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Procore

Bidding Tool

Vista general

Procore’s Project level Bidding tool lets you solicit bids from the vendors stored in your Company level Directory tool. With the Bidding tool, you can create bid packages for your projects and send email invitations to your vendors. The email can include your bid documents in a downloaded package, or vendors can log into Procore to view the bid information. Vendors can also use the tool to submit bids using lump sum values, cost code level breakouts, and even by unit/quantity level breakouts.

Características

  • Create project bid packages that include plans, specifications, PDFs, and other pertinent files.
  • Log into Procore as a vendor to submit bids for a project.
  • Realice un seguimiento del estatus de las ofertas de sus proveedores y compare sus ofertas lado a lado por código de costo.
  • Use Procore's powerful search and filtering capabilities to quickly locate specific bids.

Mejores prácticas

  1. Asegúrese de que el proyecto esté en la etapa de Licitación en la herramienta Administración del proyecto o que la etapa personalizada esté definida como una etapa de licitación.
  2. Asegúrese de que la fecha de vencimiento de la oferta sea correcta. Si recibe autorización para extender la oferta, tendrá que cambiar la Fecha de vencimiento de la oferta para reflejar esto; de lo contrario, es posible que los licitantes no puedan ingresar sus montos si están intentando ingresar sus cotizaciones después de la fecha de vencimiento de la oferta inicial.
  3. Do not add bidders to the project's Directory tool. Add these vendors to your company's Directory tool. 
  4. Do not put bid documents in a locked or private folder; you can not add locked or private folders to a bid package. 
  5. Asegúrese de no adjuntar una carpeta vacía a un paquete de licitación. Si lo hace, los licitantes verán una pantalla en blanco al descargar. 
  6. You can not add a specific file independent of a folder to a bid package, you must attach the entire folder.
  7. Asegúrese de haber seleccionado al menos un destinatario individual de cada compañía licitadora invitada. Si puede invitar a más de uno, incluso mejor, de esa manera, en caso de que un invitado esté de vacaciones, la compañía aún sabe que está invitado y puede responder en consecuencia.
  8.  Cree el directorio de nivel compañía con la mayor anticipación posible haciendo lo siguiente:
    • Asigne especialidades a cada proveedor para ayudarlo a buscar licitantes.
    • Elija los invitados a la licitación predeterminados para que se completen automáticamente cuando desee enviar su paquete de licitación.
  9. Cuando adjunte una carpeta a su paquete de licitación, tenga en cuenta que Procore está limitado a 255 caracteres, que incluye los nombres de archivo y carpeta.
  10. Below is an example folder structure that you can replicate for your bid documents. In this structure, if you add an updated Addendum to the 04 Correspondence and Addenda sub folder, you can send a correspondence with the updated folders.

    Example file structure
    01 Bid Documents

    • 01 - Requisitos de seguro de RFP, certificado de seguro de muestra, etc. (cargue PDFS individuales para cada uno de estos documentos en esta subcarpeta)

    • 02 - Planos (y adjunte un PDF compilado de sus planos de oferta, o un PDF compilado por disciplina, para que la subcarpeta pueda contener PDF individuales para arquitecturas compiladas, civiles, estructurales, eléctricas, mecánicas, etc.)

    • 03 - Especificaciones (y adjunte un PDF recopilado con las especificaciones de su licitación)

    • 04 - Correspondence and Addenda
       

  11. Check the box next to "Enable bidders to add additional line items to their bid sheets" so that bidders can add a cost code and bid on additional scope that was not assigned to them.  Also, if you don't have cost codes on the Bidder Info sub tab of the company,  or you forgot to invite them to bid on project-specific cost codes, they can still enter a dollar value.  This will also allow you to sort the bid list by cost code, after the invitations have been sent and received.

  12.  Existen dos opciones principales al crear un paquete de licitación. La siguiente tabla muestra ambas opciones, así como los pros y los contras de cada una.

 

Options Pros Contras
Opción 1: enviar un paquete de licitación 

Send out one bid package encompassing all trades, while sending all documents to all bidders (this may not be the best option for everyone). You can only attach one folder from the Documents tool to a bid package, but that one folder can have multiple sub-folders.

  • Fastest setup
  • No tiene que preocuparse de que a alguien le falte un plano, detalle, sección de especificaciones, instrucciones, etc.
  • When you make changes to the bid package, you only have to make those changes once.
  • Bidders may have to download more documents than they need.
Opción 2: enviar varios paquetes de licitación

Envíe varios paquetes de licitación por especialidades o códigos de costo. 

  • Bidders only get the documents they need, instead of having to download all documents associated with the project.
  • Since everything is separated by trade, looking at coverage is significantly easier. 
  • Requiere más trabajo de configuración, ya que deberá separar los documentos y configurar varios paquetes.
  • Cuando haya un cambio en el paquete de licitación (por ejemplo, una extensión de la fecha de vencimiento), tendrá que realizar esos cambios en cada paquete individual. 

Comienzo

 

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