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Procore

Herramienta de licitación

Vista general

La herramienta de licitación a nivel proyecto de Procore le permite solicitar ofertas de los proveedores almacenados en la herramienta Directorio a nivel compañía. Con la herramienta Licitación, puede crear paquetes de licitación para sus proyectos y enviar invitaciones por correo electrónico a sus proveedores. El correo electrónico puede incluir sus documentos de oferta en un paquete descargado, o los proveedores pueden iniciar sesión en Procore para ver la información de la oferta. Los proveedores también pueden utilizar la herramienta para enviar ofertas utilizando valores de suma global, desgloses de nivel de código de costo e incluso desgloses por nivel de unidad/cantidad.

Características

  • Cree paquetes de licitación de proyectos que incluyan planos, especificaciones, archivos PDF y otros archivos pertinentes.
  • Inicie sesión en Procore como proveedor para enviar ofertas para un proyecto.
  • Realice un seguimiento del estatus de las ofertas de sus proveedores y compare sus ofertas lado a lado por código de costo.
  • Utilice las potentes funciones de búsqueda y filtrado de Procore para localizar rápidamente ofertas específicas.

Mejores prácticas

  1. Asegúrese de que el proyecto esté en la etapa de Licitación en la herramienta Administración del proyecto o que la etapa personalizada esté definida como una etapa de licitación.
  2. Asegúrese de que la fecha de vencimiento de la oferta sea correcta. Si recibe autorización para extender la oferta, tendrá que cambiar la Fecha de vencimiento de la oferta para reflejar esto; de lo contrario, es posible que los licitantes no puedan ingresar sus montos si están intentando ingresar sus cotizaciones después de la fecha de vencimiento de la oferta inicial.
  3. No agregue licitantes a la herramienta Directorio del proyecto. Agregue estos proveedores a la herramienta Directorio de su compañía
  4. No coloque los documentos de la licitación en una carpeta privada o bloqueada; no puede agregar carpetas bloqueadas o privadas a un paquete de licitación. 
  5. Asegúrese de no adjuntar una carpeta vacía a un paquete de licitación. Si lo hace, los licitantes verán una pantalla en blanco al descargar. 
  6. No puede agregar un archivo específico independiente de una carpeta a un paquete de licitación, debe adjuntar la carpeta completa.
  7. Asegúrese de haber seleccionado al menos un destinatario individual de cada compañía licitadora invitada. Si puede invitar a más de uno, incluso mejor, de esa manera, en caso de que un invitado esté de vacaciones, la compañía aún sabe que está invitado y puede responder en consecuencia.
  8.  Cree el directorio de nivel compañía con la mayor anticipación posible haciendo lo siguiente:
    • Asigne especialidades a cada proveedor para ayudarlo a buscar licitantes.
    • Elija los invitados a la licitación predeterminados para que se completen automáticamente cuando desee enviar su paquete de licitación.
  9. Cuando adjunte una carpeta a su paquete de licitación, tenga en cuenta que Procore está limitado a 255 caracteres, que incluye los nombres de archivo y carpeta.
  10. A continuación se muestra un ejemplo de estructura de carpetas que puede replicar para sus documentos de licitación. En esta estructura, si agrega un Apéndice actualizado a la subcarpeta 04 Correspondencia y Anexos, puede enviar una correspondencia con las carpetas actualizadas.

    Estructura de archivo de ejemplo :
    01 Documentos de licitación

    • 01 - Requisitos de seguro de RFP, certificado de seguro de muestra, etc. (cargue PDFS individuales para cada uno de estos documentos en esta subcarpeta)

    • 02 - Planos (y adjunte un PDF compilado de sus planos de oferta, o un PDF compilado por disciplina, para que la subcarpeta pueda contener PDF individuales para arquitecturas compiladas, civiles, estructurales, eléctricas, mecánicas, etc.)

    • 03 - Especificaciones (y adjunte un PDF recopilado con las especificaciones de su licitación)

    • 04 - Correspondencia y Addenda
       

  11. Marque la casilla junto a "Permitir que los licitantes agreguen partidas adicionales a sus hojas de oferta" para que los licitantes puedan agregar un código de costo y ofertar en un alcance adicional que no se les asignó. Además, si no tiene códigos de costo en la subpestaña Información del licitante de la compañía, o si olvidó invitarlos a ofertar por códigos de costo específicos del proyecto, aún pueden ingresar un valor en dólares. Esto también le permitirá ordenar la lista de ofertas por código de costo, después de que se hayan enviado y recibido las invitaciones.

  12.  Existen dos opciones principales al crear un paquete de licitación. La siguiente tabla muestra ambas opciones, así como los pros y los contras de cada una.

 

Opciones Ventajas Contras
Opción 1: enviar un paquete de licitación 

Envíe un paquete de licitación que abarque todas las especialidades, mientras envía todos los documentos a todos los licitantes (esta puede no ser la mejor opción para todos). Solo puede adjuntar una carpeta de la herramienta Documentos a un paquete de licitación, pero esa carpeta puede tener varias subcarpetas.

  • Configuración más rápida
  • No tiene que preocuparse de que a alguien le falte un plano, detalle, sección de especificaciones, instrucciones, etc.
  • Cuando realiza cambios en el paquete de licitación, solo tiene que realizar esos cambios una vez.
  • Es posible que los licitantes deban descargar más documentos de los que necesitan.
Opción 2: enviar varios paquetes de licitación

Envíe varios paquetes de licitación por especialidades o códigos de costo. 

  • Los licitantes solo obtienen los documentos que necesitan, en lugar de tener que descargar todos los documentos asociados con el proyecto.
  • Dado que todo está separado por especialidad, mirar la cobertura es significativamente más fácil. 
  • Requiere más trabajo de configuración, ya que deberá separar los documentos y configurar varios paquetes.
  • Cuando haya un cambio en el paquete de licitación (por ejemplo, una extensión de la fecha de vencimiento), tendrá que realizar esos cambios en cada paquete individual. 

Comienzo

 

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