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Procore

Crear una Orden de cambio del contrato (OCC) potencial a partir de un evento extraordinario

Objetivo

Crear una Orden de cambio del contrato (OCC) de un Evento extraordinario

Contexto

En Procore, un evento extraordinario es cualquier cambio que afecte al alcance de un proyecto de construcción. Ver ¿Qué es un evento extraordinario? Una vez que se registra un  evento extraordinario  en Procore, los equipos del proyecto tienen la opción de crear una Solicitud de cotización (Cotización) para obtener cotizaciones de los contratistas responsables. Ver Crear una cotización a partir de un evento extraordinario

Puede crear una OCC para un evento extraordinario antes o después de que se haya respondido o revisado la Cotización asociada. Sin embargo, si se espera hasta después de que la Cotización haya sido revisada y el estado de la Cotización se establezca como "Pendiente de aprobación final", la Cronograma valorado de los  OCC (SOV)  se llena automáticamente con las cantidades de la Cotización durante el proceso de creación de la OCC. Para obtener más información sobre los estatus de las Cotización, ver ¿Cuáles son los diferentes estatus de las Cotización y cómo afectan a las cantidades de los costos y las órdenes de cambio?

El proceso que se utiliza cuando se administran los cambios en Procore también depende de cómo se configuran los niveles de orden de cambio del contrato de su proyecto. Para obtener más información, ver ¿Cuáles son los diferentes niveles de la orden de cambio?

Cosas para considerar

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
  2. Seleccione una o más partidas de eventos extraordinarios que desee incluir en la OCC.
    Nota: Puede seleccionar partidas en varios eventos extraordinarios. También puede utilizar el menú desplegable Filtro para filtrar por proveedor.
  3. Elija Acciones masivas > Crear un Contrato OC.
    Nota: El Cronograma valorado se creará a partir de las partidas del evento extraordinario.
  4. Complete la siguiente información:
    • Número. Este campo se rellena automáticamente según la cantidad de CCO ya creadas. Por defecto, el número se incrementará automáticamente en uno. Sin embargo, puede ingresar manualmente un número diferente, si lo desea. (Nota: Si ingresa manualmente un número, la siguiente OCC que se crea se incrementará automáticamente en uno, basada en este valor especificado).
    • Revisión. Este campo muestra el número de revisión de la OCC. Cuando se crea una OCC por primera vez, su número de revisión es cero. Una OCC podría tener revisiones múltiples debido a la retroalimentación de un revisor/aprobador. 
    • Título. Este campo se llenará automáticamente con el nombre del evento extraordinario.
    • Estatus. Seleccione el estado actual de la OCC (el estatus predeterminado se establecerá en Pendiente de revisión):
      • Aprobado. La OCC ha sido aprobada. Los costos se reflejan como "Costos Comprometidos" en el presupuesto.
      • Borrador. La OCC está en estado  de borrador (es decir, necesita más modificaciones) antes de que pueda ser presentada para su revisión y aprobación. Los costos no se reflejan en el presupuesto.
      • Pendiente, en revisión. La OCC está siendo revisado por un aprobador. Los costos se reflejan como "Cambios pendientes" en el presupuesto.
      • Pendiente - Sin precio. La OCC está pendiente y no se está recibiendo un precio activamente. Los costos se reflejan como "Cambios pendientes" en el presupuesto.
      • Pendiente, no procediendo. La OCC está pendiente y el trabajo no se está realizando actualmente. Los costos se reflejan como "Cambios pendientes" en el presupuesto.
      • Pendiente, precio. La OCC está pendiente y actualmente está fuera de precio. Los costos se reflejan como "Cambios pendientes" en el presupuesto.
      • Pendiente, procediendo. La OCC aún está pendiente y el trabajo está siendo completado. Los costos se reflejan como "Cambios pendientes" en el presupuesto.
      • Pendiente, revisado. La OCC ha sido modificado desde su presentación inicial. Los costos se reflejan como "Cambios pendientes" en el presupuesto.
      • Rechazado.  La OCC se ha rechazado. Los costos no se reflejan en el presupuesto.
      • Sin cargo. No hay ningún cargo resultante de la OCC.
      • Nota: Estos estatus reflejan el presupuesto en las formas enumeradas anteriormente para la Vista de presupuesto estándar de Procore. Para crear o modificar las vistas, ver Establecer una Nueva vista del presupuesto.
    • Privado. Marque esta casilla para que solo usted y los usuarios con acceso a nivel "Administrador" en órdenes de cambio puedan ver esta orden de cambio.
    • Razón del cambio. El campo de motivo de cambio se rellenará con el motivo de cambio que seleccionó en el evento extraordinario; sin embargo, puede editarlo según sea necesario. Seleccione la razón de la orden de cambio potencial, ya sea Solicitud del cliente, Desarrollo del diseño, Asignación, Condición existente, Pago atrasado o cualquier opción personalizada por el Administrador de Procore. Establezca las Configuraciones predeterminadas de la administración de cambios.
    • Método de contabilidad. Este campo hereda el método contable que se especificó en el Contrato primario (por ejemplo, basado en la cantidad). 
    • Fecha de vencimiento. Introduzca la fecha de vencimiento de la orden de cambio.
    • Fecha de facturación. Introduzca la fecha en que se facturó la orden de cambio.
    • Fecha de pago. Introduzca la fecha en que se pagó la orden de cambio. 
    • Revisor designado. Seleccione un usuario para revisar la orden de cambio. 
    • Solicitud recibida de. Seleccione un usuario del directorio del proyecto al que esté enviando la orden de cambio potencial en nombre de. 
    • Descripción: Ingrese una descripción más detallada de la orden de cambio.
    • Impacto en el programa. Si se conoce, puede proporcionar una estimación de la cantidad de días adicionales que potencialmente se agregarían al calendario de proyectos actual si se aprobara la OCC .
    • Ubicación. Use el menú desplegable de ubicación para seleccionar una ubicación a la que impacta el [ítem]. Seleccione una de las ubicaciones predefinidas o ver Agregar una ubicación de varios niveles a un ítem. Esta ubicación puede ser tan general como la ubicación del sitio en el primer nivel o tan específica como en qué lugar del sitio el contratista trabajará en el segundo nivel.
    • Referencia. Haga referencia a otras herramientas, materiales, planos o documentos que estén relacionados con la orden de cambio potencial. 
    • Ejecutado. Marque esta casilla una vez que la orden de cambio se haya completado. 
    • Cambio de campo. Marque esta casilla si la orden de cambio es un cambio de campo. 
    • Pagado en su totalidad. Marque esta casilla para indicar que ha recibido el pago por este cambio. 
    • Partidas de evento extraordinario. Si su proyecto está integrado con la ERP, seleccione una partida del menú desplegable de partidas asociadas. Si selecciona Nueva partida, se añadirá una partida de cero (0) dólares a las Partidas del contrato. Si su proyecto no está integrado con la ERP, puede saltarse esta acción y crear la OCC. 
    • Archivos adjuntos. Adjunte cualquier documentación pertinente. Nota: Si hay una solicitud de cotización (Cotización) asociada y el revisor ha adjuntado alguna documentación a su respuesta a la Cotización, la herramienta de Eventos extraordinarios puede ser configurada para añadir  esos adjuntos a las nuevas órdenes de cambio. Ver Configuraciones avanzadas: Eventos extraordinarios.
  5. Haga clic en Crear. El Cronograma valorado para la OCC se creará a partir de las partidas del evento extraordinario. Puede hacer clic en la pestaña del Cronograma valorado para verificar sus partidas. 

Ver también 

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