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Procore

Crear y enlazar una RFI, un evento extraordinario o un ítem de correspondencia diferente a un ítem de correspondencia existente

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Objetivo

Para crear y vincular una RFI, unevento extraordinario o un nuevo ítem de correspondencia a un ítem de correspondencia existente.

Contexto 

Los ítems de correspondencia se utilizan a menudo como procesos de negocio precursores de una RFI, un evento extraordinario o un tipo de correspondencia diferente. Un ejemplo común de esto es cuando se aprueba un NOD (Notificación de retraso) y se convierte en un EOT (extensión de tiempo) para extender la duración del proyecto. La acción Crear y vincular nuevo ítem en los ítems de correspondencia permite a los usuarios crear rápidamente nuevos ítems, transferir cualquier información esencial y archivos adjuntos del ítem de correspondencia de origen y, a continuación, vincular los ítems para que los usuarios puedan hacer referencia fácilmente al evento de origen, así como a cualquier otro proceso comercial vinculado a un individuo ítem de correspondencia.

Cosas para considerar 

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para crear y vincular una 'Borrador' RFI:
      • Permisos de nivel 'Solo lectura' o superior en el tipo de correspondencia del ítem de origen con permiso granular 'Crear ítem' y permisos de nivel 'Estándar' o superior en la herramienta RFI del proyecto.
    • Para crear y vincular una RFI "Abierta" o "Cerrada":
      • Permisos de nivel 'Solo lectura' o superior en el tipo de correspondencia del ítem de origen con permiso granular 'Crear ítem' y permisos de nivel de 'Administrador' en la herramienta RFI del proyecto.
        O
      • Permisos de nivel 'Solo lectura' o superior en el tipo de correspondencia del ítem de origen con permiso granular 'Crear ítem' y permisos de nivel 'Estándar' en la herramienta RFI del proyecto con el permiso granular 'Actuar como administrador de RFI' habilitado en su plantilla de permisos.
      Para crear y vincular un evento extraordinario:
      • Permisos de nivel "Solo lectura" o superior en el tipo de correspondencia del ítem de origen y permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
    • Para crear y vincular un ítem de correspondencia:
      • Permisos de nivel 'Solo lectura' o superior en el tipo de correspondencia del ítem de origen y permisos de nivel 'Solo lectura' en el tipo de correspondencia del nuevo ítem con el permiso granular 'Crear Ítem' habilitado en sus permisos plantilla.
        O
      • Permisos de nivel "Solo lectura" o superior en el tipo de correspondencia del ítem de origen y permisos de nivel "Estándar" o superior en el tipo de correspondencia del nuevo ítem.
  • Una vez que un ítem está vinculado a un ítem de correspondencia, esta acción no se puede deshacer. 

Pasos  

Crear y vincular una RFI

  1. Navegue hasta la herramienta de Correspondencia del proyecto. 
  2. Haga clic en la pestaña Lista.
  3. Haga clic en el número junto al ítem de correspondencia que desea crear y vincular una RFI.
  4. Haga clic en Enlace
  5. Seleccione Crear y vincular nuevo ítem
  6. Seleccione RFI.
    Se le redirigirá a la página Nueva RFI.
    Los siguientes campos incluyen automáticamente la siguiente información:
    • El campo Ubicación coincide con el campo Ubicación del ítem de correspondencia de origen.
    • El campo Pregunta coincide con el campo Descripción del ítem de correspondencia de origen.
    • Los Archivos adjuntos incluyen archivos adjuntos que se cargaron en el ítem de correspondencia de origen (sin incluir los archivos adjuntos agregados a las respuestas en la sección Actividad del ítem de correspondencia).
  7. Opcional: Actualice la información en los campos Ubicación, Pregunta y Archivos adjuntos según sea necesario.
  8. Termine de crear la RFI. Consulte Crear una RFI para obtener más información.
    Una vez creada la RFI, la sección Enlaces se agrega a la correspondencia de origen con un enlace a la RFI.

Crear y vincular un evento extraordinario 

  1. Navegue hasta la herramienta de Correspondencia del proyecto. 
  2. Haga clic en la pestaña Lista.
  3. Haga clic en el número junto al ítem de correspondencia que desea crear y vincular un evento extraordinario.
  4. Haga clic en Enlace
  5. Seleccione Crear y vincular nuevo ítem
  6. Seleccione Evento extraordinario.
    Se le redirigirá a la página Nuevo evento extraordinario.
    Los siguientes campos incluyen automáticamente la siguiente información:
    • El campo Origen incluye el número y el asunto del ítem de correspondencia de origen.
    • El campo Título coincide con el campo Asunto del ítem de correspondencia de origen.
    • El campo Descripción coincide con el campo Descripción del ítem de correspondencia de origen.
    • Los Archivos adjuntos incluyen archivos adjuntos que se cargaron en el ítem de correspondencia de origen (sin incluir los archivos adjuntos agregados a las respuestas en la sección Actividad del ítem de correspondencia).
  7. Opcional: Actualice la información en los campos Origen, Título, Descripción y Archivos adjuntos según sea necesario.
  8. Termine de crear el evento extraordinario. Consulte Crear un evento extraordinario para obtener más información.
    Una vez creado el evento extraordinario, la sección Enlaces se agrega a la correspondencia de origen con un enlace al evento extraordinario.

Crear y vincular un Correspondencias Ítem

  1. Navegue hasta la herramienta de Correspondencia del proyecto. 
  2. Haga clic en la pestaña Lista.
  3. Haga clic en el número junto al ítem de correspondencia con el que desea crear y vincular otro ítem de correspondencia.
  4. Haga clic en Enlace
  5. Seleccione Crear y vincular nuevo ítem
  6. Seleccione el tipo de correspondencia que desea utilizar.
    Se le redirigirá a la página Nuevo [Tipo de correspondencia]. 
    Los siguientes campos incluyen automáticamente la siguiente información:
    • El campo Asunto coincide con el campo Asunto del ítem de correspondencia de origen.
    • El campo Personas asignadas coincide con el campo Personas asignadas del ítem de correspondencia de origen.
    • El campo Ubicación coincide con el campo Ubicación del ítem de correspondencia de origen.
    • El campo Recibido de coincide con el campo Recibido de del ítem de correspondencia de origen.
    • El campo Distribución coincide con el campo Distribución del ítem de correspondencia de origen.
    • El campo Descripción coincide con el campo Descripción del ítem de correspondencia de origen.
       Nota:
      Si el tipo de correspondencia utilizado para el nuevo ítem de correspondencia tiene una Descripción predeterminada configurada (consulte Configurar opciones avanzadas: Correspondencia), el nuevo La Descripción del ítem de correspondencia coincidirá con la Descripción Predeterminada del tipo de correspondencia en lugar de la Descripción del ítem de correspondencia de origen.
    • Los archivos adjuntos cargados en el ítem de correspondencia de origen se incluyen como archivos adjuntos a esta nueva correspondencia. Sin embargo, no se incluyen los archivos adjuntos agregados a las respuestas en la sección Actividad del ítem de correspondencia de origen. El máximo de archivos adjuntos para cada ítem de correspondencia es de 2.500 archivos adjuntos. 
       Nota:
      Si se añadieron los mismos campos personalizados a los conjuntos de campos configurables para los tipos de correspondencia utilizados para el ítem de correspondencia de origen y el nuevo ítem de correspondencia (o si los ítems de correspondencia utilizan el mismo juego de campos configurable con campos personalizados), los campos personalizados y sus datos del ítem de correspondencia de origen se agregarán al nuevo ítem de correspondencia.
  7. Opcional: Actualice la información en los campos Asunto, Personas asignadas, Ubicación, Recibido de, Distribución, Descripción y Archivos adjuntos según sea necesario.
  8. Termine de crear el ítem de correspondencia. Consulte Crear un ítem de correspondencia para obtener más información.
    Una vez creado el nuevo ítem de correspondencia, la sección Enlaces se agrega a la correspondencia de origen (origen) con un enlace al nuevo ítem de correspondencia. La sección Enlaces también se agrega al nuevo ítem de correspondencia con un enlace a la correspondencia de origen.

Nota:

  • Elementos existentes (herramienta Origen): Cuando vincula un elemento existente, aparece en la sección superior. Puede "editarlos" o "desvincularlos" en cualquier momento.

  • Nuevos objetos (herramienta): Cuando usas "Crear y vincular", el enlace aparece en la sección inferior. Esta acción es permanente; Una vez creados, estos ítems no se pueden desvincular ni editar.