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Ítem o configuración de Procore
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Consideraciones, limitaciones y requisitos
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ajustes de configuración y programación de sincronización
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- Limitaciones:
- Las integraciones están limitadas a (1) organización Xero™ por (1) sitio de Procore. Se necesitaría un sitio procore separado si desea conectar otra organización Xero™.
- Solo un Xero™ usuario puede autorizar la conexión entre (1) Xero™ organización y (1) sitio de Procore. Si está conectando varios sitios de Procore a varias organizaciones Xero™, se necesitarán usuarios Xero™ adicionales para configurar la autorización.
- Los datos de estas herramientas e ítems de Procore NO se sincronizan con Xero™:
- Contratos primarios/Órdenes de cambio de contrato primario (OCCP)
- Facturas y Pagos del Contrato Primario
- Presupuestos
- Tarjetas horarias/Hojas de tiempo
- Información adicional
- DATOS IMPORTABLES: El programa de sincronización de antecedentes automático es una vez que se sincronizan diariamente los proyectos (costos de proyecto) para los proyectos integrados.
- Las sincronizaciones a petición se pueden iniciar dentro de Procore para trabajos importables, proveedores, costos de trabajo y pagos de facturas de subcontratistas.
- DATOS EXPORTABLES: Otros registros exportables (proveedores y subcontratista facturas) deben ser aprobados/aceptados por un aprobador de contabilidad, que son los únicos usuarios que pueden iniciar la exportación de Procore a Xero™.
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estructura de desglose de trabajo (wbs)
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- Limitaciones:
- La longitud del código de costo no puede exceder los 30 caracteres.
- Máximo de 4000 códigos de costo en Procore porque no puede tener más de 4000 productos y servicios en Xero™.
- Deberá asignar el cuentas de compra y ventas a códigos de costo exportados en Xero™ manualmente. Puede hacerlo de forma masiva utilizando la función de importación/exportación en Xero™. Consulte la documentación deXero™ para obtener más detalles.
- Aspectos a tener en cuenta:
- Se recomienda encarecidamente utilizar una estructura de código de costo de un solo o dos niveles en Procore. Tenga en cuenta los tipos de costos se sincronizan con Xero™. Cada tipo de costo asignado a un código de costo creará un ítem separado en la lista de productos y servicios en Xero™.
- Se recomienda no utilizar productos y servicios existentes en Xero™ para su estructura de códigos de costo de Procore. Si desea utilizar productos y servicios existentes, se puede discutir con su Especialista en Implementación de Integración.
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Proyectos
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- Consideración:
- Los proyectos que están en curso o creados antes de la conexión de la integración no se pueden sincronizar. Los servicios profesionales para obtener ayuda con la integración de registros de proyectos en progreso/pre existentes están disponibles para una tarifa adicional.
- Requisitos previos:
- ¡Importante! Su nuevo proyecto debe utilizar la "Lista de códigos de costo estándar Xero™" para que el proyecto sea elegible para ser enviado a Xero™. Consulte Configurar preferencias de código de costo para Xero™.
- Un usuario debe crear el proyecto Procore en la herramienta Portafolio y luego enviarlo a la herramienta de integraciones ERP para que un aprobador contable lo acepte.
- La herramienta de integración ERP debe estar habilitada en el proyecto.
- El trabajo del sistema de ERP integrado debe agregarse como un proyecto de Procore.
- Limitaciones:
- Procore no admite actualmente subproyectos para proyectos Xero™ integrados.
- Los proyectos de Procore no se pueden eliminar. Sin embargo, puede cambiar su estatus a Inactivo.
- Si se agregan nuevos códigos de costo a un proyecto integrado, debe actualizarlos.
- Después de actualizar los códigos de costo en el proyecto, deberá reenviar el proyecto a ERP y exportarlo desde el filtro Listo para actualizar.
- Solución de problemas:
- Si el botón Enviar a ERP no está visible o disponible, verifique si ha configurado los códigos de costo del proyecto. Debe tener al menos un (1) código de costo configurado en el proyecto antes de poder enviarlo a la herramienta de integración ERP.
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Empresas
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- Aspectos para tener en cuenta
- Se recomienda encarecidamente que primero intente vincular cualquier proveedor Xero™ que ya exista en su Directorio de compañías de Procore cuenta.
- Requisitos previos
- Solo necesita vincular proveedores activos Xero™ que se utilizarán en nuevos proyectos de construcción que se administrarán en Procore. Los proveedores Xero™ inactivos deben archivarse.
- Una vez que un proveedor en Xero™ está vinculado a una compañía en Procore, cualquier cambio en la información de dirección no está sincronizada entre los dos sistemas porque la dirección de facturación de una compañía puede ser diferente a la dirección postal que un gerente de proyecto utiliza para contactar a la compañía/proveedor para correspondencias relacionadas con el proyecto.
- Información adicional
- Al ingresar datos en el campo "Nombre" en la subpestaña "General", tenga en cuenta que Xero™ impone un límite máximo de 41 caracteres en el campo "Nombre"
- Limitaciones:
- Solo puede recuperar un proveedor/compañía que se envió a la herramienta integraciones ERP de la compañía cuando aún no ha sido aceptado o rechazado por un aprobador contable.
- Si recupera correctamente un orden de cambio de la herramienta de integración ERP, se coloca en un estado editable en la herramienta Directorio.
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Compromisos
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- Limitaciones:
- Antes de que pueda desvincular un contrato en Procore, debe eliminar el contrato en Xero™.
- La sincronización automática por hora debe completarse antes de poder desvincular el contrato.
- Una vez que se restablece un contrato sincronizado y se elimina, los datos se eliminan permanentemente del sistema y no se pueden restaurar.
- Para agregar una partida (SOV) a un contrato, debe estar vinculada a un código de costo y categoría existente.
- Después de configurar el programa de sincronización de pagos de facturas, el proceso de sincronización solo es compatible con nuevos pagos de facturas. No se admitirá en pagos de facturas preexistentes.
- Preqrequisites:
- Antes de que pueda enviar un contrato (por ejemplo, orden de compra o contrato) a la herramienta de integración ERP, el contrato debe cumplir estos requisitos previos:
- Número de identificación. Debe tener 255 caracteres o menos.
- Título. El límite máximo de caracteres para este campo es de 255 caracteres.
- Compañía contratista. Debe estar vinculado a un contacto de Xero™.
- Estatus. Debe establecerse en el estatus "Aprobado".
- Partidas (SOV). Debe incluir al menos una (1) partida con un código de costo Xero™ (Nota: solo puede agregar una partida al SOV del contrato si está vinculado a un código de costo y categoría existente).
Nota: Las partidas del subcontratista (SSOV) NO se incluyen en la exportación a Xero™.
- Cualquier problema que conduzca al rechazo del contador debe abordarse en un contrato actualizado.
- Información adicional:
- Cuando se elimina un contrato sincronizado o orden de cambio de Procore, el acción de eliminación se captura en la subpestaña Historial de cambios del ítem individual.
- El campo Descripción de un contrato NO es obligatorio para exportar a Xero™.
- Una vez que se vuelve a enviar el contrato, el contador designado es alertado por una notificación automática por correo electrónico de Procore con el asunto " ERP Resumen diario de integraciones". Esto además de la notificación automática por correo electrónico.
- Los usuarios no pueden editar los pagos sincronizados en Procore.
- Los usuarios pueden agregar o editar archivos adjuntos en Procore.
- El usuario puede agregar o editar el número de pago en Procore.
- Los pagos sincronizados eliminados en Xero™ no se eliminan automáticamente de Procore. Para eliminar un pago sincronizado, comuníquese con el soporte.
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órdenes de cambio del contrato (OCC)
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- Requisitos mínimos de OCC:
Antes de que pueda enviar una OCC en la herramienta Órdenes de cambio a la herramienta de integración de ERP, la OCC debe satisfacer estos requisitos:
- Número de identificación. Debe tener 255 caracteres o menos.
- Fecha de creación. La fecha en que se creó la OCC en Procore no se exportará a Xero™. Este campo no se puede editar.
- Título. Debe tener 255 caracteres o menos.
- Compañía contratista. Debe estar vinculado a un proveedor de Xero™.
- Estatus. Debe ser "Aprobado".
- Partidas (SOV). Debe incluir al menos una (1) partida con un código de costo Xero™. (Nota: Solo puede agregar una partida al SOV del contrato si está vinculado a un código de costo y categoría existente).
- Información adicional:
- Fecha de creación. Este valor en este campo no se exporta desde Procore.
- Descripción: este valor en este campo no se exporta desde Procore.
- Limitaciones:
- Para agregar una partida (SOV) a un contrato orden de cambio, debe estar vinculada a un código de costo y categoría existente.
- Xero™ tiene una limitación en la que una partida del contrato no se puede modificar más de una vez en cualquier orden de cambio del contrato. Por lo tanto, si tiene un contrato orden de cambio que contiene más de una modificación para la misma partida del contrato, Procore sumará automáticamente el monto de los ítems y lo enviará a Xero™ como un valor único (agregado).
- Solo puede recuperar una orden de cambio que se envió a la herramienta integraciones ERP de la compañía cuando aún no ha sido aceptado o rechazado por un aprobador contable.
- Si recupera correctamente un orden de cambio de la herramienta de integración de ERP, se coloca en un estado editable en la subpestaña Órdenes de cambio en la herramienta Contratos.
- Para desvincular una OCC de Xero™, primero debe eliminar la OCC en Xero™. Consulte la documentación de Xero™ para obtener pasos.
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subcontratista facturas
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- Requisitos mínimos de factura:
- Antes de que pueda enviar una OCC en la herramienta Órdenes de cambio a la herramienta de integración de ERP, la OCC debe satisfacer estos requisitos:
- Compañía contratista. Debe estar vinculado a un proveedor de Xero™.
- Número de factura. Debe tener 255 caracteres o menos.
- Período de facturación. Seleccione el rango de fechas para el período de facturación. Procore selecciona automáticamente el período de facturación actual de forma predeterminada.
- Fecha de facturación. Procore selecciona automáticamente la fecha predeterminada definida en el período de facturación actual. Este es un campo obligatorio.
- Inicio del período. Procore selecciona automáticamente la fecha de inicio predeterminada definida en el período de facturación actual. Este es un campo obligatorio.
- Fin del período. Procore selecciona automáticamente la fecha de inicio predeterminada definida en el período de facturación actual. Este es un campo obligatorio.
- Fecha de pago. Ingrese la fecha en que se debe realizar el pago a la "Compañía contratista". Una factura subcontratista fallará en exportarse a Xero™ si este campo queda en blanco.
- Estatus. Debe ser "Aprobado".
- Partidas (SOV). Debe incluir al menos una (1) partida con un código de costo Xero™. (Nota: Solo puede agregar una partida al SOV del contrato si está vinculado a un código de costo y categoría existente).
- Información adicional:
- Fecha de facturación. Esta fecha en Procore se transfiere a Xero™ como fecha en una factura.
- Pago adeudado. Esta fecha en Procore se transfiere a Xero™ como la fecha de vencimiento de la factura.
Nota: Si el campo Pago adeudado está vacío, Procore no transferirá NINGUNA fecha. Esto permite que Procore calcule una fecha de vencimiento de factura en función de los términos establecidos para el proveedor.
- Método contable. Para órdenes de compra y contratos con una método contable basada en montos, Procore envía el monto en dólares para cada partida a Xero™. Para órdenes de compra y contratos con una unidad/cantidad método contable, Procore envía el cantidad facturado para cada partida a Xero™.
- Para desvincular una requisición de Xero™, primero debe eliminar la OCC en Xero™. Consulte la documentación de Xero™ para obtener pasos.
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PAGOS DE CONTRATOS EMITIDOS
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- Requisitos previos:
- La configuración Sincronizar pagos para facturas sincronizadas se puede establecer en cualquier frecuencia.
- La subcontratista factura para la que se realiza un pago primero debe exportarse a Xero™.
- Los pagos de facturas que desea sincronizar deben ingresarse en Xero™. Consulte la documentación de Xero™ para obtener pasos.
- Ítems admitidos:
El proceso de sincronización admite los siguientes pagos:
- Pagos de tarjetas de cheque y crédito en Xero™.
- Pagos completos y parciales en Xero™.
- Los cambios realizados en un pago después de sincronizarlo. Por ejemplo, anulando un cheque.
- Limitaciones:
- Después de configurar el programa de sincronización, el proceso de sincronización solo es compatible con pagos de facturas nuevos. No se admitirá en pagos de facturas preexistentes.
- Información adicional:
- Los usuarios no pueden editar los pagos sincronizados en Procore.
- Los usuarios pueden agregar o editar archivos adjuntos en Procore.
- El usuario puede agregar o editar el número de pago en Procore.
- Los pagos sincronizados eliminados en Xero™ no se eliminan automáticamente de Procore. Para eliminar un pago sincronizado, comuníquese con el soporte.
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Costos de TRABAJO
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- Información adicional
- Las transacciones relacionadas con los costos ingresadas o sincronizadas con Xero™ se enviarán a Procore como transacciones en la herramienta Costo directo. Las transacciones en Xero™ se sincronizan como transacciones de costos directos si cumple con los siguientes requisitos:
- Ingresado en Xero™ con tipo de transacción:
- Ingresar factura y tipo de transacción es "ACCPAY"
- Gastar dinero y tipo de transacción es "GASTAR"
- El Tipo de Transacción y Nota de Crédito es "ACCPAYCREDIT"
- Requisición sincronizada desde Procore como un tipo de transacción "ACCPAY"
- Asignado a un proyecto sincronizado (categoría de seguimiento)
- Asignado a un código de costo/tipo de costo sincronizado (ítem)
- Estatus = "Aprobado"
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