Enviar alertas de asignación en Planificación de recursos

Las asignaciones le permiten administrar sus recursos asignándolos a proyectos.

Puede enviar alertas de asignación para notificar a las personas asignadas y compartir información clave sobre su asignación, como cuando tienen una nueva asignación o cuando hay actualizaciones de fechas, horas, proyectos o ubicaciones.

• Permisos de usuario requeridos

• Las alertas de asignación se pueden enviar a individuos o a varias personas asignadas.

• Si las alertas de asignación personalizadas están habilitadas para proyectos, se envían en lugar de la alerta de asignación predeterminada.

• Solo las alertas de asignación predeterminadas pueden solicitar una respuesta.

  • Dependiendo de su configuración, las personas pueden responder a las alertas por SMS o correo electrónico.

• Las alertas de asignación no se envían automáticamente cuando se realizan asignaciones de recursos de edición masiva o eliminación masiva.

• Desde la Lista de asignaciones, puede enviar alertas para asignaciones individuales o asignaciones múltiples.

• Desde los tableros de asignaciones o Gantt de asignaciones, puede enviar alertas de asignación para todas las asignaciones del proyecto en una fecha determinada o dentro de un intervalo de fecha determinado.

Puede enviar alertas de asignación de recursos desde los siguientes lugares en Planificación de recursos:

• Tableros de asignaciones

  • Envíe alertas a todas las personas asignadas para un proyecto para una fecha determinada o dentro de un intervalo de fechas.

• Asignaciones Gantt

  • Envíe alertas a todas las personas asignadas para un proyecto para una fecha determinada o dentro de un intervalo de fechas.

• Asignaciones Gantt (Beta)

  • Envíe alertas a todas las personas asignadas para un proyecto para una fecha determinada o dentro de un intervalo de fechas.

  • Envíe alertas a personas asignadas individuales o múltiples.

• Lista de asignaciones (Beta)

  • Envíe alertas a personas asignadas individuales o múltiples.

Desde los tableros de asignaciones, puede enviar alertas de asignación para todas las asignaciones del proyecto en una fecha determinada o dentro de un intervalo de fechas determinado.

1. Vaya a la herramienta Planificación de recursos a nivel compañía.

2. Haga clic en Asignaciones y seleccione Tableros de asignaciones.

3. Haga clic en los puntos suspensivos del proyecto para el que desea enviar la alerta de asignación.

4. Seleccione Enviar alertas de asignación.

5. Seleccione el intervalo de fechas de la alerta.

   • Día de visualización actual para enviar la alerta a todas las personas asignadas con una asignación en la fecha seleccionada

   • Seleccione Rango de fechas para enviar la alerta a todas las personas asignadas con una asignación dentro del intervalo de fechas seleccionado.

     1. Fecha de inicio. Seleccione la fecha de inicio del intervalo de fechas.

     2. Fin. Seleccione la fecha de finalización del intervalo de fechas.

        • Seleccione Fecha y seleccione la Fecha de finalización para elegir una fecha de finalización específica para el rango.

        • Seleccione Semanas e ingrese el Número de semanas para el intervalo de fechas.

6. Seleccione cuándo enviar la alerta:

   • Enviar inmediatamente. Seleccione esta opción para enviar la alerta inmediatamente y, a continuación, haga clic en Enviar.

   • Horario. Seleccione esta opción para programar el envío de la alerta en el futuro.

     1. Seleccione la fecha y la hora para enviar la alerta.

     2. Haga clic en Guardar.

   • Guardar borrador. Seleccione esta opción para guardar la alerta como borrador. A continuación, haga clic en Guardar.

7. Haga clic en Editar plantilla de alerta.

8. Introduzca el tema.

9.  

   Ingrese el contenido o mensaje de la alerta. Puede seleccionar tokens dinámicos para mostrar datos relevantes para el destinatario y su asignación. Mostrar/ocultar campos

    

   • Nombre de la persona asignada. El nombre y apellido de la persona asignada.

   • Correo electrónico de la persona asignada. La dirección de correo electrónico de la persona asignada.

   • Teléfono de la persona asignada. El número de teléfono de la persona asignada.

   • Título laboral de la persona asignada. El título laboral de la persona asignada.

   • Fecha de inicio de la asignación. La fecha de inicio de la asignación.

   • Fecha de finalización de la asignación. La fecha de finalización de la asignación.

   • Hora de inicio de la asignación. La hora de inicio de la tarea.

   • Hora de finalización de la asignación. La hora de finalización de la tarea.

   • Días laborables de asignación. Los días laborables de la asignación.

   • Nombre del proyecto. El nombre del proyecto.

   • Dirección del proyecto. La dirección del proyecto.

   • Ciudad del Proyecto. La ciudad del proyecto.

   • Estado del proyecto. El estado del proyecto.

   • Código Postal del Proyecto. El código postal del proyecto.

   • País del proyecto. El país del proyecto.

   • Número de proyecto. El número de proyecto.

   • Estado del proyecto. El estado del proyecto.

    

    

    

10. Seleccione el 'Tipo de mensaje'.

11. Haga clic en Revisar destinatarios.

12. Haga clic en Enviar.

Desde Gantt de asignaciones, puede enviar alertas para todas las asignaciones del proyecto en una fecha determinada o dentro de un intervalo de fecha determinado.

1. Vaya a la herramienta Planificación de recursos a nivel compañía.

2. Haga clic en Asignaciones y seleccione Asignaciones Gantt.

3. Seleccione Proyectos.
   

4. Haga clic en los puntos suspensivos del proyecto para el que desea enviar la alerta de asignación.

5. Seleccione Enviar alertas de asignación.

6. Seleccione las fechas de las tareas.

   • Seleccione Día de visualización actual para enviar la alerta a todas las personas asignadas con una asignación en la fecha seleccionada.

   • Seleccione Rango de fechas para enviar la alerta a todas las personas asignadas con una asignación dentro del intervalo de fechas seleccionado.

     1. Fecha de inicio. Seleccione la fecha de inicio del intervalo de fechas.

     2. Fin. Seleccione la fecha de finalización del intervalo de fechas.

        • Seleccione Fecha y seleccione la Fecha de finalización para elegir una fecha de finalización específica para el rango.

        • Seleccione Semanas e ingrese el Número de semanas para el intervalo de fechas.

7. Seleccione cuándo enviar la alerta:

   • Enviar inmediatamente. Seleccione esta opción para enviar la alerta inmediatamente y, a continuación, haga clic en Enviar.

   • Horario. Seleccione esta opción para programar el envío de la alerta en el futuro.

     1. Seleccione la fecha y la hora para enviar la alerta.

     2. Haga clic en Guardar.

   • Guardar borrador. Seleccione esta opción para guardar la alerta como borrador. A continuación, haga clic en Guardar.

8. Haga clic en Editar plantilla de alerta para editar la alerta de asignación.

   1. Introduzca el tema.

   2.  

      Ingrese el contenido o mensaje de la alerta. Puede seleccionar tokens dinámicos para mostrar datos relevantes para el destinatario y su asignación. Mostrar/ocultar campos

       

      • Nombre de la persona asignada. El nombre y apellido de la persona asignada.

      • Correo electrónico de la persona asignada. La dirección de correo electrónico de la persona asignada.

      • Teléfono de la persona asignada. El número de teléfono de la persona asignada.

      • Título laboral de la persona asignada. El título laboral de la persona asignada.

      • Fecha de inicio de la asignación. La fecha de inicio de la asignación.

      • Fecha de finalización de la asignación. La fecha de finalización de la asignación.

      • Hora de inicio de la asignación. La hora de inicio de la tarea.

      • Hora de finalización de la asignación. La hora de finalización de la tarea.

      • Días laborables de asignación. Los días laborables de la asignación.

      • Nombre del proyecto. El nombre del proyecto.

      • Dirección del proyecto. La dirección del proyecto.

      • Ciudad del Proyecto. La ciudad del proyecto.

      • Estado del proyecto. El estado del proyecto.

      • Código Postal del Proyecto. El código postal del proyecto.

      • País del proyecto. El país del proyecto.

      • Número de proyecto. El número de proyecto.

      • Estado del proyecto. El estado del proyecto.

       

       

       

9. Seleccione el 'Tipo de mensaje'.

10. Haga clic en Revisar destinatarios.

11. Haga clic en Enviar.

1. Vaya a la herramienta Planificación de recursos a nivel compañía.

2. Haga clic en Asignaciones y seleccione Gantt (Beta).

3. Haga clic con el botón derecho en el proyecto y seleccione Enviar alertas de asignación.

4. Seleccione a quién enviar la alerta.

   • Seleccione esta opción para enviarla a las personas asignadas el día de visualización actual.

   • Seleccione esta opción para enviar a personas asignadas dentro de un intervalo de fechas.

     1. Seleccione las fechas de inicio y finalización.

5. Opcional: Programar entrega

   1. Mueva el interruptor Programar entrega a la posición ENCENDIDO.

   2. Ingrese la fecha para enviar la alerta.

   3. Seleccione la hora a la que enviar la alerta.

6. Introduzca el tema.

7.  

   Ingrese el contenido o mensaje de la alerta. Puede seleccionar tokens dinámicos para mostrar datos relevantes para el destinatario y su asignación. Mostrar/ocultar campos

    

   • Nombre de la persona asignada. El nombre y apellido de la persona asignada.

   • Correo electrónico de la persona asignada. La dirección de correo electrónico de la persona asignada.

   • Teléfono de la persona asignada. El número de teléfono de la persona asignada.

   • Título laboral de la persona asignada. El título laboral de la persona asignada.

   • Fecha de inicio de la asignación. La fecha de inicio de la asignación.

   • Fecha de finalización de la asignación. La fecha de finalización de la asignación.

   • Hora de inicio de la asignación. La hora de inicio de la tarea.

   • Hora de finalización de la asignación. La hora de finalización de la tarea.

   • Días laborables de asignación. Los días laborables de la asignación.

   • Nombre del proyecto. El nombre del proyecto.

   • Dirección del proyecto. La dirección del proyecto.

   • Ciudad del Proyecto. La ciudad del proyecto.

   • Estado del proyecto. El estado del proyecto.

   • Código Postal del Proyecto. El código postal del proyecto.

   • País del proyecto. El país del proyecto.

   • Número de proyecto. El número de proyecto.

   • Estado del proyecto. El estado del proyecto.

    

    

   
   

8. Guarde o envíe la alerta.

   • Haga clic en Guardar borrador para guardar la alerta como borrador.

   • Haga clic en Enviar para programar o enviar inmediatamente las alertas.

1. Vaya a la herramienta Planificación de recursos a nivel compañía.

2. Haga clic en Asignaciones y seleccione Lista de asignaciones.

3. Marque la casilla de verificación para cada asignación para la que desee enviar una alerta.

4. Haga clic en el icono de envío y seleccione cuándo enviar la alerta:

   • Enviar inmediatamente. Seleccione esta opción para enviar la alerta inmediatamente y, a continuación, haga clic en Enviar alertas.
     Nota: Esto enviará la alerta inmediatamente en función de la configuración de alerta predeterminada o de asignación de proyecto.

   • Horario. Seleccione esta opción para programar el envío de la alerta en el futuro.
     Nota: Puede editar o enviar la alerta programada en un momento posterior. Consulte Administrar alertas de asignación programadas.

     1. Seleccione la fecha y la hora para enviar la alerta.

     2. Haga clic en Programar envío.

   • Guardar borrador. Seleccione esta opción para guardar la alerta como borrador. A continuación, haga clic en Guardar alertas en borrador.
     Nota: Puede editar o enviar el borrador en otro momento. Consulte Administrar alertas de asignación de borradores.