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Procore

Importar submittals

IMPORTANT! In order to protect the integrity of your company’s data, Procore Employees are restricted from modifying the data that clients submit in all Procore Import Templates. This restriction applies to all data modifications, including correcting typographical errors. If Procore determines that errors are present in any Procore Import Template that you submit to Procore, it will be returned to you for correction. Please note that the import process may take up to 72 hours to process.

 

Objetivo

Completar una plantilla de importación de submittals que se proporcionó a un usuario con nivel "Administrador" en la herramienta Submittals que envió una solicitud de importación a imports@procore.com.

Contexto

Si desea importar un lote de submittals al comienzo de un proyecto, un usuario con permiso de nivel "Administrador" en la herramienta Submittal a nivel proyecto debe hacer lo siguiente:

  • Revise este tutorial para comprender los requisitos de datos. 
  • Enviar una solicitud de importación por correo electrónico a imports@procore.com. Ver Solicitar una plantilla de importación de submittals
  • Después de que el Equipo de importación de Procore le proporcione la plantilla requerida, complete el ingreso de datos requerido y asegúrese de que esté formateado correctamente como se describe a continuación.

Cosas para considerar

  • Permiso de usuario requerido
    • Para solicitar una importación de submittals, permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Submittals a nivel proyecto.
    • Para completar la plantilla de importación de submittals, Ninguno (esto se realiza en Microsoft Excel).
      ¡Importante! Devuelva su plantilla completa a imports@procore.com. Un miembro del Equipo de importación de Procore se asegurará de que la plantilla esté completa y formateada correctamente antes de realizar la importación por usted. 
  • Requisitos de la plantilla de importación:
    • Para consideraciones generales de formato, ver ¿Cómo preparo mis datos para importarlos a Procore?
    • La plantilla debe estar formateada como una tabla. 
    • La primera línea de la tabla debe incluir el encabezamiento que define los campos en la base de datos.
      • Para los submittals, los siguientes encabezados son compatibles: Título del paquete, Número de sección de especificación del paquete, Descripción de la sección de especificación del paquete, Número de paquete, Título de submittal, Número de sección de especificación del submittal, Descripción de la sección de especificación del submittal, Número de submittal, Descripción, Administrador de submittal, Fecha de recepción, Fecha de emisión y Fecha de envío
        Nota: Como mínimo, su plantilla de importación completa debe incluir datos en los campos Número de submittal y Administrador de submittal para una importación exitosa. 
      • Si la función Cálculos de programa de submittal está habilitada (ver Configurar los cálculos de programación de submittal), estos encabezados también son compatibles: Fecha requerida en el sitio, Tiempo de entrega, Tiempo de revisión del equipo de diseño y Tiempo de revisión interna
    • Si deja el valor "Estatus de submittal" en blanco en la plantilla de importación, el sistema establece el estatus en "Borrador" de forma predeterminada.
    • Su Procore point of contact importa la plantilla en el formato de archivo CSV requerido (UTF-8) para usted. El tamaño máximo de archivo para un archivo de importación CSV es 1 MB.
  • Limitaciones:
    • ¡Importante! Si utiliza la función Exportar datos como CSV en la herramienta Submittals, los datos exportados no se podrán importar directamente a Procore. Esto se debe a que los archivos de exportación CSV están formateados para coincidir con la estructura del reporte y no con la estructura de la base de datos. Ver Exportar submittals a CSV o PDF.  Siempre debe reformatear los datos exportados para que coincidan con la estructura de base de datos especificada en la plantilla de importación.
    • Se le permite crear submittals con el mismo número de submittal. El proceso de importación solo se puede utilizar para agregar nuevos submittals al proyecto; el proceso de importación no sobrescribe ni elimina los submittals existentes de un proyecto.
    • Si su proyecto utiliza ubicaciones de varios niveles, solo puede asociar los submittals con los niveles existentes o crear nuevas ubicaciones de varios niveles a través del proceso de importación. 

Requisitos previos

Antes de enviar sus datos de importación a Procore, complete estos requisitos previos:

Pasos

Para importar datos de submittals, haga lo siguiente:

  1. Revise la plantilla de importación de submittals que le proporcionó el equipo de importación de Procore
    • Instrucciones. Esta hoja de trabajo contiene instrucciones y pautas para actualizar la plantilla de importación. 
    • Data de muestra. Esta hoja de cálculo contiene datos de muestra. Úsela como una guía para completar su ingreso de datos.
    • Agregar datos aquí si el Cálculo de programa está DESACTIVADO. Si la opción Cálculos de programa de submittals está deshabilitada en su proyecto (esta es la configuración predeterminada),  ingrese los datos que desee importar en esta hoja de cálculo comenzando por la celda A2. 
    • Agregar datos aquí si el Cálculo de programa está ACTIVADO. Si la opción Cálculos de programa de submittals está habilitada en su proyecto (ver Solicitud para habilitar los cálculos de programa de submittal), ingrese los datos que desee importar en esta hoja de cálculo, comenzando por la celda A2. 
  2. Continúe con Actualizar la plantilla de importación del usuario y enviarla a Procore.

Actualizar la plantilla de importación y enviarla a Procore 

  1. Si está utilizando la plantilla XLSX, elija entre estas opciones:
    • Si la función de Cálculos de programa de submittal está deshabilitada (esta es la configuración predeterminada), debe dejar en blanco las celdas obligatorias de Fecha en el sitio, Tiempo de entrega, Revisión del equipo de diseño y Revisión interna. 
      O
    • Si la función Cálculos de programa de submittal está habilitada (ver Solicitud para habilitar los cálculos de programa de submittal), tiene la opción de agregar datos en las celdas obligatorias Fecha en el sitio, Tiempo de entrega, Revisión del equipo de diseño y Revisión interna como se describe a continuación. 
  2. Actualizar la Información del paquete de submittal como sigue:
    Si va a importar la información del paquete de submittals incluya la siguiente información para cada partida de submittal. Si desea importar submittals sin agregarlas a un paquete, deje las celdas A-D en blanco y continúe con el Paso 3.

    import-pkgtitle-packageno.png
     
    1. Título del paquete
      Para crear un submittal en un paquete, ingrese el título del paquete aquí. Para incluir varios submittals en un paquete, repita la entrada del título del paquete en cada registro de submittal (es decir, fila).
    2. Número de sección de especificaciones del paquete
      Ingrese el número de sección de especificaciones para el paquete de submittal exactamente como aparece en la herramienta Especificaciones o Administrador.  En nuestros datos de ejemplo, observe cómo los Números de la sección de especificaciones del paquete en la columna B (es decir, 033000 y 032200) coinciden exactamente con los números de sección de especificaciones correspondientes en la columna F (es decir, 033000 y 032200) en la herramienta Especificaciones del proyecto. 
      Notas:
      • Si la columna de Microsoft Excel NO le permite agregar un cero inicial: Seleccione la columna completa, elija Formato > Celdas, y luego cree un Formato de número "Personalizado" que coincida con su convención de numeración de la sección de especificaciones en la pestaña Número. Ver Crear o eliminar un formato de número personalizado en Excel.
      • Si el número de la sección de especificaciones NO existe en la herramienta Especificaciones o Administrador (esto depende de si su proyecto ha decidido administrar las especificaciones en Procore): se creará  un nuevo número en la herramienta Especificaciones en función de su entrada.
      • Notas:
    3. Descripción de la sección de especificaciones del paquete
      Ingrese la descripción de la sección de especificaciones aquí (por ejemplo, 03 o 04). Este es un campo de texto abierto.
      Nota: La entrada NO tiene que coincidir con la descripción de la sección de especificaciones en las herramientas Especificaciones o Administrador. Sin embargo, se recomienda ingresar una entrada coincidente para mantener la coherencia. En nuestros datos de ejemplo, observe cómo los Números de la sección de especificaciones del paquete en la columna B (es decir, 033000 y 032200) coinciden exactamente con los números de la sección de especificaciones correspondientes en la columna F (es decir, 033000 y 032200) en la herramienta Especificaciones del proyecto. 
    4. Paquete #*
      Ingrese un número de paquete de submittal (por ejemplo, 0001, PKG001, etc.). Si desea crear un paquete de submittal a través del proceso de importación, este es un campo obligatorio. Se permitén los números de paquete duplicados y el valor ingresado en este campo debe ser menor a 255 caracteres. 
      Nota: Si no ingresa los números de paquete de submittal, el esquema de numeración predeterminado de Procore es 1, 2, etc.
  3. Información de submittal
    Para submittals individuales, incluya la siguiente información:

    import-subtitle-submanager.png
     
    1. Título de submittal
      Ingrese un título de submittal. Puede ingresar el mismo título para múltiples submittals. Para crear el submittal en un paquete, la fila debe contener un Título del paquete, Número de sección de especificación del paquete y Descripción de la sección de especificación del paquete.
    2. Número de sección de especificaciones de submittal
      Ingrese el número de la sección de especificaciones para el submittal exactamente como aparece en la herramienta Especificaciones o Administrador. 
      ¡Importante! Si el número de la sección de especificaciones que se está importando coincide exactamente con el número en la herramienta Especificaciones o Administrador (según la herramienta que use su proyecto para administrar las especificaciones en Procore), se creará un nuevo número en la herramienta correspondiente para su entrada.
    3. Descripción de la sección de especificaciones de submittal
      Ingrese la descripción de la sección de especificaciones para el submittal. Este es un campo de texto abierto.
      Notas:
      • Si el número de sección de especificación que ingresó en la columna anterior NO existe en la herramienta Especificaciones del proyecto, un proceso de importación exitoso también creará el nuevo Número de sección de especificaciones y Descripción de la sección de especificaciones en la herramienta Especificaciones del proyecto.
      • Si el número de la sección de especificaciones que ingresó en la columna anterior coincide exactamente con una sección de especificaciones existente en la herramienta Especificaciones del proyecto, la descripción de la sección de especificaciones que está presente en la herramienta Especificaciones tendrá prioridad sobre su ingreso en esta hoja de trabajo.
    4. Submittal #*
      Ingrese el número de submittal. Se permiten números duplicados (es decir, más de un submittal puede tener el mismo número). Este es un campo obligatorio. (Nota: No incluya los números de revisión). 
    5. Descripción
      Ingrese una descripción para el submittal. Este es un campo de texto abierto. Se permiten descripciones de submittal duplicadas (es decir, más de un submittal puede tener la misma descripción). 
    6. Administrador de submittals
      Cuando se configura para usar el flujo de trabajo de aprobación secuencial, esta persona se designa automáticamente como Persona responsable para el submittal. (Nota: Los usuarios siempre deben existir en el Directorio del proyecto. Ver Agregar a una persona al proyecto en el Directorio o Importar usuarios al directorio del proyecto). 

      received-date-to-submit-by-date.jpg
       
    7. Fecha de recepción
      Ingrese la fecha en que se recibió el submittal utilizando el formato de fecha MM/DD/YYYY (por ejemplo, 05/01/2016).
      ¡Importante! NO ingrese fechas en el formato M/D/AAAA (por ejemplo, NO ingrese 5/1/2016) o la importación fallará. (Nota: Si la columna del Excel no le permite agregar un cero inicial, seleccione toda la columna, elija Formato > Celdas y luego cree un Formato de Número "Personalizado" llamado "mm/dd/aaaa" en la pestaña Número. Ver Crear o eliminar un formato de número personalizado en Excel). 
    8. Fecha de emisión
      Ingrese la fecha en que se emitió el submittal utilizando el formato de fecha MM/DD/YYYY (por ejemplo, 05/01/2016). 
      ¡Importante! NO ingrese fechas en el formato M/D/AAAA (por ejemplo, NO ingrese 5/1/2016) o la importación fallará. (Nota: Si la columna del Excel no le permite agregar un cero inicial, seleccione toda la columna, elija Formato > Celdas y luego cree un Formato de Número "Personalizado" llamado "mm/dd/aaaa" en la pestaña Número. Ver Crear o eliminar un formato de número personalizado en Excel). 
    9. Fecha de envío
      Ingrese la fecha en que se debe enviar el submittal al equipo de diseño en el flujo de trabajo del submittal para su revisión utilizando el formato de fecha MM/DD/YYYY (por ejemplo, 05/01/2016).
      ¡Importante! NO ingrese fechas en el formato M/D/AAAA (por ejemplo, NO ingrese 5/1/2016) o la importación fallará. (Nota: Si la columna del Excel no le permite agregar un cero inicial, seleccione toda la columna, elija Formato > Celdas y luego cree un Formato de Número "Personalizado" llamado "mm/dd/aaaa" en la pestaña Número. Ver Crear o eliminar un formato de número personalizado en Excel). 
  4. Para Cálculos del programa de submittal, haga lo siguiente:
    • Si la función de cálculos de programa de submittal está deshabilitada (esta es la configuración predeterminada), deje las columnas AA, AB, AC y AD en blanco. Nota: Si incluye información en cualquiera de estas columnas, la importación no tendrá en cuenta los datos porque la función está deshabilitada. Si habilita la función más adelante, deberá ingresar manualmente esta información.
      O
    • Si ha habilitado la función Cálculos de programa de submittals en la herramienta Submittals (consulte Solicitud para habilitar los cálculos de programa de submittal), tiene la opción de incluir esta información:

      required-on-site-to-internal-review.jpg
       
    1. Fecha requerida en el sitio
      Ingrese la fecha en el sitio para el submittal utilizando el formato de fecha MM/DD/YYYY (por ejemplo, 05/01/2016).
      ¡Importante! NO ingrese fechas en el formato M/D/AAAA (por ejemplo, NO ingrese 5/1/2016) o la importación fallará.
    2. Tiempo de entrega
      Ingrese un número de días (por ejemplo, 15 o 30) para especificar el tiempo de espera para el submittal. 
    3. Tiempo de revisión del equipo de diseño
      Ingrese un número de días (por ejemplo, 15 o 30) para especificar el total de días asignados al equipo de diseño para revisar y aprobar el submittal. 
    4. Tiempo de revisión interna
      Ingrese un número de días (p.ej, 15 o 30) para especificar el número total de días asignados al submittal para revisión interna. 
  5. Enviar por correo electrónico la solicitud de importación a: imports@procore.com y agregue el archivo XLSX completo como un archivo adjunto. 
    ¡Importante! No podrá deshacer la importación, por lo que es imprescindible que los datos que envíe a Procore para la importación sean precisos.  Su Procore point of contact convertirá su archivo XLSX al formato de archivo CSV por usted. El tamaño máximo de archivo para un archivo de importación CSV es 1 MB.
  6. Después de que su Procore point of contact le notifique que la importación está completa, continúe con Validar la importación a continuación.

Validar la importación 

  1. Navegue hasta la herramienta Submittals del proyecto. 
  2. En la página que aparece, valide que los ítems de contacto importados se muestren como se esperaba. 

Ver también

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