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Procore

(Beta) Crear una plantilla de flujo de trabajo personalizada para requisiciones

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Esta página detalla la funcionalidad que no está disponible en el entorno de producción de Procore. El acceso a las funciones documentadas aquí está limitada a clientes específicos de Procore que hayan firmado el acuerdo requerido para participar en el programa Beta de la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía de Procore. El contenido de esta página es únicamente con fines informativos y todo el contenido de esta página está sujeto a cambios sin previo aviso. Para obtener más información, consulte Acerca del programa Beta de flujos de trabajo.

Objetivo

Crear un flujo de trabajo personalizado para subcontratista facturas utilizando la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.

Fondo

En Procore, un flujo de trabajo es un proceso que define una ruta de aprobación.Sin embargo, un flujo de trabajo personalizado es un proceso que define una ruta de aprobación única que es específica de su organización y proyecto.

Ejemplo

Supongamos que desea que sus empleados utilicen la política establecida de su organización para revisar las facturas de subcontratista enviadas por los contratistas que ha contratado para realizar el trabajo. Su compañía está utilizando la herramienta Facturación a nivel proyecto para subcontratista facturas y también ha optado por tener el "Contacto de factura" para cada "Compañía contratista" enviar una nueva factura "Borrador" cada mes.

Importante: En un flujo de trabajo personalizado para subcontratista facturas, enviar una nueva factura en el estatus "Borrador" es siempre la acción que desencadena su flujo de trabajo personalizado.

La siguiente ilustración muestra el flujo de trabajo que le mostraremos cómo crear en este tutorial. El flujo de trabajo que cree puede ser diferente. Para saber cómo planeamos incluir estos pasos en nuestro flujo de trabajo de ejemplo, consulte Planificar un flujo de trabajo personalizado.

v2-workflows-sub-invoices.png

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para agregar un flujo de trabajo personalizado:
      • Para crear un flujo de trabajo personalizado, permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.
        O
      • Para ser designado como creador de flujo de trabajo, permisos de nivel "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía con el permiso granular "Ver flujos de trabajo personalizados" y "Crear y editar plantillas de flujo de trabajo" habilitado en su plantilla de permisos
  • Requerimientos:
  • Información adicional:
    • El paso inicial en un flujo de trabajo personalizado es siempre estándar.Para los pasos posteriores, puede elegir entre tipos de pasos. Para obtener más detalles, consulte ¿Cuáles son los diferentes tipos de pasos en un flujo de trabajo personalizado?
    • En un flujo de trabajo personalizado, la creación de pasos se anida. Anidado significa que siempre se crea un paso posterior desde otro paso.
    • En Procore, una factura de subcontratista está asociada con un contrato o orden de compra. Los permisos para crear facturas subcontratista se administran en la herramienta Contratos a nivel proyecto. Sin embargo, una vez creado, también se puede acceder a subcontratista facturas desde la herramienta Facturación a nivel proyecto.

Pasos

Agregar un flujo de trabajo personalizado

  1. Navegue hasta la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.
  2. Haga clic en el botón Crear .
  3. En el cuadro de diálogo "Agregar un flujo de trabajo", haga lo siguiente:
     Nota
    Un asterisk ** a continuación indica que este es un campo obligatorio.
    • Nombre *. Ingrese un nombre para su nuevo flujo de trabajo.
    • Herramienta *. Seleccione la herramienta y el ítem para los que está creando el nuevo flujo de trabajo.
      Ejemplo

      En este ejemplo, crearemos un nuevo flujo de trabajo llamado "Aprobar requisición (proyectos comerciales)" para la opción "Requisición".

      workflows-add-a-workflow.png

  4. Haga clic en Crear.
    Procore abre automáticamente el creador de flujo de trabajo y crea un paso "Sin título" para usted.
     Propina
    ¿Cómo asigna el creador de flujo de trabajo automáticamente números de versión? Para obtener más información, consulte ¿Cómo se actualizan nuestros números de versión en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía?

Actualice el paso estándar inicial en el flujo de trabajo personalizado

El paso inicial en un flujo de trabajo personalizado para subcontratista facturas siempre es un paso estándar. Para los pasos posteriores, puede elegir entre tipos de pasos. Para obtener más información, consulte ¿Cuáles son los diferentes tipos de pasos en un flujo de trabajo personalizado?

  1. En el creador de flujo de trabajo, nombre el paso del flujo de trabajo inicial de la siguiente manera:
    • Haga clic en el icono de lápiz y luego escriba sobre el título del paso "Sin título" en el panel derecho. Luego presione la tecla RETURN.
      v2-workflows-pencil-icon.png
      O
    • Haga clic en el cuadro de texto y escriba sobre el paso "Sin título" en el panel derecho. Luego presione la tecla RETURN.
      v2-workflows-untitled-text-box.png
  2. En el paso del flujo de trabajo, actualice la sección "Detalles" de la siguiente manera:
    Ejemplo

    Para este ejemplo, nombramos el paso de flujo de trabajo inicial "Revisión de PM", que es corto para revisión del gerente de proyecto. En el siguiente paso, le mostraremos cómo completar el ingreso de datos en la sección "Detalles" que se muestra a continuación.

    v2-workflows-standard-step-details.png

     Nota
    Un asterisk ** a continuación indica un campo obligatorio.
    • Grupo responsable*. Select a role or group from the drop-down list. De forma predeterminada, "Creador del ítem" es la única opción disponible. Para subcontratista facturas, un "creador de ítems" es la persona que creó una factura en un proyecto. Depending on who has permission to create invoices in a project's environment, the 'Invoice Creator' could be an invoice contact (see Submit a New Invoice as an Invoice Contact) or an invoice administrator (see Create an Invoice on Behalf of an Invoice Contact). 
       Propina
      ¿No ve el grupo que desea?Puede crear un nuevo grupo en la lista desplegable Grupo responsable . Simplemente haga clic en el botón Agregar grupo en la parte inferior de la lista e ingrese un nombre para el grupo en el cuadro Nuevo grupo. Cuando esté listo para crear su nuevo grupo, haga clic en Crear grupo. Más tarde, al configurar el flujo de trabajo personalizado en los proyectos a los que está asignado, puede asignar miembros al grupo. Consulte Configurar un flujo de trabajo personalizado para las requisiciones en un proyecto.
    • Días para completar*. Ingrese un número en el primer cuadro. Luego seleccione Días hábiles de días hábiles de la lista desplegable. La opción predeterminada de Procore es Días calendario. Esto define la cantidad de días en que el "Grupo responsable" debe completar el paso del flujo de trabajo. Una vez que pase la cantidad de días, Procore envía un recordatorio automatizado una vez por día hasta que se complete el paso.
    • Estatus del ítem*. Seleccione el estatus en el que el ítem debe estar en la lista desplegable. Esto define el estatus en el que debe estar la factura antes de que se pueda realizar el paso en el flujo de trabajo personalizado. Sus opciones para este paso inicial son:
    • Opcional: envíe correos electrónicos a la persona asignada y ____. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando el paso del flujo de trabajo NO se completa dentro del número de días especificados anteriormente. Los grupos predeterminados incluyen:
  3. Elija entre las siguientes opciones para agregar los siguientes pasos a su flujo de trabajo personalizado:
     Nota
    Puede crear cualquier tipo de paso a partir del paso estándar inicial. Para obtener más información, consulte ¿Cuáles son los diferentes tipos de pasos en un flujo de trabajo personalizado?

Agregar un paso condicional a un flujo de trabajo personalizado

Debido a que la política de aprobación de nuestra organización requiere el grupo responsable para el paso del flujo de trabajo inicial para enviar facturas con montos de $100,000,00 o superior a otra autoridad de firma, agregaremos un paso condicional a continuación.

  1. Resalte el paso estándar inicial en el flujo de trabajo personalizado.
  2. En la sección "Respuestas", haga clic en Agregar para agregar una respuesta.
    v2-workflows-conditional-add-response.png
  3. En la sección "Respuestas" en el panel derecho, haga lo siguiente:
    1. Si la respuesta es. Seleccione la respuesta deseada de la lista desplegable. Estas opciones corresponden al acciones realizado por el "Grupo responsable" asignado al paso del flujo de trabajo. En este ejemplo, el gerente de proyecto es responsable de cambiar el estatus de la factura después de revisarlo para integridad y precisión.
      • Devolver. Esta opción se puede seleccionar para corresponder a la acción de cambiar el estatus de la factura a Revisar y volver a enviar. Para este ejemplo, elegiremos esta opción.
      • Rechazar. Esta opción también se puede seleccionar para que correspondan a la acción de cambiar el estatus de la factura a Revisar y volver a enviar. Por este ejemplo, NO elegiremos esta opción.
      • Aprobar. Esta opción corresponde al acción de cambiar el estatus de la factura a Aprobar.
    2. Ir a paso. Seleccione el tipo de paso que desea crear. Sus opciones incluyen:
       Nota
      Para obtener más información sobre los tipos de pasos que puede agregar a un flujo de trabajo, consulte ¿Cuáles son los diferentes tipos de pasos en un flujo de trabajo personalizado?
    3. Ingrese un nombre para su paso en el cuadro de texto.
      Ejemplo
      Por este ejemplo, nombraremos el paso <$99,999.00 porque, en nuestra organización, un Gerente de Proyecto tiene la autoridad para aprobar facturas de pago cuando son de $100,000.00. La siguiente imagen muestra la configuración del nuevo paso condicional.
      v2-workflows-conditional-step.png
    4. Haga clic en Crear nuevo paso.
  4. Después de crear el paso condicional, puede definir su condición de la siguiente manera:
    • Cuando. Seleccione la primera parte del desarrollo de la declaración condicional. Elija entre lo siguiente:

      Condición Definición
      Monto neto El monto facturado en la factura con retención aplicada.
      Valor del contrato original El contrato de monto del SOV original asociado con la factura.
    • Es. Para subcontratista facturas, sus opciones de la declaración de condición del paso incluyen estas opciones:
       Importante
      Lasa en la declaración de condición predeterminada de Procore admite declaraciones de desactivación. Sin embargo, NO admite estrictas restricciones a la vida. Si se requiere el paso de su flujo de trabajo para expresar una estricta desigualdad, es importante escribir su declaración de condición como se expresa en los ejemplos a continuación.
      • Mayor que. Si su organización requiere firmas adicionales para los montos que son mayores o iguales a $100,000, deberá ingresar $99,999 para la condición. Por este ejemplo, escribiremos la declaración de condición usando este método.
        O
      • Menos que. Si su organización permite a los gerentes de proyecto aprobar facturas que son inferiores o iguales a $100,000 para el pago, querrá ingresar $100,101 para la condición. 
    • Entonces. Seleccione un paso de la lista desplegable o cree uno nuevo haciendo clic en el botón Agregar paso . Para este ejemplo, hacer clic en Agregar paso y crearemos un nuevo paso estándar llamado Revisión de VP. Luego haga clic en Crear nuevo paso para agregarlo al flujo de trabajo personalizado.Para continuar definiendo el paso en esta sucursal, consulte Agregar otro paso estándar a un flujo de trabajo personalizado a continuación.
    • De lo contrario. Seleccione un paso de la lista desplegable o cree uno nuevo haciendo clic en el botón Agregar paso . Para este ejemplo, hacer clic en Agregar paso y crearemos un nuevo paso final llamado Pago de factura. Luego haga clic en Crear nuevo paso para agregarlo al flujo de trabajo personalizado. Para continuar definiendo el paso en esta sucursal, consulte Agregar un paso de finalización a un flujo de trabajo personalizado.

Agregar un paso estándar a un flujo de trabajo personalizado

Un paso estándar representa una sola acción o proceso dentro de un flujo de trabajo personalizado.Siempre se utiliza para definir el paso inicial en un flujo de trabajo personalizado, pero siempre puede incluir pasos estándar adicionales para definir los acciones posteriores.

  1. Resalte el paso estándar que desea modificar. En nuestro ejemplo, resaltaremos el paso llamado "Revisión de VP".
  2. Opcional: En el creador de flujo de trabajo, cambie el nombre del paso del flujo de trabajo como desee:
    • Haga clic en el icono de lápiz y luego escriba sobre el título del paso existente en el panel derecho.
      O
    • Haga clic en el cuadro de texto en el panel derecho y escriba un título.
  3. En el paso del flujo de trabajo, actualice la sección "Detalles" de la siguiente manera:
     Nota
    Un asterisk ** a continuación indica un campo obligatorio.
    • Grupo responsable*. Seleccione un rol o grupo de la lista desplegable. De forma predeterminada, "Creador del ítem" es la única opción disponible. Para subcontratista facturas, un "creador de ítems" es la persona que creó una factura en un proyecto. Depending on who has permission to create invoices in a project's environment, the 'Invoice Creator' could be an invoice contact (see Submit a New Invoice as an Invoice Contact) or an invoice administrator (see Create an Invoice on Behalf of an Invoice Contact). 
       Propina
      ¿No ve el grupo que desea?Puede crear un nuevo grupo en la lista desplegable Grupo responsable . Simplemente haga clic en el botón Agregar grupo en la parte inferior de la lista e ingrese un nombre para el grupo en el cuadro Nuevo grupo. Cuando esté listo para crear su nuevo grupo, haga clic en Crear grupo. Más tarde, al configurar el flujo de trabajo personalizado en los proyectos a los que está asignado, puede asignar miembros al grupo. Consulte Configurar un flujo de trabajo personalizado para las requisiciones en un proyecto.
    • Días para completar*. Ingrese un número en el primer cuadro. Luego seleccione Días hábiles de días hábiles de la lista desplegable. La opción predeterminada de Procore es Días calendario. Esto define la cantidad de días en que el "Grupo responsable" debe completar el paso del flujo de trabajo. Una vez que pase la cantidad de días, Procore envía un recordatorio hasta que se complete el paso.
    • Estatus del ítem*. Seleccione el estatus en el que debe estar el ítem para activar el paso en el flujo de trabajo. Para obtener más información sobre los estatus disponibles, consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados de las facturas Procore?
    • Opcional: envíe correos electrónicos a la persona asignada y ____. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando se complete el paso de flujo de trabajo.Los grupos predeterminados incluyen:
      • Administrador de flujo de trabajo. Un administrador de flujo de trabajo es un usuario de Procore que debe estar designado en un proyecto.
      • Creador del ítem. Un creador de ítem es un usuario de Procore que creó el contrato en un proyecto.
      • Grupo de distribución. Este es un grupo predeterminado para este flujo de trabajo personalizado en la herramienta Flujos de trabajo. Después de publicar este flujo de trabajo y asignarlo a un proyecto, puede definir diferentes miembros del grupo al configurar el flujo de trabajo personalizado en las herramientas de contratos a nivel proyecto.
  4. Elija entre estas opciones para agregar el siguiente paso a su flujo de trabajo personalizado:

Agregar un paso final a un flujo de trabajo personalizado

Un paso final define el final de un flujo de trabajo. Por ejemplo, en su proceso de facturación subcontratista, agregaría un paso final para indicar que se ha aprobado una factura y que se han cumplido todas las condiciones. Un paso final indica que el flujo de trabajo personalizado está completo y está listo para ser pagado.

  1. Resalte el "Paso de finalización" que desea modificar. En nuestro ejemplo, resaltaremos el paso llamado "Factura de pago".
  2. En la sección "Detalles" del panel derecho, haga lo siguiente:
     Nota
    Un asterisk configurable indica que el campo es obligatorio.
    • Estatus del ítem*. Seleccione un estatus de factura de la lista desplegable.To learn about the available statuses, see What are the default statuses for Procore invoices?
    • Opcional: envíe correos electrónicos a la persona asignada y ____. Seleccione los grupos o roles que deben recibir una notificación automática cuando se complete el paso de flujo de trabajo.
  3. Elija entre estas opciones:
    • Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión numerada "Borrador". Elija esta opción cuando aún esté trabajando en su flujo de trabajo personalizado.
      O
    • Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada. Elija esta opción cuando esté listo para asignar su flujo de trabajo a un proyecto.
  4. Elija entre estas opciones para agregar el siguiente paso a su flujo de trabajo personalizado:

Agregar un paso de terminación a un flujo de trabajo personalizado

  1. Resalte el paso que desea modificar. Por ejemplo, resalte el paso inicial "Revisión de PM" para que podamos agregar un paso de terminación para las facturas que el gerente de proyecto rechaza.
  2. En la sección "Respuestas", haga clic en Agregar.
  3. Haga lo siguiente:
    1. Si la respuesta es. Seleccione la respuesta deseada de la lista desplegable. Estas opciones corresponden al acciones realizado por el "Grupo responsable" asignado al paso del flujo de trabajo. En este ejemplo, el gerente de proyecto es responsable de cambiar el estatus de la factura después de revisarlo para integridad y precisión.
      • Devolver. Esta opción corresponde a la acción de cambiar el estatus de la factura a Revisar y volver a enviar.
      • Rechazar. Esta opción corresponde a la acción de cambiar el estatus de la factura a Rechazado. Para este ejemplo, seleccionaremos esta opción.
      • Aprobar. Esta opción corresponde al acción de cambiar el estatus de la factura a Aprobar.
    2. Ir a paso. Cree un paso de terminación haciendo clic en Agregar paso. A continuación, elija el botón de opción Paso de terminación e ingrese un nombre en el cuadro Nuevo nombre de paso . Luego haga clic en Crear nuevo paso.
  4. Elija entre estas opciones:
    • Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar una versión numerada "Borrador". Elija esta opción cuando aún esté trabajando en su flujo de trabajo personalizado.
      O
    • Guardar y publicar. Haga clic en este botón para crear una versión recién publicada. Elija esta opción cuando esté listo para asignar su flujo de trabajo a un proyecto.