Crear una plantilla de plan de acción a nivel compañía

Objetivo

Crear una plantilla de plan de acción a nivel compañía para usar en la herramienta Planes de acción del proyecto.

Contexto

La creación de plantillas de planes de acción a nivel compañía permite que su compañía utilice fácilmente planes de acción iguales o similares en todos sus proyectos sin necesidad de recrear completamente los planes de acción varias veces. Al crear plantillas de planes de acción, su compañía puede establecer estándares para su proceso de calidad que sirvan como puntos de partida para los planes de acción de sus proyectos que sus equipos de proyectos pueden modificar según sea necesario para satisfacer las necesidades exclusivas de cada proyecto.

Aspectos para tener en cuenta

Requisitos previos

Pasos

Agregar información general predeterminada

  1. Navegue hasta la herramienta Administrador a nivel Compañía.
  2. En "Configuración de herramientas", haga clic en Planes de acción.
  3. Navegue hasta la pestaña "Plantillas".
  4. Haga clic en Crear plantilla.
  5. Complete lo siguiente en "Información general":
    • Ingrese un nombre para el plan de acción.
    • Seleccione un tipo predeterminado para planes de acción creado a partir de esta plantilla. Consulte Crear tipos de planes de acción.
      O
      Para crear un nuevo tipo mientras crea la plantilla de plan de acción:
      • Haga clic en Crear tipo.
      • Ingrese un nombre para el tipo.
      • Haga clic en Crear.
    • Marque la casilla de verificación "Privada" para que la planes de acción creada a partir de esta plantilla visibilice solo a ciertas personas. Consulte ¿Quién puede ver planes de acción privada?
      Nota: Los usuarios pueden borrar esta casilla de verificación al crear un plan de acción a partir de la plantilla.
    • Ingrese una descripción predeterminada para planes de acción creada a partir de esta plantilla.
  6. Haga clic en Crear y agregar secciones.
    Aparece un banner para confirmar que se crea el plan acción. La página se actualiza automáticamente y ahora incluye la sección "Secciones e ítems". Consulte Agregar secciones e ítems predeterminados a continuación.
    Nota
    Al hacer clic en Crear y agregar secciones, la plantilla del plan de acción cambia al modo "Editar". En el modo "Editar", cualquier cambio realizado en la "Información general" o "Secciones e ítems" de la plantilla del plan de acción se guarda automáticamente. El mensaje "Todos los cambios guardados" aparece en la parte inferior de la pantalla para confirmar cuando los cambios se guardaron correctamente.

Agregar secciones e ítems predeterminados

  1. Ingrese un título para la primera sección.
  2. Complete lo siguiente para el primer ítem de la primera sección:
    • En "Título", ingrese un nombre para el ítem.
    • Ingrese cualquier criterio de "aceptación" para el ítem.
    • Haga clic en Agregar referencias para agregar archivos a la acción plan de referencia. 
      • Marque las casillas de verificación de los archivos que desea agregar o adjunte uno o más archivos de su computadora.
        Notas:
        • El acción plan siempre hará referencia a la última versión de una especificación.
        • Los planes de acción siempre hacen referencia a la última versión de los planos cargados. 
      • Haga clic en Guardar. 
    • Haga clic en Editar personas asignadas para asignar partes responsables al ítem y designar las firmas que se solicitan. 
      1. En "Funcionalidad de bloqueo", seleccione si el ítem necesita una firma antes de que se puedan realizar otros ítems. Ver
        What is 'Blocking Functionality' in an action plan?
      2. Haga clic en Seleccionar persona asignada y seleccione la entidad (por ejemplo, "contratista") para la parte responsable.
        Nota: Se pueden agregar usuarios específicos como personas asignadas cuando se realizan planes de acción.
      3. Select el método verificación el cesionario debe utilizar para verificar la finalización del artículo.Ver Crear métodos de verificación del plan de acción.
        • Si la método de verificación no aparece en el menú desplegable, haga clic en +Crear nuevo método Verificación.
          Nota: Debe tener permisos de nivel "Administrador" en la herramienta administrador a nivel compañía para realizar este acción.
        • Ingrese un nombre para el método de verificación. 
        • Haga clic en Crear.
        • Haga clic en Guardar.
      4. Haga clic en Agregar persona asignada para agregar partes responsables adicionales.
      5. Haga clic en Guardar.
    • Haga clic en Agregar registros para solicitar que uno o más registros se incluyan como parte de la finalización del ítem.
      • Haga clic en Inspecciones, Correspondencia o Formularios y marque una más casillas de verificación junto a la plantilla o tipo que desee solicitar.
        Nota: Se requieren permisos de nivel "Solo lectura" o superior en la herramienta a nivel proyecto correspondiente para solicitar registros para esa herramienta.
      • Haga clic en Submittals, Reuniones, Observaciones, Archivos adjuntos (incluidos Documentos) o Fotos y marque la casilla de verificación para solicitar ese registro.
      • Haga clic en Guardar después de seleccionar los registros solicitados para el ítem.
  3. Haga clic en Agregar ítem para agregar un nuevo ítem dentro de la sección.
  4. Haga clic en Agregar sección para agregar una nueva sección.
  5. Continúe agregando secciones y ítems según sea necesario.
  6. Cuando haya terminado de agregar secciones e ítems, haga clic en Listo para terminar de crear la plantilla de plan de acción.
    Nota: Al hacer clic en Listo, la plantilla de plan de acción cambia al modo "Ver", donde se puede utilizar para crear un nuevo plan de acción en un proyecto.

Copiar secciones e ítems en un plan de acción

  1. En "Secciones e ítems", busque la sección o el ítem que desea copiar.
  2. Si está copiando una sección, coloque el cursor sobre la barra de título de la sección y haga clic en Duplicar icon-duplicate.png.
    O
    Si está copiando un ítem, coloque el cursor sobre el ítem y haga clic en Duplicar icon-duplicate.png.
  3. Complete la información según sea necesario en la sección o ítem recién creado.
  4. Haga clic en Guardar borrador.
    O
    Haga clic en Publicar.

Edición masiva de ítems

  1. Marque las casillas de verificación junto a los ítems que desea editar.
  2. Seleccione Agregar, editar o reemplazar personas asignadas según el cambio que desea realizar.
    • Puede agregar personas asignadas, registros o referencias.
    • Puede editar los criterios de aceptación, las fechas de vencimiento o el estatus del ítem. 
    • Puede reemplazar personas asignadas y actualizar su método Verificación.
  3. Ingrese la nueva información.
  4. Haga clic en Guardar.

Reorganizar secciones o ítems

  1. Pase el cursor sobre el principio de la fila que tiene la sección o el ítem que desea mover.
  2. Haga clic y mantenga presionado el icono de agarre vertical (⋮⋮).
  3. Arrastre y suelte la fila para moverla hacia arriba o hacia abajo en el orden de la tabla.

Eliminar una sección o ítem

  1. Coloque el cursor sobre el final de la fila.
  2. Haga clic en el icon-delete-trash4.png icono.
  3. Haga clic en Eliminar.

Siguientes pasos