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Procore

Importar un presupuesto

Objetivo

Importar el presupuesto de un proyecto a Procore. 

Contexto

Al configurar su presupuesto en un nuevo proyecto de Procore, tiene la opción de agregar los elementos de línea manualmente (consulte Agregar un elemento de línea de presupuesto) o siga los pasos a continuación para importar sus datos.

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel de 'Administrador' en la herramienta de presupuesto del proyecto.
      O
    • Permisos de nivel 'Solo lectura' o 'Estándar' en la herramienta Presupuesto del proyecto con los permisos granulares 'Importar presupuesto desde archivo' y 'Crear y editar monto de presupuesto original' habilitados en su plantilla de permisos
       Notas
      • Si un usuario con permisos 'Solo lectura' o 'Estándar' solo tiene habilitado el permiso granular 'Importar presupuesto desde archivo', solo puede importar un presupuesto. No pueden crear ni editar el presupuesto manualmente.
      • Si un usuario con permisos 'Solo lectura' o 'Estándar' solo tiene habilitado el permiso granular 'Crear y editar monto de presupuesto original', solo puede crear o editar un presupuesto manualmente. No pueden importar un presupuesto.
  • Tipo de archivo de importación admitido:
    • XLSX
  • Información Adicional:
    • Para importar varios artículos de línea con el mismo código de costo, cada artículo DEBE tener una asignación de tipo de costo diferente. Por ejemplo:
      • 02-300 - Earthwork, M, $30 000
      • 02-300 - Earthwork, L, $10 500
  • Limitaciones:
    • NO se soportan archivos exportados de Presupuesto de Procore. Los archivos de exportación CSV y PDF contienen columnas de datos adicionales y no pueden utilizarse para reimportar un presupuesto.
    • Códigos de presupuesto
 Sugerencia

Para evitar sobrescribir los valores en el presupuesto de un proyecto, Procore recomienda importar su presupuesto una vez. Si desea importar una nueva versión de su presupuesto, puede hacerlo. Sin embargo, es importante tener en cuenta estos puntos:

  • Se añadirán todas las partidas que se añadan a su importación original. 
  • Se sobrescriben todos los cambios en los valores del 'Presupuesto original' en las líneas de pedido existentes.
  • Si desea conservar los valores del "Presupuesto original" ,asegúrese de que los valores del archivo de importación actualizado coincidan con el archivo de importación original antes de importarlo a Procore. 

Para obtener ayuda con una importación, envíe un correo electrónico a: support@procore.com

Pasos

Descargue la plantilla de importación de presupuesto

  1. Navegue hasta la herramienta dePresupuesto del proyecto.
  2. Desbloquee el presupuesto del proyecto. Consulte Desbloquear un presupuesto y Desbloquear un presupuesto con modificaciones del presupuesto.
  3. En Importar presupuesto, haga clic en Descargar plantilla de Excel.
     Notas
    • El sistema descarga una copia del archivo budget.xlsx en la ubicación de descarga especificada de su navegador. 
    • Siempre añada el presupuesto de su proyecto en el archivo de plantilla proporcionado.
    • Por razones de compatibilidad, se recomienda encarecidamente que solo utilice la plantilla proporcionada (budget.xlsx) para importar los datos de su presupuesto. Las columnas de la plantilla deimportación de presupuestos NO coinciden con las columnas del archivo de exportación de presupuestos generado con las opciones de menú Exportar > CSV o Exportar > PDF. Es importante señalar que los archivos de exportación de presupuesto no pueden ser importados en la herramienta de Presupuestos. 
  4. Antes de proceder continuar con la importación, revise esta importante advertencia:
     Advertencia

    La plantilla de importación de presupuesto que descargó debe usarse para la importación. Además, el diseño de las columnas y los encabezados de la plantilla son obligatorios:

    • NO cambie el nombre de ningún encabezado de columna en la plantilla.
    • NO añada, elimine o cambie el orden de las columnas de datos en la plantilla.
    • Si requiere una unidad de medida que NO está incluida en la lista desplegable de las unidades de medida de la plantilla, comuníquese con el Administrador de  Procore de su  compañía que tiene los permisos apropiados para añadir unidades de medida a la Lista Maestra de unidades de medida. Ver Añadir una Unidad de medida a la Lista maestra de unidades de medida.
    • Si planea importar partidas de presupuesto con códigos de costo, los códigos deben coincidir exactamente con los códigos de costo en la herramienta Administrador del proyecto (consulte Agregar y editar códigos de costo del proyecto). También debe Establecer los tipos de costo predeterminados y asegurarse de que cada código de costo esté asociado con al menos un tipo de costo. Consulte Asignar tipos de costo predeterminados a los códigos de costo. Esto garantiza que pueda crear códigos de presupuesto al agregar partidas. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto?
    • Si completa el archivo de la plantilla manualmente, NO es necesario eliminar las filas de datos no utilizadas.
    • No es necesario eliminar las partidas innecesarias en las que los campos Tipo de costo e Importe del presupuesto estén en blanco; si deja estas partidas en la plantilla, Procore no importará datos ni creará ítems en su presupuesto para estas filas.

Actualizar la hoja de trabajo 'Partidas presupuestarias'

  1. En su computadora, abra el archivo budget.xlsx descargado en Microsoft Excel.
  2. Haga clic en la hoja de trabajo Partidas del presupuesto
  3. Ingrese los datos de su artículo de línea de presupuesto en cada fila de la siguiente manera:
    • Código de subtrabajo. Esta columna solo aparece cuando la función de subtrabajo está habilitada en Procore (consulte Habilitar subtrabajos). Ingrese el código para el trabajo secundario. Para saber cómo agregar códigos de subtrabajo a Procore, consulte Agregar un subtrabajo a un proyecto de Procore.
    • Código de costo. Ingrese el número de código de costo en el siguiente formato: "Código de división" (Por ejemplo, 02-200).
    • Descripción. Ingrese la descripción del código de costo. Por ejemplo, preparación del sitio, demolición del sitio, etc.
    • Tipo de costo. Ingrese la abreviatura del tipo de costo. Por ejemplo, L = Mano de obra, E = Equipo, M = Materiales, etc.
       Nota:
  4. Actualice los detalles basados en unidades en la plantilla (consulte ¿Cómo agrego detalles de partidas basados en unidades en la plantilla de importación de presupuesto?) de la siguiente manera:

    uom-drop-down.png
     
    • Cálculo manual. Introduzca verdadero o falso:
      • Escriba verdadero si desea ingresar manualmente el Monto del presupuesto, que anula el cálculo automático del sistema.
      • Escriba falso si desea que el sistema calcule automáticamente el Monto del presupuesto  en función de sus entradas de Cantidad unitaria, Unidad de medidaPrecio unitario
    • Cant. por unidad. Ingrese un valor numérico en este cuadro para indicar el número de unidades que corresponden a la unidad de medida que especifique.
    • Unidad de medida (UOM). Seleccione la unidad de medida correcta para cada artículo de línea usando la lista desplegable en la plantilla. Estas selecciones coinciden con la Lista maestra de unidades de medida de su empresa. Para que una unidad esté disponible en la lista desplegable, su Administrador de Procore debe actualizar la Lista maestra de UOM antes de descargar una copia de la plantilla. Para obtener más información, consulte ¿Qué unidades de medida (UOM) se incluyen en la lista maestra de Procore? y actualizar una unidad de medida en la lista maestra de unidades de medida.
    • Precio unitario. Ingrese el costo monetario en este cuadro para indicar el costo por unidad de medida.
    • Presupuesto original. Ingrese el monto total para la nueva partida. No ingrese comas ni símbolos monetarios en este campo.
  5. Guarde sus cambios. Elija siempre el formato de archivo de Excel Workbook (.xlsx) al guardar sus datos. 

Opcional: actualice la hoja de trabajo "Cantidades de producción presupuestadas"

  1. En su computadora, abra el archivo budget.xlsx descargado en Microsoft Excel.
  2. Haga clic en la hoja de trabajo Cantidades de producción presupuestadas.
  3. Ingrese los datos del artículo de línea de cantidades de producción de su presupuesto (consulte ¿Qué son las 'cantidades de producción'?) En cada fila de la siguiente manera:
    • Código de costo. Introduzca el número del código de costo en el siguiente formato: "Código de División" (por ejemplo, 02-200).
    • Descripción Ingrese la descripción del código de costo. Por ejemplo, preparación del sitio, demolición del sitio, etc. 
    • Cantidad de producción . Ingrese un valor numérico en este cuadro para indicar la cantidad de producción presupuestada que corresponde a la unidad de medida que usted especifica.
    • UOM. Seleccione la unidad de medida correcta para cada artículo de línea usando la lista desplegable en la plantilla. Estas selecciones coinciden con la Lista maestra de unidades de medida de su empresa. Para que una unidad esté disponible en la lista desplegable, su Administrador de Procore debe actualizar la Lista maestra de UOM antes de descargar una copia de la plantilla. Para obtener más información, consulte ¿Qué unidades de medida (UOM) se incluyen en la lista maestra de Procore? y actualizar una unidad de medida en la lista maestra de unidades de medida.
  4. Guarde sus cambios. Elija siempre el formato de archivo de Excel Workbook (.xlsx) al guardar sus datos.

Importar los datos de la plantilla de presupuesto

  1. Vuelva a la herramienta de Presupuesto de su proyecto.
  2. En Importar presupuesto, haga clic en Seleccionar archivo.
    Nota: El área 'Importar presupuesto' solo aparece cuando el presupuesto está desbloqueado. Consulte Desbloquear un presupuesto.
  3. En la ventana que aparece, seleccione su archivo. Luego haga clic en Abrir.
  4. Cuando el nombre del archivo aparezca junto al botón 'Elegir archivo', haga clic en Importar.

    import-budget-excel-2.png
  5. Revise los datos importados en la herramienta Presupuesto del proyecto para verificar que los datos de la línea de pedido se importaron como esperaba.
  6. Opcional: si desea editar las partidas del presupuesto, tiene estas opciones:
  7. Una vez que esté satisfecho con su presupuesto, haga clic en el botón Bloquear presupuesto.
     Notas
    • Cuando bloquea el presupuesto, los usuarios ya no pueden cambiar los montos del "Presupuesto original".  
    • Cuando la pestaña Presupuesto está activa, la pestaña de informes aparecerá de manera diferente:
      • El proyecto ya no tendrá el Reporte de proyección de presupuesto ni el Reporte de resumen de presupuesto
      • El proyecto obtendrá el Informe de modificaciones presupuestarias y el Informe detallado del presupuesto

 

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