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Procore

Actualizar una partida de subcontratista como contacto de factura

Objetivo

Actualizar una partida de subcontratista para un contrato como contacto de factura

Contexto

Las partidas de subcontratista en un contrato generalmente se completan cuando el contratista principal (por ejemplo, un contratista general) requiere un desglose detallado de las partidas del trabajo realizado por un contratista secundario (por ejemplo, un subcontratista). 

Ejemplo

Un contratista general ha creado un contrato y una de las partidas de la pestaña Partidas es por $40,000 en materiales. Para comprender mejor cómo se asigna ese dinero en el proyecto, el contratista general requiere un desglose de línea más detallado de los materiales del subcontratista. 

Primero, el contratista general habilita la pestaña Partidas en la herramienta Contratos. A continuación, el contratista general envía una solicitud por correo electrónico al subcontratista. Después de recibir la solicitud del contratista general, el subcontratista agrega un elemento de partida del subcontratista para mostrar que los materiales los proporcionan cuatro (4) proveedores diferentes con los que tienen sus propios acuerdos. Al actualizar la partida del subcontratista, el subcontratista agrega cuatro (4) partidas a la partida del subcontratista para mostrar cómo se asignan los $ 40,000 para materiales:

  • Proveedor de materiales 1: $10,000.00 
  • Proveedor de materiales 2: $5,000.00
  • Proveedor de materiales 3: $ 12,000.00
  • Proveedor de materiales 4: $13,000.00

En Procore, un contrato siempre incluye una pestaña general de Partidas y también se puede configurar para incluir una pestaña Partidas de subcontratista adicional. Consulte Habilitar o deshabilitar una partida de subcontratista en un contrato. Una vez que la pestaña Partidas del subcontratista está habilitada, un contratista puede reenviar el contrato por correo electrónico al contacto de factura del subcontratista con un mensaje solicitando que el contacto agregue partidas a la pestaña Partidas del contratista.

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para actualizar las partidas de un subcontratista, debe estar designado como "Contacto de factura". Consulte Agregar contactos de factura a una orden de compra o contrato. También debe tener:
      • Permisos de nivel "Solo lectura" en la herramienta Contratos del proyecto y ser miembro de la lista "Privado" en la pestaña General del contrato.
        O bien:
      • Permisos de nivel "estándar" en la herramienta Contratos del proyecto. 
  • Información adicional:
    • Para actualizar una partida SOV de subcontratist, debe estar en estatus 'Borrador' o 'Revisar y volver a enviar'.
    • En Procore, las partidas de los subcontratistas siempre se basan en el monto. Consulte ¿Cómo configuro el método de contabilidad para un contrato o contrato primario?
  • Para las compañías que utilizan la herramienta de integración de ERP:
    • Los elementos de línea agregados a una partida de subcontratista NO se sincronizan con un sistema ERP integrado. Actualmente, solo las partidas de un contrato se sincronizan con un sistema ERP integrado.

Pasos

Abra la invitación de Desglose de sus partidas

  1. Abra el mensaje del correo electrónico de "Desglose de sus partidas para este contrato". 
     Recomendación
    ¿No encuentra el mensaje de correo electrónico? Busque en su programa de correo electrónico un mensaje de procoretech.com. La línea de asunto del correo electrónico tiene el formato " " [Nombre de usuario de Procore] lo invita a desglosar sus Partidas para este contrato.  
  2. Revise el contenido de este mensaje. A continuación se muestra un ejemplo.
    compromiso-ssov-breakdown-invite.png
  3. Elija entre estas opciones:
    • Haga clic en el enlace Ver en línea junto a "Más detalles" en la parte superior o inferior del mensaje de correo electrónico. 
      O
    • Haga clic en el botón Ir a Procore en el mensaje de correo electrónico.  
       Notas

Actualizar la partida del subcontratista

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto. 
  2. Haga clic en la pestaña Contratos
  3. Busque la orden de compra o el contrato para actualizar. Luego haga clic en su Número de enlace. 
  4. En la factura, haga clic en la pestaña Partida de subcontratista
  5. En la pestaña "Partida de subcontratista", haga clic en el botón Editar.
    edit-subcontractor-sov.png
  6. Para cada ítem de la pestaña "Partida de subcontratista", debe agregar nuevas partidas para proporcionar un desglose detallado de cómo se asignará el monto "Restante por asignar":
     sub-sov-restante-para-asignar.png
    1. Para cada partida que tenga que asignar, haga lo siguiente.
      1. Haga clic en Agregar línea
      2. En la nueva partida, ingrese una descripción de la tarea realizada o el costo del artículo. 
      3. En el cuadro Monto, ingrese el monto en dólares para la partida. 
      4. Continúe agregando partidas hasta que el valor "Restante por asignar" sea de $ 0,00. 
      5. Repita los pasos anteriores para proporcionar un desglose detallado de las partidas para cada código de presupuesto enumerado en la partida del subcontratista. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto?
    2. Cuando haya completado la asignación de todas las partidas y la cantidad 'Restante por asignar' sea $ 0,00, puede hacer clic en Enviar
       Notas
      • El botón Enviar está atenuado y no está disponible hasta que todos los campos Restantes para asignar en el SOV del subcontratista indiquen $0.00.
      • Después de hacer clic en el botón, Procore cambia el estatus del SOV del subcontratista a En revisión
      • NO podrá editar su envío a menos que el contratista cambie el estatus de la partida del subcontratista a Revisar y volver a enviar

 

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