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Procore

Crear una factura en nombre de un contratista

Objetivo

Crear la factura de la solicitud de pago.

Contexto

En Procore, hay dos tipos de contratos financieros que los usuarios finales pueden crear: 1) una orden de compra, que es una solicitud legal para pedir un bien o servicio a un comprador, y 2) un contrato, que define el precio y las condiciones de compra legalmente acordadas. La factura está se relaciona con la compra, y es una declaración legal emitida por un vendedor a un comprador. En la factura, se indican los tipos y cantidades de los bienes (por ejemplo, equipos, materiales, etc.) y/o servicios (por ejemplo, inspecciones, instalaciones, etc.) que se han prestado. A menudo acompaña a un comprobante, que especifica el importe monetario total adeudado a cambio de los bienes suministrados/servicios prestados. En muchas organizaciones, se suele iniciar una orden de compra por cantidades monetarias más pequeñas y se inicia un contrato cuando el valor de los bienes/servicios es mayor.

En un proyecto de Procore, las facturas tanto de las órdenes de compra como de los contratos pueden crearse en la herramienta de Compromisos a nivel Proyecto.  También están formateados en un formato típico de facturación de progreso con una portada y una página de detalle de partidas.  

Cosas para considerar

  • Permiso de usuario requerido:
    • "Estándar" o "Administrador" en la herramienta de Contratos del proyecto o añadido como el Contacto de Factura. Ver Crear contactos de factura.
      Nota: Los usuarios con permisos a nivel "Estándar" solo pueden crear facturas para períodos de facturación abiertos. 
  • Información adicional:
    • Se pueden crear facturas para ambos tipos de contratos (es decir, órdenes de compra o contratos).
    • Los subcontratistas (también conocidos como "proveedores de contratos") pueden (1) pedir a alguien con suficiente permiso de acceso que cree la factura en su nombre o, (2) seguir los pasos en Presentar una factura como contrato.
    • Solo puede editar las cantidades facturadas en la factura más reciente.
    • Si el contratista creará un programa de pagos una vez que se apruebe la factura, ingrese los montos para el trabajo que está reclamando este período en la columna Contrato reclamó este período. Para que aparezca esta columna, la función de programa de pagos debe habilitarse en la Configuraciones avanzadas’de la herramienta Contrato. Ver Configuraciones avanzadas: Contratos.

Video de capacitación

 

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. Ubique el contrato con el que desea trabajar y haga clic en Ver
  3. Haga clic en Crear factura
     Nota
    • Los valores de Inicio de período, Fin de período y Fecha de facturación del período de facturación que ha creado se introducen para usted automáticamente.
    • Los usuarios con permisos de "Administrador" en la herramienta de contrato pueden seleccionar los períodos de facturación que se han creado. Solo se pueden seleccionar períodos de facturación que aún no estén vinculados a una factura. 
  4. Ingrese el Número de la factura, si corresponde.
  5. Seleccione uno de los siguientes estatus (solo Administrador):
    • Borrador. Indica que la factura debe ser aprobada. Los costos no se reflejan en el presupuesto del proyecto.
    • Bajo revisión. Indica que la factura está siendo revisada por un aprobador. Los costos NO se reflejan en el presupuesto del proyecto.
    • Revisar y presentar nuevamente. Indica que las facturas deben ser revisadas y presentadas de nuevo. Los costos NO se reflejan en el presupuesto del proyecto. 
    • Pendiente de la aprobación del propietario. Indica que la factura está esperando ser aprobada por el propietario. Los costos NO se reflejan en el presupuesto del proyecto.
    • Aprobado como se anotó. Indica que la factura se aprueba con cualquier anotación incluida en la respuesta. Los costos NO se reflejan en el presupuesto del proyecto.
    • Aprobado. Indica que la factura está aprobada. Los costos se reflejan en la columna de Costos de Trabajo hasta la Fecha en el presupuesto del proyecto.
       Nota
      • Cuando la compañía de contrato crea la Factura (o cuando la crea en su nombre), puede cambiar el estatus a "En revisión" cuando esté lista para la revisión. El revisor puede entonces marcarla como "Aprobado" o como "Revisar y presentar nuevamente" en consecuencia.
      • Nota: Los usuarios a nivel "Estándar" solo pueden editar facturas con el estatus establecido en "Borrador" o "Revisar y presentar nuevamente". 
      • Nota: Estos estatus reflejan el presupuesto en las formas enumeradas anteriormente para la Vista de presupuesto estándar de Procore. Para crear o modificar las vistas, ver Configurar una nueva vista de presupuesto.
  6. Adjunte cualquier documentación de respaldo requerida. Por ejemplo, exenciones de gravámenes o liberaciones. 
  7. Haga clic en Guardar.
     

Para los Contratos formateados como Cantidad unitaria

En la pestaña de Detalles, para las Facturas formateadas como Cantidad unitaria.

  1. Complete los siguientes campos para cada partida que será pagada por la factura:
    Para las Facturas formateadas como Cantidad unitaria
    • Este período (cantidad): Introduzca la cantidad para cada partida. La cantidad total en dólares se calculará automáticamente. 
    • Retenido este período (%) (solo Administrador): Introduzca un porcentaje de retención para el período de la factura. (Nota: También puede establecer la retención en todas las partidas introduciendo un valor en la barra lateral derecha y haciendo clic en Establecer)
    • Liberado en este período ($): Indique el monto en dólares de la retención que se liberará durante este período.
  2. Si desea añadir una orden de cambio del contrato aprobada a la factura, haga clic en Añadir a la factura junto a la orden de cambio en la sección Órdenes de Cambio del contrato aprobadas para agregar a esta Factura.
    La entrada y la edición de las órdenes de cambio siempre ocurrirán a nivel de detalle de la partida.  Puede seleccionar un nivel de detalle diferente para la forma en que se mostrarán las órdenes de cambio en la página de detalles de la factura cuando se vea o se exporte desde Procore.  Ver Editar la pestaña secundaria de Configuraciones avanzadas en Contratos.
  3. Haga clic en Guardar para guardar sus cambios. 

Para los contratos formateados como basados en la cantidad:

En la pestaña secundaria de Detalles, para las facturas formateadas como basadas en el monto.

  1. Complete los siguientes campos para cada partida que será pagada por la factura: 
    • Trabajo completado (este período). Introduzca la cantidad de trabajo realizado en dólares en el período de pago de la factura. Si prefiere introducir un valor porcentual de trabajo completado en su lugar, haga clic en el ícono de la calculadora e introduzca el porcentaje, y haga clic en Guardar. Procore traducirá automáticamente el porcentaje de trabajo en la cantidad equivalente en dólares. 
    • Materiales almacenados actualmente. Indique la cantidad en dólares de materiales almacenados actualmente en el lugar del proyecto o en una instalación de almacenamiento cercana que no se hayan incluido en los costos de las columnas "Trabajo terminado" (D y E ). Tenga en cuenta que los valores introducidos aquí permanecerán en esta columna en futuras facturas hasta que se mueva manualmente a Trabajo terminado. Ver ¿Cómo se factura el material almacenado? para obtener más información.
    • Retención de trabajo (%) Retenido este período (solo Administrador). Introduzca un porcentaje por el trabajo retenido para este período de pago. (Nota: También puede establecer la retención en todas las partidas introduciendo un valor en la barra lateral derecha y haciendo clic en Establecer)
    • Retención de materiales (%) Retenido este período (solo Administrador). Introduzca el porcentaje de materiales retenidos durante este período. (Nota: También puede establecer la retención en todas las partidas introduciendo un valor en la barra lateral derecha y haciendo clic en Establecer)
    • Retención de trabajo ($) Liberado este período. Indique el importe en dólares de la retención de trabajo que se liberará durante este período. 
    • Retención de materiales ($) Liberados en este período. Introduzca la cantidad en dólares de los materiales retenidos para ser liberados durante este período.
  2. Si el contratista creará un programa de pagos una vez que se apruebe la factura, ingrese los montos para el trabajo que está reclamando este período en la columna Subcontratista reclamó este período. Para que aparezca esta columna, la función de programa de pagos debe habilitarse en la Configuraciones avanzadas’de la herramienta Contrato. Ver Configuraciones avanzadas: Contratos.
  3. Si desea añadir una orden de cambio del contrato aprobada a la factura, haga clic en Añadir a la factura junto a la orden de cambio en la sección Órdenes de cambio de contrato aprobadas para añadir a esta factura. 
    La entrada y la edición de las órdenes de cambio siempre ocurrirán a nivel de detalle de la partida.  Puede seleccionar un nivel de detalle diferente para la forma en que se mostrarán las órdenes de cambio en la página de detalles de la factura cuando se vea o se exporte desde Procore.  Ver Editar la Configuración avanzada de un contrato.
  4. Haga clic en Guardar.

Ver también

 

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