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Procore

Completar las requisiciones con DocuSign®

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 Lanzamiento por fases
El 23 de marzo de 2022, la experiencia de facturación se actualizó subcontratista en todos los proyectos de Procore utilizando las herramientas de administración de facturas de Procore. Para brindarle tiempo para obtener una vista previa de los cambios de diseño, Procore proporciona a los usuarios la opción de cambiar entre la experiencia moderna y heredada hasta febrero de 2023. Después de febrero de 2023, el habilidad salir de la nueva experiencia se eliminará y la experiencia heredada ya no estará disponible en Procore. Para obtener más información, consulte Administración financiera: Nuevas vistas de administrador y colaborador para la facturación de subcontratistas.

Para obtener más información sobre DocuSign® soporte para la nueva experiencia beta, consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados para las facturas posteriores?

Objetivo

Completar el proceso de firma electrónica para una factura de subcontratista utilizando la integración de Procore + DocuSign® .

Fondo

Después de que un miembro del equipo del proyecto o su colaborador intermedio cree una factura de subcontratista para un contrato, los usuarios de Procore con una DocuSign® cuenta pueden preparar un sobre de DocuSign® para que la factura se envíe a los destinatarios adecuados para solicitar una firma.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto.
       Notas
      • Los permisos de acceso a las herramientas facturación y progreso de facturación están regidos por los permisos establecidos en la herramienta Contratos y/o Contratos del cliente, Financiamiento o Contratos primarios. Los nombres de las herramientas Procore varían, según el idioma o el diccionario de punto de vista configurado en Procore. Consulte ¿Qué diccionarios y idiomas están disponibles en la aplicación web procore?
      • Si es colaborador (por ejemplo, un contacto de facturación empleado por una compañía que realiza el trabajo en un proyecto administrado en Procore, su habilidad realizar tareas relacionadas con la factura está determinada por el titular de la compañía Procore cuenta. Configuración en la que el titular del cuenta puede optar por proporcionarlo:
        • Un usuario de Procore cuenta.
        • Acceda a los permisos de la herramienta Contratos y/o Contratos del cliente, Financiamiento o Contratos primarios del proyecto.
        • Membresía en la lista "Privado" de un contrato o financiamiento específico
        • Designado como "Contacto de factura" en el contrato o fondos.
  •  Información adicional:
    • Una vez que inicie sesión en su DocuSign® cuenta de Procore, NO deberá volver a iniciar sesión hasta que el token de inicio de sesión expira. Una vez expirado, aparecerá el banner "Autenticación requerida" en Procore. Para obtener más información, consulte ¿Qué significan los diferentes banners de DocuSign® en Procore?
    • Para completar los pasos a continuación, la factura debe estar en Aprobado, Aprobado como se anotó o estatus Pendiente de Aprobación del propietario .

Requisitos previos

Pasos

Enviar una requisición® a DocuSign

Este paso le muestra cómo abrir una factura de subcontratista en Procore.

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos , haga lo siguiente:
    • En la tabla "Contratos", busque el contrato que contiene la factura para firmar.
    • Haga clic en el enlace Número para abrir el contrato.
  3. En el contrato, haga clic en la pestaña Facturas .
     Nota
    Para enviar una factura de subcontratista a DocuSign®, debe estar en uno (1) de estos estatus: Aprobado, Aprobado como se anotó o Pendiente de aprobación del propietario.
  4. En la tabla Facturas (requisiciones), busque la factura y haga clic en Ver.
  5. Revise la factura y realice las ediciones según sea necesario.
  6. Cuando esté listo para enviar la factura a DocuSign©:
    • BETASi está utilizando la experiencia beta subcontratista factura, haga clic en Enviar con DocuSign en la parte superior de la página.
      sub-invoice-beta-send-with-docusign.png
    • LEGADOSi está utilizando la experiencia de subcontratista factura heredada, haga clic en Actualizar y configurar DocuSign en la parte inferior de la página.

      legacy-sub-invoice-update-set-up-docusign.png

Enviar facturas de subcontratistas de forma masiva a DocuSign®

Si tiene permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto, también puede utilizar la herramienta Facturación del proyecto para enviar facturas a DocuSign® de forma masiva.

  1. Navegue hasta la herramienta Facturación del proyecto.
  2. Haga clic en la pestaña Subcontratista.
  3. Marque las casillas de verificación junto a las facturas para enviar de forma masiva a DocuSign®.
     Nota
    Para enviar una factura de subcontratista a DocuSign®, debe estar en uno (1) de estos estatus: Aprobado, Aprobado como se anotó o Pendiente de aprobación del propietario. Consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados de las facturas Procore?
  4. Haga clic en Enviar a DocuSign®.
     Nota
    Si el botón Enviar a DocuSign® está atenuado y no está disponible, coloque el cursor del mouse sobre el botón. Aparece una información sobre herramientas para informarle del motivo. Por lo general, se debe a que la orden de compra o contrato no tiene asignado un "Contacto de facturación". Consulte Agregar contactos de factura a una orden de compra o contrato.

    sub-invoice-bulk-send-to-docusign.png

    Procore envía las facturas seleccionadas a DocuSign®. Aparece un banner de éxito VERDE en la parte superior de la página cuando se completa.
     Notas
    • Al enviar facturas de forma masiva, la integración de DocuSign® solo envía facturas a las personas enumeradas como "Contactos de factura" en el contrato en Procore.
    • Algunas funciones de DocuSign® NO están disponibles cuando se utiliza la opción de envío masivo.Por ejemplo, agregar o eliminar documentos, agregar destinatarios, así sucesivamente.
    • Para usar las funciones de DocuSign no disponibles, siga los pasos en Completar requisiciones con DocuSign®.®

    compile-invoice-backups-successful.png

Inicie sesión en DocuSign®

Preparar el sobre DocuSign®

Una vez que haya iniciado sesión en la DocuSign®, aparecerá la página "Cargar un documento y Agregar destinatario del sobre". Complete estos pasos:

Agregar documentos al sobre

La siguiente información de Procore completa automáticamente el sobre de DocuSign®:

  • Una copia en PDF de la factura se agrega automáticamente a la sección "Agregar documentos al sobre".
  • Las casillas de firma requeridas para cada "Rol" en la factura. Por ejemplo, el contratista general o el subcontratista cuyo contrato se ve afectado por la factura. Esto incluye cada usuario "Nombre" y "Dirección de correo electrónico". Consulte Agregar destinatarios al sobre a continuación.

Tiene la opción de agregar otros documentos de la siguiente manera:

  1. Opcional: Si desea agregar documentos adicionales al sobre, elija una de las opciones disponibles en la sección "Agregar documentos al sobre":

    docusign-sub-invoice-add-documents-to-the-envelope.png
     Nota
    Las opciones disponibles en la sección "Agregar documentos al sobre" se desarrollan y mantienen por DocuSign®. Para saber cómo utilizar DocuSign®, Procore recomienda revisar el contenido en support.docusign.com.
    1. Cargar
    2. Usar una plantilla
    3. Obtenerlo de la nube

Agregar destinatarios al sobre

Para agregar destinatarios al sobre:

  1. En "Agregar destinatarios al sobre", mantenga los bloques de destinatarios predeterminados, sus nombres y sus direcciones de correo electrónico. Estos datos se agregan al sobre automáticamente por la integración de Procore+DocuSign®.Si los datos se especificaron en Procore, los valores en los campos "Nombre" y "Dirección de correo electrónico" de los bloques de destinatarios corresponden a estos campos en Procore:
    • Subcontratista. Esta es la persona designada en el campo "Arquitecto/Ingeniero" del contrato asociado con la factura subcontratista.
    • Contratista general. Esta persona que está designada en el campo "Contacto primario" en el Directorio del proyecto para la compañía designada en el campo "Contratista" del contrato asociado con la factura subcontratista.

      docusign-sub-invoice-add-recipient-to-envelope.png

Agregar un mensaje a todos los destinatarios

Vista previa de los campos de firma y envíe el sobre

El siguiente paso es obtener una vista previa de los campos de firma en el PDF. Los campos de firma corresponden a los roles en Procore. Por ejemplo, el contratista general y el subcontratista que son partes del contrato con la factura.Estos campos se agregan automáticamente al sobre DocuSign® por la integración de Procore + DocuSign®.

  1. Desplácese hasta la parte inferior del PDF de la factura para ver los campos de firma. A continuación se muestra un ejemplo.

    docusign-sign-invoice.png
     
  2. Mantenga los campos de firma existentes. Estos campos se completan automáticamente con Procore y los mantiene en sus posiciones predeterminadas garantizan que el flujo de trabajo de firma para las funciones de la aplicación Procore sea lo esperado.
  3. Opcional: Agregue cualquier "Campos estándar" al formulario que desee.
     Nota
    Las opciones del área "Campos estándar" se desarrollan y mantienen por DocuSign®. Para saber cómo utilizar DocuSign®, Procore recomienda revisar el contenido en support.docusign.com.
  4. Cuando esté listo para recopilar las firmas especificadas, haga clic en Enviar. 
    DocuSign envía el sobre a los destinatarios especificados.® Los destinatarios pueden continuar con el siguiente paso. 
     Recomendación
    ¿Está cambiando manualmente el estatus a "Fuera de firma" después de enviarlo a DocuSign®? Si decide cambiar el estatus de la factura a "Fuera de firma" en Procore después de enviar la factura a DocuSign® (recuerde, solo puede enviar facturas a DocuSign si están en el estatus Aprobado, Aprobado como se anotó o Aprobación del propietario pendiente ), deberá cambiar manualmente el estatus de la factura en Procore al estatus aprobado correspondiente después de que se® complete el proceso de firma DocuSign. 

Ver también

 

Si desea obtener más información sobre el software de contratos de Procore y cómo puede ayudar a su negocio, visite nuestra página icon-external-link.pngde productos de la herramienta financiera de construcción.