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Procore

Financial Tools User Guide

Overview

In this guide, you'll learn how to set up Procore's Financial Management tools when starting a new project. You'll also learn which tool to use to perform common financial tasks on your construction projects.

Note: If you have integrated Procore with Sage 300 CRE®, please refer to the Sage 300 CRE Connector: Financial Tools Guide.

Project Financials Tools

You'll want to set up the Project Financials tools in the order detailed below. 

Herramienta Presupuesto

La herramienta Presupuesto de Procore ayuda a su equipo de proyecto a administrar de manera eficiente el presupuesto de su proyecto. Está diseñado para ayudar a su equipo a tomar decisiones financieras informadas, monitorear los gastos con respecto a su presupuesto en tiempo real, analizar instantáneas históricas, ingresar proyecciones detalladas y ofrecer una visibilidad más profunda del estatus financiero de su proyecto.  

  • Configure el presupuesto de su proyecto. Al comenzar con un proyecto, el primer paso es establecer un presupuesto en un nuevo proyecto de Procore. Puede elegir entre dos métodos: (1) Agregar una partida del presupuesto directamente a la herramienta Presupuesto o (2) Descargar y completar una plantilla de presupuesto y completar los pasos para Importar un presupuesto
  • Configure Your Project's Budget Views. After adding your project's budget data, your Procore Administrator might want to explore our dynamic and customizable budget views. For details, see Set up a New Budget View. You can set up one, or multiple budget views, along with a wide variety of data columns, such as Original Budget AmountBudget ModificationsRevised BudgetPending Budget Changes, and more. You can also actively manage and monitor your project's budget using the 'Forecast to Complete' feature. For details, see Use the Forecast To Complete Feature
  • Identify and Track Trends with the Procore Forecasting View. Designed for owners (and contractors) who want to avoid cost overruns, your Procore Administrator can also request to enable the forecasting view in Procore. This lets you view how your construction project's cash flows over time by spreading the 'Project Cost to Complete' column value (or any column you define) across a time period. You can then perform line-by-line analysis to make informed adjustments to your budget allocation. To learn more, see Set Up a New Forecasting View
  • Utilize Data Collected in the Field to Track Labor Costs and Production Quantities. For customers that have purchased Procore's Resource Management and Field Productivity tools, your budget can be set to automatically  Add a Budget View for Real-Time Labor Costing and Set Up the Procore Labor Productivity Cost Budget View.
  • Reasignar fondos de una partida a otra mediante modificaciones de presupuesto. Después de haber bloqueado su presupuesto original y configurar las otras herramientas que se mencionan en esta guía, puede usar la función de modificaciones de presupuesto para transferir dinero entre códigos de costo. Por ejemplo, si tiene un ahorro de costos relacionado con un código de costo porque se encuentra por debajo del presupuesto pero espera que otro código de costo supere el presupuesto, puede reasignar el fondo del primer código de costo y agregarlo al último código de costo como una contingencia. Las modificaciones de presupuesto solo aparecen en la herramienta Presupuesto, por lo que sus proveedores no verán sus ajustes internos. Para obtener más información, consulte Crear una modificación de presupuesto.

To learn what else you can do with the Budget tool, see the Budget landing page.

Prime Contracts Tool

Después de configurar la herramienta Presupuesto, puede comenzar a crear uno o varios contratos primarios para su proyecto. Con la herramienta Contratos primarios, su equipo puede reemplazar las pilas de papel y los costosos costos de la impresora con una ubicación central para la administración de contratos digitales. 

  • Set Up Your Prime Contract.  While most Procore customers create a single prime contract for a single construction project, project teams do have the option to create multiple prime contracts in the Prime Contracts tool. For details, see Create Prime Contacts. Similar to budget, you can also chose from two method for setting up your prime contract: (1) You can manually Update the Schedule of Values (SOV) on a Prime Contract  or (2) you can  Import a Prime Contract SOV from a CSV File. When finished with the initial setup, simply approve it. See Approve a Prime Contract.
     Tip
    Does your construction project have multiple funding sources or delivery methods?  Learn why some Procore clients decide to create multiple prime contracts on their Procore project. This is helpful when you have a need to divide the scope of work on a project into multiple phases or stages, however doing so does present a few considerations.  For more information, see Are there any system limitations when projects have multiple prime contracts?
  • Create and Manage Owner Invoices. After your prime contract is set and you've set up the Commitments tool as described below, you can also create and mange your owner invoices. An owner invoice is an itemized record of a financial transaction between a project owner and a company responsible for completing work. Typically, it is issued by a general contractor and submitted to a project owner to signal that a payment is due for completed work. See Create an Owner Invoice.
  • Create a Payments Received Log.  After your receive your payment, you can also create a log to track the payments you've received. Your budget and budget reports are automatically updated to reflect your entries. For details, see Create a Payment Received.

Para saber qué más puede hacer con la herramienta Contratos primarios, consulte la página de inicio de Contratos primarios.

Commitments Tool

After your contract(s) are approved and completed in the Prime Contracts tool, you can begin setting up your project's financial commitments. In Procore, you can create two types of 'commitments': subcontracts and purchase orders. 

  • Set Up Your Contract Configuration, Dates, Distribution Lists, and Settings. Your company's Procore Administrator can work with you to define your project's default contract configuration. This is an important step, before you start creating commitments on a project. You can choose the number of change order tiers for your commitments. You can also enable a variety of dates to use on your contracts by default. Settings also include default distribution list settings, your default accounting methods, setting a retainage percent (if applicable), and deciding to enable financial markup or payments by default. For details, see Configure Settings: Commitments
  • Crear órdenes de compra. En Procore, una orden de compra (OC) es un contrato financiero documentado que detalla los tipos, cantidades y precios acordados para productos o servicios. Como parte del proceso de adquisición, las órdenes de compra son creadas por un "comprador" (por ejemplo, un contratista general) y emitidas a un "vendedor" (por ejemplo, un subcontratista) para cubrir el costo de un contrato. Una vez aceptada por el "vendedor", una orden de compra representa un acuerdo entre las dos partes. Consulte Crear una orden de compra.
  • Crear contratos. Un contrato es un acuerdo contractual entre una compañía contratista general y los subcontratistas que realizan el alcance del trabajo. En Procore, hay dos formas de crear un contrato: (1) Puede  otorgar una oferta ganadora y convertirla en un contrato, o puede (2) directamente  crear un contrato en la herramienta Contratos. 
  • Create Subcontractor Invoices and Manage Invoice Contacts. Using the Commitments or Invoicing tool, you can also Create an Invoice on Behalf of a Subcontractor or you can provide your subcontractor's invoice contacts with the appropriate permissions to access their purchase orders and subcontracts. See Create Invoice Contacts. Users with 'Admin' permission on the Commitments tool can also use those permissions to manage invoices with the Invoicing Tool
  • Create a Payments Issued Log.  After you start issuing payments on your project, you can create a log to track the payments you've issued. Your budget and budget reports are automatically updated to reflect your entries. See Add Payments Issued

Para saber qué más puede hacer con la herramienta Contratos, consulte la página de inicio Contratos.

Change Management Tools

Next, start learning about Procore's change management tools. There are two options for setting up these tools: (1) Enable the Change Orders and Change Events tools or, (2) Enable only the Change Orders tool. 

Órdenes de cambio con eventos extraordinarios

Change events are created for anything on a project that looks like it may create an additional cost. Creating a change event allows you to prepare for the cost of a change before it becomes an actual cost. After creating a change event, you can then create an RFQ (Request for Quote), which is sent to the appropriate subcontractors for pricing. When RFQs are created and responded to by the assigned subcontractors, change orders can then be created based upon the submitted quote.

  • Configure Your Change Order Tier Settings.  You can choose between a one (1)-, two (2)-, and three (3)-tier change order setting. Each tier adds a layer to your team's overall change management workflow. An lower number of tiers offers the most straightforward workflow. An increased number of tiers provides your team with a more complex workflow, but gives your team more control over changes. The most common settings among Procore users are to use the one (1) or two (2) tier setting. To learn more, see What are the different change order tiers? Once you've decided, you can Configure the Number of Prime Contract Change Order Tiers and Configure the Number of Commitment Change Order Tiers.
  • Create Change Events. On a construction project, a change event is any change that affects the original scope of a construction project. There are numerous ways to create change events in Procore. In addition to using the Change Events tool (see Create a Change Event),  you can also use any of the options available in supported Procore tool or using Procore's mobile platform. For details on those options, see Which Procore tools can I use to create a change event? 
  • Create RFQs from Change Events and Review RFQ Responses. If you need to create an RFQ for your subcontractors to submit pricing, see Create RFQs from a Change Event. You can then review your subcontractor's quotes to determine if you want to move ahead with creating a change order. See Review RFQ Responses
  • Create Change Orders. You can create two types of changes orders in Procore: 

Para saber qué más puede hacer con la herramienta Eventos extraordinarios, consulte la Página de inicio de Eventos extraordinarios .

Change Orders without Change Events

If your team decides not to enable the Change Events tool, you can still use the Change Orders tool to account for additional costs. For most Procore customers, this change management workflow starts off by creating a Potential Change Order (PCO).

  • Create a Potential Change Order (PCO). Use a potential change change order to manage any addition costs affecting the prime contract. When creating a PCO, you can only enter a dollar amount. Later, when you update the Schedule of Values (SOV) for the PCO, you'll have the option to select a cost code. Ideally, the PCO will affect a cost code already on the project's budget. This allows you to see the budget increase in the project's Budget tool. See Create a Potential Change Order (PCO)    
  • Cree una orden de cambio del contrato (OCC). Una vez creado el OCP, pasa a crear un OCC. El OCC actúa como una solicitud de precios del subcontratista, quien será responsable de completar el alcance del trabajo que describió en el OCP. Puede comparar el OCC con el OCP correspondiente y ver su variación entre los dos. Para obtener más información, consulte Crear un OCC desde un OCP
  • Cree una solicitud de orden de cambio (SOC). Después de haber creado los OCP, puede empacar uno o varios OCP en una solicitud de orden de cambio (SOC). Las SOC son normalmente los documentos que se envían para su aprobación y se pueden utilizar para presentar OCP individuales o para agrupar los OCP con el fin de agilizar el proceso de revisión y aprobación. Consulte Crear una solicitud de orden de cambio (SOC).
  • Create a Prime Contract Change Order (PCCO).  Next, you can begin creating change orders. Note that when you set a change order's status set to Pending, it appears in the 'Pending Budget Changes' column of the Budget tool. After the PCCO is set to Approved, the total dollar amount change is reflected in the 'Approved COs' column of the Budget tool. Approved PCCOs can be added to owner invoices. For details, see Create a Prime Contract Change Order (PCCO).
  • Create a Commitment Change Order (CCO). A commitment change order outlines variations in costs that affect the contract between the general contracting company and a vendor or subcontractor. Once you have marked the CCO as approved, the dollar change will be reflected in the "Committed Costs" column on the Budget tool. Commitments and potential CCOs with a status of "Pending" will show up in the "Pending Cost Changes" column on the Budget tool. See Create a Commitment Change Order (CCO).

To learn what else you can do with the Change Orders tool, see the Change Orders landing page.

Invoicing Tool

La herramienta Facturación de Procore utiliza el permiso de usuario otorgado en la herramienta Contratos y Contratos primarios. A medida que avanza su proyecto y se han creado y aprobado los contratos, los subcontratistas pueden facturarle el trabajo completado a través de requisiciones. También puede crear facturas de propietario, que luego se pueden enviar por correo electrónico al propietario o la parte a la que se solicita el pago.

To learn what else you can do with the Invoicing tool, see the Invoicing landing page.

Direct Costs Tool

En Procore, el término costo directo se usa para referirse a un costo en un proyecto de construcción que NO está asociado con un contrato. Con la herramienta Costos directos, puede crear estos ítems:

  • Facturas Cree un costo directo para una factura en papel de un proveedor no contratado para ítems como tinta de impresora, papel de computadora o estampillas. 
  • Gastos. Crear gastos de un costo directo puede incluir equipos de computación, teléfonos o alquiler de equipos internos. 
  • Payroll. Create a direct cost for monthly payroll costs classified by cost code, so that payroll amounts reflect each month on the budget. 

To learn how to create a direct cost, see Create a Direct Cost

Para obtener más información sobre qué más puede hacer con la herramienta Costos directos, consulte la página de inicio de Costos directos.

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