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Procore

(Beta) Crear un evento extraordinario con monto estimado de los ingresos

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 Lanzamiento por fases
El lunes, 13 de junio de 2022, Procore inició una versión por fases de la nueva vista de lista de eventos extraordinarios. Esta nueva vista se lanzará gradualmente a todos los clientes utilizando la herramienta Eventos extraordinarios durante el próximo mes. Para obtener más información sobre la versión por fases, consulte Eventos extraordinarios: Vista de lista de eventos extraordinarios modernos.

 También disponible enicon-apple-logo.png  icon-android-logo.png

Objetivo

Crear un evento extraordinario cuando la herramienta Eventos extraordinarios está configurada para mostrar la columna "Monto estimado de los ingresos".

Fondo

La función "Monto estimado de los ingresos" en Procore está diseñada para reflejar el impacto potencial de un evento extraordinario en el presupuesto de su proyecto antes de que su equipo cree una orden de cambio. Con esta función, Procore utiliza el valor en la columna "Monto estimado de los ingresos" para calcular automáticamente el sobreprecio estimado. Esto permite a su equipo prepararse para el costo de un cambio, antes de que se convierta en un costo real, puede crear un evento extraordinario.

Por ejemplo, si un gerente de proyecto anticipa la necesidad de cambiar los colores de pintura de un proyecto, puede comenzar a preparar ese costo creando un evento extraordinario, que describe el costo financiero estimado del cambio, así como qué códigos de costo se verán afectados. Después de crear un evento extraordinario, pueden crear una cotización (Solicitud de cotización), que se envía a los subcontratistas correspondientes para la fijación de precios. Cuando los subcontratistas asignados crean y responden a las cotizaciones, las órdenes de cambio se pueden crear según la cotización enviada.

Aspectos a tener en cuenta

Requisitos previos

Pasos

Crear un evento extraordinario con Monto estimado de los Ingresos

  1. Elija entre estas opciones:
    • Abra el menú Herramientas del proyecto y haga clic en Crear círculoicon-create-circle-mobile.png.
      project-tools-create-change-event.png
      O
    • Navegue hasta la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto. Luego haga clic en el botón Crear .
      change-events-create-button.png
  2. En la página "Crear nuevo evento extraordinario", ingrese lo siguiente:
    • Número.Procore asigna automáticamente nuevos números a los eventos extraordinarios en orden secuencial ascendente.
       Nota
      • El esquema de numeración predeterminado es 001, 002, 003, etc.
      • Puede personalizar el esquema de numeración para los eventos extraordinarios en su proyecto en cualquier momento escribiendo un esquema de numeración alfanumérico sobre el valor predeterminado. Por ejemplo, CE001, CE1000, CE-1000, etc.
      • Después de personalizar el esquema de numeración, Procore lo utiliza para asignar nuevos números a los eventos extraordinarios posteriores.
    • Título. Ingrese un título descriptivo para el evento extraordinario.
    • Estatus. Seleccione un estatus para el evento extraordinario de la lista desplegable.
      Para obtener más información sobre los estatus predeterminados de Procore, consulte ¿Cuáles son los estatus predeterminados para eventos extraordinarios en Procore?. Su administrador de Procore también puede personalizar las opciones de esta lista. Consulte Personalizar estatus de eventos extraordinarios.
    • Origen. Seleccione la herramienta y el ítem de Procore desde el que se origina su evento extraordinario.
    • Tipo. Seleccione Por determinar, Asignación, Contingencia, Cambio de propietario o Transferencia para indicar el tipo de costo para el que se está preparando. Consulte Establecer las configuraciones predeterminadas de administración de cambios.
    • Razón del Cambio. Seleccione un motivo para el cambio en el menú desplegable. Consulte Establecer las configuraciones predeterminadas de administración de cambios.
    • Descripción. Describa el evento que puede resultar en un cambio en los costos.
    • Archivos adjuntos. Adjunte cualquier archivo relevante.
    • Contrato primario (para estimaciones de sobreprecio). Seleccione un contrato primario para indicar qué configuración de sobreprecio del contrato primario se debe utilizar para calcular el sobreprecio en los valores de Estimación (ROM).Procore elegirá automáticamente el contrato primario con el número más bajo.
    • Alcance. Seleccione una de las opciones de alcance disponibles de la lista: Dentro del alcance, Fuera de alcance o Por determinar.
       Importante
      Es importante comprender los efectos de la configuración de "Alcance" cuando un evento extraordinario utiliza la función de monto estimado de los ingresos. Consulte ¿Cuáles son las opciones de alcance predeterminadas para eventos extraordinarios en Procore?
    • Actualice el monto estimado de los ingresos. Marque este casilla de verificación si desea que el monto estimado de los ingresos de todas las partidas se actualice de acuerdo con el nuevo alcance que seleccionó. Este cambio ocurrirá cuando haga clic en el botón Crear en el evento extraordinario.
       Notas
      • La casilla de verificación Actualizar monto estimado de los ingresos aparece junto al campo Alcance. Cuando selecciona una de estas opciones en el campo "Alcance", Procore.
        • Dentro del alcance. Procore establece el monto estimado de los ingresos para todas las partidas en cero dólares ($0).
        • Fuera de alcance. Procore establece automáticamente el monto estimado de los ingresos en el monto "Último costo".
        • TBD. Procore establece el monto estimado de los ingresos para todas las partidas en cero dólares ($0).
  3. Para editar el monto estimado de los ingresos al ver o editar un evento extraordinario (o cuando vea la pestaña "Detalle" de la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto), puede editar el valor de "Monto estimado de los ingresos" en línea como desee:
    • Usar automáticamente el último costo
      Cuando selecciona esta opción, la cantidad en la columna "monto estimado de los ingresos" coincide con la cantidad en la columna "Último costo". 
      • Último costo es la columna existente en la sección Costo de evento extraordinario, que se actualiza automáticamente al valor más a la derecha entre monto estimado de los ingresos, cotización, contrato o sin contrato. El sobreprecio que se configura como parte del contrato primario calculará esta cantidad.
    • No se esperan ingresos
      Cuando selecciona esta opción, la cantidad en la columna "Monto estimado de los ingresos" se establece en $0. Utilice esta opción para eventos extraordinarios dentro del alcance . Usar en alcance cuando el evento extraordinario NO dará como resultado una orden de cambio de contrato primario (OCCP).
    • Ingreso manual
      Cuando seleccione esta opción, ingrese cualquier cantidad en la columna "monto estimado de los ingresos". Cualquier sobreprecio establecido en el contrato primario calculará automáticamente esta cantidad. 
  4. Haga clic en Crear.
     Notas

Agregar partidas a un evento extraordinario

 Recomendación
¿Sabía que un usuario con la configuración de 'Administrador' en la herramienta Eventos extraordinarios puede ENCENDER y APAGAR la configuración 'Visualización de columna' de la herramienta Evento extraordinario? Para obtener los mejores resultados, la configuración de visualización de columnas de su proyecto debe determinarse al inicio de un proyecto. Para obtener más información, consulte ¿Cómo funciona la configuración de visualización de columnas de la herramienta Eventos extraordinarios?
  1. Navegue hasta la herramienta Eventos extraordinarios del proyecto.
  2. Elija entre estas opciones:
    • Haga clic en la pestaña Detalle. Luego busque el evento extraordinario para actualizar y haga clic en Editar.
      edit-change-event.png
      O
    • Siga los pasos en Crear un evento extraordinario.
  3. Elija entre estas opciones:
    • Para agregar una nueva partida, haga clic en Agregar partida. 
      O
    • Para agregar partidas de forma masiva utilizando partidas de todos los contratos del proyecto en el estatus "Aprobado", haga clic en Agregar partidas para todos los contratos. 
  4. Complete el ingreso de datos de la partida de la siguiente manera:
    create-budget-code.png  
     Recomendación

    Puede agrupar partidas de eventos extraordinarios mientras edita un evento extraordinario haciendo clic en Agregar grupo en la parte superior del agregador de partidas. Puede agrupar partidas por lo siguiente:

    Código de costo del tipo de costo del subproyecto
    • Nivel de código de costo 1
    • Nivel de código de costo 2
    • Nivel de código de costo 3
    • Nivel de código de costo 4
    • Nivel de código de costo 5
  5. Haga clic en Actualizar.