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Procore

Crear una orden de cambio de potencial principal (OCP primaria)

Objetivo

Para crear una orden de cambio potencial (OCP) para un contrato primario y agregar artículos de línea a las partidas (SOV) de OCP.

Contexto

Cuando se produce un cambio en el alcance del proyecto o el monto del contrato primario original durante un proyecto de construcción, comienza el proceso de gestión de cambios. La gestión de cambios de Procore permite a los usuarios del proyecto crear una orden de cambio potencial (OCP) cuando el Administrador de Procore de su compañía ha configurado la herramienta Contratos primarios para que utilice la configuración de orden de cambio de 2 o 3 niveles. Consulte ¿Cuáles son los diferentes niveles de órdenes de cambio?

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
  • Información Adicional:
  • Para compañías que utilizan la herramienta Integraciones de ERP: Mostrar/Ocultar 
    • Integration by Procore: Viewpoint® Spectrum®:
      • Para sincronizar datos:
        • El campo Fecha en un OCCP es obligatorio.
        • El Código de artículo de facturación en una OCCP debe tener 10 caracteres o menos.
    • Integration by Ryvit: Viewpoint® Vista™
      • Se admiten las exportaciones de  OCCP .
    • QuickBooks®
      • Las exportaciones de OCCP NO se admiten.
    • Sage 100 Contractor®
      • Las exportaciones de OCCP NO se admiten.
    • Sage 300 CRE®:
      • Titulo. El título de PCCO debe tener 30 caracteres o menos. 
      • Número (N°). El número de OCCP debe tener cinco (5) caracteres o menos. 
      • Estatus. El contrato primario debe estar en estatus Aprobado.
      • Partida asociada. Para cada partida que agregue a la partida de orden de cambio, puede designar una (1) partida asociada para cada partida de la orden de cambio o la misma partida asociada a todas las partidas de orden de cambio.  Nota: la lista Partida asociada solo es visible y está disponible cuando la herramienta Integración de ERP se ha configurado para trabajar con Sage 300 CRE® y la capacidad de exportación de órdenes de cambio de contrato primario se ha cambiado en Procore por su especialista en implementación de integración.
    • Limitaciones:
      • Para crear una orden de cambio para un contrato primario, el contrato primario debe estar en el estado 'Aprobado'.

Prerrequisitos

Pasos

Crear una orden de cambio potencial

  1. Navega hasta la herramienta Contratos primarios del proyecto.
  2. Busque el contrato primario con el que trabajar. Luego haga clic en su enlace Número.
  3. Haga clic en la pestaña Órdenes de cambio.
  4. Haga clic en Crear OC potencial.
    create-potential-change-order-from-prime-contract.png
  5. Complete los siguientes campos:
    • Número
      Este campo se completa automáticamente según la cantidad de posibles órdenes de cambio que ya haya creado. De forma predeterminada, el número se incrementará automáticamente en uno. Sin embargo, puede ingresar manualmente un número diferente, si lo desea. (Nota: si ingresa manualmente un número, la próxima OCP que se cree se incrementará automáticamente en uno, según este valor especificado).
    • Fecha de creación
      Este campo muestra la fecha y hora en que se creó la orden de cambio potencial. (Nota: Este campo no se puede cambiar).
    • Revisión
      Este campo muestra el número de revisión de la OCP. Cuando se crea una OCP por primera vez, su revisión es cero. Una OCP podría tener varias revisiones debido a los comentarios de un revisor/aprobador.
    • Creado por
      Este campo muestra el usuario que creó la orden de cambio potencial. (Nota: este valor no se puede cambiar).
    • Compañía Contractual
      Este campo muestra la compañía que figura en el contrato primario.
    • Contrato
      Enlace al contrato primario asociado. 
    • Título
      Ingrese el título de la orden de cambio potencial que proporciona una breve descripción del cambio potencial.
    • Orden de cambio de contrato primario
      Esto generará una lista de todas las órdenes de cambio de contrato primario existentes a las que podría vincular la orden de cambio potencial.
    • Estado
      Seleccione el estado actual de la posible orden de cambio:
      • Aprobado. La OCP ha sido aprobado. Los costos se reflejan como "Cambios aprobados" en el presupuesto.
      • Borrador. La OCP aún debe modificarse antes de que pueda enviarse para su revisión. Los costos no se reflejan en el presupuesto.
      • Pendiente - En revisión. La OCP está siendo revisado actualmente por un aprobador. Los costos se reflejan en la columna "Cambios pendientes" del presupuesto.
      • Pendiente - Revisado. La OCP se ha modificado desde su presentación inicial. Los costos se reflejan en la columna "Cambios pendientes" del presupuesto.
      • Pendiente - Precios. La OCP está pendiente y actualmente está pendiente de fijación de precios. Los costos se reflejan en la columna "Cambios pendientes" del presupuesto.
      • Pendiente - Sin precio La OCP está pendiente y no se está cotizando activamente. Los costos se reflejan en la columna "Cambios pendientes" del presupuesto.
      • Pendiente - En proceso. La OCP aún está pendiente y el trabajo se está completando. Los costos se reflejan en la columna "Cambios pendientes" del presupuesto.
      • Pendiente - No procede. La OCP está pendiente y el trabajo no se está realizando actualmente. Los costos se reflejan en la columna "Cambios pendientes" del presupuesto.
      • Rechazada. Se rechazó la OCP. Los costos no se reflejan en el presupuesto.
      • Sin cargo. La OCP se realizará sin cargo. Los costos no se reflejan en el presupuesto.
      • Nulo. El cliente/propietario decide no continuar. Los costos no se reflejan en el presupuesto.
        Nota: Estos estados reflejan el presupuesto de las formas enumeradas anteriormente para la Vista de presupuesto estándar de Procore. Para crear o modificar vistas, consulte Configurar una nueva vista de presupuesto.
    • Razón de cambio
      Seleccione el motivo de la posible orden de cambio, ya sea Solicitud del cliente, Desarrollo de diseño, Asignación, Condición existente, Cargo retroactivo o cualquier opción personalizada por el Administrador de la empresa. Consulte Establecer configuraciones predeterminadas de gestión de cambios.
    • Solicitud de cambio de orden
      Esta configuración solo es necesaria cuando la herramienta Contratos primarios utiliza la configuración de orden de cambio de 3 niveles:
      • Ninguno. Una OCP se puede vincular a una solicitud de orden de cambio en un momento posterior.
      • Agregar a existente. Vincular la orden de cambio potencial a una solicitud de orden de cambio existente.
      • Crear nueva. Cree una nueva solicitud de orden de cambio. También tiene la opción de crear una nueva Orden de cambio de contrato primario al mismo tiempo.
    • Privado
      . Coloque una marca en esta casilla si desea que la orden de cambio potencial esté visible solo para los usuarios con permisos de 'Administrador' en la herramienta Contrato primario. 
    • Método contable
      Este campo hereda el método de contabilidad que se especificó en el contrato primario. Consulte¿Cómo configuro el método de contabilidad para un contrato?
    • Descripción
      Ingrese una descripción más detallada del motivo de la orden de cambio potencial.
    • Solicitud recibida de
      Seleccione un usuario del directorio del proyecto que está enviando la orden de cambio potencial en nombre.
    • Impacto en el programa
      Si lo sabe, puede proporcionar una estimación de la cantidad de días adicionales que se agregarían potencialmente al proyecto actual si se aprobara la OCP.
    • Ubicación
      Utilice el menú desplegable de ubicación para seleccionar una ubicación a la que afecte el [ítem]. Seleccione una de las ubicaciones predefinidas o Agregue una ubicación de varios niveles a un elemento . Esta ubicación puede ser tan general como la ubicación del sitio en el primer nivel o tan específica como el lugar del sitio donde el contratista trabajará en el segundo nivel.
    • Referencia
      Haga referencia a otras herramientas, materiales, planos, o documentos relacionados con la orden de cambio potencial.
    • Cambio de campo
      Marque esta casilla si la orden de cambio potencial requiere un cambio de campo.
    • Pagado
      Marque esta casilla para indicar que ha recibido el pago por este cambio.
    • Archivos adjuntos
      Seleccione y agregue cualquier documento relevante.
  6. Haga clic en Crear.

Agregar un Cronograma valorado de obras (Schedule of Values, SOV) a una orden de cambio potencial

Cuando hay costos asociados con una OCP, debe agregar elementos de línea a las partidas.

  1. En la orden de cambio, haga clic en la pestaña Partidas
     Notas
  2. Seleccione el código de costo correcto del menú desplegable de códigos de costo.
  3. Ingrese una descripción para el artículo de línea.
  4. Seleccione el tipo de costo apropiado. Si está utilizando la herramienta Presupuesto, el Tipo se completará previamente con el primer tipo asociado con ese código de costo en el Presupuesto.  Solo debe seleccionar un tipo de partida "no presupuestada" si desea agregar una nueva partida en el presupuesto.
  5. Haga clic en el botón +. Si la combinación del trabajo secundario, el código de costo y el tipo de costo no están presupuestados, aparecerá una ventana emergente pidiéndole que confirme que desea agregar este artículo de línea al presupuesto. Si se selecciona Aceptar, esta línea de pedido se agregará directamente al presupuesto con un "?" junto a la línea de pedido. Consulte Agregar un artículo de línea de presupuesto parcial.
    Notas:
    • La lista desplegable de partidas asociadas solo aparece si la cuenta Procore de su compañía está integrada con Sage 300 CRE® y la herramienta Contrato primario está habilitada en el proyecto. 
    • Al agregar partidas al cronograma valorado (SOV) de la orden de cambio, debe seleccionar una Partida asociada para cada partida nueva. Puede designar una partida asociada o usar la misma partida asociada para varias partidas.  
  6. Repita el proceso para cada artículo de línea que agregue.
  7. Haga clic en Guardar.
  8. Si la partida impacta a uno de sus contratos, haga clic en Crear OCPC (para proyectos con configuración de orden de cambio de contrato de 2 o 3 niveles) o Crear OCC (para proyectos con configuración de orden de cambio de contrato de nivel 1) para crear un cambio asociado en el lado del contrato. Consulte Próximos pasos  para obtener más información.

    Nota: Consulte Añadir sobreprecio a órdenes de cambio para conocer cómo asociar el sobreprecio a partidas.

 

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