Una colección es un grupo de filtros guardados en la panel Vistas guardadas de la herramienta Administración de documentos. Las colecciones mantienen las búsquedas guardadas organizadas para que los usuarios puedan encontrar rápidamente la revisión del documento necesaria en su contexto específico. Por ejemplo, los administradores pueden configurar una colección para los usuarios de campo que extraen automáticamente la última versión publicada de cada plano para una ubicación específica. Las revisiones más nuevas de estos planos pueden existir, pero los usuarios de campo solo deberían trabajar desde versiones aprobadas (publicadas).
Procore proporciona automáticamente dos colecciones de documentos denominadas "En revisión" y "Publicadas" y los administradores del proyecto pueden crear colecciones adicionales utilizando filtros. Dentro de una colección, cualquier usuario puede crear una vista guardada que limite los resultados de búsqueda aún más. Por ejemplo, un ingeniero eléctrico puede querer una vista guardada que muestra solo planos eléctricos. Colocando esta vista guardada en la colección "Publicado", el ingeniero facilita el acceso a una lista dinámica de todos los planos eléctricos publicados del proyecto.
En la herramienta Administración de documentos de Procore, se crea una regla condicional para establecer diferentes requisitos para tipos de documentos específicos que no cumplen con los criterios de la regla predeterminada.
En la herramienta Administración de documentos de Procore, una regla predeterminada es un conjunto de requisitos que los documentos cargados en el proyecto deben cumplir, a menos que se aplique una regla condicional.
En la herramienta Administración de documentos de Procore, un contenedor de documentos representa un conjunto único de revisiones de documentos relacionadas descritas con metadatos en común. Por ejemplo, un contenedor de documentos tendrá el mismo tipo de documento, disciplina y código de proyecto para todas las revisiones dentro de ese contenedor.
En la herramienta Administración de documentos de Procore, los metadatos se datos que proporcionan información sobre un documento, como la nombre del archivo, el tamaño, la fecha de autor y la carga, el nombre del autor, etc. La herramienta Administración de documentos utiliza una combinación de aprendizaje automático y el estándar de nomenclatura del proyecto para completar automáticamente los metadatos de un documento cargado.
Un estándar de nomenclatura es un formato estándar o compañía específico para crear una identificación única para una ítem. En la herramienta Administración de documentos de Procore, el estándar de nomenclatura se utiliza para crear y aplicar estándares para nombrar nombres de archivo de documento. Dependiendo del juego estándar de nomenclatura para el proyecto, Procore completará automáticamente los metadatos de la nombre del archivo que coincida con los segmentos en el estándar de nomenclatura.
Por ejemplo, el ISO 19650 estándar Convención de nomenclatura utiliza 7 piezas de metadatos peldadas juntas. El estándar típico de nomenclatura para planos en los Estados Unidos es El Número de Disciplina-Doc, como A-101 para un plano arquitectónico del primer piso.
En la herramienta Administración de documentos de Procore, se crea un grupo de permiso para otorgar permisos de documento a los usuarios según un tipo de permiso (Administrador, Propietario, Visualizador) y atributos de documento.
En la herramienta administración de documentos de Procore, se otorga a los usuarios un tipo de permiso (Administrador, propietario Visualizador) para permitir el acceso a los documentos. Cada tipo de permiso se puede configurar para permitir una serie de acciones en un documento.
Una vista guardada es un conjunto guardado de filtros de búsqueda para acceder rápidamente a los documentos en la herramienta Administración de documentos. Las vistas guardadas organizan visualmente sus documentos mientras también cumplen con las necesidades de un contexto particular, como la vista guardada "Planos eléctricos publicados" para electricistas que solo desean ver las últimas versiones aprobadas de un tipo de documento específico. A diferencia de las carpetas tradicionales, las vistas guardadas no requieren que los usuarios especifiquen una ubicación de carga; absorban automáticamente revisiones pasadas, presentes y futuras del mismo documento.
Los administradores pueden crear vistas guardadas para todos los usuarios del proyecto y los usuarios individuales pueden crear vistas guardadas que solo sean visibles para ellos. Cada vista guardada se mantiene dentro de una colección, que es una categoría principal con su propio conjunto de filtros determinados por los administradores del proyecto.