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Procore

Transferencia de documentos entre proyectos

Objetivo

Transferir archivos y carpetas entre proyectos utilizando la herramienta Documentos de Procore.

Contexto

La función Transferencia de documentos brinda a los usuarios la capacidad de enviar y recibir documentos de un proyecto a otro dentro de su compañía, así como otros proyectos de otra compañía.

Cosas para considerar

  • Permiso de usuario requerido:
    • "Administrador" en la herramienta Documentos del proyecto.
  • Requisitos previos:
    • Póngase en contacto con su Procore point of contact para solicitar habilitar la función de Transferencia de documentos. Antes de poder habilitar esta función en sus proyectos, un usuario de su compañía que tenga permiso de "Administrador" para cada proyecto debe confirmar y aprobar la solicitud. 


 

 


 


 

Pasos

Envío de documentos

Para enviar un documento a través de la función de transferencia de documentos, debe tener permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Documentos. Puede transferir un solo archivo o una sola carpeta. Si envía una carpeta, todos los archivos que se encuentren dentro de esa carpeta serán transferidos. Si envía una carpeta que contiene subcarpetas, todos los contenidos de las subcarpetas se transferirán, pero no las carpetas en sí.

Para transferir un documento o carpeta, siga estos pasos:

  1. Navegue hasta la herramienta Documentos.
    Esto revela la página Documentos. 
  2. En la vista de árbol, seleccione el archivo o la carpeta que desee.
  3. Haga clic en el botón Transferir
    ¡IMPORTANTE! Si el botón Transferir NO está visible o no está disponible en el panel derecho, la función NO está habilitada en sus proyectos. Antes de que esta función pueda ser habilitada por el Procore point of contact de su compañía,  un usuario de su compañía que tenga permiso de "Administrador" para cada proyecto debe confirmar y aprobar la solicitud para habilitarla.

    transfer documents.png

    Se le pedirá que seleccione el proyecto al que desee enviarle los documentos.
  4. En esta pantalla, también tendrá la opción de ingresar un mensaje. Este mensaje aparecerá con el archivo cuando sea recibido por el proyecto conectado. Este mensaje también se encontrará en los Registros de transferencia entrante/saliente y en los Reportes de transferencia entrante/saliente que se detallarán en este artículo.

Recepción de documentos

Cuando un proyecto reciba un documento, los usuarios serán notificados de dos maneras.

  1. Puede configurar que ciertos Administradores del proyecto reciban una notificación por correo electrónico cuando su proyecto reciba transferencias de documentos entrantes. Puede administrar quiénes son los usuarios en la "Lista de suscripción de correo electrónico" en la sección "Configurar ajustes de documentos" de la herramienta Documentos. Consulte "Configuraciones avanzadas: Documentos para más información sobre esto. 

    document transfer email subscribers.png
     
  2. Si es un usuario de nivel "Administrador" en la herramienta Documentos de su proyecto, verá una notificación cuando abra la herramienta Documentos de esta manera: 

    acknowledge document transfer.png
     
  3. Para revisar las transferencias pendientes y seleccionar una carpeta de destino, haga clic en el botón "Revisar" en la notificación de confirmación de transferencia de documentos. Esto lo llevará a la página de revisión de transferencia de documentos, donde puede ver detalles sobre los archivos que se han transferido, así como también seleccionar destinos de carpeta para los documentos. Podrá seleccionar algunos o todos los documentos que se hayan transferido y luego seleccionar una carpeta de destino.
    Una vez que seleccione el documento que desea colocar en una carpeta de destino, puede hacer clic en Seleccionar carpeta de destino. Esto mostrará la estructura de la carpeta de documentos del proyecto para que pueda seleccionar la carpeta de destino apropiada para enviar los documentos transferidos.
    Una vez que haya seleccionado una carpeta de destino, haga clic en el botón "Confirmar". Los archivos/carpetas ahora se mostrarán en su árbol de documentos.

Reportes y registros

Para revisar los registros o reportes de documentos transferidos, consulte la siguiente información.

Registros de transferencia    

inbound transfer log.png
 

  • Si un documento ha sido enviado o recibido a través de una transferencia de documentos, puede ver los detalles de la transferencia en un Registro de transferencias entrantes o salientes. Estos registros se pueden encontrar seleccionando ese archivo en particular en la herramienta Documentos, bajo "Detalles del archivo".
  • Si el archivo se recibió a través de la transferencia de documentos, habrá un Registro de transferencias entrantes que proporcione los detalles de la transferencia de archivos (ver arriba). Si el archivo se envió a través de una transferencia de documentos, habrá un registro de transferencia de salida que proporcione los detalles de la transferencia de archivos.
  • Las transferencias de documentos recibidos que se confirmen también se mostrarán en la sección "Nuevos documentos de esta semana" de la herramienta Documentos.
Reportes de transferencia    


 

  • Los detalles de la transferencia de todos los documentos que se envíen o reciban a través de la transferencia de documentos se pueden encontrar en los Reportes de transferencia de documentos entrantes y salientes.
  • Los usuarios "Administradores" del documento podrán navegar a estos reportes yendo a la pestaña "Reportes" del proyecto y seleccionando Reporte de transferencia de documentos entrantes o Reporte de transferencia de documentos salientes.
  • Si alguien rechaza los documentos del lado de la entrada, esos documentos aparecerán en el Reporte de transferencia de documentos rechazados.
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