Introducción a la gestión de documentos: requisitos de carga
Descripción general
Contexto
Como se explicó en lecciones anteriores, la herramienta Administración de documentos utiliza atributos de documentos para controlar los permisos de los usuarios para revisiones individuales, generar un estándar de nomenclatura y organizar sus documentos para una fácil recuperación. Por lo tanto, si los documentos cargados no tienen suficientes atributos, existe un gran riesgo de que no los encuentre fácilmente más adelante. Es por eso que es increíblemente importante establecer qué campos son obligatorios antes de cargar cualquier archivo. Además, estos requisitos de carga se pueden personalizar según el tipo de documento y pueden especificar si es necesario aplicar un estándar de nomenclatura.
Importante
Los campos Nombre, Tipo, Estado y Revisión siempre son obligatorios para cada documento.Cómo funciona
En la sección "Requisitos de carga" de la página Configurar ajustes de la herramienta, puede establecer una regla predeterminada que deben seguir todos los documentos. También puede crear reglas condicionales que anulen las reglas predeterminadas y solo se apliquen a ciertos tipos de documentos.
Estas reglas determinan qué campos de metadatos deben completarse para los documentos cargados, así como si se aplica el estándar de nomenclatura de su proyecto.
Mejores prácticas
Antes de configurar los requisitos de carga para la herramienta Administración de documentos, tenga en cuenta lo siguiente:
- ¿Qué requisitos de atributos y nomenclatura deben existir en cada revisión cargada en el sistema, independientemente de su tipo?
- ¿Qué requisitos deben variar según el tipo de documento?
Nota: Solo puede tener un estándar de nomenclatura para todo el proyecto, pero puede decidir si aplicarlo o no para cada tipo de documento. - ¿Su proyecto permitirá identificadores de revisión duplicados? De forma predeterminada, el campo Revisión se establece como un campo editable, mientras que el campo Versión es siempre un identificador único no editable. Tener la opción de editar manualmente el campo de revisión para que coincida con el número de revisión de una carga anterior permite a los usuarios cargar un archivo que tiene ediciones menores sin considerarlo una revisión completamente nueva. Sin embargo, los administradores pueden exigir que las revisiones sean únicas para ciertos tipos de documentos, si lo prefieren.
Próxima lección: Requisitos de carga: configúralo
Configúralo
Ahora que ha aprendido sobre los requisitos de carga para la herramienta Administración de documentos, está listo para completar las siguientes acciones en Procore:
ELEMENTOS DE ACCIÓN
Vídeo
1. Edite la regla predeterminada
En la sección "Requisitos de carga" de la página Configurar ajustes, revise la regla predeterminada y realice los cambios necesarios. Puede elegir si se debe aplicar el estándar de nomenclatura, seleccionar los campos que serán obligatorios para los documentos cargados y decidir si se permiten identificadores de revisión duplicados.
Nota: Los campos Estado, Tipo, Revisión y Nombre siempre son obligatorios, así como cualquier otro campo que haya decidido requerir dentro del conjunto de campos configurables de su compañía para la herramienta Administración de documentos.
2. Crear reglas condicionales
Si ciertos tipos de documentos necesitan requisitos diferentes a los de la regla predeterminada, cree una o más reglas condicionales en la sección "Cargar requisitos" de la página Configurar opciones. Por ejemplo, elija diferentes campos obligatorios o decida no aplicar el estándar de nomenclatura.
