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Procore

Crear y editar una plantilla de plan de acción a nivel proyecto

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Objetivo

Crear un plantilla de plan de acción a partir del nivel proyecto para la herramienta Planes de acción.

Contexto

Las plantillas se pueden crear a nivel compañía o proyecto, lo que le permite utilizar fácilmente la misma estructura de planes acción en todo su proyecto sin necesidad de volver a crear plantillas con requisitos similares varias veces. Las plantillas se pueden crear desde cero o se pueden crear a partir de plantillas que se crearon anteriormente a nivel compañía. 

Aspectos para tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Planes de acción del proyecto.
      O
    • Permisos de nivel "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Planes de acción del proyecto con el permiso granular "Crear y editar plantillas de proyecto" habilitado en su plantilla de permisos.
  • Información adicional:
    • La información general predeterminada y las secciones e ítems predeterminados se pueden cambiar mientras los usuarios con los permisos adecuados crean un plan de acción a partir de una plantilla.
    • Las plantillas de proyecto pueden tener el mismo nombre que las plantillas administradas a nivel compañía.
    • Cada campo de una plantilla de proyecto se puede completar y se copiará a planes de acción que se crean utilizando esa plantilla. 
    • Puede configurar plantillas en "Privadas" de forma predeterminada. Sin embargo, al crear un plan de acción a partir de una plantilla, los usuarios pueden seleccionar para que el plan acción sea privado o no.

Pasos

Agregar información general predeterminada

  1. Navegue hasta la herramienta Planes de acción a nivel proyecto.
  2. Haga clic en el icono Configuración icon-settings-gear-android.png de planes de acción .
  3. Navegue hasta la pestaña "Plantillas".
  4. Haga clic en +Crear plantilla.
  5. Seleccione crear una nueva plantilla a partir de una plantilla de compañía existente o para crear una nueva plantilla desde cero.
  6. Ingrese la información general.
  7. Continúe y agregue secciones e ítems predeterminados o haga clic en Guardar borrador o publicar.

Agregar secciones e ítems predeterminados

  1. Ingrese un nombre para la sección.
  2. Complete la información de cada ítem dentro de la sección:
    • En la columna "Título", ingrese un nombre para el ítem.
    • En la columna "Criterios de aceptación", ingrese los requisitos asociados con la finalización exitosa de este ítem.
    • En la columna "Referencias", haga clic en +Agregar referencias para agregar archivos al plan acción para referencia.
      • En la ventana "Agregar referencias", seleccione una herramienta y un objeto para hacer referencia o adjuntar uno o más archivos de su computadora y haga clic en Guardar.
        Nota: Los usuarios con los permisos adecuados para crear un plan de acción pueden eliminar estos archivos adjuntos o agregar sus propios archivos adjuntos al crear un plan de acción.
    • Debajo de la columna "Personas asignadas", haga clic en +Editar Personas asignadas para asignar partes responsables al ítem y designar las firmas que se solicitan.
      En la ventana "Editar Personas asignadas", complete lo siguiente:
      • En "Funcionalidad de bloqueo", seleccione el botón para una de las siguientes opciones: (Consulte
        What is 'Blocking Functionality' in an action plan?
        )
        • Se requiere la firma de la persona asignada para liberar el resto de la sección. Esto requerirá la firma de la persona asignada antes de que todos los ítems restantes en la misma sección se publiquen para completarse, pero permitirá completar los ítems liberados en otras secciones.
        • Se requiere la firma de la persona asignada para publicar el resto del plan. Esto requerirá la firma de la persona asignada antes de que todos los ítems de todas las secciones restantes se publiquen para completarse.
        • Ninguno. Esto permitirá que otros ítems publicados en el plan de acción se completen independientemente de cuándo la persona asignada de este ítem agregue su firma.
          Nota: La firma de la persona asignada debe estar marcada como "Requerida".
      • Haga clic en Seleccionar persona asignada y seleccione la entidad (por ejemplo, "contratista") para la parte responsable.
        Nota: Se pueden agregar usuarios específicos como personas asignadas cuando se realizan planes de acción.
      • Haga clic en Seleccionar Verificación método y seleccione el método que la parte responsable debe usar para verificar la finalización del ítem. Consulte Crear métodos Verificación del plan de acción.
        O
        Para crear una nueva método de verificación mientras crea la plantilla de plan de acción:
        • Haga clic en +Crear nuevo método de verificación.
        • Ingrese un nombre para el método de verificación.
        • Haga clic en Crear.
      • Si seleccionó la firma de la persona asignada requerida para liberar el resto de la sección o la firma de la persona asignada requerida para liberar el resto del plan como se indicó anteriormente: marque la casilla de verificación en la columna "Requerido" para requerir la firma de la persona asignada y bloquear los ítems restantes en la sección o en el plan hasta que esta persona asignada agregue su firma.
      • Haga clic en +Agregar persona asignada para agregar entidades adicionales para partes responsables adicionales.
      • Haga clic en Guardar.
        Notas:
        • Las personas asignadas que se agregan cuando se está creando o editando un plan de acción se consideran obligatorios y solo se pueden eliminar al crear o editar un plan de acción.
        • Las personas asignadas adicionales que se agregan mientras se realiza un plan de acción se consideran opcionales y se pueden eliminar mientras se realiza o se edita un plan de acción.
    • En la columna "Registros", haga clic en +Agregar registros para solicitar que se incluyan uno o más registros como parte de la finalización del ítem.
      • Haga clic en Inspecciones y marque una o más casillas de verificación junto a cada plantilla de inspección que desee utilizar para agregar o crear inspecciones para el ítem.
        Nota: Se requieren permisos de nivel "Solo lectura" o superior en la herramienta Inspecciones a nivel proyecto para solicitar registros mediante plantillas de inspecciones de proyectos.
      • Haga clic en Correspondencia y marque una o más casillas de verificación junto a cada tipo de correspondencia que desee utilizar para agregar o crear ítems de correspondencia para el ítem.
        Nota: Se requieren permisos de nivel "Solo lectura" o superior en uno de los tipos de correspondencia del proyecto para solicitar registros de correspondencia.
      • Haga clic en Formularios y marque una o más casillas de verificación junto a cada formulario que desee adjuntar como registro
        Nota: Se requieren permisos de nivel "Solo lectura" o superior en la herramienta Formularios a nivel proyecto para solicitar registros de formularios.
      • Haga clic en Submittals, Reuniones, Observaciones, Archivos adjuntoso Fotos y marque la casilla de verificación para solicitar ese registro.
      • Haga clic en Guardar después de seleccionar los registros solicitados para el ítem.
  3. Haga clic en +Agregar ítem para agregar un nuevo ítem dentro de la sección.
  4. Haga clic en +Agregar sección para agregar una nueva sección.
  5. Continúe agregando secciones y ítems según sea necesario.
  6. Haga clic en Guardar borrador o Publicar.

Copiar secciones e ítems en un plan de acción

  1. En "Secciones e ítems", busque la sección o el ítem que desea copiar.
  2. Si está copiando una sección, coloque el cursor sobre la barra de título de la sección y haga clic en Duplicar icon-duplicate.png.
    O
    Si está copiando un ítem, coloque el cursor sobre el ítem y haga clic en Duplicar icon-duplicate.png.
  3. Complete la información según sea necesario en la sección o ítem recién creado.
  4. Haga clic en Guardar borrador.
    O
    Haga clic en Publicar.

Edición masiva de ítems

  1. Marque las casillas de verificación junto a los ítems que desea editar.
  2. Seleccione Agregar, editar o reemplazar personas asignadas según el cambio que desea realizar.
    • Puede agregar personas asignadas, registros o referencias.
    • Puede editar los criterios de aceptación, las fechas de vencimiento o el estatus del ítem. 
    • Puede reemplazar personas asignadas y actualizar su método Verificación.
  3. Ingrese la nueva información.
  4. Haga clic en Guardar.

Reorganizar secciones o ítems

  1. Pase el cursor sobre el principio de la fila que tiene la sección o el ítem que desea mover.
  2. Haga clic y mantenga presionado el icono de agarre vertical (⋮⋮).
  3. Arrastre y suelte la fila para moverla hacia arriba o hacia abajo en el orden de la tabla.

Eliminar una sección o ítem

  1. Coloque el cursor sobre el final de la fila.
  2. Haga clic en el icon-delete-trash4.png icono.
  3. Haga clic en Eliminar.

Ver y editar una plantilla a nivel compañía a nivel proyecto

  1. Navegue hasta la herramienta Planes de acción a nivel proyecto.
  2. Haga clic en el engranaje de configuración para acceder a la configuración de los planes de acción.
  3. Navegue hasta la pestaña "Plantillas".
  4. Seleccione la plantilla de la compañía que desea administrar.
    Nota: El símbolo icon-company-level.png vectorial indica que la plantilla de plan de acción se administra a nivel compañía.
  5. Haga clic en el botón Editar para realizar cambios en la plantilla.
  6. Una vez que se hayan realizado cambios, haga clic en Publicar.
    Nota: Los cambios se guardan automáticamente.

Siguientes pasos