Revisar y volver a enviar una factura como contacto de facturación
Objetivo
Revisar y volver a enviar cualquier partida que se rechazara en una factura de subcontratista como contacto de facturación.
Fondo
Después de que un contacto de facturación envía una factura de subcontratista al contratista aguas arriba para el pago, un administrador de facturas revisa la factura para aprobar o rechazar el pago. Consulte Revisar una requisición como administrador. Una vez que un administrador de facturas rechaza una (1) o más partidas en las Partidas de la factura, su estatus cambia a Revisar y volver a enviar.
Como contacto de facturación, ahora puede revisar las partidas rechazadas y ajustar los montos en los ítems según sea necesario. Para ello, el colaborador aguas arriba debe otorgarle permisos de acceso suficientes. Si se le han otorgado los permisos de usuario necesarios que se detallan a continuación, una de las siguientes marcas aparece en las columnas correspondientes "Aprobación de partidas" en la tarjeta "Partidas" de la factura:
- Una marca de
verificación VERDE muestra que la partida está aprobada. - Una X
ROJA muestra la partida rechazada. Es posible que aparezca un motivo en la columna "Comentario". Un comentario es una entrada opcional para el administrador de facturas del colaborador de aguas arriba.
Aspectos a tener en cuenta
- Permisos de usuario requeridos:
- Permisos de nivel de 'Administrador' en la herramienta Contratos del proyecto.
O - Permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Contratos del proyecto y debe ser agregado como un contacto de factura en el contrato. Consulte Agregar contactos de factura a una orden de compra o contrato.
- Permisos de nivel de 'Administrador' en la herramienta Contratos del proyecto.
Requisitos previos
- Primero, un contacto de facturación debe enviar una nueva factura al colaborador aguas arriba para su revisión. Consulte Enviar una nueva factura como contacto de facturación.
- A continuación, un administrador de facturas debe completar los pasos en Revisar una requisición como administrador.
Pasos
- Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
- Busque el contrato relacionado con la factura en la lista contratos.
- Haga clic en el enlace Número para abrir el contrato.
- Haga clic en la pestaña Facturas .
- Busque la factura en el estatus Revisar y volver a enviar .
- Haga clic en el enlace Número de factura para abrirlo.
- En la factura, haga clic en el botón Editar .
- Desplácese hacia abajo hasta la tarjeta Partidas .
- En la columna Aprobación de partidas, identifique qué partidas fueron aprobadas o rechazadas por el administrador de facturas:
- Una marca de verificación VERDE muestra que la partida está aprobada.
- Una X ROJA muestra la partida rechazada. Es posible que aparezca un motivo en la columna "Comentario".
- Una marca de
- Opcional: Si se rechazaron una (1) o más partidas, revise el motivo proporcionado en la columna Comentario .
Nota:
Una entrada de "Comentario" es opcional. Si NO se proporciona un motivo y tiene preguntas sobre la partida, comuníquese con el administrador de facturas de su colaborador de aguas arriba.
- Ajuste los montos en cada partida rechazada. Consulte Enviar una nueva factura como contacto de facturación.
- Elija una (1) de estas opciones:
- Cancelar. Haga clic en este enlace para cancelar su ingreso de datos.
- Guardar como borrador. Haga clic en este botón para guardar su ingreso de datos sin enviar la factura al administrador de facturas para su revisión. Esta acción cambia el estatus de la factura de Revise y reenviar a Borrador.
- Enviar. Haga clic en este botón para volver a enviar su factura al administrador de facturas para su revisión.