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Procore

Flujos de trabajo heredados a nuevos flujos de trabajo: Guía de transición

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Tabla de contenido

Descripción general

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¿Está listo para trasladar su compañía a la nueva herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía de Procore? Lea esta guía para ayudar a su compañía a cambiar de la experiencia de flujos de trabajo heredada de Procore a la herramienta mejorada de Flujos de trabajo. 

Esta guía:

  • Compara y contrasta las diferencias clave entre la experiencia de flujo de trabajo nueva y la heredada.
  • Resalta las consideraciones importantes antes de realizar el cambio.
  • Ofrece instrucciones fáciles de seguir para un proceso de transición sin problemas.
  • Proporciona recursos adicionales para obtener más información y apoyo.

 

Comparación

A continuación, se muestran las diferencias entre las herramientas de flujos de trabajo de Procore, se resumen las acciones del usuario y se enumeran las herramientas de Procore que admiten ambas experiencias. 

Diferencias clave

Esta tabla resume las diferencias clave entre la nueva herramienta Flujos de trabajo y la experiencia heredada en Procore.

Categoría de característica Nueva herramienta de flujos de trabajo Herramienta de flujos de trabajo heredados
Creación y gestión Las empresas crean y administran sus plantillas de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo

Los usuarios autorizados crean y editan sus flujos de trabajo		 Procore Custom Solutions crea y administra flujos de trabajo para su compañía

Los usuarios de Procore no pueden crear ni editar flujos de trabajo
Pasos del flujo de trabajo Ver el historial detallado del flujo de trabajo de un ítem

Respuestas personalizadas disponibles

Pasos de condición para flujos de trabajo

Regrese los flujos de trabajo a cualquier paso anterior

Agregar varias personas asignadas a un flujo de trabajo o a un paso de flujo de trabajo

Reiniciar manualmente un flujo de trabajo		 Tipos de decisión limitados para múltiples respondedores

Solo se puede volver a los pasos anteriores con la asistencia de Procore
Compatibilidad Compatible con Contratos, Contratos primarios y herramientas de facturación modernizadas No es compatible con Contratos, Contratos primarios y herramientas de facturación modernizadas
Soporte y acceso El soporte al cliente de Procore puede anular el estado del flujo de trabajo.

Los usuarios administradores pueden actuar en nombre de las personas asignadas

Acceso ampliado a la API		 El servicio de atención al cliente de Procore no puede anular el estado del flujo de trabajo

Los usuarios administradores no pueden actuar en nombre de las personas asignadas 
Limitaciones Solo un (1) flujo de trabajo predeterminado por herramienta en cada proyecto de Procore Solo un (1) flujo de trabajo predeterminado por herramienta en cada proyecto de Procore

Soporte de herramientas

La herramienta Flujos de trabajo de Procore funciona con estas herramientas de Procore.

Herramientas a nivel compañía

Los usuarios pueden crear y administrar flujos de trabajo para estas herramientas a nivel compañía. Para obtener instrucciones, consulte Crear una plantilla de flujo de trabajo.

Herramienta de la compañía Flujo de trabajo ítem(s) Notas
Pagos Pago  

Herramientas de nivel proyecto

Los usuarios pueden crear y administrar plantillas de flujo de trabajo para estas herramientas de Procore en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía. Para saber cómo, consulte Crear una plantilla de flujo de trabajo.

 Nota:
Los usuarios también pueden crear y administrar plantillas de flujo de trabajo personalizadas para ítems en una herramienta a nivel proyecto. Procore guarda estas plantillas a nivel proyecto, lo que las distingue de las plantillas de flujo de trabajo a nivel compañía. Para habilitar esta función, consulte Habilitar plantillas de flujo de trabajo a nivel proyecto.
Herramienta de proyecto Flujo de trabajo ítem(s) Notas
Presupuesto Cambio del presupuesto  

Contratos 

 Contrato  
Orden de compra  
orden de cambio del contrato - Nivel único  
Orden de cambio del contrato: dos o tres niveles Los flujos de trabajo de varios niveles no son compatibles con 360 Reporting. 
orden de cambio potencial del contrato  
Correspondencias/Herramientas personalizadas

 		 Tipo de correspondencia/herramientas personalizadas Esta herramienta requiere que los usuarios seleccionen un tipo específico de correspondencia/herramientas personalizadas de una lista desplegable al agregar una plantilla de flujo de trabajo. 
Administración de documentos Documento Esta herramienta de administración de documentos solo está disponible en regiones seleccionadas y está visible como una selección en el menú Herramienta del Generador de flujo de trabajo cuando está habilitada en la cuenta Procore de su compañía. 
Facturación Requisición  
Contratos primarios 

Factura del propietario

  
Contrato primario  

Orden de cambio de contrato primario: un solo nivel

  
Orden de cambio de contrato primario: dos o tres niveles Los flujos de trabajo de varios niveles no son compatibles con 360 Reporting. 
Orden de Cambio Potencial de Contrato Primario  

 

 

Consideraciones

Descubra la nueva herramienta Flujos de trabajo, que se conecta con varias herramientas de Procore y ofrece automatización personalizable y permisos detallados. Antes de comenzar la transición de su equipo a la nueva experiencia de flujos de trabajo, tome nota de las posibles diferencias de funciones y comportamientos específicos de la herramienta. 

Descripción general de flujos de trabajo

  • Los flujos de trabajo se conectan con herramientas como Contratos (órdenes de compra, subcontratos y facturas de contratistas), Contratos primariosy Órdenes de cambio (órdenes de cambio de 1 nivel). Para obtener una lista completa, consulte ¿Qué herramientas de Procore admiten flujos de trabajo?
  • Habilita plantillas de flujo de trabajo automatizadas personalizadas. 

Paridad de características

La nueva herramienta Flujos de trabajo desbloquea nuevas y valiosas capacidades que no están disponibles en los flujos de trabajo heredados, lo que permite que su equipo se beneficie directamente de estos avances. Si bien no es una combinación perfecta en todas las funciones en comparación con las heredadas, el enfoque de autoservicio de la nueva herramienta reduce significativamente los retrasos asociados con el proceso de solicitud anterior, lo que le da a su empresa el control directo de sus flujos de trabajo.

Beneficios clave

  • Permisos granulares: Administre el acceso y los roles de los usuarios con mayor precisión y obtenga una mayor flexibilidad y control sobre sus flujos de trabajo a través de permisos detallados, un paso adelante de los flujos de trabajo heredados.
  • Acceso de administrador: Los administradores de herramientas obtienen automáticamente acceso completo a todos los permisos detallados dentro de los flujos de trabajo. Si este nivel de acceso predeterminado no se alinea con los protocolos de su organización, considere detenidamente su estrategia de actualización.

Nota importante

 Importante

Los flujos de trabajo heredados activos se reinician como "Borrador" en el nuevo sistema. Los proyectos sin flujos de trabajo configurados o predeterminados se detendrán para garantizar la coherencia de los datos, lo que impedirá un mayor progreso. Revise la siguiente información para obtener más detalles. 

Impacto en el historial de flujo de trabajo

En esta tabla, se detalla el comportamiento de transición del flujo de trabajo heredado. Considere detenidamente las implicaciones de este comportamiento antes de continuar con una transición a la nueva herramienta Flujos de trabajo. 

Flujo de trabajo ¿Qué sucede con los flujos de trabajo en la transición? Impacto en el historial de flujos de trabajo heredados en la nueva herramienta Flujos de trabajo
Flujos de trabajo completados Los flujos de trabajo heredados con estatus "Aprobado", "Anulado" o "Terminado" no se ven afectados. Disponible
Flujos de trabajo incompletos Flujos de trabajo en curso que se ejecutan activamente Los flujos de trabajo heredados pasan automáticamente al estado "Borrador", lo que permite a los equipos reiniciar los flujos de trabajo en la nueva experiencia.  Eliminado de forma permanente
Si un proyecto no tiene un flujo de trabajo heredado configurado o carece de un flujo de trabajo predeterminado, el progreso se detiene para garantizar la coherencia con la estructura de datos de la nueva experiencia de flujo de trabajo. No se produce ningún progreso adicional en la experiencia de flujo de trabajo heredada ni en la nueva.  Permanece en su estado actual

Pasos de transición

Antes de enviar una solicitud para realizar la transición a la nueva herramienta Flujos de trabajo, revise estos pasos y lea el contenido en la sección Recursos para ver los enlaces que ayudarán a facilitar la transición de su compañía. 

Pasos

Paso 1: Prepárese y planifique su transición

¿Listo para saltar a la nueva herramienta Flujos de trabajo? Estos pasos lo guiarán a través de la comprensión de las diferencias clave con respecto a la herramienta heredada, revisando su configuración actual, planificando estratégicamente su cronograma de transición e incluso ofreciendo un entorno seguro proyecto prueba para realizar pruebas antes de realizar el cambio final.

Haga clic aquí para ver los pasos.  

  1. Revise y comprenda las diferencias entre las dos experiencias: 
    • Comprenda las capacidades de cada uno: familiarícese con las diferencias entre la herramienta Flujos de trabajo heredados y nuevos. Consulte la comparación para obtener más detalles.
    • Revise la instalación y configuración de sus flujos de trabajo heredados: Explore los Flujos de trabajo pestaña de la herramienta Flujos de trabajo heredados para comprender su configuración actual.
  2. Planifique cuidadosamente su transición y comprenda su marco de tiempo: 
    • Evalúe el alcance de la transición de su flujo de trabajo: determine la cantidad de plantillas de flujo de trabajo y proyectos que deben transferirse. Planifique su tiempo en consecuencia.
    • Realice pruebas opcionales en su entorno de proyecto prueba: aproveche el entorno de proyecto prueba mensual para simular la transición y probar los flujos de trabajo configurados sin afectar a los proyectos en vivo. Consulte ¿Qué es el entorno de proyecto prueba mensual? 

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Paso 2: Configurar sus flujos de trabajo heredados 

Con su plan de transición en marcha, es hora de arremangarse. Para cada plantilla de flujo de trabajo y proyecto que haya identificado, tendrá la opción de replicar las plantillas existentes, crear otras nuevas adaptadas a la nueva experiencia, actualizar configuraciones como personas asignadas y establecer plantillas predeterminadas para sus proyectos de Procore dentro del entorno heredado. 

Haga clic aquí para ver los pasos.  

  1. (Opcional) Replique sus plantillas existentes, si es necesario. Utilice el Flujos de trabajo pestaña para replicar las plantillas existentes como desee.
  2. Cree nuevas plantillas de flujo de trabajo, si es necesario. Cree las nuevas plantillas de flujo de trabajo necesarias para la nueva experiencia.
  3. Actualizar configuraciones. Modifique la configuración y las asignaciones a nivel proyecto para sus plantillas. Por ejemplo, agregue personas asignadas a los pasos del flujo de trabajo. 
  4. Configure plantillas predeterminadas para sus proyectos de Procore. Configure un flujo de trabajo de proyecto predeterminado en la experiencia heredada para cualquier herramienta de Procore que requiera una plantilla predeterminada en la nueva experiencia. 

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Paso 3: Solicitud para habilitar la nueva experiencia de la herramienta Flujos de trabajo

Antes de que pueda sumergirse en la nueva herramienta Flujos de trabajo, se necesita un paso administrativo rápido. Su administrador de Procore deberá comunicarse con su Punto de contacto de Procore para solicitar la habilitación. Una vez que se otorga el acceso, se activa el botón "Configurar ajustes" en la herramienta Flujos de trabajo, lo que le permite enviar su solicitud de actualización y comenzar su transición.

Haga clic aquí para ver los pasos.  

  1. Habilitación de solicitudes:
    • Acción del administrador: Su administrador de Procore debe solicitar la habilitación de la nueva herramienta Flujos de trabajo a su Punto de contacto de Procore.
    • A la espera de acceso: El botón Actualizar en la herramienta Flujos de trabajo estará atenuado y deshabilitado hasta que Procore le proporcione acceso. 
  2. Enviar solicitud de actualización:
    • Configurar ajustes: Una vez otorgada la habilitación, navegue hasta la herramienta Flujos de trabajo y haga clic en "Configurar ajustes" para enviar su solicitud de actualización.

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Paso 4: Verificar y validar el éxito de la transición

¡Enhorabuena, ya casi llegas! Para garantizar un cambio exitoso a la nueva herramienta Flujos de trabajo, tómese un momento para verificar que todo funcione sin problemas. Esto implica iniciar nuevos flujos de trabajo, verificar los activos y validar las funcionalidades integradas de generación de informes y exportación de PDF, teniendo en cuenta algunas actualizaciones clave en la forma en que se presentan los datos. Hagamos una última comprobación.

Haga clic aquí para ver los pasos.  

Realice estos pasos para cada plantilla de flujo de trabajo y proyecto que identificó en su fase de planificación:

  1. Verifique una transición correcta a la nueva experiencia de la herramienta Flujos de trabajo:
    • Iniciar nuevos flujos de trabajo: inicie nuevos flujos de trabajo para confirmar que funcionan según lo esperado en la nueva experiencia.
    • Compruebe los flujos de trabajo activos: revise los flujos de trabajo en curso para garantizar una continuación sin problemas.
  2. Valide los flujos de trabajo en las funciones de generación de informes 360 y exportación de PDF:
    • Verificar informes 360: Comprenda las diferencias en los informes en comparación con los flujos de trabajo heredados (consulte Comparación). Tenga en cuenta la exclusión de las órdenes de cambio de varios niveles de los informes mejorados.
    • Verifique las exportaciones de PDF específicas de la herramienta: Confirme que el historial de flujo de trabajo está incluido en las exportaciones de PDF estándar y en cualquier formulario personalizado creado por Procore Custom Solutions.
      Ejemplo

      Los clientes existentes de Procore han colaborado con frecuencia con Procore Custom Solutions para desarrollar formularios personalizados y flujos de trabajo heredados personalizados para estas herramientas:

      • Contratos (órdenes de compra, contratos y facturas de contratistas)
      • Contratos primarios (contratos primarios)
      • Órdenes de cambio (órdenes de cambio de 1 nivel, 2 niveles y 3 niveles)

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Recursos

¿Buscas aún más detalles? Explore estos recursos adicionales, incluida la documentación y la información sobre los entornos de desarrollo de Procore, para profundizar su comprensión de los flujos de trabajo de autoservicio. 

Recursos adicionales

  • Entornos icon-external-link.png  de desarrollo en desarrolladores de Procore (para obtener información sobre los entornos de proyecto prueba de Procore)