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Procore

Importar submittals

IMPORTANT! In order to protect the integrity of your company’s data, Procore Employees are restricted from modifying the data that clients submit in all Procore Import Templates. This restriction applies to all data modifications, including correcting typographical errors. If Procore determines that errors are present in any Procore Import Template that you submit to Procore, it will be returned to you for correction. Please note that the import process may take up to 72 hours to process.

 

Objetivo

Importar submittals a la herramienta Submittals de su proyecto.

Contexto

Si necesita agregar una gran cantidad de submittals a un proyecto, se recomienda que utilice el Creador de submittal en la herramienta Especificaciones. Consulte Generar submittals a partir de especificaciones (creador de submittal). Si prefiere importar sus submittals desde una hoja de cálculo de Microsoft Excel, puede importar sus submittals a través de la aplicación Procore Imports o enviar una solicitud a nuestro equipo de importación de Procore en import@procore.com

Si desea acelerar el proceso de importación, realice su propia importación de submittals utilizando la aplicación Procore Imports.

Cosas para considerar

  • Permiso de usuario requerido
    • Para importar o solicitar una importación de envíos, permisos de nivel de "Administrador" en la herramienta de Submittals a nivel proyecto.
    • Para completar la plantilla de importación de submittals, Ninguno (esto se realiza en Microsoft Excel).
  • Requisitos de la plantilla de importación:
    • Para consideraciones generales de formato, consulte ¿Cómo preparo mis datos para importarlos a Procore?
    • La plantilla debe estar formateada como una tabla. 
    • La primera línea de la tabla debe incluir el encabezamiento que define los campos en la base de datos.
      • Para los submittals, se admiten los siguientes encabezados: Título del paquete, Número de sección de especificaciones del paquete, Descripción de la sección de especificaciones del paquete, Número de paquete, Título del submittal, Número de sección de especificaciones del submittal, Descripción de la sección de especificaciones del submittal, Número del submittal, Descripción, Administrador de submittal, Estatus del submittal, Tipo de submittal, Ubicación, Fecha de recepción, Fecha de asunto, Fecha de presentación y nombre del contratista responsable
        Nota: Como mínimo, su plantilla de importación completa debe incluir datos en los campos Número de submittal y Administrador de envío para una importación exitosa. 
      • Si la función Cálculos de programa de submittal está habilitada (ver Configurar los cálculos de programación de submittal), estos encabezados también son compatibles: Fecha requerida en el sitio, Tiempo de entrega, Tiempo de revisión del equipo de diseño y Tiempo de revisión interna
    • Si deja el valor "Estatus de submittal" en blanco en la plantilla de importación, el sistema establece el estatus en "Borrador" de forma predeterminada.
  • Limitaciones:
    • Se le permite crear submittals con el mismo número de submittal. El proceso de importación solo se puede utilizar para agregar nuevos submittals al proyecto; el proceso de importación no sobrescribe ni elimina los submittals existentes de un proyecto.
    • Si su proyecto utiliza ubicaciones de varios niveles, solo puede asociar los submittals con los niveles existentes o crear nuevas ubicaciones de varios niveles a través del proceso de importación. 

Requisitos previos

Antes de enviar sus datos de importación a Procore, complete estos requisitos previos:

Pasos

Para importar datos de submittals, haga lo siguiente:

Complete la plantilla de importación y envíela a Procore 

  1. Descargue la plantilla de importación de submittals: import-submittals.xlsx
  2. Complete la información del paquete de submittals de la siguiente manera:
    Si va a importar información del paquete de submittals, incluya la siguiente información para cada partida de submittal. Si desea importar submittals sin agregarlos a un paquete, deje las celdas A-D en blanco y continúe con el Paso 3.
    1. Título del paquete
      Para crear un submittal en un paquete, ingrese el título del paquete aquí. Para incluir múltiples submittals en un paquete, repita la entrada del título del paquete en cada registro de submittal (es decir, fila).
    2. Número de sección de especificaciones del paquete
      Ingrese el número de sección de especificaciones para el paquete de submittals exactamente como aparece en Especificaciones o en la herramienta Administrador.
      Nota: Si la columna de Microsoft Excel NO le permite agregar un cero a la izquierda, seleccione la columna completa, elija Formato> Celdas y luego cree un formato de número 'personalizado' que coincida con la convención de numeración de la sección de especificaciones en la pestaña Número. Consulte Crear o eliminar un formato de número personalizado en Excel.
    3. Descripción de la sección de especificaciones del paquete
      Ingrese aquí la descripción de la sección de especificaciones (por ejemplo, 03 o 04). Este es un campo de texto abierto.
    4. Número de paquete
      Ingrese un número de paquete de submittal (por ejemplo, 0001, PKG001, etc.). Si desea crear un paquete de submittals a través del proceso de importación, este es un campo obligatorio. Se permiten números de paquete duplicados y el valor ingresado en este campo debe tener menos de 255 caracteres. 
  3. Información de submittal
    Para submittals individuales, incluya la siguiente información:
    1. Título de submittal
      Ingrese un título de submittal. Puede ingresar el mismo título para múltiples submittals. Para crear el submittal en un paquete, la fila debe incluir un título del paquete, un número de sección de la especificación del paquete y una descripción de la sección de la especificación del paquete.
    2. Número de sección de especificaciones de submittal
      Ingrese el número de sección de especificaciones para el submittal exactamente como aparece en Especificaciones o en la herramienta Administrador. 
      ¡Importante! El número de la sección de especificaciones debe ingresarse exactamente como aparece en Procore o la importación fallará.
    3. Descripción de la sección de especificaciones de submittal
      Ingrese la descripción de la sección de especificaciones para el submittal. Este es un campo de texto abierto.
      Nota: Si el Número de sección de especificaciones que ingresó en la columna anterior coincide exactamente con una Sección de especificaciones existente en la herramienta Especificaciones del proyecto, la Descripción de la sección de especificaciones que está presente en la herramienta Especificaciones tendrá prioridad sobre su entrada en esta hoja de trabajo.
    4. Número de presentación *
      Ingrese el número de submittal. Se permiten números duplicados (es decir, más de un submittal puede tener el mismo número). Este es un campo obligatorio.
      Nota: No incluya números de revisión. 
    5. Descripción
      Ingrese una descripción para el submittal. Este es un campo de texto abierto. Se permiten descripciones de submittal duplicadas (es decir, más de un submittal puede tener la misma descripción). 
    6. Administrador de submittal*
      Nota: Los usuarios ya deberían figurar en el Directorio del proyecto. Consulte  Agregar una persona al Directorio del proyecto o Importar usuarios al Directorio del proyecto.
      ¡Importante! El administrador de submittals debe ingresarse como una dirección de correo electrónico y tener permisos de Administrador para la herramienta Submittals.
    7. Estatus de submittal
      Ingrese un estatus para el submittal. Los estatus predeterminados de Procore que están disponibles para asignar a un submittal incluyen: Abierto, Borrador y Cerrado. Para crear un estatus personalizado, consulte Crear un estatus de registro de submittal personalizado.
      ¡Importante! El estatus debe ingresarse exactamente como aparece en Procore o fallará la importación.
    8. Tipo de submittal
      Ingrese el tipo de información asociado con el submittal. Las selecciones de tipo predeterminadas en Procore incluyen: Documento, Planos, Impresiones, Información del productoManual del productoMuestraPlano de taller y Otros. Para crear un tipo personalizado, consulte Crear tipos de submittals personalizados.
      ¡Importante! El tipo debe ingresarse exactamente como aparece en  Procore o fallará la importación.
    9. Ubicación
      Ingrese la ubicación en el lugar de trabajo para el submittal. Puede ser una ubicación existente de la lista de ubicaciones o una ubicación por niveles. Consulte Agregar ubicaciones escalonadas a un proyecto.
      ¡Importante!  La ubicación debe ingresarse exactamente como aparece en Procore o la importación fallará.
    10. Fecha de recepción
      Ingrese la fecha en que se recibió el submittal con el formato de fecha  MM/DD/AAAA.
      ¡Importante!Si ingresa fechas en otro formato como M/D/YYYY, la importación fallará. 
      Nota: Si la columna de Excel no le permite agregar un cero adelante, seleccione la columna completa, elija Formato > Celdas y luego cree un formato de número "personalizado" denominado "mm/dd/aaaa" en la pestaña Número. Consulte Crear un formato de número personalizado de Microsoft
    11. Fecha de asunto
      Ingrese la fecha en que se recibió el submittal con el formato de fecha MM/DD/AAAA.
      ¡Importante! Si ingresa fechas en otro formato como M/D/YYYY, la importación fallará.
      Nota: Si la columna de Excel no le permite agregar un cero adelante, seleccione la columna completa, elija Formato > Celdas y luego cree un formato de número "personalizado" denominado "mm/dd/aaaa" en la pestaña Número. Consulte Crear un formato de número personalizado de Microsoft
    12. Presentar antes del (fecha)
      Ingrese la fecha en que el submittal debe enviarse al equipo de diseño en el flujo de trabajo de submittal para su revisión utilizando el formato de fecha MM/DD/YYYY. 
      ¡Importante! Si ingresa fechas en otro formato como M/D/YYYY, la importación fallará.
      Nota: Si la columna de Excel no le permite agregar un cero a la izquierda, seleccione la columna completa, elija Formato> Celdas y luego cree un formato de número "personalizado" con el nombre "mm/dd/aaaa" en la pestaña Número. Consulte Crear un formato de número personalizado de Microsoft. 
    13. Nombre del contratista responsable
      Ingrese el nombre de la compañía del contratista/subcontratista que es responsable de completar el trabajo especificado en el submittal.
      ¡Importante! El nombre de la compañía debe ingresarse exactamente como aparece en Procore o la importación fallará.
  4. Para Cálculos del programa de submittal, haga lo siguiente:
    • Si la función de cálculos de programa de submittal está deshabilitada (esta es la configuración predeterminada), deje las columnas R, S, T y U en blanco. Nota: Si incluye información en cualquiera de estas columnas, la importación no tendrá en cuenta los datos porque la función está deshabilitada. Si habilita la función más adelante, deberá ingresar manualmente esta información.
      O
    • Si ha habilitado la función de Cálculos de programa de submittal en la herramienta de Submittala (consulte Solicitud para habilitar cálculos de programa de submittal), tiene la opción de incluir esta información:
    1. Fecha requerida en el sitio
      Ingrese la fecha en el sitio para la presentación con el formato de fecha MM/DD/AAAA. 
      ¡Importante! Si ingresa fechas en otro formato como M/D/YYYY, la importación fallará.
      Nota: Si la columna de Excel no le permite agregar un cero a la izquierda, seleccione la columna completa, elija Formato > Celdas y, luego, cree un formato de número "personalizado" con el nombre "mm/dd/aaaa" en la pestaña Número. Consulte Crear un formato de número personalizado de Microsoft. 
    2. Tiempo de entrega
      Ingrese la cantidad de días (p. ej., 15 o 30) para especificar el plazo de entrega del submittal. 
    3. Tiempo de revisión del equipo de diseño
      Ingrese un número de días (por ejemplo, 15 o 30) para especificar el total de días asignados al equipo de diseño para revisar y aprobar el submittal. 
    4. Tiempo de revisión interna
      Ingrese un número de días (por ejemplo, 15 o 30) para especificar el número total de días asignados a la presentación para revisión interna. 
  5. Envíe la solicitud de importació por correo electrónico a: import@procore.com y agregue el archivo XLSX completo como archivo adjunto.
    ¡Importante!No podrá deshacer la importación, por lo que es imperativo que los datos que envíe a Procore para la importación sean precisos. Su Procore point of contact importará el archivo por usted.
    Nota: También puede acelerar el proceso de importación realizando su propia importación de envíos utilizando la aplicación Procore Imports.
  6. Después de que su Procore point of contact le notifique que la importación está completa, continúe con Validar la importación a continuación.

Validar la importación 

  1. Navegue hasta la herramienta Submittals del proyecto. 
  2. En la página que aparece, valide que los ítems de contacto importados se muestren como se esperaba. 

Ver también

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