Introducción a la administración de documentos: organización de documentos y vistas guardadas

Descripción general

Contexto

La mayoría de las herramientas de administración de documentos utilizan carpetas para mantener los documentos organizados y accesibles. Las carpetas pueden ser problemáticas porque cada revisión del documento realmente tiene que existir dentro de la carpeta y no puede existir dentro de dos o más carpetas a la vez. Si bien esto puede trabajar para documentos en curso con acceso limitado, se convierte en un problema una vez que se envían los documentos para su revisión y luego se rechazan o publican en una audiencia más amplia. En la construcción, es esencial mantener un solo historial rastreable de las revisiones de un documento de construcción y sus cambios de estatus a lo largo del tiempo. Si tiene que copiar o mover revisiones manualmente entre carpetas destinadas a diferentes propósitos o audiencias, pierde esa trazabilidad y los equipos de riesgo que operan fuera de la información desactualizada.  

Con la herramienta administración de documentos de Procore, las revisiones de documentos están etiquetadas con atributos que los describen y los filtros de búsqueda se pueden utilizar para encontrarlos rápidamente. Por ejemplo, puede utilizar filtros para encontrar los planos arquitectónicos aprobados más recientes o ver documentos rechazados que se originaron de su compañía. Puede guardar estos filtros de búsqueda como "vistas guardadas" para que los documentos sean más fáciles de encontrar para usted y su equipo, lo que proporciona el beneficio de una estructura de carpetas de proyecto estándar sin los riesgos y desventajas de la duplicación de archivos. 

Cómo funciona

organización basada en atributos de documento

Una vez enviadas las revisiones de documentos, los usuarios pueden acceder a ellos en la pestaña Documentos. Permiso grupos y reglas que se han configurado para el proyecto controlan automáticamente qué revisiones de documentos pueden ser vistas por cada persona. Los metadatos asociados con cada documento garantizan que los usuarios puedan acceder rápidamente a los documentos que necesitan y que solo vean los documentos a los que tienen acceso. 
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Vistas guardadas

Una vista guardada es un conjunto guardado de filtros de búsqueda para acceder rápidamente a los documentos en la herramienta Administración de documentos. Las vistas guardadas organizan visualmente sus documentos mientras también cumplen con las necesidades de un contexto particular, como la vista guardada "Planos eléctricos publicados" para electricistas que solo desean ver las últimas versiones aprobadas de un tipo de documento específico. A diferencia de las carpetas tradicionales, las vistas guardadas no requieren que los usuarios especifiquen una ubicación de carga; absorban automáticamente revisiones pasadas, presentes y futuras del mismo documento. 

Los administradores pueden crear vistas guardadas para todos los usuarios del proyecto y los usuarios individuales pueden crear vistas guardadas que solo sean visibles para ellos. Cada vista guardada se mantiene dentro de una colección, que es una categoría principal con su propio conjunto de filtros determinados por los administradores del proyecto. 


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Nota:  Los administradores pueden crear vistas guardadas a las que todos los usuarios del proyecto pueden acceder y cualquier usuario puede crear vistas guardadas para uso personal. 

  
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Vídeo

           
 
           

Mejores prácticas

Antes de comenzar a configurar sus vistas guardadas, considere lo siguiente:

  • ¿Utiliza normalmente una estructura de carpetas estándar para sus proyectos? Si es así, puede crear vistas guardadas para replicar la estructura de carpetas y controlar eficientemente el acceso a los documentos.
    Nota:  Las vistas guardadas se anidan dentro de las colecciones.
  • ¿A qué tipo de documentos desea que su equipo tenga acceso rápido?
  • ¿Qué documentos de construcción desea poner a disposición de los equipos de campo?
Ejemplo

En lugar de necesitar reorganizar documentos manualmente dentro de las carpetas, las vistas guardadas son manejadas por filtros. Esto significa que la lista de documentos se actualizará automáticamente.

Digamos que un controlador de documento llamado Paul desea crear una vista guardada para planos eléctricos aprobados. A partir de la colección Publicada (que ya filtra los documentos aprobados), Paul seleccionará los siguientes filtros adicionales para crear una nueva vista guardada:

  • Disciplina: Eléctrico
  • Tipo: plano

Configurarlo

Ahora que ha aprendido cómo se organizan los documentos en la herramienta Administración de documentos, está listo para completar los siguientes acción en Procore:

 ÍTEMS DE ACCIÓN

Crear vistas guardadas

Para categorías a las que un administrador desea que las personas tengan acceso rápido, pueden establecer el acceso de la vista guardada a "Todos en el proyecto".  Además, cualquier usuario puede crear sus propias vistas personalizadas.

Nota: Actualmente, las vistas guardadas del proyecto deben crearse dentro de cada proyecto individualmente, pero en el futuro podrá estandarizar las vistas guardadas en varios proyectos dentro de su compañía. 

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