Introducción a la gestión de documentos: revisión y aprobaciones de documentos con la herramienta Flujos de trabajo
Descripción general
Contexto
A menudo, las empresas de construcción tienen que mover manualmente los documentos de construcción entre carpetas y sistemas aislados a medida que su estado pasa de trabajo en curso a revisión y aprobado. Esto crea una gran sobrecarga y conduce a la posibilidad de errores y retrabajos. Con Control Documental, no es necesario mover los documentos a medida que cambia su estado, y el acceso a las revisiones se cambia automáticamente una vez que ha concluido un flujo de trabajo de aprobación. Además, el motor de flujo de trabajo integrado en la herramienta de gestión de documentos es increíblemente personalizable y puede adaptarse a escenarios de aprobación simples y complejos para cualquier tipo de documento.
Cómo funciona
Puede crear plantillas de flujo de trabajo personalizadas que luego se asignan a los documentos que se cargan en la herramienta Administración de documentos. Una vez que se ha iniciado un flujo de trabajo, se notifica a los participantes del flujo de trabajo para que revisen los documentos, opcionalmente los comenten con anotaciones y proporcionen un resultado de aprobación.
A medida que se revisa la revisión de un documento y se aprueba o rechaza, el estado de la revisión se actualiza automáticamente en Procore. Esto significa que no es necesario cambiar manualmente la configuración de permisos ni mover revisiones entre carpetas o herramientas después de que se apruebe un documento. Cuando se crea un flujo de trabajo para un documento PDF, las personas asignadas al flujo de trabajo pueden agregar anotaciones directamente al PDF durante su paso en el flujo de trabajo. Una vez completado el flujo de trabajo, todas las decisiones del flujo de trabajo, las anotaciones y los archivos adjuntos adicionales se conservan para que se pueda hacer referencia a ellos más adelante.
Vídeo
Crear plantillas de flujo de trabajo de gestión de documentos
Para usar flujos de trabajo para documentos, creará una o más plantillas de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo de Procore y luego las aplicará a sus proyectos.
VER TUTORIALUna vez que se aplica una plantilla de flujo de trabajo a un proyecto, deberá configurarla con las personas asignadas correctas en la Flujos de trabajo pestaña de la página Configurar ajustes de la herramienta Administración de documentos antes de poder usarla.
Flujos de trabajo STart en documentos
Una vez que se han configurado las plantillas de flujo de trabajo para el proyecto, se pueden seleccionar los flujos de trabajo para los documentos en la columna "Flujo de trabajo asignado". También puede asignar un flujo de trabajo a varios documentos a la vez mediante la opción Edición masiva.
Nota: Si desea solicitar una selección de flujo de trabajo para ciertos documentos, como planos, puede establecer este campo como un requisito en sus requisitos de carga.
Revisar y responder en un flujo de trabajo
Una vez que se inicia una flujo de trabajo para un documento, un Flujo de trabajo Persona asignada puede revisar el documento y responder en el flujo de trabajo.
AGREGAR ANOTACIONES
Las personas asignadas al flujo de trabajo pueden marcar los documentos según sea necesario como parte de la respuesta.
Mejores prácticas
Antes de configurar plantillas de flujo de trabajo para la herramienta Administración de documentos, tenga en cuenta lo siguiente:
- ¿Qué procesos de revisión y aprobación de documentos desea aplicar y para qué tipo de documentos?
- ¿Cómo varía el flujo de aprobación según el propósito, el tipo o la fuente del documento?
- ¿Qué opciones de respuesta necesita en cada paso (p. ej. aprobado, aprobado con comentario, rechazado)?
- ¿Quién debe tener permiso para crear y configurar flujos de trabajo de documentos?
- ¿A quién se le debe permitir gestionar los flujos de trabajo de documentos activos (p. ej. reiniciarlos o cambiar de persona asignada a mitad del flujo)?
Ejemplo
A continuación, encontrará una representación ilustrativa de un flujo de trabajo para el proceso de aprobación de planos mecánicos. Cada casilla corresponde a un paso específico, mientras que las flechas significan las decisiones tomadas en cada coyuntura.
Consideremos un proyecto en el que un contratista mecánico, M's Mechanical, envía planos para el Nivel 1. El destino inicial de estos planos es el controlador de documentos, que realiza una comprobación de control de calidad (QA).
- Si el documento recibe un estado "Rechazado" durante la verificación de control de calidad, se etiqueta como "Rechazado por RJ" y pasa al paso siguiente titulado "Verificación de control de calidad rechazada - Reenviar". En este escenario, se notifica de inmediato a M's Mechanical del rechazo y se le indica que vuelva a enviar el documento.
- Si el documento recibe el estatus "Aprobado" en la comprobación de control de calidad, pasa a la siguiente fase, denominada "Revisión de contenido técnico".
- Si el documento recibe un rechazo, pasa a la siguiente etapa conocida como "Contenido técnico rechazado" y se etiqueta como "Rechazado por RJ".
- En el caso de una aprobación dentro de la etapa de "Revisión de Contenido Técnico", el documento avanza a la "Revisión del Consultor".
- El resultado puede ser uno de los siguientes: "Aprobado", "Aprobado con comentarios" o "Rechazado". En función de esta decisión, se asigna al documento un estatuto final de "Estatuto A - Aprobado", "Estatuto B - Aprobado con observaciones" o "Estatuto C - Rechazado".
Nota: Los grupos de permisos establecidos en la herramienta Administración de documentos determinan quién puede ver el documento después de su aprobación.
- El resultado puede ser uno de los siguientes: "Aprobado", "Aprobado con comentarios" o "Rechazado". En función de esta decisión, se asigna al documento un estatuto final de "Estatuto A - Aprobado", "Estatuto B - Aprobado con observaciones" o "Estatuto C - Rechazado".
Próxima lección: Aprobaciones de documentos con flujos de trabajo: configúrelo
Configúralo
Ahora que ha aprendido sobre los flujos de trabajo de aprobación para la herramienta Administración de documentos, está listo para completar las siguientes acciones en Procore:
1. Asignar permisos de flujo de trabajo
Si aún no lo ha hecho, configure permisos para flujos de trabajo.
Para cualquier usuario que formará parte de un flujo de trabajo de aprobación, deberá asignar permisos granulares para la herramienta Flujos de trabajo en sus plantillas de permisos.
También puede personalizar los acciones revisores pueden tomar documentos dentro de una flujo de trabajo activa, como quién debe poder hacer anotaciones en documentos.
2. Crear una plantilla de flujo de trabajo de gestión de documentos
A continuación, querrá crear plantillas de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.
3. Asignar el flujo de trabajo a un proyecto
Una vez creada la plantilla de flujo de trabajo, deberá asignarla a los proyectos en los que desea usarla.
4. Configurar un flujo de trabajo para el proyecto
Antes de poder usar flujos de trabajo en la herramienta Administración de documentos, deberá configurar el flujo de trabajo para el proyecto, lo que implica asignar revisores a pasos individuales. También puede establecer si desea o no utilizar una de estas plantillas como predeterminada para los documentos recién cargados.
5. Iniciar un flujo de trabajo en documentos
Cuando se cargan documentos en el proyecto, se puede asignar un flujo de trabajo a los documentos en la columna "Flujo de trabajo asignado". Una vez enviado un documento, el flujo de trabajo asignado comenzará en el primer paso y se notificará a los revisores.
Nota: Si envía documentos de forma masiva juntos, los revisores recibirán un solo correo electrónico con todos los documentos que requieren su atención, en lugar de correos electrónicos separados para los documentos enviados individualmente.