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Procore

Finanzas de portafolio: flujos de trabajo de aprobación de autoservicio

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Este anuncio representa un único momento en el tiempo. Las versiones futuras pueden afectar la información a continuación.
Función liberada: 15 de abril de 2020

 Nota:
Esta versión se aplica a cuentas con el producto Finanzas de portafolio de Procore con aprobaciones habilitadas para la cuenta. Comuníquese con su Punto de contacto de Procore para obtener más información. 

Cree sus propios flujos de trabajo de aprobación

Procore ha agregado una nueva función de flujos de trabajo de aprobación de autoservicio a Finanzas de portafolio que permite a los administradores de la compañía crear flujos de trabajo de aprobación personalizados para revisar o aprobar ítems. Estos flujos de trabajo pueden ser simples o complejos y se pueden utilizar para ítems en Finanzas de portafolio, como licitaciones, contratos, presupuestos, órdenes de cambio y facturas.

Anteriormente, los flujos de trabajo de aprobación solo podían ser creados y administrados por Procore. Esto significa que se requiere que los usuarios se comuniquen con el soporte de Procore o con su punto de contacto cada vez que se necesitaba un cambio en un flujo de trabajo, como actualizar un aprobador o monto de umbral, o cambiar la asignación de un flujo de trabajo a un edificio. No solo podría requerir este tiempo en ambos fines, pero podría causar potencialmente retrasos en el proyecto, ya que a menudo se requieren aprobaciones antes de avanzar con el trabajo. Esta versión le permite crear y administrar sus propios flujos de trabajo, siempre que sea necesario.

Vista previa

create-approval-workflow-template.png
template-created.png

Aspectos para tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para crear o administrar un flujo de trabajo de aprobación, debe tener permisos de Administrador de la compañía.
    • Para ser agregado como aprobador en un flujo de trabajo, la persona debe tener permisos de Administrador de la compañía o Administrador de construcción. 
  • Información adicional:
    • Los siguientes tipos de flujos de trabajo de aprobación estarán disponibles para crear: 
      • Oferta/Contrato
        Nota: Si solo desea que se activaron las aprobaciones de ofertas y no las aprobaciones de contratos, comuníquese con su Punto de contacto de Procore.
      • Presupuesto
      • Órdenes de cambio
      • Facturas 
    • Si edita, elimina o elimina un flujo de trabajo, se cancelarán las aprobaciones pendientes y deben volver a enviarse. 
      Nota: El gerente de proyecto y el remitente de cada aprobación serán notificados de la cancelación por correo electrónico.

Pasos

Los siguientes acciones están disponibles para obtener flujos de trabajo de aprobación. Haga clic para saltar a una sección:

Crear una plantilla de flujo de trabajo de aprobación
  1. Haga clic en el icono de hamburguesa para expandir el menú de la barra lateral.
    hamburger-icon.png
  2. Haga clic en Configuración de la compañía. 
  3. Haga clic en Flujos de trabajo de aprobación si aún no está seleccionado.
    Nota: Esto abre la página Plantillas .
  4. Haga clic en + Agregar plantilla. 
  5. Ingrese un nombre para la plantilla de flujo de trabajo en "Nombre de plantilla".
    Nota: El nombre no puede ya usarse para otro flujo de trabajo.
  6. Seleccione un tipo de aprobación en el menú desplegable "Tipo de aprobación":
    Nota: Las opciones de tipo de aprobación dependerán de qué tipos de aprobación se han habilitado para su compañía. 
    ¡Importante! El tipo de aprobación no se puede cambiar después de guardar la plantilla de flujo de trabajo.
    • Oferta/Contrato
    • Presupuesto
    • Orden de cambio
    • Factura
  7. Haga clic en Siguiente.
  8. En Usuario, busque la persona que desea agregar al paso del flujo de trabajo y seleccione su nombre en el menú desplegable.
  9. En Aprobar, seleccione una de las siguientes opciones:
    • Siempre: si selecciona esta opción, el paso del flujo de trabajo está completo.
      Nota: Puede agregar otro paso y repetir el proceso o haga clic en Guardar para confirmar la plantilla de flujo de trabajo. 
    • Solo si: si selecciona esta opción, se debe completar la siguiente información:
      1. Seleccione una de las siguientes opciones del menú desplegable para determinar la única condición en la que el ítem (factura, orden de cambio, licitación/contrato o presupuesto) requerirá una aprobación:
        • es mayor que
        • causa que la proyección exceda el presupuesto por
          Nota: Esta opción no está disponible para aprobaciones de presupuesto o requisiciones.
        • supera el presupuesto anterior por más que
          Nota: Esta opción solo está disponible para una aprobación del presupuesto.
      2. Ingrese el monto como un valor numérico.
        Nota: Si está disponible, haga clic en el símbolo de dólar o porcentaje para describir el monto.
  10. Haga clic en Guardar. 

 

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Asignar un flujo de trabajo de aprobación a edificios

Después de crear una plantilla de flujo de trabajo, deberá asignarla a uno o más edificios para que pueda ser utilizado. Esto se puede realizar desde la plantilla de aprobación en sí, o desde la pestaña Edificios.

Desde la plantilla de flujo de trabajo de aprobación
  1. En la página Flujos de trabajo de aprobación, haga clic en el nombre de la plantilla de aprobación del flujo de trabajo que desea asignar a un edificio.
    Nota: Esto abre una nueva página que enumera todos los edificios disponibles en el lado izquierdo y los edificios que ya se seleccionaron en el lado derecho.
  2. Haga clic en el nombre de cada edificio que desee seleccionar o haga clic en Agregar todo para seleccionar todos los edificios disponibles. 
    assign-workflow-to-buildings.png
    ¡Propina! Utilice la barra de búsqueda en la parte superior de la página para localizar rápidamente un edificio. 
     
  3. Haga clic en Siguiente.
  4. Elija una de las siguientes opciones para determinar cuándo se debe utilizar el flujo de trabajo para los edificios seleccionados:
    • Establecer como predeterminado: el flujo de trabajo se utilizará de forma predeterminada para las aprobaciones.
    • Tipos de proyectos específicos: el flujo de trabajo solo se utilizará para tipos de proyectos específicos. Si selecciona esta opción, se enumeran todos los tipos de proyectos disponibles y debe seleccionar los tipos de proyectos:
      • Haga clic en el tipo de proyecto que desea seleccionar.
  5. Haga clic en Siguiente.
  6. Revise los detalles del flujo de trabajo que se asignará a los edificios seleccionados.
  7. Haga clic en Confirmar. 
Desde la pestaña Edificios
  1. En la página Flujos de trabajo de aprobación, haga clic en Edificios.
  2. Haga clic en el nombre del edificio.
    Nota: Esto abre la página de detalles del edificio. Todos los flujos de trabajo que existen se muestran aquí.
  3. Marque la casilla de verificación junto a un flujo de trabajo que desee asignar al edificio.
  4. Haga clic en + Asignar. 

 

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Editar una plantilla de flujo de trabajo de aprobación

Nota: Si edita un flujo de trabajo, las aprobaciones pendientes se cancelarán y deben volver a enviarse. 

  1. Desde la página Plantillas , haga clic en el flujo de trabajo que desea editar.
  2. Opcional: si solo desea editar el nombre de la plantilla o cambiar los tipos de proyecto seleccionados, haga clic en el icono de lápiz pencil-icon.png en el campo. 
  3. En la sección Detalles de la plantilla, haga clic en Editar. 
    Nota: Se muestra una lista de aprobaciones para que pueda revisarlas si es necesario antes de confirmar. Haga clic en Cancelar si no desea editar y cancelar las aprobaciones.
  4. Haga clic en Editar para confirmar que desea editar, lo que cancelará las aprobaciones activas. 
  5. Realice las actualizaciones necesarias de la información en la plantilla de flujo de trabajo.
    Nota:
    • Haga clic en el icono de la papelera icon-delete-trash4.png si desea eliminar un paso de flujo de trabajo.
    • Haga clic en + Agregar paso si desea agregar un nuevo paso al flujo de trabajo.
  6. Haga clic en Guardar. 

 

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Eliminar una plantilla de flujo de trabajo de aprobación de un edificio

Nota: Si elimina una plantilla de flujo de trabajo, se cancelarán las aprobaciones pendientes y deben volver a enviarse. 

  1. En la página Plantillas , haga clic en la plantilla de flujo de trabajo que desea eliminar de uno o más edificios.
  2. Marque las casillas de verificación junto a los edificios de los que desea eliminar la plantilla de flujo de trabajo.
  3. Haga clic en Eliminar.
  4. Haga clic en Eliminar para confirmar que desea eliminar la plantilla de flujo de trabajo de los edificios seleccionados.

 

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Eliminar una plantilla de flujo de trabajo de aprobación

Nota: Si elimina una plantilla de flujo de trabajo, los flujos de trabajo de aprobación asociados se eliminarán de los edificios a los que se asignó. Además, las aprobaciones pendientes se cancelarán y deben volver a enviarse. 

  1. En la página Plantillas , haga clic en la plantilla de flujo de trabajo de aprobación que desea eliminar.
  2. Haga clic en Eliminar plantilla. 
    delete-approval-workflow-template.png
  3. Haga clic en Eliminar para confirmar la eliminación.

 

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Ver plantillas de flujo de trabajo de aprobación
  1. En la página Flujos de trabajo de aprobación, haga clic en Plantillas.
  2. Todas las plantillas de flujo de trabajo se muestran con la siguiente información:
    • Nombre: el nombre de la plantilla de flujo de trabajo.
    • Tipo de aprobación: el tipo de aprobación (oferta/contrato, presupuesto, orden de cambio o factura).
    • Edificios: la cantidad de edificios asignados a cada plantilla de flujo de trabajo.
    • Aprobadores: los nombres de los aprobadores, con el fin de los pasos de aprobación.

 

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Ver la página de detalles de la plantilla
  1. En la página Plantillas , haga clic en el flujo de trabajo para el que desea ver los detalles.

    template-detail-page.png
     
  2. Vea la siguiente información en la sección Detalles de la plantilla:
    • Nombre: el nombre de la plantilla de flujo de trabajo.
    • Tipo de aprobación: el tipo de aprobación (oferta/contrato, presupuesto, orden de cambio o factura).
    • Aprobaciones activas: la cantidad de aprobaciones que están actualmente activas.
    • Flujo de trabajo: los nombres de todos los usuarios en el flujo de trabajo de aprobación, en orden de los pasos del flujo de trabajo. 
  3. Vea la siguiente información en la sección Edificios:
    • Edificio: el nombre de la plantilla de flujo de trabajo.
    • Aprobaciones activas: la cantidad de aprobaciones que están actualmente activas.
    • Flujo de trabajo predeterminado: "Sí" indica que la plantilla es la predeterminada para el edificio. "No" indica que la plantilla no está configurada como predeterminada.
    • Tipos de proyecto: los tipos de proyectos específicos a los que se aplica la plantilla de flujo de trabajo en un edificio.

 

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Buscar plantillas de flujo de trabajo de aprobación
  1. En la página Flujos de trabajo de aprobación, haga clic en Plantillas.
  2. Haga clic en la barra de búsqueda Buscar e ingrese un término de búsqueda. 
    Nota: Puede buscar por nombre de flujo de trabajo y aprobador.
  3. Haga clic en la lupa o presione INTRO o INTRO en su teclado para iniciar la búsqueda.
  4. Se muestran los resultados de búsqueda coincidentes.

 

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Ver una lista de edificios con flujos de trabajo de aprobación
  1. En la página Flujos de trabajo de aprobación, haga clic en Edificios.
    buildings-tab-overview.png
  2. La siguiente información está disponible para ver:
    • El número de aprobaciones activas para cada edificio se muestra en las columnas Aprobaciones activas .
    • Los siguientes tipos de flujo de trabajo se muestran como columnas para indicar los tipos de flujos de trabajo que existen para cada edificio:
      Nota: Una marca active-checkmark.png de verificación activa indica que existe un flujo de trabajo para el tipo de ítem, mientras que una marca inactive-checkmark.png de verificación inactiva indica que no hay flujos de trabajo.
      • Flujos de trabajo de licitación/contrato
      • Flujos de trabajo del presupuesto 
      • Flujos de trabajo de órdenes de cambio
      • Flujos de trabajo de requisiciones
         

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Si desea hacer preguntas o compartir cualquier comentario, comuníquese con support-owners@procore.com.