Editar una vista guardada en la herramienta Administración de documentos

Objetivo

Editar una vista guardada en la herramienta Administración de documentos del proyecto.

Fondo

Una vista guardada es un conjunto guardado de filtros de búsqueda para acceder rápidamente a los documentos en la herramienta Administración de documentos. Las vistas guardadas organizan visualmente sus documentos mientras también cumplen con las necesidades de un contexto particular, como la vista guardada "Planos eléctricos publicados" para electricistas que solo desean ver las últimas versiones aprobadas de un tipo de documento específico. A diferencia de las carpetas tradicionales, las vistas guardadas no requieren que los usuarios especifiquen una ubicación de carga; absorban automáticamente revisiones pasadas, presentes y futuras del mismo documento.

Los administradores pueden crear vistas guardadas para todos los usuarios del proyecto y los usuarios individuales pueden crear vistas guardadas que solo sean visibles para ellos. Cada vista guardada se mantiene dentro de una colección, que es una categoría principal con su propio conjunto de filtros determinados por los administradores del proyecto.

Los filtros de una colección afectan qué filtros se pueden elegir para cualquier vista guardada dentro de ella. Por ejemplo, al crear una vista guardada "Eléctrico" dentro de la colección "En revisión", la colección ya filtra todos los documentos, excepto aquellos con el estatus IR en revisión , por lo que la vista guardada solo necesita agregar el filtro E-Electric en el menú desplegable de disciplina. Un usuario no puede agregar el estatus DR-Borrador porque la colección "En revisión" excluye esas. En otras palabras, las colecciones y las vistas guardadas tienen una relación principal. Las vistas guardadas (niños) adoptar los filtros de su colección (padre).

Aspectos para tener en cuenta

Permisos de usuario requeridos:
- Para editar su propia vista guardada, permisos de nivel "Estándar" o "Administrador" para la herramienta Administración de documentos
- Para editar una vista guardada de un proyecto, Permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Administración de documentos.
Información adicional:
- Las vistas guardadas que se crearon para "Todos en el proyecto" no se pueden cambiar a vistas personales.

Pasos

Navegue hasta la herramienta Administración de documentos del proyecto.
Asegúrese de estar en la pestaña Documentos.
En la panel Vistas guardadas, haga clic en la vista que desea actualizar.
Nota: Si los paneles Ver guardados están ocultos, haga clic en el icono Mostrar vistas guardadas en la parte superior de la tabla.
Las siguientes acciones están disponibles:

Actualizar filtros de vista guardados

Siga los pasos a continuación si desea realizar cambios en los documentos que se muestran en una vista guardada que creó. También puede modificar los filtros de una vista guardada creada por un administrador, pero para guardar sus nuevos filtros, debe crear una nueva vista guardada.

Haga clic en el nombre de la vista guardada.
En el menú Más filtros , agregue o elimine filtros para cambiar qué documentos se muestran en la vista.
- Una vez realizado un cambio, aparece un botón "Actualizar" junto al nombre de la vista guardada y el botón "Crear" se activa en caso de que desee crear una vista guardada completa .
- Si no ve el botón "Actualizar", la vista guardada no la creó, y no puede editarla.
- Consulte Buscar y filtrar documentos para más información acerca del filtrado, incluido dónde se encuentra el filtro Revisiones/Todas las revisiones.
Haga clic en Actualizar junto al nombre de la vista guardada. Los cambios se aplican automáticamente a la vista guardada.

Actualizar columnas de vista guardadas

Puede guardar las preferencias de columna para que formen parte de una vista guardada. Realice cambios en las columnas y luego haga clic en el botón "Actualizar" que aparece junto al nombre de la vista guardada. Puede guardar ajustes como qué columnas están visibles, su orden y si alguna está anclada a la izquierda o a la derecha. Siga instrucciones detalladas, consulte Configurar su vista en la herramienta Administración de documentos.

Editar el nombre o la descripción de una vista guardada

Siga los pasos a continuación si desea realizar cambios en el nombre o la descripción de una vista guardada. También puede cambiar una vista guardada para que sea visible para todos los usuarios del proyecto si tiene permisos de "Administrador" para la herramienta Administración de documentos.

En la sección "Vistas guardadas", haga clic en los puntos suspensivos verticales junto a la vista guardada para la que desea editar los detalles.
Nota: Debe ser el creador de la vista guardada o un Administrador en el proyecto para ver este icono y editar los detalles de una vista guardada.
Haga clic en Editar nombre y descripción.
Esto abre la ventana "Actualizar vista guardada".
Actualice los campos Nombre y Descripción según sea necesario.
Nota: Si tiene permisos de "Administrador" para la herramienta Administración de documentos, también puede optar por cambiar su vista guardada personal a una de las que todos los que estén en el proyecto pueden ver seleccionando "Todos en el proyecto" en el campo "Ver acceso". Sin embargo, las vistas del proyecto no se pueden cambiar a las vistas personales.
Haga clic en Actualizar.