador a nivel compañía a través de conjuntos de campos configurables. Las opciones de campo se pueden mostrar u ocultar de la página Configurar ajustes de la herramienta Administración de documentos.
Nota: Campos obligatorios para cada documento: Nombre, Tipo, Estatus y Revisión.
Respuesta
La siguiente tabla enumera los nombres de campos de la herramienta Administración de documentos y sus descripciones, junto con notas sobre dónde se completa la información de estos campos.
Nota:
- Los campos obligatorios están marcados con un asterisk configurable en la columna Nombre Obra.
- Los campos con códigos incluidos en las opciones de campo se anotan en la columna Tipo de ingreso de datos.
- Ciertos campos (como Tipo, Proyecto y Originador) tienen un código al comienzo del campo, que se puede completar automáticamente según el estándar de nomenclatura. Consulte title=" " href.path="//products/online/user-guide/project-level/document-management/tutorials/edit-the-naming-standard-for-the-document-management-tool" href.nombre del archivo="> Editar el estándar de nomenclatura para la herramienta administración de documentos. Por ejemplo, un documento de tipo de plano se completaría con "DR" en el campo Tipo.
| Nombre del campo | Obra definición de | Tipo de ingreso de datos | Obra fuente y notas |
|---|---|---|---|
| Flujo de trabajo asignado | La Plantilla de flujo de trabajo que se ha asignado al documento. | Selección única desplegable |
Selección manual en la herramienta Administración de documentos.
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| Autoría por | La persona que creó el documento. | Selección única desplegable |
Genera automáticamente según quién carga el documento, pero puede editar la obra si es necesario.
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| Clasificación | Un subtipo específico de un documento. Por ejemplo, un plano podría tener una clasificación de vista del plan, elevación o sección. | Menú desplegable de selección única (incluye código) |
Configurado en la sección Administración de documentos de la herramienta Nivel compañía Administrador. Consulte Conjuntos de campos configurables y campos predeterminados para la herramienta administración de documentos.
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| Personas asignadas de paso actual |
Todas las personas asignadas en el paso actual del plantilla de flujo de trabajo. |
Referencia no editable |
Se completa según la plantilla de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo Nivel compañía. Consulte Acerca de los flujos de trabajo en la herramienta Administración de documentos. |
| Paso actual del flujo de trabajo |
El nombre del paso del flujo de trabajo en el que se encuentra actualmente el documento. |
Texto no editable | Se completa según la plantilla de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo Nivel compañía y el paso actual del flujo de trabajo. Consulte Acerca de los flujos de trabajo en la herramienta de gestión de documentos. |
| Fecha de autor | La fecha en que se creó el documento. | Fecha Selector | Selección manual en la herramienta Administración de documentos. |
| Fecha actualizada | La fecha y hora en que el documento se actualizó por última vez en Procore. | Fecha no editable | Se actualiza automáticamente y no se puede editar. Este campo se actualiza automáticamente a partir de lo siguiente: ediciones de documentos, cambios de metadatos y cuando una revisión de documento reemplaza o es reemplazada por otra revisión. |
| Fecha cargada | La fecha y hora en que se cargó el documento en Procore. | Fecha no editable | Genera automáticamente según la carga y no se puede editar. |
| Descripción | Un breve título para el documento. | Campo de texto |
Ingreso manual en la herramienta Administración de documentos.
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| Disciplina | El comercio asociado con este documento, como arquitectónico, eléctrico o mecánico. | Menú desplegable de selección única (incluye código) |
Configurado en la sección Administración de documentos de la herramienta Nivel compañía Administrador. Consulte Conjuntos de campos configurables y campos predeterminados para la herramienta administración de documentos.
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| Archivo | El nombre del archivo original del documento al momento de la carga. | Nombre y extensión no editables | Genera automáticamente según el archivo cargado y no se puede editar. |
| Formato | El tipo del archivo, como EXCEL, PDF, etc. | Texto no editable | Genera automáticamente según el archivo cargado y no se puede editar. |
| En Flujo de trabajo activo | Ya sea que el archivo esté activamente en una flujo de trabajo ("Sí") o no ("No"). | Texto no editable | Genera automáticamente según si se ha iniciado un flujo de trabajo. Consulte Iniciar un Flujo de trabajo en la herramienta Administración de documentos. |
| Ubicación | La ubicación asociada con el documento. | Menú desplegable de selección única (incluye código) |
Puede detectarse y copiarse del nombre del archivo original siempre que el código esté en el lugar correcto de acuerdo con el estándar de nomenclatura. Consulte ¿Qué datos puede completar Procore automáticamente al cargar archivos en la herramienta de administración de documentos? y Editar el estándar de nomenclatura para la herramienta de gestión de documentos.
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| Nombre* |
La identificador único de un documento que también se puede configurar con los requisitos de un proyecto. |
Texto no editable O Campo de texto |
Genera automáticamente según el estándar de nomenclatura y obra entrada en la herramienta Administración de documentos. Consulte Editar el estándar de nomenclatura para la herramienta de administración de documentos y Editar los requisitos de carga para la herramienta de administración de documentos.
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| Número | Los dígitos numéricos que generalmente se enumeran al final del nombre de un documento. | Campo de texto |
Se puede detectar y copiar del nombre del archivo original si el código está en el lugar correcto de acuerdo con el estándar de nomenclatura. Consulte ¿Qué datos puede completar Procore automáticamente al cargar archivos en la herramienta de administración de documentos? y Editar el estándar de nomenclatura para la herramienta de gestión de documentos.
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| Originador |
El nombre de la compañía de que la persona que creó o cargó el documento es un empleado. |
Menú desplegable de selección única (incluye código) |
Genera automáticamente según la obra "Nombre abreviado" para la compañía relevante en la herramienta Directorio. Consulte Editar una empresa en el directorio de empresas. |
| Proyecto | Un abreviatura del nombre del proyecto. | Menú desplegable de selección única (incluye código) |
Copiado desde la obra código en la herramienta A nivel de proyecto Administrador. Consulte ¿Qué es el campo 'Código' en la página de creación del proyecto? |
| Revisión* | Una letra, número o combinación de letras y números que identifica una versión específica del documento. | Campo de texto |
Cuando se carga un documento con el mismo nombre de archivo, el campo se completa automáticamente con el siguiente número de revisión disponible, letra o valor. |
| Tamaño | La cantidad de almacenamiento o espacio que utiliza el documento. | Texto no editable | Genera automáticamente desde el archivo y no se puede editar. |
| Etapa | La fase de construcción para la que se creó un documento. | Selección única desplegable |
Obra opciones se copian de la sección "Etapas" de la herramienta Nivel compañía Administrador. Consulte Agregar una etapa de proyecto personalizada. |
| Estado* |
El estado de un documento tal como pasa por un flujo de trabajo (revisión, aprobación, rechazo, etc.). |
Menú desplegable de selección única (incluye código) |
Selección manual de documentos sin flujos de trabajo asignados. Obra opciones se pueden configurar en la sección Administración de documentos de la herramienta Nivel compañía Administrador. Consulte Conjuntos de campos configurables y campos predeterminados para la herramienta administración de documentos.
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| Tipo* |
La categoría del documento, como un plano, una especificación o modelo. Si se establece un código de abreviatura (como DR para plano), se mostrará al comienzo del nombre del tipo. |
Menú desplegable de selección única (incluye código) |
Si el código de tipo (como "DR" para plano) existe en el nombre del archivo de acuerdo con el estándar de nomenclatura del proyecto, se completará en el campo Tipo del documento. Consulte Editar el estándar de nomenclatura para la herramienta administración de documentos.
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| Actualizado por | La persona que actualizó el documento por última vez en Procore. | Nombre no editable | Las actualizaciones se basan automáticamente en acciones tomadas en la herramienta y no se pueden editar. |
| Subida por | La persona que cargó el documento a Procore. | Nombre no editable | Genera automáticamente según la carga y no se puede editar. |
| Versión | Los números secuenciales se generan automáticamente por Procore para diferenciar cada iteración de documento enviada. Este campo no es editable. | Cuerda | Se actualiza automáticamente según cuando se envía una revisión o cambia el nombre. No se puede editar. |
| Volumen/Sistema |
Este campo se utiliza para agrupar documentos relacionados según sea necesario. Un volumen suele ser un paquete o una agrupación de documentos. Un sistema generalmente es un conjunto completo de equipos que funcionan juntos para un rol o propósito, como un sistema solar eléctrico. |
Menú desplegable de selección única (incluye código) |
Configurado en la sección Administración de documentos de la herramienta Nivel compañía Administrador. Consulte Conjuntos de campos configurables y campos predeterminados para la herramienta administración de documentos.
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| Personas asignadas del flujo de trabajo |
Todas las personas asignadas de todos los pasos de la plantilla de flujo de trabajo. |
Nombres no editables | Se completa según las selecciones en la plantilla de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo Nivel compañía. Consulte Acerca de los flujos de trabajo en la herramienta de gestión de documentos. |
| Administrador de flujo de trabajo |
La persona seleccionada como administrador del plantilla de flujo de trabajo que está asignada al documento. |
Nombre no editable | Se completa según las selecciones en la plantilla de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo Nivel compañía. Consulte Acerca de los flujos de trabajo en la herramienta de gestión de documentos. |
| Paso de flujo de trabajo adeudado |
La fecha en que todas las personas asignadas de paso actual deben enviar sus respuestas. |
Fecha no editable | Se completa según las selecciones en la plantilla de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo Nivel compañía. Consulte Acerca de los flujos de trabajo en la herramienta de gestión de documentos. |
Ver también
- ¿Qué datos puede completar Procore automáticamente al cargar archivos en la herramienta Administración de documentos?
- Completar información para documentos en la herramienta Administración de documentos
- Editar el estándar de nomenclatura para la herramienta Administración de documentos
- Editar los requisitos de carga para la herramienta de administración de documentos
- Administrar conjuntos de campos configurables y campos predeterminados para la herramienta Administración de documentos