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Procore

Guía de transición de facturación de contrato modernizada

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Tabla de contenido

Descripción general

La experiencia modernizada de facturación contrato ofrece una interfaz de factura rediseñada, numeración contrato factura automatizada, gestión granular de orden de cambio, controles retención ampliados, Procore Pay Compatibilidad, aprobación y rechazo a nivel de ítem, y enrutamiento flujo de trabajo controlado por personalizado campos en el principal contrato.

Los beneficios clave de la experiencia modernizada de facturación de contratos incluyen:

  • Controles Retención expandidos: establezca un tipo de Contratista Predeterminado Factura para que los administradores determinen qué columnas son facturables (Trabajo y Materiales, Retencióno ambos) y definan el predeterminado para las facturas creadas sin una invitación a facturar. Además, un banner de advertencia alerta a los usuarios cada vez que se libera la retención en una factura.

  • Numeración Factura automatizada: Defina un formato de numeración a nivel de compañía para las facturas de contrato recién creadas utilizando componentes como Factura Posición, Número de proyecto y Número de Contrato para garantizar una numeración coherente en todos los proyectos.

  • Conjuntos de campos configurables y campos personalizados: adapte los diseños de factura y defina campos personalizados para las facturas de contrato para que coincidan con las necesidades específicas de recopilación de datos de su organización.

  • Enrutamiento personalizado del flujo de trabajo de campo. Configure y enrute los flujos de trabajo de Contrato Factura en función de personalizado campos del principal contrato, automatizando el enrutamiento factura y reduciendo la intervención manual y los errores.

  • actualizar masivas de ítems de línea: Seleccione varias o todas las partidas del Programa (SOV) y use el panel lateral Editar valores para aplicar los porcentajes Trabajo completado este período (%), Total a la fecha (%) y retención en todas las líneas seleccionadas a la vez.

  • Compatibilidad con Procore Pay: Procore Pay es compatible exclusivamente con la experiencia modernizada, desbloqueando renuncias de derecho de retención integradas, retenciones de facturas y proveedores, requisitos de cumplimiento y desembolsos.

  • Gestión granular de órdenes de cambio. Agregue o elimine órdenes de cambio individuales en una factura existente, en lugar de aceptar todas o ninguna.

  • Soporte de flujos de trabajo. La facturación de contratos brinda soporte a los flujos de trabajo de Procore, incluido el uso continuo de sus flujos de trabajo heredados (V1) existentes. Para obtener más información, consulte Para clientes que utilizan flujos de trabajo heredados(V1).

Cosas que debe saber

 Recomendación

  • Procore suspenderá la experiencia heredada de factura de contratos el 12 de enero de 2027. Después de esa fecha, la interfaz de factura heredada ya no estará disponible.

  • Cambio en el comportamiento: los montos de las facturas se bloquean durante la revisión y aprobación

    • Para respaldar los controles del flujo de trabajo y garantizar que los montos de las facturas no cambien una vez que una factura está en revisión, el Programa de valores ya no se puede editar mientras una factura de subcontratista está en revisión o en cualquier estatus Aprobado.

    • Los administradores aún pueden editarlo en esos estatus: información general, adjuntos y campos personalizados.

    • Si es necesario cambiar los montos del Programa de valores, primero la factura debe devolverse a un estatus editable.

Hay dos formas de participar, según el alcance que necesite:

  1. Opt-in individual. Los usuarios elegibles pueden cambiar a la experiencia modernizada utilizando el banner de suscripción en una factura existente. Esto opta solo por ese usuario , sin necesidad de participación del administrador.

  2. Opt-in por proyecto o compañía. Un administrador de procore habilita la experiencia modernizada de todo un proyecto o compañía a través de Procore Explore. Esto se aplica a todos los que participan en esos proyectos. En Procore Explore, busque Eliminar acceso a contrato/factura de contratista heredado.

Debido a que la suscripción individual es por usuario, un proyecto puede tener algunos usuarios en la experiencia modernizada y otros en la heredada al mismo tiempo. Consulte Consideraciones y pasos de transición.

Para clientes que utilizan flujos de trabajo heredados (v1)

No es necesario migrar los flujos de trabajo heredados (V1) antes de adoptar la Contrato de facturación modernizada. Este es un cambio con respecto a la guía anterior. Sin embargo, el momento de su transición es importante:

  • Los flujos de trabajo heredados se podrán usar con la experiencia modernizada el 13 de octubre de 2026. Hasta esa fecha, Procore recomienda evaluar la experiencia modernizada en un proyecto de prueba, pero no realizar la transición completa de sus proyectos de producción. Consulte Ruta de transición para clientes que usan flujos de trabajo heredados (v1).

  • El banner de suscripción individual no aparece para los usuarios de flujo de trabajo heredado en la actualidad. Estará disponible para usted el 13 de octubre de 2026. Hasta entonces, una suscripción a nivel de proyecto a través de Procore Explore es su única ruta hacia la experiencia modernizada.

  • Los flujos de trabajo heredados siguen funcionando. No cambia nada sobre cómo se comporta un flujo de trabajo heredado: se aplican los mismos pasos, aprobadores, enrutamiento, condiciones e historial. Lo que cambia es dónde actúas sobre ellos: los ítems de flujo de trabajo heredados se abren y se responde en el mismo panel lateral Nuevos flujos de trabajo que se usa para la facturación modernizada.

  • El trabajo en vuelo no se interrumpe. Las facturas que están a mitad de aprobación cuando realiza la transición permanecen en su lugar, siguen siendo respondibles y conservan su historial. No tiene que abandonar, recrear o volver a aprobar el trabajo que ya está en curso.

  • La actualización a nuevos flujos de trabajo es de autoservicio y opcional. Los administradores de flujos de trabajo pueden actualizar la herramienta Facturación de flujos de trabajo heredados a nuevos flujos de trabajo en su propia línea de tiempo, sin comunicarse con el soporte de Procore. Esto también estará disponible el 13 de octubre de 2026. 

Consideraciones

  • Puede cambiar a la experiencia de facturación de contrato actualizada en cualquier momento antes del 15 de diciembre de 2026, cuando todos los usuarios restantes de la experiencia heredada se actualizarán automáticamente.

  • No se requiere ninguna acción antes de la fecha de migración. Si no realiza ninguna acción, su cuenta se migrará automáticamente.

  • Después de la fecha de migración, la experiencia heredada de facturación del contrato ya no está disponible.

  • Los usuarios del mismo proyecto pueden tener experiencias diferentes. La opción de banner individual se aplica solo al usuario que hace clic en él, por lo que un proyecto puede tener algunos usuarios en la experiencia modernizada y otros en la heredada al mismo tiempo. Espere esto durante la evaluación y use una opción a nivel de proyecto o a nivel de compañía a través de Procore Explore cuando necesite que todos estén alineados.

  • La suscripción individual no puede validar el comportamiento de cara al colaborador. Debido a que una suscripción individual deja a sus aprobadores, administradores de facturas y contactos de facturación en la experiencia heredada, no mostrará problemas en el enrutamiento de aprobación, la revisión de ítems o cualquier cosa que un contratista vea al enviar. Use una suscripción a nivel de proyecto en un proyecto de prueba.

  • La elegibilidad para participar depende de la versión de su flujo de trabajo hasta el 13 de octubre de 2026. Si su herramienta Facturación utiliza flujos de trabajo heredados (V1), el banner de suscripción individual no aparece y una suscripción a nivel de proyecto o a nivel de compañía a través de Procore Explore es su única ruta hacia la experiencia modernizada.

Comparación

La siguiente matriz detalla las mejoras de características clave y los beneficios de la transición de la facturación de contrato heredada a la modernizada:

Característica
Facturación de contrato heredada
Facturación de contratos modernizada

Procore Pay

No se admite.

Compatible. Habilita Procore Pay derecho de retención renuncias, retenciones de factura y proveedor, requisitos de factura cumplimiento, requisitos de pago y desembolsos.

Diseño principal

Un diseño de mesa fijo con detalles limitados en pantalla.

Un diseño modernizado y más intuitivo, en consonancia con las demás herramientas financieras de Procore.

Controles de retención

Control administrativo limitado sobre la retención facturable.

Contratista Predeterminado Factura ajuste de Tipo controla las columnas facturables (Trabajo y Materiales y/o retención ) y el tipo de predeterminado factura para las facturas creadas por el subcontratista. Aparece un banner de advertencia cuando se libera la retención.

Enrutamiento del flujo de trabajo

Enrutamiento estático configurado en el flujo de trabajo.

Enrutamiento basado en personalizado campos en el principal contrato y muchos otros pasos condicionales, automatizando el enrutamiento factura.

Campos y conjuntos de campos personalizados

No configurable.

Conjuntos de campos configurables y campos personalizados en las solicitudes de pago.

Exportaciones

Se compiló el PDF con archivos adjuntos y se envió por correo electrónico cuando estuvo listo.

Exportar > PDF con archivos adjuntos descarga el PDF compilado directamente.

Flujos de trabajo

Solo flujos de trabajo heredados (V1), accionados en una pantalla de flujo de trabajo independiente.

Da soporte a nuevos flujos de trabajo y flujos de trabajo heredados (V1), ambos accionados en el panel lateral Nuevos flujos de trabajo.

Numeración de facturas

Factura # es un campo de formato libre; Los contactos de facturación introducen su propio número de referencia. 

Formato de numeración automatizado opcional a nivel de compañía creado a partir de componentes como Factura Posición, número de proyecto y número de contrato. Los números generados no son editables. (Requiere la suscripción a nivel de compañía). 

Pasos de transición

 Importante

Hay dos formas de optar por la experiencia modernizada, que difieren en el alcance y la elegibilidad. Elija el método sobre quién necesita acceso y revise los requisitos de elegibilidad para la Opción 1 antes de continuar.

  1. Opción 1: optar como usuario individual (evaluación)

  2. Opción 2: Optar por un proyecto o compañía completo (implementación)

Nota de elegibilidad: La opción de banner individual solo está disponible para los usuarios cuya herramienta de facturación del proyecto no utiliza flujos de trabajo. Si su herramienta Facturación se basa en flujos de trabajo heredados (V1), el banner de suscripción no aparecerá en su interfaz hasta el 13 de octubre de 2026. Hasta esa fecha, utilice la opción 2 (suscripción del proyecto o en toda la compañía a través de Procore Explore). Para obtener todos los detalles, consulte Ruta de transición para clientes que utilizan flujos de trabajoheredados (V1).

Cualquier usuario elegible con acceso a las facturas de los contratistas puede optar por participar directamente desde una factura, sin necesidad de participación del administrador.

  1. Abra la herramienta Contratos en el menú desplegable Herramientas del proyecto.

  2. En la pestaña Contratos, haga clic en el enlace Número de una contrato y luego abra una factura existente desde la factura pestaña.

  3. En el banner de suscripción beta en la parte superior de la factura, haga clic para cambiar a la experiencia modernizada.

Lo que esto hace y lo que no hace:

  • Opta solo por usted. Todos los demás usuarios del proyecto, incluidos los aprobadores, los administradores de facturas y los contactos de facturación que envían facturas, continúan viendo la experiencia heredada hasta que se inscriban o un administrador habilite la función para el proyecto o la compañía.

  • Es la forma más rápida de evaluar la experiencia modernizada y el primer paso correcto antes de comprometerse con un proyecto.

  • No es suficiente para probar un ciclo de facturación real. La factura del contrato es inherentemente colaborativa: los subcontratistas envían, los administradores revisan, los aprobadores enrutan y una suscripción en solitario deja a todos los demás en la experiencia heredada. Utilice la opción 2 en un proyecto de prueba para validar la invitación a facturar, la revisión de ítems y las aprobaciones.

 Nota:
Hasta el 12 de enero de 2027 habrá un banner que permitirá a los usuarios optar por no participar a menos que siga la Opción 2. 

Opción 2: Optar por un proyecto o compañía completa (implementación)

Para brindar a todos los participantes en un proyecto o en su compañía la experiencia modernizada, un administrador de procore lo habilita a través de Procore Explore. Esta opción está disponible para todos los clientes, incluidos aquellos que utilizan flujos de trabajo heredados (V1) y, hasta el 13 de octubre de 2026, es la única ruta disponible para ellos.

  1. Navegue hasta la herramienta A nivel de compañía Administrador.

  2. Haga clic en Procore Explore.

  3. En el catálogo de Procore Explore, desplácese o busque Eliminar acceso a la factura de contrato/contratista heredado y seleccione Unirse al agrupamiento

  4. Seleccione los proyectos o usuarios específicos en los que desea activar la experiencia modernizada y seleccione Guardar y unirse.

     Nota:
    También puede habilitar la experiencia modernizada en toda la compañía a través de Procore Explore.

  5. Abra la herramienta Contratos en el menú desplegable Herramientas del proyecto.

  6. En la pestaña Contratos, haga clic en el enlace Número de la contrato que desea factura, luego haga clic en Crear > Crear Factura.

  7. Confirme que la experiencia modernizada está activa:

    • La factura se presenta en una sola página. 

    • La página utiliza el diseño modernizado de las herramientas financieras.

    • El uso de casillas de verificación en el Programa de Valores le permite actualizar de forma masiva las líneas seleccionadas. 

  8. Cree una factura de prueba en su proyecto de muestra y valídela de principio a fin (invitación a facturar, revisión de partidas, retención, aprobaciones y exportación) antes de habilitar la experiencia modernizada en toda la compañía.

Ruta de transición para clientes que usan flujos de trabajo heredados (v1)

Recomendación

Evalúe la experiencia modernizada hoy en proyectos de muestra, pero retraso la implementación en toda la compañía hasta el 13 de octubre de 2026. Los flujos de trabajo heredados (V1) no darán soporte a la experiencia modernizada hasta el 13 de octubre de 2026. Puede optar por participar con anticipación, pero hacerlo antes del 13 de octubre evitará que las facturas se enruten a través de sus flujos de trabajo de aprobación heredados existentes.

Qué significan aquí "evaluar" y "transición completa"

 

Evaluar (es seguro hacerlo ahora)

Transición completa (espere hasta el 13 de octubre de 2026)

Propósito

Familiarícese con la experiencia modernizada y confirme que satisface sus necesidades.

Ejecute sus ciclos de facturación en vivo en la experiencia modernizada.

Donde

Un proyecto de prueba dedicado.

Proyectos de producción.

Lo que ejercitas

Diseño, Programa de valores, administración de órdenes de cambio, controles de retención, revisión de partidas, exportaciones.

Todo lo anterior, además de Invitar a facturar con subcontratistas en vivo y aprobaciones de facturas enrutadas a través de sus flujos de trabajo heredados.

Aprobaciones

No confíe en las aprobaciones de flujo de trabajo heredado durante este período.

Las aprobaciones de flujo de trabajo heredado son compatibles con la experiencia modernizada.

Cronología

Fecha

Qué cambia para los clientes de flujo de trabajo heredado (V1)

Hoy

Evalúe la experiencia modernizada en un proyecto de prueba a través de Procore Explore. El banner de suscripción individual no aparece para usted. Los flujos de trabajo heredados no se pueden usar con la experiencia modernizada, así que no realice la transición de los proyectos de producción.

13 de octubre de 2026

Los flujos de trabajo heredados se pueden usar con la experiencia modernizada, y el banner de suscripción individual está disponible para usted. Puede comenzar la transición completa de los proyectos de producción a la facturación modernizada, e iniciar y responder a los ítems de flujo de trabajo heredados en el panel lateral Nuevos flujos de trabajo.

15 de diciembre de 2026

Todos los usuarios pierden el acceso a la facturación heredada. 

Fase 1 — Evaluar ahora (antes del 13 de octubre de 2026)

  1. Identifique o cree un proyecto de prueba que no esté ejecutando facturación en vivo.

  2. Habilite la experiencia modernizada de facturación de contratos en ese proyecto a través de Procore Explore siguiendo los pasos de la Opción 2.

  3. Cree facturas de contratistas de prueba y ejercite el conjunto de funciones: Programa, adición y eliminación de órdenes de cambio individuales, controles de retención, aprobación y rechazo de ítems y exportaciones.

  4. Anote cualquier brecha con respecto a su proceso actual y comuníqueselo a su punto de contacto de Procore mientras aún tiene tiempo antes de la transición.

  5. No habilite la experiencia modernizada en proyectos en vivo durante esta fase y no confíe en las aprobaciones de flujo de trabajo heredadas en sus pruebas.

Fase 2 — Transición (13 de octubre de 2026 o posterior)

  1. Confirme que el soporte del flujo de trabajo heredado está activa en la experiencia modernizada de su entorno.

  2. Habilite la experiencia modernizada de facturación de contratos en un proyecto de producción a través de Procore Explore. Los usuarios individuales también pueden optar por participar en el banner de suscripción de la factura a partir de esta fecha.

  3. Ejecute un ciclo de facturación completo en ese proyecto, incluida la invitación a facturar, la revisión de ítems, las aprobaciones de facturas enrutadas a través de sus flujos de trabajo heredados existentes y la exportación.

  4. Confirme que los ítems de flujo de trabajo heredados se inician y responden correctamente en el panel lateral Nuevos flujos de trabajo.

  5. Habilite los proyectos restantes, o toda su compañía, una vez que ese ciclo se complete limpiamente.

 Nota:
La aprobación y las pruebas de colaboradores son lo único que el opt-in de banner individual no puede validar por completo. Debido a que el banner solo incluye al usuario que hace clic en él, es posible que los aprobadores y los subcontratistas que envían facturas aún estén en la experiencia heredada. Para confirmar este comportamiento antes de implementarlo, use una opción a nivel de proyecto a través de Procore Explore para que todos los involucrados tengan la misma experiencia.