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Procore

Iniciar un nuevo Período de facturación y enviar correos electrónicos de facturas

Objetivo

Iniciar un nuevo período de facturación para utilizar en las facturas de su proyecto. 

Contexto

En Procore, un período de facturación define el ciclo de facturación que se utiliza para facturar a los contratistas de su proyecto. Además de definir la frecuencia del período de facturación (por ejemplo, mensual o semanal), también define la fecha de inicio del período de facturación , la fecha de vencimiento de la factura y la fecha final del período de facturación.

Ejemplos

Los períodos de facturación más comunes incluyen:

  • Mensual
    A continuación, se presentan ejemplos de períodos de facturación mensuales comunes:
    • Comienza el primer día del mes y termina el 30 del mismo mes.
    • Comienza el 15 de un mes y termina el 14 del mes siguiente. 
  • Semanal 
    A continuación, se presentan ejemplos de períodos de facturación semanales comunes:
    • Comienza el domingo de esta semana y termina el sábado de esta semana.

Hay dos métodos para crear facturas en Procore. El método que utilizan los contratistas de su proyecto está determinado por los requisitos empresariales específicos de su compañía (o de su proyecto):

Nota: Si no sabe qué método de facturación deben utilizar los contratistas de su proyecto, pregunte a un miembro del equipo de liderazgo de su proyecto. 

Sea cual sea el método que elija para su proyecto, también tiene la opción de invitar a su contratista a presentar una factura. Para ello, envíeles una invitación al crear una factura. Esto proporciona a sus contratistas una notificación/recordatorio por correo electrónico para asegurarse de que sus facturas se presentan a tiempo. 

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • "Administrador" en la herramienta de Contratos del proyecto.
      O
    • Para crear una factura para el período de facturación más reciente, permisos "Estándar" en la herramienta Contrato.
      Nota: Incluso si un usuario "Administrador" creó todos los períodos de facturación del año, un usuario con permiso de nivel "Estándar" (es decir, típicamente, el subcontratista) solo puede crear la factura del último período de facturación en la serie de períodos de facturación. 
  • Requisitos previos:

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. Haga clic en la pestaña Facturación .
    En esta página se enumeran todos los contratos en el estatus AprobadoCompleto
  3. Haga clic en el botón + Iniciar nuevo período de facturación en el panel derecho.

    start-new-billing-period.png

    Con esto, se muestra la ventana Iniciar nuevo período de facturación.
  4. Haga clic en Manual
    Nota: Para aprender a crear períodos de facturación automática, ver Crear períodos de facturación automática.
  5. Seleccione un Inicio de período, Fin de período y Fecha de facturación para el período de facturación. Para configurar estas fechas para que se establezcan automáticamente cada mes, ver Configuraciones avanzadas: Contratos
    Nota: La fecha de facturación es la fecha de vencimiento que el contratista necesita para crear (no presentar) la factura. Si la Fecha de facturación ya ha pasado, el contratista no puede presentar la factura, aunque un usuario a nivel Administrador puede crear una en su nombre. Si la factura ha sido creada, y la Fecha de facturación ha pasado, el contratista todavía puede Editar o Enviar la factura si el estatus está en "Borrador" o "Revisar y enviar nuevamente".
  6. Haga clic en Iniciar nuevo período de facturación. Ahora que ha terminado de crear su período de facturación, puede enviar invitaciones a las compañías de contratación para ese período.

    manual-billing-period.png
     
  7. Seleccione los contratos a los que desea enviar invitaciones. Para seleccionarlos a todos, marque la casilla de verificación en la parte superior de la tabla. Si no ha establecido la distribución de la facturación de la factura, el estatus de la Factura se establecerá como "Sin destinatario de la facturación" y no podrá marcar la casilla para seleccionar la compañía. Ver Crear contactos de factura. Si el porcentaje del contrato completo es del 100 %, no se puede enviar una invitación. Si el contratista necesita crear la factura para liberar la retención, no necesita una invitación para crear la factura de retención.
  8. Haga clic en Enviar invitaciones. Ahora que hemos emitido nuestras invitaciones, el estatus de la Factura ha sido actualizado de "No Invitado" a "Invitado" para los contratos que invitamos a facturar. Si la invitación es aceptada, el estatus se cambiará a "Aceptado", y si es rechazada, el estatus se cambiará a "Rechazado".

Ver también

 

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