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Procore

Añadir una vista del presupuesto del costo de mano de obra en tiempo real

Objetivo

Crear una vista del presupuesto del costo de mano de obra en tiempo real que aproveche los datos de las herramientas de Productividad de campo de Procore.

Contexto

En este tutorial, se muestra cómo crear una vista del presupuesto del costo de mano de obra en tiempo real que se integra con las herramientas de Productividad de campo de Procore. En esta vista, se proporciona a la herramienta de Presupuesto del proyecto la habilidad para aprovechar al instante las horas de entrada de tarjeta horaria  presentadas por el personal de campo de su proyecto en las herramientas Tarjeta horaria, Hojas de tiempos, My Time (Android), y My Time (iOS) y actualizar la vista del presupuesto del proyecto inmediatamente después de que se presenten las entradas de hora en la tarjeta horaria. Para los gerentes de proyecto, con esto se elimina la necesidad de esperar para que los datos de las tarjetas horarias se introduzcan manualmente en un presupuesto. Esta capacidad es particularmente útil para los contratistas por cuenta propia que desean obtener una visión en tiempo real de los costos reales de la mano de obra de un proyecto, y puede ayudar a reducir al mínimo la posibilidad de que se produzcan excesos de mano de obra en un proyecto.

Ejemplo

Vista del presupuesto del costo de mano de obra en tiempo real en la herramienta de Presupuesto

La siguiente ilustración muestra el diseño recomendado para la vista del presupuesto del "Costo de mano de obra en tiempo real", tal y como se verá cuando se aplique a la herramienta de Presupuesto de su proyecto. 
 
budget-view-rtlc.png

Columnas recomendadas

La siguiente tabla detalla las columnas recomendadas para incluir en una vista del presupuesto de "Costo de mano de obra en tiempo real". 

Nombre de la columna  Tipo de columna Formato de la columna Descripción ¿Cómo añado esta columna?
Monto de OC aprobadas Origen Moneda Esta es una columna oculta que se crea para realizar un cálculo de los valores que aparecen en la columna "Monto del presupuesto revisado". Pasos
Cantidad por unidad de OC aprobadas Origen Número Esta es una columna oculta que se crea para realizar un cálculo sobre los valores que aparecen en la columna "Unidades revisadas". Pasos
Unidades revisadas Calculado Número Muestra la Cantidad por unidad de unidades del presupuesto sumado a la cantidad por unidad de OC aprobadas. Pasos
Presupuesto Unidad de medida Estándar N/A Muestra la unidad de medida para la partida de presupuesto. Pasos
Monto del presupuesto revisado Calculado Moneda Muestra el monto del presupuesto original sumado a la cantidad de OC aprobadas. Pasos
Costo real Origen Moneda Muestra el monto de los costos indirectos. Pasos
Unidades reales Origen Número Muestra la cantidad por unidad de costos indirectos. Pasos
Costo unitario real Calculado Moneda Muestra el costo real/unidades reales. Pasos
Horas de la hoja de tiempo Origen Número Muestra todas las horas de entrada de tarjeta horaria. Pasos
Porcentaje de horas utilizadas Calculado Porcentaje Muestra las horas de la hoja de tiempo/unidades revisadas. Pasos
Costo estimado en tiempo real Calculado Moneda Muestra el costo unitario real multiplicado por las horas de la hoja de tiempo. Pasos
Horas restantes Calculado Número Muestra las unidades revisadas menos las horas de la hoja de tiempo. Pasos

Cosas para considerar

  • Se requieren un permiso de usuario:
    • Para añadir una nueva vista del presupuesto, diríjase a Administrador en la herramienta de administración de la compañía.
  • Requisitos previos:
  • Requisitos:
    Añade las siguientes herramientas al menú de herramientas del proyecto. Ver Agregar y quitar herramientas del proyecto.
    • Hojas de tiempos
    • (Opcional) Tarjetas horarias
    • Presupuesto
  • Información adicional
    Su equipo de campo puede enviar las horas de entrada de tarjeta horaria usando estas herramientas del proyecto:
  • Limitaciones:
    Si está usando esta vista del presupuesto en su proyecto Procore:
    • No se pueden crear modificaciones del presupuesto para revisar las unidades presupuestadas. Ver Crear una modificación del presupuesto.
    • En el caso de las compañías que utilizan la herramienta de integración de ERP, NO podrá añadir las columnas de "Costo real" o "Unidades reales" sin realizar los pasos de configuración adicionales que se indican a continuación. 

Flujo de trabajo

Utilice el siguiente flujo de trabajo para configurar y empezar a utilizar la función de costo de mano de obra en tiempo real.

Pasos

Paso 1: Cree una nueva vista del presupuesto.

  1. Navegue hacia la herramienta de Administrador de la compañía. 
  2. En Configuraciones de la herramienta, haga clic en Presupuesto
  3. Haga clic en Configurar nueva vista del presupuesto
  4. En Vistas estándar, resalte la  Vista del presupuesto que está en blanco.
  5. Haga clic en Crear.
  6. Nombre su vista de la siguiente manera:
    1. Ver nombre. Introduzca un nombre para su nueva vista. En este ejemplo, el nombre otorgado es: Costo de mano de obra en tiempo real
    2. Ver descripción. Introduzca una descripción para su vista. En este ejemplo, ingresamos: Vista recomendada para el costo de mano de obra en tiempo real
  7. Haga clic en Configurar columnas.
    Al hacerlo, se abrirá la ventana para Configurar columnas que se muestra a continuación. A partir de este punto, continúe con el Paso 2: Añada las columnas recomendadas..

    configure-columns-window.png

Paso 2: Añada las columnas recomendadas.

Los siguientes pasos detallan la configuración de columna recomendada para la vista del presupuesto de Costos de mano de obra en tiempo real.

 Importante
Esta es una vista del presupuesto recomendada. El Administrador de Procore  de su compañía crea las vistas del presupuesto utilizadas en sus proyectos, por lo que la configuración de las columnas que se detallan a continuación pueden ser diferentes en su entorno. Para otras recomendaciones de vista del presupuesto, ver ¿Qué vistas del presupuesto debería añadir a mi proyecto de Procore?

Monto de OC aprobadas

Con esto, se agrega una columna de origen llamada "Monto de OC aprobadas". Debe añadir esta columna antes de poder añadir una columna calculada llamada "Monto del presupuesto revisado". Una vez creada, asegúrese de ocultar la columna como se describe en los siguientes pasos.

Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. Haga clic en Crear columna de origen.
  2. En la columna de origen nueva, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna.  Escriba el nombre: Monto de OC aprobadas
    • Columna de origen. Seleccione Primario
  3. Coloque una marca en la casilla de Órdenes de cambio . 
  4. En Estado, coloque una marca en la casilla deAprobado
  5. Haga clic en Crear.
  6. Oculte la casilla de la vista del presupuesto quitando la marca de la casilla de la Monto de OC aprobadas .
rtlc-approved-cos-amount.png

Cantidad por unidad de OC aprobadas

Con esto, se añade una columna de origen llamada "Cantidad por unidad de OC aprobadas". Debes añadir esta columna antes de poder añadir una columna calculada llamada "Unidades revisadas". Una vez creada, asegúrese de ocultar la columna como se describe en los siguientes pasos.

Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. Haga clic en Crear columna de origen.
  2. En la columna de origen nueva, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna.  Escriba el nombre: Cantidad por unidad de OC aprobadas
    • Columna de origen. Seleccione Cantidad por unidad primaria
  3. Coloque una marca en la casilla Cantidad por unidades de órdenes de cambio 
  4. En Estado, coloque una marca en la casilla deAprobado
  5. Haga clic en Crear.
  6. Oculte la casilla de la vista del presupuesto quitando la marca de la casilla de Cantidad por unidad de OC aprobadas.
rtlc-approved-cos-unit-qty.png

Unidades revisadas

Para añadir una columna calculada para "Unidades revisadas" a la vista del presupuesto del Costo de mano de obra en tiempo real. Asegúrese de crear primero la columna "Cantidad por unidades de OC aprobadas". Ver Cantidad por unidad de OC aprobadas. De lo contrario, no podrá crear esta columna.

Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. Haga clic en Crear columna calculada.
  2. En la nueva columna calculada, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna. Escriba el nombre:  Unidades revisadas
    • Formato. Seleccione el número
  3. Seleccione estas configuraciones de cálculo como se muestra en las listas desplegables:
    •  Cantidad por unidad de presupuesto
    • Signo más (+)
    • Cantidad por unidad de OC aprobadas
  4. Haga clic en Crear.
rtlc-revised-units.png

Unidad de medida de presupuesto

Para añadir una columna estándar de "Presupuesto de unidad de medida" a la vista del presupuesto de Costos de mano de obra en tiempo real. También debe eliminar todas las otras columnas del Presupuesto estándar. 

Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. En el Presupuesto estándar, coloque una marca en la casilla de Unidad de medida de presupuesto
  2. Elimine las marcas de todas las columnas del Presupuesto estándar
rtlc-budget-uom.png

Monto del presupuesto revisado

Para añadir una columna calculada para "Unidad de medida presupuestada" a la vista del presupuesto de Costos de mano de obra en tiempo real. 

Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. Haga clic en Crear columna calculada.
  2. En la nueva columna calculada, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna. Escriba el nombre:  Monto del presupuesto revisado
    • Formato. Seleccione lamoneda. 
  3. Seleccione estas configuraciones de cálculo como se muestra en las listas desplegables:
    • Monto del presupuesto original
    • Signo más (+)
    • Monto de OC aprobadas
  4. Haga clic en Crear.
rtlc-revised-budget-amount.png

Costo real

Para añadir una columna de origen para el "Costo real" a la vista del presupuesto de Costo de mano de obra en tiempo real. 

 Nota

Para las compañías que utilizan la herramienta de integración de ERP:

  • Sage 300 CRE® puede agregar esta columna sólo si la herramienta de Costos indirectos está habilitada. 
  • Para otras integraciones de ERP (Viewpoint® Vista™, Integration by Procoreo Sage 100 Contractor®), la "Columna fuente" que aparece a continuación debe establecerse en la columna "Costos de ERP para el trabajo hasta la fecha" (en lugar de "Costos indirectos").
Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. Haga clic en Crear columna de origen
  2. En la columna de origen nueva, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna.  Escriba el nombre: Costo real
    • Columna de origen. Seleccione Costos indirectos
  3. Coloque una marca en la casilla de Costos indirectos .
  4. Haga clic en Crear.
rtlc-actual-cost.png

Unidades reales

Para añadir una columna de origen de "Unidades reales" a la vista del presupuesto de Costos de mano de obra en tiempo real. 

 Nota
En el caso de las compañías que utilizan la herramienta de integración de ERP, tenga en cuenta que NO podrá configurar una columna de "Unidades reales" en una vista del presupuesto a menos que la herramienta de costos indirectos esté activada y esté utilizando el conector Sage 300 CRE® para sincronizar las transacciones de costos de proyecto. Ver Añada las columnas para la sincronización de las transacciones de costos de proyecto a una vista del presupuesto para integraciones de ERP.
Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. Haga clic en Crear columna de origen
  2. En la columna de origen nueva, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna.  Escriba el nombre: Unidades reales
    • Columna de origen. Seleccione Cantidad por unidad de costos indirectos
  3. Coloque una marca en el casillero Cantidad por unidad de costos indirectos .
  4. Haga clic en Crear.
rtlc-actual-units.png

Costo unitario real

Para añadir una columna calculada de "Costo unitario real" a la vista del presupuesto de costos de mano de obra en tiempo real. 

 Nota

Para las compañías que utilizan la herramienta de integración de ERP, tenga en cuenta que NO podrá configurar una columna de "Unidades reales" en una vista del presupuesto a menos que la herramienta de Costos indirectos esté activada y esté utilizando el conector  Sage 300 CRE®para sincronizar las transacciones de costos de proyecto. Ver Añada las columnas para la sincronización de las transacciones de costos de proyecto a una vista del presupuesto para integraciones de ERP.

Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. Haga clic en Crear columna calculada.
  2. En la nueva columna calculada, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna. Escriba el nombre:  Costo unitario real
    • Formato. Seleccione Moneda
  3. Seleccione estas configuraciones de cálculo como se muestra en las listas desplegables:
    • Costo real
    • Signo de división (/)
    • Unidades reales
  4. Haga clic en Crear.
rtlc-actual-unit-cost.png

Horas de la hoja de tiempo

Para añadir una columna de origen de "Horas de la hoja de tiempo" a la vista del presupuesto de costos de mano de obra en tiempo real. Se recomienda que refleje tanto las entradas "Aprobado" como las "Pendiente" de la tarjeta horaria en su vista del presupuesto. Sin embargo, el Administrador de Procore de su compañía puede preferir el uso de una configuración diferente para la cuenta de su compañía. 

 Nota
Para añadir esta columna a la vista del presupuesto, la cuenta de su compañía debe utilizar las herramientas de productividad de campo de Procore. Un usuario con permiso de "Administrador" en la herramienta de Hoja de tiempo de la compañía también debe configurar los tipos de costo predeterminados para las entradas de la tarjeta horaria. Ver Configuraciones avanzadas: Hojas de tiempo a nivel Compañía.
Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. Haga clic en Crear columna de origen
  2. En la columna de origen nueva, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna.  Escriba el nombre: Horas de la hoja de tiempo
    • Columna de origen. Seleccione Horas de entrada de tarjeta horaria
  3. Coloque una marca en la casilla de Horas de entrada de tarjeta horaria.
  4. Para reflejar tanto las horas de entrada de tarjeta horaria Aprobadas y Pendientes en su vista del presupuesto, deje ambas casillas en blanco.
  5. Haga clic en Crear.
rtlc-timesheet-hours.png

Porcentaje de horas utilizadas

Para añadir una columna calculada para el "Porcentaje de horas utilizadas" a la vista del presupuesto del Costo de mano de obra en tiempo real. 

Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. Haga clic en Crear columna calculada.
  2. En la nueva columna calculada, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna. Escriba el nombre:  Porcentaje de horas utilizadas
    • Formato. Seleccione Porcentaje
  3. Seleccione estas configuraciones de cálculo como se muestra en las listas desplegables:
    • Horas de la hoja de tiempo
    • Signo de división (/)
    • Unidades revisadas
  4. Haga clic en Crear.
rtlc-percent-hours-used.png

Costo estimado en tiempo real

Para añadir una columna calculada de "Costo estimado en tiempo real" a la vista del presupuesto de costo de mano de obra en tiempo real. 

Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. Haga clic en Crear la columna calculada.
  2. En la nueva columna calculada, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna. Escriba el nombre:  Costo estimado en tiempo real
    • Formato. Seleccione Moneda
  3. Seleccione estas configuraciones de cálculo como se muestra en las listas desplegables:
    • Horas de la hoja de tiempo
    • Signo de multiplicación (*)
    • Costo unitario real
  4. Haga clic en Crear.
rtlc-estimated-real-time-cost.png

Horas restantes

Para añadir una columna calculada de "Horas restantes" a la vista del presupuesto de costo de mano de obra en tiempo real. 

 Nota
Para crear la columna de "Horas restantes", primero se deben crear las columnas "Unidades revisadas" y "Horas de la hoja de tiempo" como se describe arriba.
Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. Haga clic en Crear columna calculada.
  2. En la nueva columna calculada, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna. Escriba el nombre:  Horas restantes
    • Formato. Seleccione Número
  3. Seleccione estas configuraciones de cálculo como se muestra en las listas desplegables:
    • Unidades revisadas
    • Signo menos (-)
    • Horas de la hoja de tiempo
  4. Haga clic en Crear.
rtlc-hours-remaining.png

Paso 3: (Opcional) Oculte la vista de las columnas de presupuesto en blanco no utilizadas

Si ha creado la vista del presupuesto "Costo de mano de obra en tiempo real" desde la plantilla "Vista del presupuesto en blanco", algunas columnas pueden ocultarse de esta vista. Este es un paso opcional. 

Pasos desde la ventana Configurar columnas… Configuración
  1. En el Presupuesto estándar, la "Vista del presupuesto en blanco" está configurada para mostrar las siguientes columnas por defecto:
    • Modificaciones del presupuesto
    • Código de costo
    • Tipo de costo
    • División
    • Monto del presupuesto original
    • Subproyecto
  2. (Opcional) Oculte estas columnas quitando las marcas de estas casillas 
rtlc-hide-columns.png

Paso 4: Asignar una vista del presupuesto a un proyecto de Procore

 Recomendación
Después de completar todos los pasos anteriores, puede proporcionar a sus equipos del proyecto instrucciones para aplicar la vista del presupuesto a sus presupuestos del proyecto.  Para más detalles, ver Aplicar las opciones de Ver, Instantánea, Grupo y Filtro en una vista del presupuesto.