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Procore

Cambiar la configuración de permisos en una carpeta o archivo

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Objetivo

Cambiar la configuración de permisos en un archivo o carpeta en la herramienta Documentos.

Contexto

Si usted es un administrador de Procore o un gerente de proyecto, es posible que desee ocultar los documentos a los usuarios que tienen permisos "Estándar" o "Solo lectura" en la herramienta Documentos, de modo que solo los usuarios "Administradores" puedan ver y modificar documentos. Por ejemplo, es posible que desee hacer privado un archivo o carpeta que contenga información confidencial sobre el presupuesto o el contrato que no debería ser visible para la mayoría de los usuarios en un proyecto.

¡Advertencia! Cualquier usuario con permisos de "Administrador" puede hacer que un archivo sea privado o públicamente visible para todos los usuarios.

La mejor práctica es hacer que una carpeta completa sea privada para ocultar todo el contenido de los usuarios de nivel "Estándar" e inferiores, y hacer que los archivos específicos sean privados para que los usuarios de los niveles "Estándar" y "Solo lectura" accedan a la carpeta sin mostrar aquellos archivos específicos.

Cosas para considerar

  • Permiso de usuario requerido:
    • Para editar una carpeta o un archivo marcado como "Privado", permisos de "Administrador" en la herramienta Documentos de la compañía o el proyecto.
      Nota: Los usuarios con permiso "Solo lectura" o "Estándar" para la herramienta Documentos del proyecto pueden ver un documento marcado como "Privado" si se les ha otorgado el permiso granular "Acceder a carpetas y archivos privados". Para saber más, ver Otorgar permisos granulares en una plantilla de permiso y Ver un documento.
  • Información adicional:
    • El permiso de nivel "Administrador" para editar se aplica tanto a la herramienta Documentos de la compañía como del proyecto.
      Nota: Los niveles de permiso son específicos de la herramienta. Por ejemplo, puede tener permisos de nivel "Solo lectura" en la herramienta Documentos de la compañía y permisos de nivel "Administrador" en una herramienta Documentos del proyecto. Tenga esto en cuenta cuando esté buscando tareas en diferentes niveles.
    • A menos que se le haya otorgado el permiso granular detallado anteriormente, una carpeta o archivo privado solo es visible para los usuarios "Administradores". También puede marcar una carpeta o un archivo como privado en Procore Drive. Ver Bloquear/desbloquear una carpeta/archivo en Procore Drive.
    • Las carpetas o archivos regulares (no privados) son visibles para todos los usuarios con acceso de "Solo lectura" o superior en la herramienta Documentos.
    • Las carpetas privadas pueden estar disponibles para usuarios "Estándar" o "Solo lectura". Cualquier subcarpeta dentro de una carpeta privada/bloqueada adaptará los permisos de la carpeta principal.
    • Los archivos cargados heredarán los permisos de visibilidad de su carpeta principal. Por ejemplo, si carga archivos en una carpeta privada, los nuevos archivos debajo de esa carpeta no serán visibles a los permisos "Estándar" e inferiores.
    • Si tiene permisos "Estándar" y carga un documento, un usuario "Administrador" puede hacer que su archivo o carpeta sea privado. En tales casos, no podrá ver ni acceder al archivo a pesar de que fue la persona que lo cargó originalmente en Procore.
    • Usted puede hacer que todos los futuros archivos o carpetas cargadas o creadas sean privadas por defecto en la configuración de la herramienta Documentos, al seleccionar la casilla de verificación junto a "Documentos y carpetas privadas por defecto". Ver Configuraciones avanzadas: Documentos del proyecto.

Pasos

Bloquear/desbloquear un archivo o carpeta

  1. Navegue hasta la herramienta Documentosde la compañía o proyecto.
  2. Expanda o contraiga las carpetas para localizar el archivo o carpeta. 
  3. Seleccione el archivo o carpeta.
  4. Elija entre estas opciones para bloquear o desbloquear el archivo o la carpeta:
    1. Bloquear un archivo o carpeta
      Haga clic en el icono de candado junto al nombre del archivo o la carpeta para que esté en la posición bloqueada. Esto cambia la configuración en el archivo o la carpeta a Privada.
      Notas: 
      • Solo los usuarios con el permiso de nivel "Administrador" a la herramienta Documentos pueden ver un archivo o carpeta privada.
      • Si desea permitir que los usuarios con permisos de nivel "Solo lectura" o "Estándar" a la herramienta Documentos tengan acceso al archivo o la carpeta, siga los pasos en Hacer privado un archivo o carpeta.
        lock-private.png

        O
         
    2. Desbloquear un archivo o carpeta
      Haga clic en el icono de candado junto al nombre del archivo o la carpeta para que esté en la posición desbloqueada. Esto elimina cualquier configuración de permiso privado, por lo que cualquier usuario puede ver el archivo o la carpeta seleccionada con el permiso de nivel "Administrador" a la herramienta Documentos.

      unlocked-no-permissions-set.png

​​​​​Hacer un archivo o carpeta pública

  1. Navegue hasta la herramienta Documentosde la compañía o proyecto.
  2. Expanda o contraiga las carpetas en la vista de árbol para ubicar el archivo o carpeta. 
  3. Seleccione el archivo o carpeta que desee.
  4. Hacer que el archivo o carpeta sea Público de la siguiente manera:
    1. Administrar permisos. Haga clic en este botón para ampliar el áreaPermisos de archivo o carpeta

    2. Hacer privado. Quite la marca de verificación de esta casilla para eliminar cualquier configuración de permiso.
    3. Establecer permisos. Haga clic en este botón para establecer los permisos actuales. 


      make-private-cleared.png

      Esto elimina cualquier configuración de permiso privado  (es decir que ahora es Público, lo que significa que cualquier usuario puede acceder a él con un permiso de nivel de "Solo lectura" o superior a la herramienta Documentos).

Hacer privado un archivo o carpeta

  1. Navegue hasta la herramienta Documentosde la compañía o proyecto.
  2. Expanda o contraiga las carpetas para localizar el archivo o la carpeta. 
  3. Seleccione el archivo o la carpeta deseada en la vista de árbol. 
  4. Para hacer el archivo o carpeta Privado y administrar permisos de acceso, haga lo siguiente:
    1. Administrar permisos. Haga clic en este botón para ampliar el áreaPermisos de archivo o carpeta

    2. Hacer privado. Coloque una marca de verificación en la casilla para establecer los permisos a Privado. Esto revela la lista deAdministración, que muestra a todos los usuarios con permiso de nivel "Administrador" a la herramienta Documentos. Quite la marca de verificación de esta casilla para eliminar todas las configuraciones privadas.
    3. Permitir acceso. Si desea permitir que otros usuarios o miembros de un grupo tengan permiso de acceso al archivo o a la carpeta, seleccione las personas o grupos en la lista Seleccionar una persona o un grupo con permiso (Nota: Para aprender a crear un grupo de distribución, consulte  Agregar un grupo de distribución al directorio de compañía).
      Notas:

      • Restablecer permisos de la carpeta original. Si desea que el archivo o la carpeta utilice la misma configuración de permisos que la carpeta principal, haga clic en este botón en cualquier momento. 
      • Eliminar todo. Para eliminar un usuario de la lista "Permitir acceso", haga clic en este botón.
      • Agregar todo. Para agregar todos los usuarios de la lista a la lista "Permitir acceso", haga clic en este botón.

      file permissions.png
       
    4. Establecer permisos. Haga clic en este botón para establecer los permisos actuales. 

Ver también

 

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