Cargar y enviar un submittal
Objetivo
Cargar un submittal como remitente en el flujo de trabajo de un submittal.
Fondo
Si el contratista general de un proyecto de construcción le asigna el rol de "Remitente" en un flujo de trabajo de submittal, significa que se le pedirá que realice una acción en un submittal. Por ejemplo, es posible que deba cargar planos, planes u otros documentos como archivos adjuntos al submittal para cumplir con los requisitos del submittal y luego proceder con la revisión del diseño.
Normalmente, un administrador de submittals crea los submittals en Procore, (sin embargo, se puede reasignar el rol de administrador de submittals). Esa persona nombra el ítem de submittal y luego completa el ingreso de datos básicos en el submittal. El administrador de submittals también designa a los miembros del equipo del proyecto como "Remitentes" o "Aprobadores" en el flujo de trabajo de submittals.
Si está designado como 'Remitente' (generalmente un subcontratista), Procore le enviará un mensaje de correo electrónico automatizado con el asunto 'Acción requerida en un submittal' para alertarle que el contratista general requiere su respuesta en el submittal.
Dependiendo de los requisitos específicos de su acuerdo, es posible que deba cargar archivos adjuntos (documentos, planos, planos, etc.) a la submittal, que luego se enviarán al equipo de diseño para su revisión y aprobación. Para ayudarlo con este proceso, la notificación por correo electrónico (vea la ilustración a continuación) contiene un enlace Ver en línea. También puede contener archivos adjuntos que es posible que deba descargar y revisar antes de responder a su solicitud de acción.
Aspectos a tener en cuenta
- Permisos de usuario requeridos:
- Para responder a una solicitud de acción en un submittal: permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Submittals del proyecto.
- Requerimientos:
- Para que el sistema le envíe una notificación automática por correo electrónico, debe tener (1) un usuario de Procore cuenta a los que se le han otorgado un mínimo de permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Submittals del proyecto y (2) ser designado como "Remitente" en flujo de trabajo de submittal. Además, el usuario que creó el submittal (o el "Administrador de submittals") debe haber hecho clic en el botón Crear y enviar correos electrónicos en el submittal.
- Información adicional:
- El estatus del submittal debe ser "Abierto".
- Es posible que reciba notificaciones por correo electrónico adicionales en varias etapas de la revisión del submittal, según la configuración del proyecto.
Pasos
Responder a la solicitud de acción
- Elija una de estas opciones:
- Abra el mensaje de correo electrónico y haga clic en el enlace Ver en línea . Si actualmente no ha iniciado sesión en Procore, se le pedirá que inicie sesión. Consulte Iniciar sesión en Procore Web.
O - Inicie sesión en Procore y navegue hasta la herramienta Submittals del proyecto. A continuación, localice el submittal en la vista "Ítems" y haga clic en Ver junto al submittal. Su nombre aparecerá en el campo "Persona responsable".
- Abra el mensaje de correo electrónico y haga clic en el enlace Ver en línea . Si actualmente no ha iniciado sesión en Procore, se le pedirá que inicie sesión. Consulte Iniciar sesión en Procore Web.
- Revise la información del submittal y los adjuntos incluidos.
- Haga clic en Responder junto a su nombre en la tabla "Flujo de trabajo del submittal".
- Opcional: Adjunte cualquier archivo para incluirlo con su respuesta.
- Haga clic en Adjuntar archivos para agregar archivos desde Procore o desde su computadora.
- Busque y seleccione (o cargue) los archivos que desea incluir utilizando las opciones De Mi computadora, Fotos, Documentos o Formularios . Las opciones que vea pueden variar según sus permisos de usuario en las otras herramientas del proyecto.
- Haga clic en Adjuntar.
- O
- Arrastre y suelte archivos desde su computadora.
- Haga clic en Adjuntar archivos para agregar archivos desde Procore o desde su computadora.
- Haga clic en Siguiente.
- Agregue la siguiente información:
- Respuesta. El sistema selecciona automáticamente el "Enviado" como su respuesta, o selecciona la respuesta personalizada configurada para un ítem "Enviado".
Nota: La respuesta seleccionada automáticamente puede ser diferente si se configuró una respuesta personalizada en la configuración avanzada de la herramienta. - Comentarios. Opcional. Ingrese cualquier comentario que incluya con la respuesta.
- Respuesta. El sistema selecciona automáticamente el "Enviado" como su respuesta, o selecciona la respuesta personalizada configurada para un ítem "Enviado".
- Haga clic en Vista previa.
- Vista previa de la información.
Recomendación
Si hay otro paso en el flujo de trabajo del submittal, el nombre o grupo de usuarios de los usuarios en el siguiente paso se mostrará en el campo "Siguiente en flujo de trabajo". - Haga clic en una de las siguientes opciones:
- Haga clic en Responder para guardar su información y enviar el submittal.
- Haga clic en Atrás si necesita cambiar la información que agregó.
- Haga clic en Cancelar para cerrar la ventana y volver a la página del submittal. Nota: Cualquier información que haya agregado antes de cerrar la ventana no se guardará.
El sistema envía una notificación por correo electrónico a cualquier tipo de usuario seleccionado en la configuración de correo electrónico "Envíos del rol del remitente (a través del flujo de trabajo)" después de guardar su respuesta.Consulte ¿Cuándo envía la herramienta Submittals notificaciones por correo electrónico a los usuarios de Procore?
El sistema espera hasta que todos los usuarios requeridos en cada paso del flujo de trabajo de un submittal respondan antes de cambiar a la persona responsable del siguiente paso.