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Procore

Importar ítems de punch list

IMPORTANT! In order to protect the integrity of your company’s data, Procore Employees are restricted from modifying the data that clients submit in all Procore Import Templates. This restriction applies to all data modifications, including correcting typographical errors. If Procore determines that errors are present in any Procore Import Template that you submit to Procore, it will be returned to you for correction. Please note that the import process may take up to 72 hours to process.

 

Objetivo

Enviar una solicitud a Procore para importar una lista de ítems a la herramienta Punch List de su proyecto. 

Antecedentes

Durante el proceso de implementación de Procore, un miembro del equipo de Procore puede importar su lista de ítems a la herramienta Punch List del proyecto. Para hacer esto, un usuario con permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Punch list del proyecto debe enviar una plantilla XLSX con el formato adecuado que contenga una lista de los ítems de su Punch list. Después de recibir su plantilla de importación actualizada, su Procore point of contact revisará el envío y se asegurará de que los datos estén formateados para cumplir con los requisitos de importación. Una vez finalizado el proceso de importación, puede iniciar sesión en Procore para validar que los datos se hayan importado según lo previsto.

Alternativamente, si ya tiene la plantilla de importación completa, puede acelerar el proceso de importación realizando su propia importación con la aplicación Procore Imports. Consulte Importar ítems de punch list en su herramienta Punch list a nivel proyecto (Procore Imports) para obtener más información.

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permiso de nivel "Administrador" en la herramienta Punch list del proyecto para solicitar una importación a la herramienta Punch list.
    • Permiso de nivel "Administrador" para la herramienta Administrador del proyecto.
    • Permiso de nivel "estándar" o superior a la herramienta Directorio del proyecto.
  • Requisitos de la plantilla de importación:
    • Para consideraciones generales, consulte ¿Cómo preparo mis datos para importarlos a Procore?.
      • La plantilla completa debe enviarse a Procore en el formato XLSX.
      • El archivo XLSX debe estar formateado como una tabla.
    • Datos obligatorios de la columna:
      • ¡Importante! Para evitar errores de importación, no agregue filas vacías, NO agregue columnas en blanco, NO agregue nuevas columnas de datos y no elimine la fila de encabezado de la plantilla de importación de contactos. 
      • La primera línea de la tabla debe incluir el encabezado que define los campos en la tabla de Excel y la base de datos de contactos de su compañía en Procore.
        • Los siguientes encabezados son obligatorios y un asterisco (*) indica que se requieren datos en la fila: Nombre del ítem*, Número de ítem punch*, Tipo de ítem punch, Fecha de vencimiento, Ubicación, Código de costo, Impacto en el programa, Días de impacto en el programa, Impacto en el costo, Monto de impacto en el costo, Prioridad, Referencia, Creado por*, Descripción, Asignado y Comentarios.
      • El proceso de importación fallará si modifica los valores en los encabezados de las columnas.
      • El proceso de importación fallará si inserta nuevas columnas, mueve columnas o elimina columnas de la plantilla.
      • El proceso de importación fallará si cambia el orden del encabezado de columna en la plantilla.
    • Datos necesarios de la fila:
      • ¡Importante! No hay límite para la cantidad de filas que puede importar. Sin embargo, las filas no pueden estar en blanco.
      • Cada fila de la tabla corresponde a un ítem de punch list. Como mínimo, cada registro requiere un valor para el Nombre del artículo. Otras columnas y celdas de una sola fila pueden dejarse en blanco.
      • Cada fila de la tabla corresponde a una partida de Punch list. 
    • Tamaño máximo del archivo: 
      • El tamaño máximo de archivo para la importación de una Punch list es de 1 MB. 

Requisitos previos

Pasos

Para recopilar sus datos, el Administrador de Procore de su organización debe completar los siguientes pasos:

Descargar la plantilla de importación

  1. Descargar la plantilla de importación Punch List: import-punch-list.xlsx
  2. Abrir el archivo en Microsoft Excel. 
  3. Revisar las instrucciones y los datos de ejemplo en la hoja de cálculo "Datos de muestra". 
  4. Continúe con Actualizar la plantilla de importación y enviarla a Procore.

Actualice la plantilla de importación y envíela a Procore

  1. En la hoja de cálculo de Microsoft Excel, haga clic en la hoja de cálculo "Agregar datos aquí".
    Nota: Puede ingresar sus datos incluso cuando la hoja de cálculo está bloqueada. Debe iniciar su ingreso de datos en la celda A2 de la hoja de cálculo "Agregar datos aquí". 
  2. Para cada fila de la hoja de trabajo, complete el ingreso de datos de la siguiente manera:
    Un asterisco (*) indica un campo obligatorio. 
    • Nombre del ítem*
      Introduzca un título descriptivo para el ítem de punch list. Puede ingresar hasta 255 caracteres alfanuméricos. Este es un campo obligatorio. 
    • # de ítem de punch*
      Ingrese un valor numérico en esta casilla para cada fila de datos. Los valores en la columna se ingresan comúnmente en orden numérico ascendente (por ejemplo, 1, 2, 3, etc.). Se permiten valores duplicados. Sin embargo, este campo no puede estar en blanco.
    • Administrador de ítem punch* 
      Ingrese la dirección de correo electrónico completa del usuario que actuará como administrador de ítem punch. Introduzca siempre la dirección de correo electrónico tal como aparece en el Directorio del proyecto.
      ¡Importante! NO ingrese un nombre de usuario en este campo: debe ingresar una dirección de correo electrónico. La persona ya debe estar agregada o importada al Directorio del proyecto. Este usuario también debe tener permisos de nivel "Administrador" o superiores para la herramienta Punch list. Este usuario también debe tener permisos de nivel de "Administrador" o superiores para la herramienta Punch list, o un usuario "Estándar" y se le debe otorgar un permiso especial para actuar como  Administrador de ítem punch.
    • Creado por*
      Ingrese la dirección de correo electrónico completa del usuario que creó el ítem de punch list. Ingrese siempre la dirección de correo electrónico tal como aparece en el Directorio del proyecto.
      ¡Importante!  NO ingrese un nombre de usuario en este campo: debe ingresar una dirección de correo electrónico. La persona ya debe estar agregada o importada al Directorio del proyecto. Este usuario también debe tener permisos de nivel "Administrador" o superiores para la herramienta Punch list.
    • Asignado a
      Ingrese la dirección de correo electrónico completa de la persona responsable de cerrar el ítem de punch list.
      ¡Importante!  NO ingrese un nombre de usuario en este campo: debe ingresar una dirección de correo electrónico. La persona ya debe estar agregada o importada al Directorio del proyecto. A este usuario también se le deben otorgar permisos de nivel "Estándar" o superior para la herramienta Punch list y será designado automáticamente como la persona responsable del ítem de punch list.
      Importante!  Puede agregar varias personas asignadas a este campo, pero cada correo electrónico DEBE estar separado por el símbolo de barra vertical ("|").
    • Aprobador final*
      Ingrese la dirección de correo electrónico completa del usuario que actuará como Aprobador final. Ingrese siempre la dirección de correo electrónico tal como aparece en el Directorio del proyecto.
      ¡Importante! NO ingrese un nombre de usuario en este campo: debe ingresar una dirección de correo electrónico. La persona ya debe estar agregada o importada al Directorio del proyecto. Este usuario también debe tener permisos de nivel "Administrador" o superiores para la herramienta Punch list, o un usuario "Estándar" y se le debe otorgar un permiso especial para actuar como Aprobador final.
    • Ubicación
      Ingrese la ubicación exactamente como desea que aparezca en Procore.
      ¡Importante! Si su proyecto utiliza ubicaciones de varios niveles, debe ingresar la ubicación exactamente como aparece en Procore y separar cada nivel con el símbolo mayor que (>) y sin ESPACIOS entre niveles (p. ej., Lote 1>Sección A).
    • Especialidad
      Ingrese el nombre de la especialidad exactamente como aparece en la herramienta Administrador a nivel compañía. Consulte Agregar o eliminar nombres de especialidades.
    • Impacto en el programa
      Ingrese uno de los siguientes valores para cada ítem de Punch list. Cualquier entrada distinta a las siguientes dará como resultado una entrada en blanco después de la importación:
      • sí_conocido . Indica que el ítem de punch list impacta en el programa del proyecto y se conoce el número de días en los que se verá afectado el programa del proyecto. Si ingresa este valor, debe ingresar una cantidad de días en el campo "Días de impacto en el programa".
      • sí_desconocido. Indica que el ítem de punch list afectará el programa del proyecto, pero no se conoce el impacto.  
      • sin_impacto. Indica que el ítem de punch list no tiene ningún impacto en el programa del proyecto. 
      • n_a. Ingrese este valor para dejar el campo en blanco.
      • tbd. Ingrese esto si actualmente se está evaluando el impacto en el programa. Esta es la abreviatura de "Por determinar".
    • Días de impacto en el programa
      Si ingresó "yes_known" en el campo "Impacto en el programa", ingrese una cantidad de días durante los cuales el programa del proyecto se verá afectado. (p. ej., 7 o 14).
    • Código de costo
      Asocie un código de costo con un ítem de punch list. El código de costo debe tener el formato "código de costo de división" escrito con la cantidad exacta de dígitos que figura en su proyecto o compañía en Procore. Consulte Editar y agregar códigos de costos y descripciones
    • Tipo de ítem punch
      Ingrese un tipo de ítem para clasificar el ítem de Punch list (p. ej., Eléctrico, Instrumentación o Mecánico). Para una importación exitosa, los tipos deben agregarse a la herramienta Punch list antes del proceso de importación, consulte Configurar opciones avanzadas: Punch list: Agregar tipos de ítems punch.
    • Fecha de vencimiento
      Ingrese la fecha en que el ítem de punch list debe completarse usando el formato MM/DD/AAAA (por ejemplo, 01/06/2016).
      ¡Importante! NO ingrese fechas en el formato M/D/AAAA (por ejemplo, NO ingrese 6/1/2016) o la importación fallará.
      Nota: si la columna de Excel no le permite agregar un cero a la izquierda, seleccione la columna completa, elija Formato > Celdas y luego cree un formato de número 'personalizado' llamado 'mm/dd/aaaa' en la pestaña Número. Consulte Crear o eliminar un formato de número personalizado en Excel.
    • Prioridad
      Ingrese "Baja", "Media" o "Alta" para indicar la prioridad del ítem de Punch list.
      ¡Importante! Esta entrada distingue entre mayúsculas y minúsculas y debe usar mayúsculas y minúsculas (p. ej., la primera letra del valor está en mayúscula). Si no se utiliza este formato, el campo quedará en blanco después de la importación. 
    • Impacto en el costo
      Ingrese uno de los siguientes valores según se aplique a cada ítem de punch list. Cualquier entrada diferente a estas hará que el campo se deje en blanco.
      • Si hay un impacto en el costo debido al ítem de punch list y se conoce el monto del costo, ingrese "sí, conocido"
      • Si hay un impacto en el costo y no se conoce la cantidad de tiempo, ingrese "sí_desconocido"
      • Si no hay un impacto en el programa, ingrese "no_impact "
      • Para dejar el campo en blanco intencionalmente, ingrese " n_a "
      • Si el impacto en el costo está "por determinar", ingrese "tbd"
    • Monto de impacto en el costo
      Si ingresó "sí_conocido" en el campo "Impacto en el costo", ingrese el monto en dólares aquí. NO incluya el símbolo del signo de dólar ($). 
    • Referencia
      Ingrese una palabra clave o frase relevante para usar como referencia de ítem. Este es un campo de texto de formato libre que se utilizará según lo especificado por su organización. Por ejemplo, si el artículo se creó a pedido del cliente, ingrese "solicitud del cliente".
    • Descripción
      Ingrese información descriptiva adicional relacionada con completar el ítem de Punch list. Puede ingresar hasta 255 caracteres alfanuméricos.
    • Comentarios
      a p Ingrese comentarios adicionales que pueda tener sobre ítem de punch list. Puede ingresar hasta 255 caracteres alfanuméricos.  
  3. Envíe por correo electrónico la solicitud de importación de una punch list a imports@procore.com/es y agregue el archivo XLSX como adjunto.   
  4. Después de que su Procore point of contact le notifique que la importación se completó, continúe con Validar la importación

Validar la importación

  1. Navegue hasta la herramienta Punch List del proyecto. 
  2. En la página que aparece, verifique que los ítems importados de la punch list se muestren como se esperaba. 
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