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Procore

Completar una orden de cambio potencial para un contrato primario con DocuSign®

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Objetivo

Completar una orden de cambio potencial (OCP) para un contrato primario con DocuSign®.

Fondo

Si tiene una DocuSign cuenta® , puede conectar las órdenes de cambio potenciales de su proyecto para que un contrato primario DocuSign® administrar el proceso de firma. Esto proporciona a las partes en el contrato una forma de recibir, revisar y devolver sus firmas para la orden de cambio en línea, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo habilitado para Internet.

Si no tiene DocuSign® habilitada, consulte Habilitar la integración de DocuSign® en un proyecto.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta Contratos primarios del proyecto.
  • Información adicional:

Pasos

Abrir la orden de cambio potencial para el contrato primario en Procore

Los pasos que utilice para abrir la orden de cambio potencial dependen de si la herramienta Eventos extraordinarios se agrega al proyecto. Consulte Agregar y quitar herramientas de proyecto.

Usar la herramienta Órdenes de cambio

  1. Navegue hasta la herramienta Órdenes de cambio del proyecto.
  2. En la pestaña Contrato primario, busque el contrato primario con la orden de cambio potencial.
  3. Haga clic en el enlace Contrato para abrirlo.
  4. Haga clic en la pestaña Órdenes de cambio .
  5. Desplácese hasta la tabla Órdenes de cambio potenciales .
  6. Busque la orden de cambio potencial que desea enviar para su firma.
  7. Haga clic en el enlace Número de la orden de cambio.
  8. Haga clic en Editar.

    prime-pco-sign-with-docusign-checkbox.png
     
  9. Haga clic en Completar con DocuSign® en la parte inferior de la página.

    pco-complete-with-docusign.png

Usar la herramienta Contratos primarios

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos primarios del proyecto.
  2. Busque el contrato primario con el que trabajar. Luego expanda su enlace Número .
  3. En Orden de cambio potencial, haga clic en el enlace para abrirlo.

    prime-pco-sign-with-docusign-checkbox.png
     
  4. Haga clic en Completar con DocuSign® en la parte inferior de la página.

    pco-complete-with-docusign.png
     

Inicie sesión en DocuSign®

Prepare el sobre DocuSign®

Una vez que haya iniciado sesión, aparecerá la página "Cargar un documento y agregar destinatario del sobre". Complete estos pasos:

Agregar documentos al sobre

La siguiente información de Procore completa automáticamente el sobre de DocuSign®:

  • Una copia en PDF de la orden de cambio potencial se agrega automáticamente a la sección "Agregar documentos al sobre".
  • Las casillas de firma requeridas para cada "Rol" en el contrato asociado con la orden de cambio potencial. Por ejemplo, el Arquitecto, el Contratista General y el Propietario que son partes en el contrato primario.Esto incluye cada usuario "Nombre" y "Dirección de correo electrónico". Para obtener más información, consulte Agregar destinatarios al sobre a continuación.

Tiene la opción de agregar otros documentos de la siguiente manera:

  1. Opcional: Si desea agregar documentos adicionales al sobre, elija una de las opciones disponibles en la sección "Agregar documentos al sobre":

    ppco-add-documents-to-envelope.png
     Nota
    Las opciones disponibles en la sección "Agregar documentos al sobre" se desarrollan y mantienen por DocuSign®. Para saber cómo utilizar DocuSign®, Procore recomienda revisar el contenido en support.docusign.com.
    1. Cargar
    2. Usar una plantilla
    3. Obtenerlo de la nube

Agregar destinatarios al sobre

Para agregar destinatarios al sobre:

  1. En "Agregar destinatarios al sobre", mantenga los bloques de destinatarios predeterminados, sus nombres y sus direcciones de correo electrónico. Estos datos se agregan al sobre automáticamente por la integración de Procore+DocuSign®.Si los datos se especificaron en Procore, los valores en los campos "Nombre" y "Dirección de correo electrónico" de los bloques de destinatarios corresponden a estos campos en Procore:
  • Arquitecto. Esta es la persona designada en el campo "Arquitecto/Ingeniero" del contrato primario.
  • Contratista general. Esta persona que está designada en el campo "Contacto primario" en el Directorio del proyecto para la compañía designada en el campo "Contratista" del contrato primario.
  • Propietario. Esta es la persona designada como "Propietario/Cliente" en el contrato primario.
     Recomendaciones
    • ¿No se ve uno de los bloques destinatario en DocuSign®? Si su compañía ha comprometido el Equipo de Soluciones personalizadas de Procore para agregar campos personalizados a la herramienta Contratos primarios o si su compañía tiene implementado uno de los diccionarios de idioma o punto de vista de Procore, los destinatario los bloques de su entorno pueden ser diferentes. Verifique con su compañía administrador de Procore para ver si su herramienta tiene campos personalizados. Para obtener más información, consulte ¿Qué idiomas están disponibles en Procore? y ¿ Qué nombres y términos de herramientas son diferentes en Procore para contratistas generales, propietarios y contratistas especializados?
    • ¿No se ve un "Nombre" o una "Dirección de correo electrónico" en un bloque de destinatarios? Si no se ingresaron datos en uno de los campos del contrato antes de enviar el ítem a DocuSign®, elere no tenía datos para transferirse a DocuSign®. Deberá volver a Procore, ingrese los datos en el campo apropiado y vuelva a enviar el sobre a DocuSign®.

ppco-add-recipients-to-envelope.png 

 Recomendación

¿Quiere agregar, cambiar o eliminar destinatarios DocuSign®?  Las opciones de la sección "Agregar destinatarios al sobre" se desarrollan y mantienen por DocuSign®. Si cambia la información del destinatario en DocuSign®, tenga en cuenta que cualquier cambio realizado en DocuSign® NO se actualice en Procore y puede llevar a resultados no deseados. Para garantizar que la integración funcione como esté diseñada, Procore recomienda mantener los campos de destinatario que la integración agregó.Para saber cómo utilizar DocuSign®, Procore recomienda revisar el contenido en support.docusign.com.

Agregar un mensaje a todos los destinatarios

  1. En la sección "Mensaje a todos los destinatarios", haga lo siguiente:
    • Asunto de correo electrónico
      Ingrese una línea de asunto para el mensaje de correo electrónico saliente.
    • Mensaje de correo electrónico
      Ingrese la copia del cuerpo del mensaje de correo electrónico saliente.
  2. Haga clic en Siguiente. 

Vista previa de los campos de firma y envíe el sobre

A continuación, obtenga una vista previa de los campos de firma del PDF. Cada campo de firma corresponde al titular de firma autorizado como designado en el contrato primario de Procore. Estos campos también corresponden a los destinatarios en el sobre DocuSign®.:

  • Arquitecto. Esta es la persona designada como "Arquitecto/Ingeniero" en el contrato primario de Procore.
  • Contratista general. Esta persona que está designada como el "Contacto primario" en el Directorio del proyecto de la compañía designada como "Contratista" en el contrato primario de Procore.
  • Propietario. Esta es la persona designada como "Propietario/Cliente" en el contrato primario de Procore.
 Recomendación
¿No ve los campos de firma anteriores? Si su empresa ha contratado al equipo de Soluciones personalizadas de Procore para agregar campos personalizados para usar con la herramienta Prime Contracts o si su empresa ha implementado uno de los diccionarios de idiomas o puntos de vista de Procore, los destinatarios que aparecen en su entorno pueden ser diferentes. Para obtener más información, consulte ¿Qué idiomas están disponibles en Procore? y ¿ Qué nombres y términos de herramientas son diferentes en Procore para contratistas generales, propietarios y contratistas especializados?
  1. Desplácese hasta la parte inferior del PDF para ver los campos de firma. A continuación se muestra un ejemplo.

    ppco-signature-fields.png
     
  2. Mantenga los campos de firma existentes. Estos campos se completan automáticamente con Procore y los mantiene en sus posiciones predeterminadas garantizan que el flujo de trabajo de firma para las funciones de la aplicación Procore sea lo esperado.
  3. Opcional: Agregue cualquier "Campos estándar" al formulario que desee.
     Nota
    Las opciones del área "Campos estándar" se desarrollan y mantienen por DocuSign®. Para saber cómo utilizar DocuSign®, Procore recomienda revisar el contenido en support.docusign.com.
  4. Cuando esté listo para recopilar las firmas especificadas, haga clic en Enviar.
    DocuSign envía el sobre a los destinatarios especificados.®Los destinatarios pueden continuar con el siguiente paso. Una vez que se recopilan todas las firmas y se aplican al documento, Procore cambia el estatus de la orden de cambio potencial a "Aprobado". También tiene la opción de actualizar el estatus manualmente.

 

Ver también