Administrar activos

Hay cuatro formas principales de editar o actualizar los activos existentes en el registro de activos:

1. Actualizar un solo activo: Puede actualizar la información de un activo individualmente navegando a su página de detalles y editando los campos.

2. Edición masiva desde la lista de activos: si varios activos seleccionados pertenecen al mismo juego de campos, puede actualizar los valores de campo predeterminados y personalizados comunes para todos los activos seleccionados simultáneamente desde la lista de activos.

3. Estatus de actualización masiva de la lista de activos: si varios activos tienen asignado el mismo grupo de estatus, puede seleccionarlos de forma masiva de la lista de activos y actualizar su estatus simultáneamente. 

4. Actualización masiva a través de Excel: puede actualizar una gran cantidad de activos existentes a la vez cargando una hoja de cálculo de Excel que contenga los detalles actualizados.

Para actualizar manualmente los detalles de un solo activo:

1. En la vista de lista del Registro de activos, haga clic en el ID de hiperenlace del activo para abrir la página Detalles del activo.

2. Haga clic en el botón Editar en la esquina superior derecha para activar todos los campos editables.

3. Actualice la información del activo según sea necesario.

   • Cambiar el tipo de activo: Si selecciona un nuevo tipo, el formulario se actualizará automáticamente para mostrar los campos que coincidan con la configuración del nuevo tipo de activo. Esta acción borrará los datos antiguos que no pertenezcan al nuevo tipo de activo.

   • Actualizando el ID: Si se cambia el ID del activo, el sistema comprobará que el nuevo ID sea único.

   • Actualizando la foto: Puede cargar una nueva foto y reemplazará a la anterior.

   • Del mismo modo, cualquier otro campo predeterminado o personalizado también se puede actualizar según sea necesario.

4. Haga clic en Guardar cambios.

Puede actualizar varios activos a la vez directamente desde la vista de lista del Registro de activos, siempre que todos los activos seleccionados pertenezcan al mismo juego de campos.

1. En la vista de lista del Registro de activos, seleccione las casillas de verificación junto a los activos que desea actualizar.

2. Si todos los activos seleccionados pertenecen al juego de campos, aparecerá el icono Editar activos en la parte superior de la tabla.

3. Hagaclic en el icono Editar activos , el formulario de edición masiva mostrará todos los campos predeterminados y personalizados editables disponibles en el juego de campos compartido.

4. Actualice uno o más campos según sea necesario. Solo los campos modificados se actualizarán en los activos seleccionados, mientras que los campos no modificados conservarán sus valores existentes.

5. Haga clic en Guardar.

Puede actualizar el estatus de varios activos a la vez directamente desde la vista de lista del Registro de activos, siempre que tengan asignado el mismo grupo de estatus.

1. Seleccione las casillas de verificación junto a los activos que desea actualizar.

2. Si todos los activos seleccionados utilizan el mismo grupo de estatus, aparecerá un menú desplegable  Estatus en la parte superior de la tabla.

3. Haga clic en Acción de Estatus y aparecerá un menú desplegable que muestra la lista de estatus disponibles para elegir.

4. Elija el nuevo estatus en el menú desplegable para aplicarlo a todos los activos seleccionados. 

5. Aparecerá un mensaje de confirmación. Agregue una nota opcional y haga clic en Actualizar. 

Nota: Masivo estatus actualizaciones realizadas a través de la interfaz de usuario admiten un máximo de 500 activos a la vez. Para actualizar el estatus de más activos, use la opción de actualización de Excel.

Puede actualizar varios activos existentes a la vez cargando un archivo de Excel con la información actualizada. Esto es útil cuando se modifican grandes conjuntos de activos. Por ejemplo, actualizar estados, cambiar valores de campo o corregir datos en muchos registros.

1. Navegue hasta la herramienta Activos a nivel Compañía o A nivel de proyecto.

2. Haga clic en el menú desplegable del botón Importar y seleccione Importar desde Excel.

3. Elija la opción Actualizar existente .

4. Complete la plantilla existente con los valores actualizados. Para actualizar un activo, el ID debe coincidir con un activo existente en el registro de su compañía.

5. Cargue el archivo de Excel completo existente usando Adjuntar archivo o puede arrastrar y soltar el archivo. Solo se puede cargar un archivo a la vez.

6. Aparecerá un ventana emergente Proyecto Estatus para mostrar el progreso del proceso de actualización. Puede minimizar la ventana emergente y permanecerá disponible hasta que se cierre manualmente.

Una vez completado el procesamiento, se aplicarán todas las actualizaciones válidas a los activos correspondientes. Cualquier entrada no válida se incluirá en un archivo de error descargable con las razones detalladas de cada falla.

Nota: Todas las acciones de actualización de activos se registran en el historial de cambios del activo con fines de auditoría.

Puede eliminar activos del registro cuando ya no sean necesarios. La eliminación de un activo es una acción permanente y elimina todo el registro del activo, incluidos todos los metadatos, los adjuntos, los ítems relacionados y su historial de cambios.

Para eliminar un solo activo:

1. Haga clic en los puntos suspensivos verticalesjunto al activo en el Registro de activos. Seleccione Eliminar.

2. Aparecerá un mensaje de confirmación. Haga clic en Eliminar para eliminar permanentemente el registro de activos.

Para eliminar activos de forma masiva:

1. Seleccione las casillas de verificación de los activos que desea eliminar.

2. Haga clic en el icono de puntos suspensivos verticales en la parte superior de la tabla. 

3. Haga clic en Eliminar.

4. Aparecerá un mensaje de confirmación. Haga clic en Eliminar para eliminar de forma permanente los registros de activos seleccionados.

Nota: Los activos que se crean a nivel de compañía y se asignan a un proyecto no se pueden eliminar a nivel de proyecto. Solo se pueden eliminar del registro de activos a nivel de compañía.