Cosas para saber sobre las finanzas del proyecto + NetSuite® Connector

Consideraciones

• La integración de NetSuite® requiere ajustes de configuración específicos NetSuite® Administrador que serán proporcionados por el Especialista en Implementación de Integración de Procore (IIS).  Socio de Procore, Calance administrará la conexión de integración.  

Limitaciones

• La integración está limitada a (1) NetSuite® compañía (1 glosario) por (1) sitio de Procore. 
• Los datos de estas herramientas e ítems de Procore NO se sincronizan con NetSuite®:
  • Contratos primarios/Órdenes de cambio de contrato primario (OCCP)
  • Facturas y Pagos del Contrato Primario
  • Presupuestos
  • Contratos (contratos y órdenes de compra)/ Órdenes de cambio del contrato (OCC)
  • Tarjetas horarias/Hojas de tiempo 

 Informaciónadicional

• DATOS IMPORTABLES: El programa de sincronización de antecedentes automático es una vez que se sincronizan diariamente los proyectos (costos de proyecto) para los proyectos integrados. 
  • Las sincronizaciones a petición se pueden iniciar dentro de Procore para trabajos importables, proveedores, costos de trabajo y pagos de facturas de subcontratistas.
• DATOS EXPORTABLES:  Toda la información exportable (códigos de costo, trabajos, proveedores y subcontratista facturas) debe ser aprobada/aceptada por un aprobador de contabilidad, que son los únicos usuarios que pueden iniciar la exportación de Procore a NetSuite®.

Consideraciones

• Códigos WBS del proyecto (códigos de costo + tipo de costo) en Procore equivalen al otro tipo de ítem de cargo en su NetSuite® productos y ítems.
• Habrá (1) lista de códigos de costo a nivel compañía para su uso con todos los proyectos NetSuite® integrados en Procore.  Como códigos WBS (códigos de costo + tipo de costo) se agregan como partidas del presupuesto en un proyecto integrado en Procore, la integración creará automáticamente otros ítems de cargo específicos del proyecto en NetSuite®.
  • El formato de esos otros ítems de cargo será [número de proyecto en Procore]-[código de costo]. tipo de costo]
• Los segmentos WBS personalizados son compatibles. Si los segmentos WBS personalizados se utilizan en un proyecto integrado, se crearán en la NetSuite® nombre de otro ítem de cargo en el mismo orden en el que están organizados en Procore.
• Solo los códigos de costo en el presupuesto o exportados a través de la requisición crearán un NetSuite® código de costo del proyecto/costo otro ítem de cargo.

Limitaciones

• NO se admiten códigos de costo de un solo nivel.  Los códigos de costo estándar de NetSuite® ERP integración en su sitio de Procore deben estar en un formato de nivel 2 (o más).
• Los subproyectos NO son compatibles.
• Sincronizar códigos WBS del proyecto Procore con NetSuite® ítems de cualquier otro tipo (inventario, no inventario, etc.)
• Los códigos de costo NetSuite® del proyecto recientemente creados se asignan al código de gastos GL predeterminado.  Un tipo de costo de Procore se puede asignar a un NetSuite® gastos GL cuenta identificado por el cliente.  Hay un máximo de diez (10) tipos de costos que se pueden utilizar de este modo.  Su especialista en implementación de integración (IIS) trabajará con usted para revisar esta configuración. 
• Los proyectos de Procore deben estar asociados con la lista de códigos de costo estándar NetSuite® para poder exportarse a NetSuite®.
• Los trabajos que se importan de NetSuite® se asociarán automáticamente con la lista de códigos de costo estándar NetSuite®.

Consideraciones

• Las compañías en el directorio de Procore se pueden sincronizar con los proveedores en NetSuite® de (3) formas diferentes: 
  • NetSuite® proveedores se pueden importar a Procore para crear una nueva compañía en el Directorio de Procore.
  • NetSuite® proveedores se pueden vincular a una compañía existente en el directorio de Procore durante la importación.
  • Las compañías del directorio de Procore se pueden exportar para crear un nuevo proveedor en NetSuite®.

 Informaciónadicional

• La compañía en el directorio de Procore debe sincronizarse con un proveedor de NetSuite® antes de que una factura asociada con esa compañía en Procore pueda exportarse a NetSuite®.

Limitaciones

• Los cambios realizados en un proveedor en NetSuite® actualizarán la compañía sincronizada en Procore.  Los cambios realizados en una compañía en Procore no actualizarán el proveedor sincronizado en NetSuite®.
• Las compañías del directorio de Procore no se pueden exportar a NetSuite® como clientes.

Consideraciones

• Los proyectos que están en curso o creados antes de la conexión de la integración no se pueden sincronizar. Los servicios profesionales para obtener ayuda con la integración de registros de proyectos en progreso/pre existentes están disponibles para una tarifa adicional.

• Marque la casilla del proyecto - " Permitir que el proyecto se sincronice con ERP"
  • Si la lista de códigos de costo estándar a nivel compañía no está habilitada esta tarea se habilitará automáticamente para el uso de la lista de códigos de costo estándar de NetSuite®. 
• Marque la casilla del proyecto : "Habilitar ERP sincronización de transacciones de costos de proyecto"
  • Esto permitirá la importación de entradas de costos indirectos NetSuite®.
• Todos los códigos de costo deben tener al menos una (1) asignación de tipo de costo antes de que el proyecto de Procore pueda enviarse a ERP y exportarse para crear un nuevo proyecto en NetSuite®.
• Puede agregar solo un NetSuite® código de costo o todos los códigos de costo NetSuite® a un proyecto.  Solo los códigos de costo utilizados en una exportación de requisición o en el presupuesto crearán una nueva NetSuite® otro código de costo del proyecto de cargo.

Información adicional :

• Antes de que pueda sincronizar los datos del proyecto de datos entre los dos (2) sistemas, su punto de contacto De Procore debe habilitar el privilegio "Puede enviar a contabilidad" para la aprobadores contables de su compañía. Esto brinda a los usuarios permisos de nivel "Estándar" al permiso de la herramienta de integración de ERP para aceptar o rechazar los datos sincronizados entre Procore y NetSuite®.
• Una vez que el proyecto se ha exportado correctamente un nuevo campo de Administrador de Procore nombrado NetSuite® ID se creará y mostrará el número de proyecto  NetSuite®.  
• El NetSuite® cliente asignado al proyecto se puede seleccionar manualmente en NetSuite® después de la exportación.
• Se puede habilitar una opción en la herramienta de integración ERP para seleccionar un cliente al exportar.  Solo puede haber un máximo de 10 NetSuite® Clientes identificados en este momento si este campo se descubre al integrar.  El IIS proporcionará información adicional sobre esta opción de configuración según sea necesario.

Consideraciones

• Las requisiciones deben ser aprobadas luego enviadas a ERP y exportadas a NetSuite® para crear una factura de proveedor AP.
  • El subcontrato o la orden de compra aprobados deben ser aprobados pero no requeridos para exportarse a NetSuite®.
  • Las requisiciones son facturas ingresadas en contratos (contratos y órdenes de compra) en Procore. 
• Los códigos de costo en la requisición crearán un nuevo ítem de código de costo del proyecto en NetSuite® si aún no se ha creado a través de una actualización de código de costo ERP cuando el código de costo está en el presupuesto del proyecto.
• La información de pago para las requisiciones sincronizadas se importará a Procore. La información de pago se mostrará en la pestaña Pagos → contrato en Procore.

Información adicional

• La compañía de contrato debe sincronizarse con NetSuite® antes de que la factura se pueda exportar a NetSuite®.
• Una factura de subcontratista negativa se puede exportar a NetSuite®.  Esto creará un crédito de proveedor negativo en NetSuite®.  En una tarea de pago de facturación de NetSuite®, el crédito de proveedor negativo se puede seleccionar para eliminar una factura de proveedor existente.  
  Nota: La creación de un crédito de proveedor negativo de Procore se puede utilizar a favor de crear un orden de cambio del contrato para reducir un contrato existente si ya se han pagado las facturas exportadas.

• Cuando se paga una requisición NetSuite®, la información de pago aparecerá en la pestaña Pagos de contratos de Procore.

Consideraciones

• Las transacciones de costos de proyecto ingresadas directamente en NetSuite® deben codificarse en otros ítems de cargo específicos del proyecto que fueron creados por la integración para recuperarlos.  

• Marque la casilla del proyecto : "Habilitar ERP sincronización de transacciones de costos de proyecto" para ver esta transacción de NetSuite®.
• En el tipo de filtro de la herramienta costo indirecto, excluya la requisición.  Esto se debe a que este tipo de facturas ya se muestran en el presupuesto del proyecto como costo real, no costos indirectos.

 Informaciónadicional

• Los costos de proyecto que se ingresan directamente en NetSuite® están clasificados como costos indirectos en Procore, y se mostrarán como transacciones detalladas en la herramienta Costos indirectos en Procore.
• Estos costos indirectos sincronizados se importarán con un estatus Aprobado y no se podrán editar en Procore.
  • Si se deben realizar ajustes en el costo directo sincronizado, el costo directo debe eliminarse en NetSuite®, luego eliminándolo en la herramienta Costo directo. La otra opción es crear una entrada de costo indirecto en NetSuite® para realizar un seguimiento de las transacciones correctamente.  

Limitaciones

• Las transacciones que se codifican como no sincronizadas NetSuite® ítems de código de costo del proyecto no serán recuperados por la integración para mostrarse como costo indirecto en Procore.
• Una NetSuite®  Cuentas G/L (p. ej., las entradas de la diario) pueden ser recuperadas por la integración para mostrarse como costos indirectos en Procore.
  • Su IIS proporcionará requisitos de configuración para realizar un seguimiento adecuado de las entradas del diario.
• NetSuite® transacciones que ya se han sincronizado como costos indirectos en Procore y eliminadas en NetSuite® no se detectarán y no se eliminarán automáticamente en la herramienta Costo directo de Procore.  Se pueden eliminar manualmente.