Mejores prácticas para usar Procore durante COVID-19

Etapas del proyecto

• Se puede crear una etapa del proyecto para etiquetar proyectos que están en espera debido a COVID-19.
• Las etapas del proyecto se pueden actualizar en la herramienta Administrador del proyecto.

Directorio

La herramienta Directorio puede almacenar todos los datos de contacto de los miembros del equipo del proyecto y los proveedores. A través de la herramienta Directorio a nivel compañía, puede invitar a colaboradores del proyecto, controlar qué herramientas pueden acceder y establecer sus permisos específicos para cada herramienta.

• Se pueden crear grupos de distribución para anuncios y otras notificaciones de herramientas relacionadas con los equipos de campo y oficina.

Correos electrónicos

La herramienta Correos electrónicos le permite controlar sus comunicaciones y administrar todos los correos electrónicos relacionados con el proyecto utilizando un cliente centralizado independientemente del dispositivo o software que utilice para administrar su correo electrónico.

• COVID-19 etiquetas de correo electrónico específicas se pueden crear y aplicar a los correos electrónicos pertinentes para facilitar el filtrado.
• Descargue el complemento Microsoft Outlook para una forma intuitiva de guardar y etiquetar correos electrónicos.

Documentos

La herramienta Documentos le permite administrar y archivar toda la documentación de su proyecto de misión crítica, como planos, especificaciones, paquetes de licitación, correos electrónicos, listas de verificación de seguridad, información de garantía y más.

• Cree etiquetas de documento específicas COVID-19 etiquetar los documentos pertinentes para la búsqueda.
• Cree una nueva(s) carpeta(s) dentro de la herramienta Documentos para compartir COVID-19 documentación relacionada y avisos con los equipos ampliados.
• Configure una lista de seguimiento para distribuirse automáticamente cuando se carga.
  Nota: Los usuarios que se encuentran en una lista de seguimiento recibirán un correo electrónico de resumen automatizado aproximadamente una (1) hora después de que se agregue, actualice o elimine un archivo.
• Enruta los documentos a través de DocuSign para recopilar firmas de forma rápida y sencilla.
  Nota: Para ello, la integración DocuSign debe estar habilitada para su proyecto.

Reuniones

Administre todos los aspectos de las reuniones de su proyecto, desde la distribución de la agenda hasta la aprobación de las actas posteriores a la reunión en la herramienta Reuniones. Las plantillas y categorías de reuniones personalizables le permiten agilizar todo el proceso.

• Conecte el software de reuniones virtuales a la herramienta Reuniones para reuniones remotas.
  • Zoom
  • Microsoft Teams
  • GoToMeeting
• Aproveche la columna Conferencia al registrar la asistencia a reuniones virtuales, que pueden utilizarse para futuros esfuerzos de rastreo de contactos.

Anuncios (dispositivos Android y iOS)

Agilice la comunicación entre equipos en un proyecto en la herramienta Anuncios en su dispositivo iOS o Android. Cuando crea anuncios, puede elegir a qué grupos de distribución enviarlos. Estos anuncios luego se mostrarán en las notificaciones push en su dispositivo móvil y dentro de la aplicación móvil Procore.

• Cree anuncios que se mostrarán en la Android o iOS dispositivos móviles de los usuarios y se pueden ver en la aplicación en cualquier momento. También aparecerá una insignia de alerta en la aplicación móvil Procore para cualquier anuncio recibido.
  Nota: Es posible que los usuarios deban ajustar su configuración de notificación en su Android o iOS dispositivo para recibir notificaciones push cuando se crea un anuncio.
• Puede crear grupos de distribución específicos para facilitar aún más el envío de actualizaciones. Por ejemplo, su equipo podría tener grupos de distribución para el personal de la oficina y los trabajadores de campo para que solo reciban anuncios que sean relevantes para ellos.

Registro diario

La herramienta Registro diario está diseñada para proporcionar a los miembros del equipo del proyecto una ubicación de central para ver, realizar el seguimiento y enviar actualizaciones por correo electrónico sobre las actividades diarias del proyecto, como mano de obra, comunicación, equipos, materiales y más.

• Puede crear tipos de retraso personalizados en el Registro de retraso para COVID-19 realizar un seguimiento de los retrasos acumulados a lo largo de una duración definida.
  • Los administradores de la herramienta Directorio pueden establecer notificaciones adicionales para un usuario cuando se envía un registro de retraso desde la herramienta Registro diario.
• El Registro de mano de obra admite la creación de campos personalizados, lo que permite a los administradores de la compañía agregar campos relevantes para capturar información relacionada con el virus. Esto es especialmente útil para realizar un seguimiento tanto del GC como de los trabajadores contratista especializado y las horas.
• El registro de visitantes le permite rastrear e informar sobre cualquier persona que pase al lugar del proyecto. También proporciona un campo de comentarios para que los equipos ingresen información adicional.

Tareas

La herramienta Tareas le permite rastrear y administrar ítems de acción durante la vida útil del proyecto.

• Puede crear una categoría de COVID-19 personalizada para capturar cualquier tarea relacionada.

Programa

Mantenga a su equipo actualizado con una vista en tiempo real del programa actual del proyecto. Puede crear, editar y compartir programas e integrar sus programas Primavera P6 o MS Project.

• La función Solicitud de variación de programa se puede aprovechar para capturar y revisar cualquier COVID-19 cambios relacionados con el programa.
  • Actualice la configuración de Notificación de programa en la herramienta Directorio del proyecto para recibir correos electrónicos de solicitud de variación de programa y notificar a su equipo de cambios de programa.
• Utilice correos electrónicos semanales del programa de proyectos y recursos para mantener contratistas especializados informados enviando programas a futuro cada semana al mismo tiempo con los datos más actualizados.

Submittals

La herramienta Submittals le permite organizar su registro de submittals por división, agregar planos de taller o incluso agregar páginas de catálogos de productos. Puede agregar archivos adjuntos directamente desde su computadora o desde la herramienta Documentos del proyecto.

• Los paquetes de submittal y los tipos de submittals personalizados se pueden utilizar para agrupar, etiquetar y capturar COVID-19 papeleo relacionado recopilado de sus especialidades o subtrabajos.
• Los estatus de registro de submittals personalizados se pueden utilizar para capturar submittals en espera debido a COVID-19.
  Nota: Los administradores de la compañía pueden crear tipos y estatus de submittal personalizados a nivel compañía.

RFI

La herramienta RFI puede ayudarlo con la administración oportuna de sus RFI para mantener su proyecto funcionando sin problemas y según lo programado.

• Cree un campo personalizado de "Selección múltiple" para usar para capturar COVID-19 RFI relacionadas o impactos en el costo/programa.

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Inspecciones

La herramienta Inspecciones le permite crear listas de verificación integrales para capturar todos los requisitos asociados con diferentes tipos de inspecciones que ocurren durante el ciclo de vida de un proyecto. Puede crear una plantilla única para cada inspección o modificar, agregar o editar una plantilla de compañía por proyecto en la herramienta Inspecciones a nivel compañía.

La herramienta Inspecciones se puede utilizar para realizar un seguimiento de la finalización de lo siguiente:

Procore ha agregado nuevas plantillas de inspección, que se han agregado automáticamente a la herramienta Inspecciones a nivel compañía para todas las compañías con la herramienta Inspecciones habilitada.

• Tareas de la lista de verificación de cierre del proyecto para preparar el sitio de trabajo para cerrar
• Tareas de la lista de verificación de inicio del proyecto que se completarán una vez que un proyecto se abra nuevamente
  Nota: Esto puede incluir cualquier tarea administrativa.Cada ítem se puede asignar a una persona diferente a través de la herramienta Observaciones.
• Lista de verificación de auditoría diaria/limpieza del sitio de trabajo
• Listas de verificación relacionadas con COVID
  • Se puede crear un tipo de inspección para COVID-19 a nivel compañía para obtener reportes más simplificados.
  • Puede crear plantillas a nivel compañía para usar en varios proyectos y aplicar la plantilla a los proyectos afectados.
  • Ahora puede acceder a varias listas de verificación de la industria que se agregaron a todos los cuentas existentes que ayudarán en la preparación y el mantenimiento de un sitio de trabajo más limpio. Están disponibles las siguientes listas de verificación:
  • [NextWave Safety Solutions] Pre-vertido de concreto
  • [NextWave Safety Solutions] Lista de verificación simple de seguridad de las escaleras
  • [OAC Management Inc.] Lista de verificación de recompletar previa
  • [OAC Management Inc.] Lista de verificación previa de paneles de yeso
  • [OAC Management Inc.] Lista de verificación de pre techado
  • [OSHA] Inspección diaria de trincheras y excavaciones
  • [OSHA] Procedimientos de bloqueo/etiquetación
  • [OSHA] Manipulación de materiales
  • [Procore] Lista de verificación de operación previa del equipo
  • [Procore] Lista de verificación de limpieza y preparación del sitio de trabajo
  • [Procore] SWPPP - Lista de verificación de aguas pluviales del sitio de construcción

Observaciones

Los gerentes de proyecto pueden utilizar la herramienta Observaciones para asignar tareas a los miembros del equipo del proyecto en cualquier fase del ciclo de vida del proyecto. Las observaciones pueden abarcar alcances de trabajo, incluyendo calidad, seguridad, puesta en marcha, garantía y trabajo para completar.

• Las observaciones se pueden utilizar con inspecciones para documentar, asignar y rastrear cualquier ítem de la plantilla que deba abordarse. La configuración "Hacer cumplir la observación en caso de falla del ítem" se puede habilitar para automatizar este proceso.
• Se pueden crear campos de observación personalizados y conjuntos de campos configurables para los proyectos afectados para facilitar la documentación y garantizar que se capture toda la información necesaria
• Se pueden crear tipos de observación personalizados para COVID-19 desde la herramienta de Administrador a nivel compañía.
• Las plantillas de observación se pueden crear a nivel compañía o proyecto si se repiten las tareas entre las especialidades y las personas asignadas.
• Se puede crear un evento extraordinario a partir de una observación si hay un impacto potencial en el costo asociado con la observación.

Incidentes

Capture y administre digitalmente los incidentes de forma sencilla y precisa con la herramienta Incidentes. Sea proactivo en el sitio de trabajo y realice un seguimiento de los posibles problemas relacionados con la seguridad o documente accidentes desafortunados. Administre el riesgo, identifique tendencias y aproveche datos valiosos para comprender mejor cómo prevenir incidentes desafortunados en el futuro.

• Los casos de enfermedades infecciosas descubiertas en el sitio de trabajo se pueden capturar con la herramienta Incidentes.
  • Seleccione "Enfermedads" como el tipo de lesión/enfermedad al completar un reporte de incidente.
  • Si desea agregar una COVID-19 como una opción específica en el tipo de lesión/enfermedad
  • Las opciones de campo personalizadas se pueden utilizar para agregar una opción adicional COVID-19 específica en el registro de lesiones/enfermedades.
• Un incidente se puede clasificar como "Tratado médicamente" o "Tiempo perdido", el número de días ausentes se puede documentar para mantener registros y el incidente se puede reportar como un evento "Registrable/Notificable" según las instrucciones reglamentarias.
• Los niveles de gravedad se pueden configurar para notificar a las partes internas apropiadas.

Formas

Con la herramienta Formularios, puede cargar, acceder y completar archivos PDF rellenables. Usted y sus colaboradores del proyecto pueden acceder a estos formularios desde sus dispositivos móviles. Todas las plantillas de formulario y los formularios completados se almacenan en Procore.

• En la herramienta Formularios, puede completar y archivar nuevos materiales de referencia o formularios relacionados con la pandemia.
  • Cree un PDF rellenable para crear formularios rellenables.
  • Crear plantillas de formularios de la compañía.
  • Consulte instrucciones sobre cómo completar un formulario.

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Problemas de coordinación

• Supervise el progreso de los problemas y mantenga el trabajo en marcha utilizando el tablero interactivo basado en web para aumentar la responsabilidad con los equipos remotos.
• Todo el equipo del proyecto puede comunicarse instantáneamente y colaborar con la funcionalidad de comentario y @mencione en una ubicación central.
• Los equipos del proyecto pueden mitigar el riesgo al mover problemas de coordinación a las observaciones y asignarlos al capataz como trabajo para completar en el campo.
• Administre la coordinación 2D con los pines Problemas de coordinación en los planos.

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Modelos

• Comparta modelos coordinados con todo el equipo del proyecto utilizando el visualizador web y móvil de Procore. 
• Cree problemas de coordinación directamente desde el modelo para comunicar fácilmente los problemas desde el campo a la oficina. 
• Aproveche la comunicación de campo a campo creando observaciones desde el visualizador de modelos móviles.

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Presupuesto

Cree y administre un presupuesto integral a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. Al eliminar la necesidad de ingresar doble entrada de modificaciones de contrato y orden de cambio valores en hojas de cálculo complejas, tendrá una mayor visión de cómo se ven y los cambios imprevistos afectan la línea de fondo. Tome el control de los factores complicados del proyecto al evaluar y proyectar los costos de finalización de su proyecto.

• Agregue un ítem de COVID-19 al segmento "Código de costo" para que pueda agrupar sus COVID-19 costos relacionados en el presupuesto de un proyecto.
• Habilite subproyectos en proyectos para WBS y agregue ítems de segmento de "subproyecto" a un proyecto de Procore.

Eventos extraordinarios

Realice un seguimiento de los costos potenciales de un proyecto coordinando todo el proceso de administración de cambios.

• Aproveche los eventos extraordinarios para identificar posibles COVID-19 impactos en el programa y los costos relacionados.
• Cree un tipo de evento extraordinario, razón y estatus para COVID-19 ítems relacionados.

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Licitación

Solicite ofertas para proyectos mientras proporciona una ubicación de central para administrar y ver el estatus de todas las ofertas. Los contratistas pueden descargar paquetes de licitación desde Procore y enviar ofertas directamente al sistema.

• Establezca la fecha de vencimiento de un paquete de licitación como "Por determinar" para permitir una mayor flexibilidad.
• Las mejores prácticas de comunicación temprana durante la preconstrucción son críticas para el resultado de su proyecto. Envíe correspondencia masiva a sus licitantes para asegurarse de que las expectativas estén definidas y claras ya que los estándares de la jurisdicción local para la actividad relacionada con la construcción se establecen alrededor de COVID-19.

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Formularios de precalificación

• Próximamente Procore está preparando una función que le permite crear sus propias preguntas de formulario de precalificación personalizadas para agregar a la lista de preguntas preestablecidas que puede habilitar o deshabilitar. Una pregunta de precalificación personalizada es una excelente manera de verificar qué compañías han establecido COVID-19 medidas preventivas, como Prevención de exposición, Preparación y Plan de respuesta.

• Edite su formulario de precalificación para marcar los campos críticos según sea necesario. Si está actualizando el formulario de precalificación de su compañía actual, cualquier modificación creará una nueva versión del formulario de precalificación y actualizará cualquier formulario existente enviado a los usuarios.

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Timesheets

La herramienta Hojas de tiempo a nivel proyecto de Procore le brinda la habilidad para ingresar datos de tarjeta horaria de semana actual para empleados que se han agregado como contactos en la herramienta Directorio a nivel compañía y trabajadores que se han agregado en la herramienta Cuadrillas.

• Conecte las herramientas de seguimiento de tiempo nativas de Procore al sistema Smartbarrel para tener un mejor seguimiento de su fuerza laboral, EPP y condiciones climáticas. Smartbarrel puede proporcionar fobs de llave RFID para crear un seguimiento del tiempo que no requiere contacto físico con dispositivos y utiliza una cámara para capturar una foto de la entrada/salida individual.
• Los empleados pueden utilizar la herramienta Mi tiempo en la aplicación móvil Procore para Android y iOS dispositivos para marcar la entrada/salida, enviar entradas de tiempo y firmar entradas de tiempo sin usar el dispositivo de otro usuario.
• Conecte las herramientas de seguimiento de tiempo nativas de Procore con TIKS VMS para obtener una detección de temperatura en su sitio de trabajo. TIKS VMS tiene cámaras térmicas que pueden detectar la temperatura de la piel humana y registrarla, así como escalar a un supervisor del sitio cuando las temperaturas indican un riesgo potencial de fiebre.

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Flujos de trabajo de aprobación

• Configure y ajuste los flujos de trabajo de aprobación para ítems financieros, como presupuestos revisados o facturas de proveedores, para mantener los proyectos en el futuro de manera eficiente.

Reporte de costos del proyecto

• Configure el reporte de costos de su proyecto para mantenerlo actualizado sobre el estatus financiero crítico del proyecto.

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Proyección de flujo de efectivo

• Actualice los pronósticos de flujo de efectivo del proyecto y envíelos al capital plan para ayudar a informar cualquier posible ajuste de planificación a largo plazo.

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Centros de capacitación

Un Centro de capacitación es un servicio que permite a las compañías crear documentación y materiales personalizados para su equipo. Este contenido se mantiene en una sección privada en el sitio de soporte de Procore y solo es accesible para los usuarios a los que se les ha otorgado acceso, lo que facilita la forma más eficiente de mantener a su equipo interno y colaboradores externos capacitados y actualizados con las mejores prácticas de su compañía. Si su compañía utiliza un Centro de capacitación, puede crear documentación específica COVID-19 para servir como una única fuente de verdad de las mejores prácticas y los procedimientos específicos de la compañía. Luego puede administrar y actualizar su propio contenido según sea necesario.

Recursos

Comunidad Procore:

• Consulte esta página de recursos COVID-19 dentro de la Comunidad Procore! Está LLENO de contenido útil.
• Seminarios web de la herramienta y discusiones de roundtables de la industria
• Sitio de trabajo de Procore: artículos COVID-19
• Portal de capacitación de certificación Procore
• Aprovechar las ideas orientadas a los datos de Procore para proporcionar claridad en los tiempos de vencimiento
• Procore Safety Calificado: Cursos gratuitos en línea para ayudarlo a mantenerse seguro en el trabajo.
• Libro de actividades y colorear de Procore: No importa lo que estamos contra, uno de los mejores aliviadores de estrés es ver a nuestros hijos ser creativos y felices. Descargue nuestro libro de actividades y colorear y comparta lo que sus pequeños artistas llegan usando el hashtag #ProcoreMasterpieces.
• Comunidad Procore: junta de discusión COVID-19: este es el momento de apoyarse entre sí. Únase a nuestro grupo comunitario COVID-19 para ser parte de la discusión, aprender de diferentes enfoques y encontrar comodidad al descubrir que no tiene que enfrentar esto por su cuenta.

Integraciones de socios

• Consulte este recurso útil en las 8 integraciones de socios para admitir el trabajo remoto durante COVID-19
• Procore App Marketplace
• Base de conocimientos de integraciones de Procore

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