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Procore

Actualizar una partida de subcontratista como contacto de factura

Objetivo

Actualizar una partida de subcontratista para un contrato como contacto de factura

Contexto

Las partidas de subcontratista en un contrato generalmente se completan cuando el contratista principal (por ejemplo, un contratista general) requiere un desglose detallado de las partidas del trabajo realizado por un contratista secundario (por ejemplo, un subcontratista). 

Ejemplo

Un contratista general ha creado un contrato y una de las partidas de la pestaña Partidas es por $40,000 en materiales. Para comprender mejor cómo se asigna ese dinero en el proyecto, el contratista general requiere un desglose de línea más detallado de los materiales del subcontratista. 

Primero, el contratista general habilita la pestaña Partidas en la herramienta Contratos. A continuación, el contratista general envía una solicitud por correo electrónico al subcontratista. Después de recibir la solicitud del contratista general, el subcontratista agrega un elemento de partida del subcontratista para mostrar que los materiales los proporcionan cuatro (4) proveedores diferentes con los que tienen sus propios acuerdos. Al actualizar la partida del subcontratista, el subcontratista agrega cuatro (4) partidas a la partida del subcontratista para mostrar cómo se asignan los $ 40,000 para materiales:

  • Proveedor de materiales 1: $10,000.00 
  • Proveedor de materiales 2: $5,000.00
  • Proveedor de materiales 3: $ 12,000.00
  • Proveedor de materiales 4: $13,000.00

En Procore, un contrato siempre incluye una pestaña general de Partidas y también se puede configurar para incluir una pestaña Partidas de subcontratista adicional. Consulte Habilitar o deshabilitar una partida de subcontratista en un contrato. Una vez que la pestaña Partidas del subcontratista está habilitada, un contratista puede reenviar el contrato por correo electrónico al contacto de factura del subcontratista con un mensaje solicitando que el contacto agregue partidas a la pestaña Partidas del contratista.

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para actualizar las partidas de un subcontratista, debe estar designado como "Contacto de factura". Consulte Agregar contactos de factura a una orden de compra o contrato. También debe tener:
      • Permisos de nivel "Solo lectura" en la herramienta Contratos del proyecto y ser miembro de la lista "Privado" en la pestaña General del contrato.
        O bien:
      • Permisos de nivel "estándar" en la herramienta Contratos del proyecto. 
  • Información adicional:
    • Para actualizar una partida SOV de subcontratist, debe estar en estatus 'Borrador' o 'Revisar y volver a enviar'.
    • En Procore, las partidas de los subcontratistas siempre se basan en el monto. Consulte ¿Cómo configuro el método de contabilidad para un contrato o contrato primario?
  • Para las compañías que utilizan la herramienta de integración de ERP:
    • Los elementos de línea agregados a una partida de subcontratista NO se sincronizan con un sistema ERP integrado. Actualmente, solo las partidas de un contrato se sincronizan con un sistema ERP integrado.

Pasos

 Nota:
Si es un subcontratista que recibió una invitación para actualizar la partida del subcontratista, también puede hacer clic en el enlace Ver en Procore en el correo electrónico para navegar directamente a la pestaña Partidas del subcontratista. Si no ha iniciado sesión en Procore en ese momento, se le pedirá que ingrese sus credenciales de usuario.
  1. Navegue hasta la herramienta Contratos.
  2. Beta En la pestaña Contratos, busque la orden de compra o el contrato. Luego, haga clic en Editar.
  3. Junto a la pestaña General del contrato, haga clic en la pestaña Partida del subcontratista.
  4. Haga clic en Editar. Esto establece el estatus de la partida del subcontratista en Borrador.
  5. Para cada partida del contrato, ingresará una descripción y un costo hasta que el monto total de cada partida se asigne de la siguiente manera: 
    1. Haga clic en Agregar línea.
      1. Continúe agregando líneas según sea necesario hasta que se asigne el monto total de la partida en el contrato. 
      2. En el cuadro Monto, ingrese un desglose del monto asignado. 
      3. En el cuadro de texto que aparece, ingrese una descripción para el monto que se asigna. 
    2. Haga clic en Enviar
       Notas
      • El botón Enviar está atenuado y no está disponible hasta que todos los campos Restantes para asignar en el SOV del subcontratista indiquen $0.00.
      • Después de hacer clic en el botón, Procore cambia el estatus del SOV del subcontratista a En revisión
      • NO podrá editar su envío a menos que el contratista cambie el estatus de la partida del subcontratista a Revisar y volver a enviar

 

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