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Procore

Preparar los submittals para importarlos a la aplicación Procore Imports

Objetivo

Para importar submittals a su herramienta Submittals con Procore Imports.

Fondo

La aplicación Procore Imports se utiliza para autoimportar sus submittals de forma masiva a la herramienta Submittals de su proyecto. Esto agregará tantos submittals a su proyecto como necesite sin tener que agregar manualmente cada submittal en Procore.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos: 
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta de submittal del proyecto.
      Nota: Los permisos granulares no son compatibles con la aplicación Procore Imports.
  • Información Adicional:
    • Esta importación solo puede utilizarse para agregar submittals. Su importación no editará ni eliminará ningún submittal existente en su proyecto.

Video

 

Requisitos previos

Antes de enviar sus datos de importación a Procore, complete estos requisitos previos:

Pasos

Descargue la plantilla de importación de submittals

  1. Descargue la plantilla de importación de submittals: import-submittals.xlsx

Dar formato a la plantilla de importación de submittals

  1. Vea las siguientes consideraciones al llenar la plantilla.
    • Formatos de fecha
      • Todos los formatos de fecha deben ingresarse usando el formato de fecha MM/DD/AAAA.
    • Direcciones de correo electrónico (Administrador de submittal)
      • Las direcciones de correo electrónico de los usuarios deben figurar en el Directorio del proyecto para que se puedan importar. Asegúrese de que la dirección de correo electrónico en la plantilla de importación sea exactamente como se ingresó en el Directorio del proyecto.
    • Campos requeridos
      • Administrador de submittal y número de submittal
  2. Complete la plantilla de importación.
    Notas:
    • Si desea importar submittals SIN agregarlos a un paquete, deje las celdas A-D en blanco.
    • Si desea importar submittals con secciones de especificaciones, ingrese las secciones de especificaciones existentes en las columnas Número de sección de especificaciones de submittal y Descripción de la sección de especificaciones de submittal.
Información del paquete de submittals

Para los submittals que desee en un paquete, incluya la siguiente información:

  • Título del paquete
    Para crear un submittal en un paquete, ingrese aquí el título del paquete exactamente como aparece en la herramienta Submittals. Para incluir varios submittals en un paquete, repita la entrada del título del paquete en cada entrada de submittal.
  • Número de sección de especificaciones del paquete
    Ingrese el número de sección de especificaciones del paquete de submittal exactamente como aparece en la herramienta Especificaciones o Administrador.
    Nota: Si la columna Microsoft Excel NO le permite agregar un cero de líder, seleccione toda la columna, elija Formato > celdas y luego cree un formato de número "Personalizado" que coincida con la convención de numeración de la sección de especificaciones en la pestaña Número.Consulte Crear o eliminar un formato de número personalizado en Excel.
  • Descripción de la sección de especificaciones del paquete
    Ingrese la descripción de la sección de especificaciones exactamente como aparece en la herramienta Especificaciones.
  • Numero de paquete
    Ingrese el número del paquete de submittal exactamente como aparece en la herramienta Submittals. Se permiten números de paquete duplicados y el valor ingresado en este campo debe tener menos de 255 caracteres. 
Información de submittal

Para submittals individuales, incluya la siguiente información:

  • Título del submittal
    Ingrese un título de submittal. Puede ingresar el mismo título para varios submittals. Para crear el submittal en un paquete, la fila debe contener datos en las columnas Título del paquete y Número de paquete .
  • Número de sección de especificaciones de submittal
    Ingrese el número de sección de especificaciones para el submittal exactamente como aparece en la herramienta Especificaciones o Administrador.
    Nota: Si está creando el submittal en un paquete de submittal nuevo o existente y ingresó datos en la columna Número de sección de especificaciones del paquete, el Número de sección de especificaciones de submittal es una columna requerida.
    ¡Importante! El número de sección de especificaciones debe ingresarse exactamente como aparece en Procore o la importación fallará.
  • Descripción de la sección de especificaciones de submittal
    Ingrese la descripción de la sección de especificaciones para el submittal. Este es un campo de texto abierto.
    Nota: Si el Número de sección de especificaciones que ingresó en la columna anterior coincide exactamente con una Sección de especificaciones existente en la herramienta Especificaciones del proyecto, la Descripción de la sección de especificaciones que está presente en la herramienta Especificaciones tendrá prioridad sobre su entrada en esta hoja de trabajo.
  • Número de presentación *
    Ingrese el número de envío. Se permiten números duplicados (es decir, más de una presentación puede tener el mismo número). Este es un campo obligatorio.
    Nota: No incluya números de revisión.
  • Descripción
    Ingrese una descripción para el submittal. Este es un campo de texto abierto. Se permiten descripciones de submittal duplicadas (es decir, más de un envío puede tener la misma descripción).
  • Administrador de submittal*
    Ingrese la dirección de correo electrónico del usuario de Procore que desea designar como Administrador de submittals. En Procore, un administrador de submittals es la persona responsable de supervisar un submittal a lo largo de su ciclo de vida.
    Nota: Los usuarios agregados a esta fila deben agregarse ya al Directorio del proyecto con permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Submittals del proyecto. Consulte Agregar una cuenta de usuario al directorio de proyectos.
    ¡Importante!La dirección de correo electrónico debe ingresarse exactamente como aparece en Procore o la importación fallará.
  • Estatus de submittal
    Ingrese un estatus para el submittal. Los estatus predeterminados de Procore que están disponibles para asignar a un submittal incluyen: Abierto, Borrador y Cerrado. Para crear un estatus personalizado, consulte Crear un estatus de registro de submittal personalizado.
    ¡Importante!El estatus debe ingresarse exactamente como aparece en Procore o la importación fallará.
  • Tipo de submittal
    Ingrese el tipo de información asociado con el submittal.Las selecciones de tipo predeterminadas en Procore incluyen: Documento, Planos, Impresiones, Información del producto, Manual del producto, Muestra, Plano de taller y Otros.Para crear un tipo personalizado, consulte Crear tipos de submittals personalizados.
    ¡Importante!El tipo debe ingresarse exactamente como aparece en Procore o la importación fallará.
  • Ubicación
    Ingrese la ubicación en el lugar de trabajo para el submittal. Esta puede ser una ubicación existente desde la lista de ubicaciones o una ubicación escalonada. Consulte Agregar ubicaciones en niveles a un proyecto.
    ¡Importante!La ubicación debe ingresarse exactamente como aparece en Procore o la importación fallará. Las ubicaciones en niveles deben ingresarse con un símbolo de soporte angular (>) entre cada nivel (por ejemplo, Estacionamiento A > planta baja > Este).
  • Fecha de recepción
    Ingrese la fecha en que se recibió el envío con el formato de fecha MM/DD/AAAA.
    ¡Importante! Si ingresa fechas en otro formato como M/D/YYYY, la importación fallará.
    Nota: El 'Formato de número' para las celdas de esta columna debe ser 'Texto'. Esta es la configuración predeterminada para esta columna en el archivo de plantilla de importación de envíos.
  • Fecha de emisión
    Ingrese la fecha en que se emitió la presentación con el formato de fecha MM/DD/AAAA.
    ¡Importante! Si ingresa fechas en otro formato como M/D/YYYY, la importación fallará.
    Nota: El 'Formato de número' para las celdas de esta columna debe ser 'Texto'. Esta es la configuración predeterminada para esta columna en el archivo de plantilla de importación de envíos.
  • Enviar por fecha
    Ingrese la fecha en que la presentación debe enviarse al equipo de diseño en el flujo de trabajo de presentación para su revisión utilizando el formato de fecha MM/DD/YYYY.
    ¡Importante! Si ingresa fechas en otro formato como M/D/YYYY, la importación fallará.
    Nota: El 'Formato de número' para las celdas de esta columna debe ser 'Texto'. Esta es la configuración predeterminada para esta columna en el archivo de plantilla de importación de envíos.
  • Nombre del contratista responsable
    Ingrese el nombre de la compañía del contratista/subcontratista que es responsable de completar el trabajo especificado en el submittal.
    ¡Importante! El nombre de la compañía debe ingresarse exactamente como aparece en Procore o la importación fallará.

Para los Cálculos del programa de submittals, haga lo siguiente:

  • Si la función Cálculos de programación de envío está desactivada (esta es la configuración predeterminada), deje las columnas R, S, T y U en blanco.
    Nota: Si incluye información en cualquiera de estas columnas, la importación ignorará los datos porque la función está desactivada. Si habilita la función más adelante, deberá ingresar manualmente esta información.
    O
  • Si ha habilitado la función de cálculos de programa de submittal en la herramienta Submittals (consulte Habilitar cálculos de programa de submittal), tiene la opción de incluir esta información:
    • Fecha requerida en el sitio
      Ingrese la fecha en el sitio para la presentación con el formato de fecha MM/DD/AAAA.
      ¡Importante! Si ingresa fechas en otro formato como M/D/YYYY, la importación fallará.
      Nota: El 'Formato de número' para las celdas de esta columna debe ser 'Texto'. Esta es la configuración predeterminada para esta columna en el archivo de plantilla de importación de envíos.
    • Tiempo de entrega
      Ingrese una cantidad de días (p. ej., 15 o 30) para especificar el tiempo de entrega del submittal. 
    • Tiempo de revisión del equipo de diseño
      Ingrese una cantidad de días (p. ej., 15 o 30) para especificar el total de días asignados al equipo de diseño para revisar y aprobar el submittal. 
    • Tiempo de revisión interna
      Ingrese un número de días (por ejemplo, 15 o 30) para especificar el número total de días asignados al submittal para revisión interna.

Próximos pasos

  1. Envíe una solicitud de correo electrónico a: imports@procore.com y agregue el archivo XLSX completado como un archivo adjunto.
    Nota: En la línea "Asunto" de su correo electrónico, incluya el nombre y la identificación de su proyecto. Consulte ¿Cómo encuentro el ID del proyecto?
    ¡Importante! No podrá deshacer la importación, por lo que es imperativo que los datos que envíe a Procore para la importación sean precisos.
  2. Después de que su punto de contacto de Procore le notifique que la importación se completó, navegue hasta la herramienta Submittals para validar que los registros de submittal importados se muestren como se esperaba.