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Procore

Importar un presupuesto

Objetivo

Importar el presupuesto de un proyecto a Procore. 

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requerido:
    • Permiso de "Administrador" en la herramienta de Presupuesto del proyecto.
      O
    • Permisos de "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta de Presupuesto del proyecto 
      Notas
      • A los usuarios de "Solo lectura" o "Estándar" se les debe conceder el permiso granular de "Crear y editar el monto del presupuesto original" e "Importar el presupuesto de un archivo". Para obtener más información sobre los permisos granulares, ver Otorgar permisos granulares en una plantilla de permisos.
      • Los usuarios de "Solo lectura" o "Estándar" a los que solo se les ha concedido el permiso granular de "Importar presupuesto de un archivo" pueden ver el cuadro de diálogo de "Importar presupuesto". Sin embargo, no pueden modificar el presupuesto.
      • Los usuarios de "Solo lectura" o "Estándar" a los que solo se les ha concedido el permiso granular de "Crear y editar el importe del presupuesto original" no tienen permiso para ver el cuadro de diálogo  Importar presupuesto. Sin embargo, tienen permiso para editar manualmente el presupuesto.
  • Tipo de archivo de importación admitido:
    • XLSX
  • Requisitos previos:
  • Información adicional:
    • Para importar varias partidas con el mismo código de costo, cada partida DEBE tener una asignación de tipo de costo diferente. Por ejemplo:
      • 02-300 - Earthwork, M, $30 000
      • 02-300 - Earthwork, L, $10 500
  • Limitaciones:
    • NO se soportan archivos exportados de Presupuesto de Procore. Los archivos de exportación CSV y PDF contienen columnas de datos adicionales y no pueden utilizarse para reimportar un presupuesto.
    • Códigos de presupuesto
 Recomendación

Para evitar sobrescribir los valores en el presupuesto de un proyecto, Procore recomienda importar su presupuesto una vez. Si quiere importar una nueva versión de su presupuesto, puede hacerlo. Sin embargo, es importante tener en cuenta estos puntos:

  • Se añadirán todas las partidas que se añadan a su importación original. 
  • Todos los cambios en los valores del "Presupuesto original" en las partidas existentes se sobrescriben.
  • Si desea conservar los valores del "Presupuesto original" ,asegúrese de que los valores del archivo de importación actualizado coincidan con el archivo de importación original antes de importarlo a Procore. 

Para obtener asistencia con una importación, envíe un correo electrónico a: imports@procore.com

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta dePresupuesto del proyecto.
  2. Si el presupuesto está bloqueado, debe desbloquearlo. Ver Abrir un presupuesto y Desbloquear un presupuesto con modificaciones presupuestarias.
  3. En Importar presupuesto, haga clic en Descargar plantilla de Excel
     Notas
    • El sistema descarga una copia del archivo budget.xlsx en la ubicación de descarga especificada de su navegador. 
    • Siempre añada el presupuesto de su proyecto en el archivo de plantilla proporcionado.
    • Por razones de compatibilidad, se recomienda encarecidamente que solo utilice la plantilla proporcionada (budget.xlsx) para importar los datos de su presupuesto. Las columnas de la plantilla deimportación de presupuestos NO coinciden con las columnas del archivo de exportación de presupuestos generado con las opciones de menú Exportar > CSV o Exportar > PDF. Es importante señalar que los archivos de exportación de presupuesto no pueden ser importados en la herramienta de Presupuestos. 
  4. Antes de proceder continuar con la importación, revise esta importante advertencia:
     Advertencia

    La plantilla de importación del presupuesto que ha descargado debe utilizarse para la importación. Además, se requiere la disposición de la columna y los encabezamientos en la plantilla:

    • NO cambie el nombre de ningún encabezado de columna en la plantilla.
    • NO añada, elimine o cambie el orden de las columnas de datos en la plantilla.
    • Si requiere una unidad de medida que NO está incluida en la lista desplegable de las unidades de medida de la plantilla, comuníquese con el Administrador de  Procore de su  compañía que tiene los permisos apropiados para añadir unidades de medida a la Lista Maestra de unidades de medida. Ver Añadir una Unidad de medida a la Lista maestra de unidades de medida.
    • Si planea importar partidas de presupuesto con códigos de costos, los códigos deben coincidir exactamente con los códigos de costos en la herramienta de Administrador del proyecto (ver Agregar y editar códigos de costo del proyecto). También necesita Establecer los Tipos de costos predeterminados y asegurarse de que cada código de costo esté asociado al menos a un tipo de costo. Ver Asignar tipos de costo por defecto a códigos de costo Códigos. Esto asegura que se puedan crear códigos de presupuesto cuando se añaden partidas. Ver ¿Qué es un código de presupuesto?
    • Si completa el archivo de la plantilla manualmente, NO es necesario eliminar las filas de datos no utilizadas.
    • No es necesario eliminar las partidas innecesarias en las que los campos Tipo de costo e Importe del presupuesto estén en blanco; si deja estas partidas en la plantilla, Procore no importará datos ni creará ítems en su presupuesto para estas filas.
  5. Llene el archivo de la plantilla con los siguientes datos de presupuesto:

    • Código de costo. Introduzca el número del código de costo en el siguiente formato: "Código de División" (por ejemplo, 02-200).

    • Descripción. Introduzca la descripción del código de costo (por ejemplo, Preparación del sitio, Demolición del sitio, etc.).

    • Tipo de costo. Introduzca la abreviatura del tipo de costo (por ejemplo, L=Mano de obra, E=Equipos, M=Materiales, etc.). Debe utilizar una de las abreviaturas soportadas de la lista que está definida para su compañía en la herramienta de Administrador de la compañía. Ver Establecer los Tipos de costos predeterminados y ¿Qué son los tipos de costo predeterminados de Procore?

  6. Actualice los detalles basados en la unidad en la plantilla (para obtener más detalles, ver ¿Cómo añado los detalles de las partidas por unidad en la plantilla de importación del presupuesto?):

    uom-drop-down.png

    • Cálculo manual. Introduzca verdadero o falso:

      • Introduzca verdadero si desea introducir manualmente el Importe del presupuesto, que anula el cálculo automático del sistema.

      • Introduzca falso si desea que el sistema calcule automáticamente el Importe del presupuesto según las entradas de su Cantidad de unidadUnidad de medidaCosto unitario . 

    • Cantidad de unidad. Introduzca un valor numérico en esta casilla para indicar el número de unidades que corresponden a la unidad de medida que especifica.
    • Unidad de medida. Seleccione la unidad de medida correcta para cada partida utilizando la lista desplegable de la plantilla. Estas selecciones coinciden con la Lista Maestra de las unidades de medida de su compañía. Para que una unidad esté disponible en la lista desplegable, el Administrador de Procore debe actualizar la Lista Maestra de las unidades de medida antes de descargar una copia de la plantilla. Para obtener más información, consulte  ¿Qué unidades de medida están incluidas en la Lista Maestra de Procore? y Añadir una Unidad de medida a la Lista maestra de unidades de medida.
    • Costo unitario. Introduzca el coste monetario en esta casilla para indicar el costo por unidad de medida.
    • Presupuesto original. Introduzca el importe total de la nueva partida. No introduzca comas o símbolos de moneda en este campo.
  7. Guarde sus cambios en el archivo.
    Importante Siempre guarde el archivo en el formato de archivo del Libro de Trabajo de Excel (.xlsx). 

  8. Vuelva a la herramienta de Presupuesto de su proyecto.

  9. En el área Importar presupuesto , haga clic en Seleccionar archivo

  10. En la ventana que aparece, seleccione su archivo. Luego, haga clic en Abrir

  11. Cuando el nombre del archivo aparezca junto al botón "Elegir archivo", haga clic en Importar.

    import-budget-excel-2.png

  12. Compruebe la importación y verifique que todos los ítems de su presupuesto fueron importados correctamente.
  13. (Opcional) Añada partidas de presupuesto adicionales, según sea necesario.
  14. Una vez que esté satisfecho con su presupuesto, haga clic en el botón Bloquear presupuesto para bloquearlo. (Importante Una vez que se bloquea un presupuesto, ya no se puede cambiar ningún importe del "Presupuesto original").

    NOTA: Cuando la pestaña de presupuesto está activa, la pestaña de reportes aparecerá de forma diferente
    -  El proyecto ya no tendrá el Reporte de proyección de presupuesto o el Reporte de resumen de presupuesto
    + El proyecto obtendrá el Informe de Modificaciones del Presupuesto y el Reporte de Detalle del Presupuesto
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