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Procore

Actualizar la plantilla de importación de compañías

IMPORTANT! In order to protect the integrity of your company’s data, Procore Employees are restricted from modifying the data that clients submit in all Procore Import Templates. This restriction applies to all data modifications, including correcting typographical errors. If Procore determines that errors are present in any Procore Import Template that you submit to Procore, it will be returned to you for correction. Please note that the import process may take up to 72 hours to process.

 

Objetivo

Actualizar la plantilla de importación de proveedores para la herramienta Directorio a nivel compañía y proyecto.

Contexto

Debido a su cargo en su compañía de Administrador de Procore o de Administrador del directorio de su proyecto, se le ha otorgado permiso de nivel de "Administrador" para el Directorio de la compañía, el Directorio del proyecto o ambos. Si es responsable de configurar la cuenta Procore de su compañía completa o responsable de configurar un proyecto nuevo, uno de los pasos de configuración necesario es rellenar la herramienta Directorio de Procore con su información de usuario (es decir, los usuarios son personas, como los empleados, que iniciarán sesión en Procore). También puede ser responsable de agregar cualquier registro de proveedor al Directorio (es decir, compañías de subcontratación, proveedores y/o vendedores). Para una visión general sobre el proceso de importación, consulte Solicitar importaciones de compañías y personas.

Antes de completar los pasos siguientes, siga los pasos en Descargar la plantilla de importación de compañía o usuario. Después de obtener su copia de la plantilla de importación del proveedor, siga los pasos siguientes para recopilar y formatear los datos de importación de su proveedor. Luego, cuando esté listo para enviar su solicitud, continúe con Enviar una plantilla de importación de compañía o usuario a Procore.

Cosas para considerar

  • Permiso de usuario requerido:
    • Para actualizar la plantilla de importación en el formato de Microsoft Excel: Ninguno.
  • Requisitos previos:
  • Requisitos de la plantilla de importación:
    Para consideraciones generales sobre la actualización de una plantilla de Excel, ver ¿Cómo preparo mis datos para importarlos a Procore?
    • ¡Importante! Para evitar fallas de importación:
      • El archivo XLSX debe estar formateado como una tabla.
      • NO elimine la fila del encabezado de la columna en la plantilla. 
      • NO cambie las etiquetas en la fila del encabezado de la columna en la plantilla. 
      • NO agregue nuevas columnas a la plantilla.
      • NO agregue columnas en blanco a la plantilla.
      • No haga agregue filas vacías (es decir, omita filas) a la plantilla.
  • Datos obligatorios de la columna:
    • La primera línea de la tabla debe incluir el encabezado, que define los campos en la tabla de Excel y la base de datos de proveedores de su compañía en Procore.
      • Los siguientes encabezados son compatibles: nombre*, entity_type, entity_ID, address, city, state, zip, country, business_phone, fax_number, email_address, primary_contact, trade_name, authorized_bidder, union_member, bidding_mbe_sbe, non_union_prevailing_wage, bidding_mbe_aabe, bidding_mbe_abe, bidding_mbe_hbe, bidding_mbe_nabe, bidding_mbe_wbe, bidding_mbe_dbe, bidding_mbe_hub, bidding_mbe_mbe, bidding_mbe_sdvosb, bidding_mbe_8a, bidding_affirmative_action, bidding_cbe, prequalified, license_number, default_bid_invitee, tags_keywords, lista de códigos de costo estándar.
      • Si la cuenta de su compañía ha habilitado la herramienta integración de ERP a nivel compañía, su plantilla está configurada para agregar automáticamente uno (1) de estos encabezados de columna: Sage 300 CRE® Códigos de costo, QuickBooks® Códigos de costo, o timberline_vendor_id (este campo se incluye solo para clientes con la integración de Sage Timberline Office (STO) heredada).
    • El proceso de importación fallará si modifica los valores en los encabezados de las columnas.
    • El proceso de importación fallará si inserta nuevas columnas, mueve columnas o elimina columnas de la plantilla.
    • El proceso de importación fallará si cambia el orden del encabezado de la columna en la plantilla.
  • Datos necesarios de la fila:
    ¡Importante! No hay límite en el número de filas que puede importar. Sin embargo, las filas no pueden estar en blanco.
    • Cada fila requiere un valor en la columna nombre para crear el registro de la compañía. Otros valores en la misma fila pueden estar en blanco.
    • Cada fila en la tabla corresponde a un proveedor individual.
    • El proceso de importación fallará si cambia el orden del encabezado de la columna en la plantilla.
    • El proceso de importación fallará si inserta nuevas columnas, mueve columnas o elimina columnas de la plantilla.
    • El proceso de importación fallará si modifica los valores en los encabezados de las columnas.

Pasos

  1. Abra la plantilla XLSX en Microsoft Excel. 
    La siguiente es una ilustración del libro utilizado para recopilar sus datos de importación. Hay tres (3) hojas de cálculo:
    • Instrucciones. Esta hoja de cálculo contiene información importante sobre cómo completar la plantilla. 
    • Datos de muestra. Esta hoja de cálculo contiene datos de muestra, instrucciones, enlaces a artículos útiles de soporte y pautas generales de importación. 
    • Agregar datos aquí. Esta hoja de cálculo es para su ingreso de datos. Comience sus ingresos en la celda A2. Cada partida (también conocida como "fila") corresponde a un único registro de usuario. 

      vendor-imports-workbook.gif
       
  2. Revise la información en la hoja de cálculo "Instrucciones". 
  3. Revise los ejemplos de ingreso de datos en la hoja de cálculo "Datos de muestra".
  4. Cuando esté listo para ingresar sus datos, haga clic en la hoja de cálculo "Agregar datos aquí".
  5. Complete el ingreso de datos de la siguiente manera:
    Nota: Un asterisco (*) denota un campo obligatorio. 

    vendor-import-name-to-country.gif
     
    1. nombre*
      Ingrese el nombre del proveedor/compañía exactamente como desee que aparezca en la herramienta Directorio. Los nombres de las compañías son sensibles a mayúsculas y minúsculas. Si su compañía ha habilitado la herramienta integración de ERP a nivel compañía, tenga en cuenta que su ingreso está sincronizado con un sistema ERP integrado que impone límites de caracteres en los nombres de proyectos importados. Para más detalles, ver ¿Cuál es la longitud máxima de caracteres para un "Nombre de la compañía" en la herramienta Directorio?
      ¡Importante!  Para evitar crear una entrada duplicada al importar entradas a un Directorio con registros existentes:
    2. entity_type
      Seleccione ABN (Número de Empresa Australiana) o EIN (Número de identificación del empleador) de la lista desplegable. Luego, ingrese el número de identificación de la entidad en el campo ID de entidad
    3. ID de entidad
      Si selecciona una opción de la lista tipo_entidad, debe introducir el número correspondiente aquí. Ver Número de Empresa Australiana o Número de identificación del empleador.
    4. dirección
      Ingrese la calle o dirección postal del proveedor/compañía.
    5. ciudad
      Ingrese el nombre completo de la ciudad (por ejemplo, San Diego, Seattle, Westchester). 
    6. estado
      Ingrese las dos letras de abreviatura del estado o territorio (por ejemplo, CA, WA, NY). Ver EE. UU.: Abreviaturas de estados.
    7. código postal
      Ingrese el código Zip de la compañía.
      ¡Recomendación! Si un código Zip contiene un cero adelante (por ejemplo, 92129, 98122, 10503), hay un problema conocido en Microsoft Excel relacionado con la visualización de números. Consulte el sitio web de Microsoft Office para obtener detalles: Visualización de números como códigos postales.   
    8. país
      Ingrese el nombre completo del país de la dirección de la compañía (por ejemplo, Estados Unidos o Canadá).

      vendor-import-bizphone-to-tradename.gif
       
    9. teléfono_laboral
      Introduzca el número de teléfono laboral del proveedor/compañía utilizando el formato NANP de número (por ejemplo, 805-555-0100). No utilice ESPACIOS o paréntesis como demarcadores. 
    10. número_fax
      Ingrese el número laboral de facsímil del proveedor/compañíausando el formato NANP de número (por ejemplo, 805-555-0101). No utilice ESPACIOS o paréntesis como demarcadores. 
    11. correo_electrónico
      Ingrese una (1) dirección de correo electrónico completa para el proveedor/compañía. Normalmente, esta es una dirección de correo electrónico comercial general (p. ej, info@ejemplo.com). Este campo no admite el ingreso de múltiples direcciones de correo electrónico.

    12. contacto_primario
      Ingrese una (1) dirección de correo electrónico completa para el contacto principal del proveedor/compañía. Normalmente, esta es la dirección de correo electrónico de una persona (por ejemplo, jsmith@ejemplo.com). Este campo no admite el ingreso de múltiples direcciones de correo electrónico. 
      ¡Importante! Para contacto_primario, debe haber una dirección de correo electrónico, y el usuario asociado con la dirección de correo electrónico deben tener un registro en la herramienta Directorio.

    13. nombre_de_especialidad
      Ingrese la especialidad del proveedor/compañía (por ejemplo, Hormigón o Albañilería). Si hay varias especialidades, use el símbolo de la barra vertical (|) como separador e incluya un solo ESPACIO a cada lado del símbolo de barra vertical (por ejemplo, Hormigón | Albañilería).
      Notas:

      • Para escribir el símbolo de barra vertical (|), mantenga presionada la tecla MAYÚS del teclado y luego presione la tecla de la barra invertida (\). En la mayoría de los teclados para inglés de Estados Unidos, la tecla de barra invertida está directamente arriba de ENTRAR o INTRO. Sin embargo, su teclado puede ser diferente. 

      • Las especialidades le permiten filtrar registros en el Directorio del proyecto. Ver Agregar o quitar especialidades. También le permiten crear rápidamente listas de ofertas con la herramienta de licitación de Procore. Ver Exportar la lista de ofertas de un paquete de ofertas a un PDF o CSV). 

  6. Consideraciones de tipo de compañía:
    Nota: Si las regulaciones locales, federales o estatales restringen la recolección de estos datos por parte de su organización, debe dejar esta celda en blanco. 

    vendor-import-biddinginfo.gif
     
    1. licitante_authorizado
      Seleccione "Sí" para indicar si el proveedor está autorizado para bid en todos los proyectos de su compañía (si está importando a nivel Compañía) o un proyecto específico (si está importando a nivel Proyecto). Seleccione "No" para indicar que el proveedor no está autorizado bidder. 
    2. miembro_de_sindicato
      Seleccione "Sí" o "No" para indicar si el proveedor es miembro de un sindicato. 
    3. bidding_mbe_sbe
      Seleccione "Sí" para indicar que la compañía está certificada en los EE. UU. por la Administración de Pequeñas Empresas como una Pequeña Empresa. Seleccione "No" para indicar que la compañía no está certificada como una pequeña empresa. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
    4. non_union_prevailing_wage
      Seleccione "Sí" para indicar que la compañía está sujeta a las determinaciones del salario general prevaleciente. Seleccione "No" para indicar que la compañía no está sujeta a estas determinaciones.
    5. bidding_mbe_aabe
      Seleccione "Sí" para indicar que la compañía está certificada en los EE. UU. por la Administración de Pequeñas Empresas como una Empresa Propiedad de una Minoría (por ejemplo, una compañía afroamericana de negocios). Seleccione "No" para indicar que la compañía no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
    6. bidding_mbe_abe
      Seleccione "Sí" para indicar que la compañía está certificada en los EE. UU. por la Administración de Pequeñas Empresas como una Empresa Propiedad de una Minoría (por ejemplo, una compañía asiático-americana de negocios). Seleccione "No" para indicar que la compañía no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No".
    7. bidding_mbe_hbe
      Seleccione "Sí" para indicar que la compañía está certificada en los EE. UU. por la Administración de Pequeñas Empresas como una Empresa Propiedad de una Minoría (por ejemplo, compañía hispana de negocios). Seleccione "No" para indicar que la compañía no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
    8. bidding_mbe_nabe
      Seleccione "Sí" para indicar que la compañía está certificada en los EE. UU. por la Administración de Pequeñas Empresas como una Empresa Propiedad de una Minoría (por ejemplo, compañía nativo-americana de negocios). Seleccione "No" para indicar que la compañía no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
    9. bidding_mbe_wbe
      Seleccione "Sí" para indicar que la compañía está certificada en los EE. UU. por la Administración de Pequeñas Empresas como una Empresa Propiedad de una Minoría (por ejemplo, compañía de negocios de propiedad de mujeres). Seleccione "No" para indicar que la compañía no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
    10. bidding_mbe_dbe
      Seleccione "Sí" para indicar que la compañía está certificada en los EE. UU. por la Administración de Pequeñas Empresas como una Empresa Propiedad de una Minoría (por ejemplo, compañía de negocios en desventaja). Seleccione "No" para indicar que la compañía no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
    11. bidding_mbe_hub
      Seleccione "Sí" para indicar que la compañía está certificada en los EE. UU. por la Administración de Pequeñas Empresas como una Empresa Propiedad de una Minoría (por ejemplo, compañía de negocios históricamente subutilizada). Seleccione "No" para indicar que la compañía no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
    12. bidding_mbe_mbe
      Seleccione "Sí" para indicar que la compañía está certificada en los EE. UU. por la Administración de Pequeñas Empresas como una Empresa Propiedad de una Minoría. Seleccione "No" para indicar que la compañía no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
    13. bidding_mbe_sdvosb
      Seleccione "Sí" para indicar que la compañía está certificada en los EE. UU. por la Administración de Pequeñas Empresas como una Empresa Propiedad de una Minoría (por ejemplo, pequeña compañía de propiedad de veteranos discapacitados durante su servicio). Seleccione "No" para indicar que la compañía no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
    14. bidding_mbe_8a
      Seleccione "Sí" para indicar que la compañía está certificada en los EE. UU. por la Administración de Pequeñas Empresas como una Empresa Propiedad de una Minoría (por ejemplo,  compañía en desventaja social o económica según el programa 8(a)). Seleccione "No" para indicar que la compañía no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
    15. bidding_affirmative_action.
      Seleccione "Sí" para indicar que la compañía está sujeta a una acción afirmativa al licitar. Seleccione "No" para indicar que el proveedor no está sujeto a acción afirmativa.  Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
    16. bidding_cbe
      Seleccione "Sí" para indicar que la compañía se registró en el Programa del Departamento de Desarrollo de Negocios Pequeños y Locales (DSLBD) como Compañía de Negocios Certificada (CBE). Seleccione "No" para indicar que la compañía no es un negocio basado en un distrito (es decir, en Washington D. C.).
    17. precalificado
      Seleccione "Sí" si el contratista está en la lista correspondiente de Contratistas precalificados para el estado en el que estará haciendo negocios. Seleccione "No" si el contratista no está en el listado. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 

      vendor-import-license-to-tags.gif
       
    18. número_de_licencia
      Ingrese la licencia de los contratistas estatales de la compañía. 
    19. invitado_a_licitar_predeterminado
      Ingrese la dirección de correo electrónico para el Invitado predeterminado a bid para esa compañía. Si hay varios invitados, use el símbolo de barra vertical (|) como separador e incluya un solo ESPACIO a cada lado del símbolo de barra vertical (por ejemplo, jsmith@ejemplo.com | mjones@example.com).
    20. etiquetas_palabras_clave
      Ingrese cualquier etiqueta de palabras clave para el proveedor aquí. Separe las entradas con una coma (,). Puede ingresar hasta 255 caracteres en este campo. 
  7. Códigos de costo:
    1. Lista de códigos de costos estándar
      ¡Importante! Los códigos de costos de su compañía o proyecto siempre deben agregarse, importarse o sincronizarse antes de importar proveedores. Ver Añadir y editar códigos de costo del proyectoSolicitar una importación de códigos de costo o Configurar las preferencias de código de costo para las integraciones ERP.
      • Si su compañía está utilizando una lista de códigos de costos estándar, ingrese la División y los códigos de costos apropiados. Por ejemplo, si tiene una estructura de código de costo de dos niveles, deberá ingresar el código de división y el código de costo (por ejemplo, 03-050). Para una estructura de código de costo de tres niveles, es posible que deba ingresar la división, división 1 y código de costo (por ejemplo, 03-10-050). 
      • Si desea asociar varios códigos con la compañía, separe cada código con el símbolo de barra vertical (|) y asegúrese de incluir un ESPACIO a cada lado del símbolo de barra vertical (por ejemplo, 03-050 | 03-100.  Ver Editar y agregar códigos de costos y descripciones.

        vendor-import-stdccs.gif
    2. Lista de códigos de costos de integración de ERP
      Si su compañía ha habilitado la herramienta integración de ERP a nivel compañía para un sistema ERP compatible, el encabezado de esta columna corresponde a su sistema ERP específico. Para cambiar el encabezado de la columna, haga clic en la columna Instrucciones. Luego, desplácese a la sección "Para completar esta plantilla". Luego, junto al paso 2, seleccione una de estas opciones:

      vendor-import-erp-ccs.gif
       
      • Seleccionar Integración/Ninguna
        Seleccione esta opción si su compañía NO ha habilitado la herramienta Integración de ERP. Nota: También seleccionará esta opción si está utilizando Procore + Viewpoint® Spectrum® o Procore + Integration by Ryvit. Estas integraciones NO le permiten actualmente importar códigos de costo (es decir, códigos de fase en Integration by Ryvit con un registro de proveedor. 
      • SAGE 300 CRE
        Seleccione esta opción si está utilizando Procore + Sage 300 CRE® y desea asociar códigos de costo con un registro de proveedor específico. VerSage 300 CRE®.
      • QuickBooks
        Seleccione esta opción si está utilizando Procore + QuickBooks® y desea asociar sus códigos de costos de QuickBooks con un proveedor específico. VerQuickBooks®.
      • timberline_vendor_id
        Seleccione esta opción si está utilizando la versión heredada de la integración de Procore + Sage Timberline Office (STO). Esto NO es común y tampoco está relacionado  con la integración actual Procore + Sage 300 CRE®. Nota: Aunque no es de uso común, también puede agregar datos de importación a esta columna si está almacenando el ID de proveedor de Timberline (también conocido como ID de Proveedor de contabilidad) en sus registros de proveedores.
  8. Después de completar la fila, el enfoque del sistema cambia a la primera celda de la siguiente fila disponible. Continúe con su ingreso de datos como desee.
  9. Elija Archivo > Guardar para guardar sus actualizaciones. 
  10. Cuando se complete el ingreso de datos, continúe con Enviar una plantilla de importación de compañía o usuario a Procore.

Ver también