Yardi Aurar®: Guía de configuración

Tabla de contenido

Bienvenido a la Guía de configuración de Yardi Voyager®

En estas páginas, caminaremos a través de varias cosas clave que conocerán mientras prepara y completa su implementación de la integración de Yardi Voyager®.

Si tiene preguntas, asegúrese de enviarlos a su especialista en implementación de integración o a su Punto de contacto de Procore.

El menú de navegación a la izquierda lo guiará a través de cada una de las cosas clave que conocer y resaltará ítems de acción requerido de usted. 

Conceder el acceso de Procore a su entorno de Yardi Voyager®

Propósito y Contexto

Proporcionar acceso de Procore a su base de datos de Yardi Voyager® es el primer paso clave y debe completarse antes de que Procore pueda comenzar a configurar su integración. 

Durante este proceso, debe:

  • Cree un usuario en Yardi Voyager® que tendrá acceso a Yardi Voyager® interfaces.  Nota: El usuario no necesita acceso de inicio de sesión de front-end.
  • Configure el proveedor de interfaz de Procore en función de las configuraciones de integración de su elección tanto para la facturación de proveedores como para las entidades de costos de proyecto.
  • Otorgue acceso al proveedor de interfaz  de Procore a las propiedades de Yardi Voyager® que desea utilizar en Procore tanto para la facturación de proveedores como para las entidades de costos de proyecto.

Una vez completado, debe proporcionar lo siguiente en su contacto de Servicios de implementación de integración:

  • El nombre de usuario y contraseña del usuario que crea
  • Su URL Adenor (por ejemplo: https://www.yardipcv.com/8223tp7s7dev)
  • Su base de datos (por ejemplo, afqoml_itf70dev7)
  • Su WebServer (por ejemplo, PCV063W161)
  • Un PropertyId de cualquier propiedad a la que el proveedor de interfaz de Procore tiene acceso

Para completar estos pasos, le recomendamos que utilice la documentación oficial para Yardi Voyager®, ya que estos pasos podrían cambiar en cualquier momento. Para encontrar esa documentación, inicie sesión en Yardi Voyager® y busque los siguientes documentos:

  • Guía de configuración de la interfaz de facturación de proveedores
  • Guía de configuración de la interfaz de costo de proyecto

Estos documentos contienen explicaciones detalladas de la configuración del usuario de la interfaz, la configuración del proveedor y los pasos de configuración de propiedad necesarios. Algunas recomendaciones para completar los pasos se incluyen a continuación, pero la documentación más detallada se encontrará en la documentación oficial para Yardi Voyager®.

Consejos y cosas para saber

Configurar el proveedor de interfaz

Completar estos pasos proporcionan una serie de opciones de configuración útiles. Las configuraciones requeridas y opcionales se describen a continuación.

Procore tiene dos proveedores de interfaz requeridos. El proveedor que tendrá en su base de datos de Yardi Voyager® depende de cómo están actualizados sus complementos de Yardi Voyager®:

  • Proveedor de interfaz de facturación del proveedor:
    • Procore
    • Honest Buildings (para aquellos que utilizan la versión 16 o anterior de la interfaz de facturación del proveedor)
  • Proveedor de interfaz de costo de proyecto:
    • Procore JC
    • Honest Buildings JC (para aquellos que utilizan la versión 3 o anterior del complemento de interfaz de costo de proyecto)

Al configurar sus proveedores de interfaz, debe ingresar:

  • Para el proveedor de interfaz de facturación del proveedor:
    • Seleccione Ignorar la seguridad de la propiedad del proveedor en la importación
    • Ingrese un valor para los valores predeterminados del tipo de visualización pagadera: campo Costos de proyecto pagaderas
    • Ingrese un valor para los valores predeterminados del tipo de gasto pagadera: campo Gastos de costo de proyecto
    • Seleccione Ignorar la restricción en la exportación DE JE para el proveedor creado
  • Para el proveedor de la interfaz de costo de proyecto:
    • Ingrese un valor para el campo Tipo de gasto predeterminado del contrato 
    • Seleccionar Permitir que se importen los presupuestos
    • Seleccione Permitir que las revisiones de presupuesto se importen
    • Seleccione Ignorar la restricción en la exportación DE JE para el proveedor creado

Al configurar su proveedor de interfaz de costo de proyecto, se recomiendan las siguientes opciones:

  • Al seleccionar Permitir que el contrato se importe como aprobado, aprobará automáticamente cualquier subcontrato sincronizado de Procore a Yardi Voyager®.
  • Al seleccionar Permitir que las órdenes de cambio de contrato se importen como aprobadas, aprobarán automáticamente cualquier orden de cambio de contrato sincronizada de Procore a Yardi Voyager®.
Configurar el usuario de interfaz

El usuario de la interfaz de Procore nunca iniciará sesión a través del front-end. Por lo tanto, es importante que este usuario se adjunte a un grupo de usuarios que tenga los siguientes permisos de lectura/escritura:

  • Interfaces: Servicio web - Facturación de proveedores (núcleo y otro)
  • Interfaces: Servicio web - Costo de proyecto
Configurar la configuración de la propiedad

Para este paso, puede actualizar las listas de propiedades individuales o propiedades que contienen las propiedades a las que se debe otorgar acceso.

Planificación de su implementación de integración

Fase de preparación

Después de comprar la integración de Procore + Yardi Voyager®, esta fase incluye:

  1. Reciba el correo electrónico de bienvenida y la llamada inicial del programa
    Procore asigna su cuenta a un especialista en implementación de integración, que envía un correo electrónico de bienvenida a los ERP de implementación designados de su compañía. El correo electrónico contiene una selección de fechas/horas para programar su llamada inicial. Responda de nuevo para confirmar o sugerir un tiempo que funcione para los miembros requeridos en su equipo. 
  2. Prepárense para la llamada inicial
    Antes de esta reunión, complete estas tareas para asegurarse de que su Especialista en Implementación de Integración pueda probar nuestro acceso a Yardi Voyager® antes de la llamada y escalar cualquier problema:

Fase de implementación

Después de programar la llamada inicial de su compañía, esta fase incluye:

  1. Procore + Yardi Voyager® llamada inicial
    Aproximadamente 60 minutos
    Procore realiza una llamada inicial con el contacto de implementación ERP de su compañía y las partes interesadas designadas (es decir, normalmente, este administrador de Procore de su compañía, Yardi Voyager® administrador y administrador de TI). Las metas de esta llamada son a:
    • Analice su plan de implementación de Procore + Yardi Voyager®.
    • Proporcione a sus asistentes una vista general de la integración de Procore + Yardi Voyager®.
    • Coordine cualquier tarea de seguimiento relacionada con su plan de implementación.
    • Programe su llamada en vivo.
  2. Procore + Yardi Voyager® llamada en vivo
    Aproximadamente 60-90 minutos
    Procore realiza una llamada en vivo con el contacto de implementación ERP su compañía y las partes interesadas designadas. El objetivo de esta llamada es garantizar la finalización de estas tareas:
    • Revise los ajustes de configuración de la herramienta de integración de ERP.
    • Proporcione una vista general de cada pestaña en la herramienta de integración de ERP.
  3. Introducción a Procore + Yardi Voyager®
    Una vez completada la implementación, puede comenzar a utilizar la integración. También puede ponerse en contacto con su Especialista en Implementación de Integración de Procore durante los próximos 30 días. 

Administración de cambios y rol de aprobador contable

Cuando se activa su integración, su organización tendrá acceso a una nueva herramienta en Procore: la herramienta ERP integraciones. En esta herramienta, administrará el flujo de información entre Procore y Yardi Voyager®. 

Con esta herramienta para administrar datos integrados, la diferencia más importante entre Procore con y sin el Conector Yardi Voyager®. Tendrá que proporcionar a su Especialista en Implementación de Integración una lista de los usuarios que tendrán acceso a esta herramienta, llamada aprobadores contables, y las funciones de integración específicas que cada usuario debe administrar (por ejemplo, una aprobador contable puede permitirse enviar contratos y facturas a ERP, y otro puede permitirse enviar solo contratos).

Además de la aprobadores contables, también puede optar por dar a los usuarios acceso a la herramienta de integración de ERP en una capacidad de solo vista.

Finalmente, es posible que desee considerar quién entre los usuarios de su equipo del proyecto deben tener el habilidad para solicitar una importación de códigos de costo y costos indirectos de Yardi Voyager® o debería tener la habilidad para enviar datos del proyecto (como presupuestos o contratos) a la herramienta de integraciones ERP para su revisión por una aprobador contable.

Configurar sus códigos de costo estándar ERP habilitados

Los códigos de costo siempre se importan de Yardi Voyager® a Procore, y los únicos códigos de costo disponibles en un proyecto en Procore se originará en las categorías de costos en Yardi Voyager®. Procore admite entre 2 y 5 niveles de códigos.

Durante su implementación, deberá proporcionar a su especialista de integración de implementación el formato preferido de los códigos de costo que se utilizarán en Procore (ejemplo XX-XX-XXXX para un código de tres niveles o XX-XXXXXX para un código de dos niveles). Los códigos se crean dinámicamente en cada proyecto según el formato y los dígitos del código de categoría en el presupuesto original en Yardi Voyager®. Las divisiones que ha configurado en Yardi Voyager® no es necesario que coincidan con el formato que utilice en Procore.

Para completar la integración, deberá proporcionar:

  1. El formato deseado de sus códigos de costo
  2. Los nombres que le gustaría utilizar para las Divisiones.
Preparando para crear su lista de códigos de costo estándar de Procore

Para que el proceso de creación de su lista de códigos de costo estándar de Procore sea lo más fácil posible, le recomendamos que proporcione la siguiente información a su especialista en implementación de integración (IIS):

  1. Proporcione una exportación del gráfico de categorías en Yardi Voyager®
    Nota: Si desea mantener ciertas categorías de costos fuera de Procore, para su uso solo en Yardi Voyager®, informe a su IIS.
  2. Confirme el número de dígitos en los primeros y segundos niveles de los códigos de costo (p. ej., XX-XXXX o XXX-XXX)
  3. Proporcione los nombres que prefiera para las Divisiones (es decir, el primer nivel de cada Código de costo). Por ejemplo, si tendrá una serie de códigos de costo en el formato 100-XXX, entonces debe proporcionar el nombre del código de costo 100. 

Configurar tipos de costo estándar ERP habilitados

Al igual que los códigos de costo, los tipos de costo en Procore son obligatorios y deben importarse de Yardi Voyager® en sus proyectos. Los tipos de costo en Procore se vincularán a códigos de costo en Yardi Voyager®.

Si no está utilizando códigos de costo en Yardi Voyager®, Procore puede crear un tipo de costo genérico que se aplicará siempre que no se asigne ningún código de costo en Yardi Voyager®. Sin embargo, no podrá utilizar tipos de costo dentro de Procore en este caso; solo tendrá el tipo de costo genérico disponible para usted. También, incluso si está utilizando códigos de costo en Yardi Voyager®, Procore creará el tipo de costo genérico, porque los códigos de costo nunca se requieren en Yardi Voyager® incluso en los trabajos donde se utilizan. El tipo de costo genérico siempre se abreviará en Procore como "ERP", pero puede usar cualquier nombre que desee. 

Solo los empleados de Procore pueden crear tipos de costos estándar ERP habilitados, por lo que deberá proporcionar la información a su especialista en implementación de integración. Puede encontrar más información sobre cómo especificar sus tipos de costos a su contacto de implementación ERP en Solicitud para agregar tipos de costo estándar integrados con Yardi Voyager®.

Preparando su lista de proveedores

Una vez habilitada su integración de Procore con Yardi Voyager®, su equipo deberá completar el enlace entre sus compañías de Procore y Yardi Voyager® proveedores. Inmediatamente después de su entrada en vivo, deberá completar estos pasos para al menos los proveedores Yardi Voyager® asociados con sus primeros proyectos de Procore integrados. Sin embargo, le recomendamos que realice tiempo para completar estas tareas para su lista completa de proveedores, incluso si se le da algunas semanas para hacerlo.

Hay tres tareas asociadas; consulte los Tutoriales relacionados para obtener más información:

  1. Para proveedores que existen en Yardi Voyager® pero aún no en Procore, puede agregar un proveedor Yardi Desagregor® al directorio de compañías de Procore. 
  2. Para proveedores que existen en Yardi Voyager® pero que nunca se utilizarán en Procore, puede archivar® una Yardi proveedor Desavenador CRE en Procore.
  3. Para proveedores que existen tanto en Yardi Voyager® como en Procore, debe consolidar y vincular Yardi® proveedores a compañías procore. Este tutorial también explicará cómo fusionar compañías de Procore cuando tenga varias compañías de Procore que deben vincularse al mismo Yardi Voyager® proveedor.