Introducción a la gestión de documentos - Campos de documentos
Descripción general
Contexto
En la construcción, los errores y la repetición de trabajos a menudo son causados por archivos de proyecto obsoletos que se duplicaron en varias carpetas o herramientas. Para mitigar este riesgo, la herramienta Administración de documentos de Procore organiza y controla automáticamente el acceso a los archivos en función de los atributos (campos del documento) de cada revisión del documento. Por eso es especialmente importante configurar estos valores de campo antes de empezar a utilizar la herramienta.
Cómo funciona
La herramienta Administración de documentos de Procore utiliza metadatos y campos de documentos para otorgar acceso y organizar automáticamente las revisiones de documentos, lo que facilita su búsqueda. Los campos del documento de un proyecto se configuran en la herramienta Administrador a nivel compañía a través de conjuntos de campos configurables. Las opciones de campo se pueden mostrar u ocultar en la página Configurar ajustes de la herramienta Administración de documentos.
Nota: Campos obligatorios para cada documento: Nombre, Tipo, Estado y Versión.
Importante
Es importante tener el estándar de nomenclatura y los requisitos de carga configurados para la herramienta Administración de documentos antes de cargar documentos. Esto garantiza la estandarización y el cumplimiento y ayuda a completar los campos automáticamente. Consulte ¿Qué datos puede completar Procore automáticamente al cargar archivos en la herramienta Administración de documentos?Nota: Configurará qué campos deben ser obligatorios para cada documento, por tipo de documento, en la sección Requisitos de carga de esta guía.
Conjuntos de campos y opciones de campo para documentos
Los administradores de la compañía pueden administrar campos personalizados, conjuntos de campos configurables y opciones de campo predeterminadas en la página de la herramienta Administración de documentos de la herramienta Administrador a nivel compañía.
Crear campos personalizados
Considere la posibilidad de crear campos personalizados en la herramienta Administración de documentos y agregarlos a los conjuntos de campos, el estándar de nomenclatura, los requisitos de carga, los grupos de permisos y más.
Administrar conjuntos de campos configurables
Cree nuevos conjuntos de campos o edite los existentes y luego asignándolos a sus proyectos. Esto le permite establecer qué campos deben ser obligatorios en documentos en todos sus proyectos.
Administrar opciones de campo predeterminadas
Puede configurar las opciones de campo predeterminadas para los siguientes campos de Administración de documentos:
- Clasificación
- Disciplina
- Estatus
- Tipo
- Volumen / Sistema
Nota:
La mayoría de los campos tienen un código que se puede rellenar automáticamente al principio del campo. El código se basa en el estándar de nomenclatura. Por ejemplo, un documento de tipo de plano se rellenaría con "DR" en el campo Tipo. A medida que se ingresa la información, los códigos se secuencian automáticamente para crear un nuevo campo de nombre para el documento.
Configurará el estándar de nomenclatura de documentos en la sección "Estándar de nomenclatura" de esta guía.
Mostrar u ocultar opciones de campo dentro de un proyecto
Puede optar por mostrar u ocultar las opciones de campo para los campos desplegables de selección única (como Estado, Tipo y Disciplina) a nivel de proyecto en la página Configurar ajustes de la herramienta Administración de documentos.
Campos adicionales en Procore
Los siguientes campos se utilizan para la herramienta Administración de documentos, pero están configurados en otras áreas de Procore (que se muestran en la página "Configurar" para los campos de documentos):
- Proyecto: El código del proyecto debe ser una abreviatura del nombre del proyecto, como "VTX" para Vortex Business Center. El campo "Código" en la herramienta Administrador a nivel proyecto completa el campo "Proyecto" para los documentos.
- Originador: campo que significa de quién se originó un documento. Por ejemplo, una persona asociada con "Compañía ABC" en el Directorio carga un documento, por lo que se debe seleccionar "Compañía ABC" para el campo Originador. El campo "Nombre abreviado" para compañías en la herramienta Directorio a nivel compañía o proyecto se muestra como opciones para el campo "Originador".
- Ubicación: este campo representa la ubicación asociada con un documento. Las ubicaciones agregadas en la herramienta Administrador a nivel proyecto se muestran como opciones para el campo "Ubicación" de los documentos.
- Etapa: este campo representa la fase de construcción para la que se creó un documento. Las "Etapas del proyecto" en la página "Valores predeterminados" de la herramienta Administrador a nivel compañía se muestran como opciones para el campo "Etapa" para los documentos.
Mejores prácticas
Antes de configurar campos de documento para la herramienta Administración de documentos, tenga en cuenta lo siguiente:
- ¿Qué campos son importantes para sus necesidades de gestión documental?
- ¿Los requisitos de campo deben variar según el proyecto o son uniformes en toda la compañía?
- Para los campos obligatorios (como "Estado" y "Tipo"), ¿qué valores deben estar disponibles para ellos?
- ¿Qué "códigos" deben asociarse con cada valor de campo (como "DR" para Plano) para que sean reconocibles en el estándar de nomenclatura de documentos?
Próxima lección: Campos de documento: configúrelo
Configúralo
Ahora que ha aprendido sobre los campos de documentos en la herramienta Administración de documentos, está listo para completar las siguientes acciones en Procore:
Vídeo
1. Crea campos personalizados
En la herramienta Administrador a nivel compañía, considere la posibilidad de crear campos personalizados para su proyecto. Según el tipo de campo seleccionado, puede agregar un campo personalizado a los conjuntos de campos, el estándar de nomenclatura, los requisitos de carga, los grupos de permisos o la configuración de columnas en los resultados de búsqueda y las exportaciones de datos.
VER LOS PASOS
2. Crear conjuntos de campos configurables
En la herramienta Administrador a nivel compañía, cree un nuevo conjunto de campos configurables para la herramienta Administración de documentos que aplicará a su proyecto. Esto le permite establecer qué campos deben ser obligatorios en los documentos de todos sus proyectos.
Nota: Puede agregar nuevos campos personalizados a los conjuntos de campos y ocultar los campos que no planea usar.
3. Editar campos predeterminados
En la herramienta Administrador a nivel compañía, decida qué valores desea que estén disponibles para los campos del documento, como el estado, el tipo de documento y la disciplina del documento. Estas opciones de campo se aplicarán a todos los archivos de la herramienta Administración de documentos en todos los proyectos de su compañía.
4. Opcional: Revisar las opciones de campo de un proyecto
Los administradores de la herramienta de gestión de documentos tienen la opción de ocultar ciertos valores de campo dentro de proyectos individuales. Para hacer esto, vaya a Configurar ajustes en un proyecto de la herramienta Administración de documentos, revise las opciones de los campos y oculte los que no desee que estén disponibles para su selección.
5. Configurar campos adicionales de Procore
Dependiendo de los requisitos de sus proyectos, puede haber algunos campos adicionales que desee configurar antes de comenzar. Si planea utilizar un estándar de nomenclatura de documentos, el código de proyecto y el código de originador son especialmente importantes.
Código del proyecto
Ingrese un código para el proyecto en el campo "Código" de la herramienta Administrador a nivel proyecto. Esto se utilizará en el campo "Proyecto" para los documentos.
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Código de origen (campo "Nombre abreviado")
En la herramienta Directorio a nivel proyecto o compañía, agregue códigos de "Nombre abreviado" para cualquier compañía de la que se puedan originar los documentos del proyecto. Estos nombres abreviados de compañías estarán disponibles para seleccionarlos en el campo "Originador". 
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Código de ubicación
En la página Ubicaciones de la herramienta Administrador a nivel proyecto, agregue o administre ubicaciones y códigos para el proyecto según sea necesario. Estos se mostrarán como opciones para el campo 'Ubicación'.
Asegúrate de:
- Seleccione la configuración 'Incluir código opcional'.
- Agregue un código para cada ubicación.
Código de etapa
En la página "Valores predeterminados" de la herramienta Administrador a nivel compañía, revise la sección "Etapas del proyecto" y agregue o elimine etapas según sea necesario. Estas etapas se mostrarán como opciones para el campo "Etapa".
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