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Procore

Configurar ajustes: Contratos primarios

Objetivo

Configurar los ajustes avanzados de la herramienta Contratos primarios del proyecto. 

Contexto

Al configurar un proyecto de Procore, un usuario con permiso de "Administrador" en la herramienta Contratos primarios primero usará los pasos a continuación para configurar los ajustes de la herramienta para los usuarios de la herramienta. Debido a que los usuarios pueden crear un Contrato primario único o múltiples contratos primarios en un solo proyecto (consulte Crear contratos primarios ), las configuraciones que se enumeran a continuación se aplican globalmente a todos los contratos primarios en un proyecto:

  • Configuración de contrato. Define el número de niveles de órdenes de cambio primarias para el proyecto, brinda la opción de otorgar a usuarios el permiso "Estándar" en la herramienta de Contratos primarios, el privilegio de crear órdenes de cambio potenciales y la habilidad de elegir si desea que las partidas sean editables. 
  • Fechas del contrato. Habilite o deshabilite campos de fecha específicos en el contrato primario.
  • Distribuciones predeterminadas. Especifique los usuarios que se incluirán de forma predeterminada en las distribuciones de notificación por correo electrónico de la herramienta Contratos primarios. 
  • Fuentes de fondos. Enumere las fuentes de fondos relacionadas con el contrato primario. Una fuente de fondos puede incluir fondos federales, estatales y locales, fianzas, subvenciones, ingresos fiscales, préstamos, programas y más. 

También puede configurar configuraciones personalizadas para aplicar a cada contrato primario que sus usuarios creen en un solo proyecto. Para obtener más información, consulte Editar la pestaña Configuración avanzada para un contrato primario.

Cosas a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta Contratos primarios del proyecto.
  • Información adicional:

Requisitos previos

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos primarios del proyecto.
  2. Haga clic en el icono Configurar ajustes .
  3. En Configuración de contrato, haga lo siguiente:

    pc-contract-configuration.png
     
    1. Número de niveles de orden de cambio de contrato primario
      Seleccione una opción de la lista desplegable para definir cómo se gestionarán las órdenes de cambio en el proyecto:
      ¡Importante! Esta configuración no se puede cambiar después de que se crea la primera orden de cambio.
      • 1. Una configuración de orden de cambio de un (1) nivel requiere que los usuarios creen solo órdenes de cambio de Contrato primario. Consulte Crear una orden de cambio de Contrato primario (OCCP) o Crear una orden de cambio de Contrato primario (OCCP) con DocuSign
      • 2. Una configuración de orden de cambio de dos (2) niveles brinda a los usuarios la habilidad de crear una orden de cambio potencial (consulte Crear una orden de cambio potencial (OCP)) que luego se puede agrupar en una sola Orden de cambio de Contrato primario) y enviar a un usuario para su aprobación. Esta es la configuración predeterminada para los proyectos de Procore. 
      • 3. Una configuración de orden de cambio de nivel tres (3) brinda a los usuarios la capacidad de crear una orden de cambio potencial que luego puede agregarse individualmente o agruparse en Solicitudes de orden de cambio. Una vez que se aprueban las solicitudes, las Solicitudes de orden de cambio se pueden agrupar en una sola Orden de cambio de contrato primario.
    2. Permitir que los usuarios de nivel estándar creen OCP
      Coloque una marca en esta casilla de verificación para otorgar a los usuarios con permisos "Estándar" la habilidad de crear un OCP en la pestaña Órdenes de cambio de un Contrato primario.
      Nota: Si quita la marca de la casilla de verificación, solo los usuarios con permiso de "Administrador" pueden crear una OCP usando la pestaña Órdenes de cambio de un Contrato primario
    3. Habilitar la programación de valores siempre editable
      Coloque una marca en este cuadro para que los usuarios puedan editar la partida en cualquier momento. Quite la marca de la casilla de verificación para evitar que los usuarios editen la partida una vez que se cree una factura o una Orden de cambio de contrato primario está en estado Aprobado.
      Nota: cualquier actualización de esta configuración afecta solo a las facturas nuevas y NO se aplica retroactivamente a las facturas existentes
      Habilitar esta opción brinda a los usuarios la capacidad de:
      • Agregue nuevas partidas.
      • Actualice los valores en la columna Código de costo de un artículo de línea, si NO se ha facturado en una factura.
      • Actualice las entradas en la columna Descripción.
      • Actualice las entradas en la columna Tipo, si NO se ha facturado en una factura.
      • Reduzca el monto del contrato al monto facturado hasta la fecha.
      • Reorganice las filas de las líneas de pedido.
      • Elimine filas de las partidas, si la partida no se ha facturado en una factura.
  4. En Fechas de contrato, coloque una marca en estas casillas de verificación para habilitar estos campos de fecha en la herramienta Contratos primarios:

    pc-contract-dates.png
    • Habilitar la fecha de la carta de aprobación. Una marca en esta casilla de verificación permite a los usuarios seleccionar la fecha de la carta de aprobación del contrato desde un control de calendario.
    • Habilite la fecha del contrato. Una marca en esta casilla de verificación permite a los usuarios seleccionar la fecha del contrato desde un control de calendario. La fecha del contrato es la fecha de vigencia del acuerdo contractual (es decir, la fecha en que el contrato entra en vigencia). 
    • Habilite Emitido el día. Una marca en esta casilla de verificación permite a los usuarios seleccionar la fecha en que se emitió el contrato desde un control de calendario. La fecha de emisión es la fecha en que se emitió el acuerdo contractual a ambas partes.
    • Habilite la fecha de ejecución. Una marca en esta casilla de verificación permite a los usuarios seleccionar la fecha en que se ejecutó el contrato desde un control de calendario. La fecha de ejecución es la fecha en que ambas partes firmaron el acuerdo. 
    • Habilitar la fecha de devolución. Una marca en esta casilla de verificación permite a los usuarios seleccionar la fecha en que se devolvió el contrato desde un control de calendario.
    • Habilitar la fecha de la carta de intención. Una marca en esta casilla de verificación permite a los usuarios seleccionar la fecha de una carta de intención. Una carta de intención es un documento que describe el acuerdo entre las partes antes de que se finalice el contrato.
    • Habilitar la fecha de finalización sustancial. Una marca en esta casilla de verificación permite a los usuarios seleccionar la fecha en que el trabajo del proyecto se completó sustancialmente. La fecha de finalización sustancial se refiere a la fecha en que el trabajo se considera suficientemente completo para satisfacer los requisitos contractuales. También indica la fecha en que el propietario o cliente del proyecto puede asumir la ocupación de todo o parte de un proyecto y el contratista general tiene derecho a recibir el pago del saldo del contrato (menos retención) hasta la finalización final.
      Nota: Si está habilitado, la fecha de finalización sustancial del contrato primario se actualizará a la Fecha de finalización sustancial revisada de cada Orden de cambio de contrato principal una vez que cada Orden de cambio de contrato primario tenga el estado Aprobado.
  5. En Distribuciones predeterminadas, seleccione una persona de cada lista desplegable.

    pc-default-distributions.png
     
    • Contrato primario. Seleccione las distribuciones predeterminadas que se incluirán en la comunicación con respecto al contrato primario. Pueden ser personas que necesiten revisar el contrato primario antes de que se apruebe.
    • Orden de cambio de contrato primario. Seleccione las distribuciones predeterminadas que se incluirán en la comunicación con respecto a las OCCP (Órdenes ce cambio de contrato primario).
    • Solicitud de orden de cambio de contrato primario. Seleccione las distribuciones predeterminadas que se incluirán en la comunicación con respecto a las SOC (Solicitudes de orden de cambio de contrato primario).
    • Orden de cambio de potencial de contrato primario. Seleccione las distribuciones predeterminadas que se incluirán en la comunicación con respecto a las Órdenes de cambio de contrato primario (Órdenes de cambio potenciales de contrato primario).
  6. Haga clic en Actualizar.
  7. En Fuentes de fondos, cree una lista de fuentes de fondos para su proyecto. Una fuente de fondos puede incluir fondos federales, estatales y locales, fianzas, subvenciones, ingresos fiscales, préstamos, programas y más. Consulte Crear Múltiples contratos primarios

    pc-funding-sources.png
     
    1. Nombre. Ingrese el nombre de una fuente de fondos en el cuadro.
    2. Descripción Ingrese una descripción de la fuente de financiamiento en el cuadro.
    3. Haga clic en el signo más (+) para agregar la partida.
  8. Haga clic en Actualizar.

 

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