Introducción a la administración de documentos: revisión y aprobaciones de documentos con la herramienta Flujos de trabajo
Descripción general
Contexto
A menudo, es el caso en que las compañías de construcción tienen que mover manualmente documentos de construcción entre carpetas y sistemas siloados a medida que su estatus se mueve del trabajo en curso, a en revisión, a aprobado. Esto crea muchos gastos generales y conduce a la posibilidad de errores y reprocesar. Con Control Documental, no es necesario mover documentos a medida que cambia su estatus y el acceso a las revisiones se cambia automáticamente una vez que se haya concluido una flujo de trabajo de aprobación. Además, el motor de flujo de trabajo incorporado en la herramienta Administración de documentos es increíblemente personalizable y puede adaptarse a escenarios de aprobación simples y complejos para cualquier tipo de documento.
Cómo funciona
Puede crear plantillas de flujo de trabajo personalizadas que luego estén asignadas a documentos que se carguen en la herramienta administración de documentos. Una vez que se ha iniciado un flujo de trabajo, flujo de trabajo participantes se les notifica para revisar documentos, comentar opcionalmente sobre ellos con anotaciones y proporcionar un resultado de aprobación.
Como revisión de un documento se revisa y se aprueba o rechaza, el estatus de la revisión se actualiza automáticamente en Procore. Esto significa que no necesita cambiar manualmente permiso configuración o mover revisiones entre carpetas o herramientas después de que se apruebe un documento. Cuando se crea un flujo de trabajo para un documento PDF, flujo de trabajo personas asignadas pueden agregar anotaciones directamente al PDF durante su paso en la flujo de trabajo. Una vez completada la flujo de trabajo, se conservan todas las decisiones flujo de trabajo, las anotaciones y los archivos adjuntos de archivos adicionales para que puedan hacer referencia más adelante.
Video
Crear plantillas de administración de documentos WOrkflow
Para usar flujos de trabajo para documentos, creará una o más plantillas flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo de Procore y luego las aplicará a sus proyectos.
VER TUTORIALUna vez que se aplica una plantilla de flujo de trabajo a un proyecto, deberá configurarla con personas asignadas correctas en la Flujos de trabajo pestaña de la página Configurar ajustes de la herramienta Administración de documentos antes de que pueda utilizarse.
Flujos de trabajo de STart en documentos
Una vez que se han configurado flujo de trabajo plantillas para el proyecto, se pueden seleccionar flujos de trabajo para documentos en la columna "Flujo de trabajo asignada". También puede asignar un flujo de trabajo a varios documentos a la vez utilizando la opción Masivo Editar.
Nota: Si desea solicitar una selección de flujo de trabajo para ciertos documentos, como planos, puede establecer este campo como requisito en sus requisitos de carga.
Revisar y responder en una Flujo de trabajo
Una vez que se inicia un flujo de trabajo para un documento, un Flujo de trabajo Persona asignada puede revisar el documento y responder en la flujo de trabajo.
AGREGAR ANOTACIONES
Flujo de trabajo personas asignadas pueden hacer anotaciones en los documentos según sea necesario como parte de la respuesta.
Mejores prácticas
Antes de configurar plantillas de flujo de trabajo para la herramienta Administración de documentos, considere lo siguiente:
- ¿Qué procesos de revisión y aprobación de documentos desea aplicar y para qué tipos de documentos?
- ¿Cómo varía el flujo de aprobación según el propósito, el tipo o la fuente del documento?
- Qué opciones de respuesta necesita en cada paso (por ejemplo, aprobado, aprobado con comentario, rechazado)?
- ¿Quién debe estar permitido crear y configurar flujos de trabajo de documentos?
- Quién debe estar permitido administrar flujos de trabajo de documentos activos (p. ej., reiniciarlos o cambiar personas asignadas a medio flujo)?
Ejemplo
A continuación, encontrará una representación ilustrativa de un flujo de trabajo para el proceso de aprobación de plano mecánico. Cada cuadro corresponde a un paso específico, mientras que las flechas significan las decisiones realizadas en cada momento.
Consideremos un proyecto en el que un contratista mecánico, M's Mechanical, envía planos para el Nivel 1. El destino inicial de estos planos es el Controlador de documento, quien realiza una verificación de Garantía de calidad (QA).
- Si el documento recibe un estatus "Rechazado" durante la verificación de calidad, se etiqueta como "RJ-Rechazado" y se mueve al paso posterior "Cheque de qa rechazado - Reenviar". En este escenario, M's Mechanical se notifica inmediatamente al rechazo y se le indica que reenviar el documento.
- Si el documento recibe un estatus "Aprobado" en la verificación de qa, avanza a la siguiente fase, indicado como la "Revisión de contenido técnico".
- Si el documento recibe un rechazo, procede a la siguiente etapa conocida como "Contenido técnico rechazado", y se etiqueta como "RJ-Rechazado".
- En caso de aprobación dentro de la etapa "Revisión de contenido técnico", el documento avanza a la "Revisión del consultor".
- El resultado puede ser uno de los siguientes: "Aprobado", "Aprobado con comentarios" o "Rechazado". Dependiendo de esta decisión, el documento se asigna un estatus final de "Estatus A - Aprobado", "Estatus B - Aprobado con comentarios" o "Estatus C - Rechazado".
Nota: Permiso grupos establecidos en la herramienta Administración de documentos determinan quién puede ver el documento después de su aprobación.
- El resultado puede ser uno de los siguientes: "Aprobado", "Aprobado con comentarios" o "Rechazado". Dependiendo de esta decisión, el documento se asigna un estatus final de "Estatus A - Aprobado", "Estatus B - Aprobado con comentarios" o "Estatus C - Rechazado".
Próxima lección: Aprobación de documentos con flujos de trabajo: configúrelo
Configurarlo
Ahora que ha aprendido sobre los flujos de trabajo de aprobación para la herramienta Administración de documentos, está listo para completar los siguientes acciones en Procore:
1. Asignar permisos de Flujo de trabajo
Si aún no lo ha hecho, configure los permisos para Flujos de trabajo.
Para cualquier usuario que formará parte de un flujo de trabajo de aprobación, deberá asignar permisos granulares para la herramienta Flujos de trabajo en sus plantillas de permisos.
También puede personalizar los acciones revisores pueden tomar documentos dentro de una flujo de trabajo activa, como quién debe poder hacer anotaciones en documentos.
2. Crear una plantilla de administración de documentos Flujo de trabajo
A continuación, querrá crear plantillas de flujo de trabajo en la herramienta Nivel compañía Flujos de trabajo.
3. Asigne la Flujo de trabajo a un proyecto
Una vez creada la plantilla flujo de trabajo, deberá asignarla a los proyectos en los que desea usarlo.
4. Configurar un Flujo de trabajo para el proyecto
Antes de poder utilizar flujos de trabajo en la herramienta Administración de documentos, deberá configurar los flujo de trabajo del proyecto, lo que implica asignar revisores a pasos individuales. También puede establecer si desea utilizar una de estas plantillas como predeterminada para los documentos recién cargados.
5. Inicie un Flujo de trabajo en documentos
Cuando se cargan documentos en el proyecto, se puede asignar una flujo de trabajo a documentos en la columna "Flujo de trabajo asignada". Una vez enviada un documento, el flujo de trabajo asignado comenzará en el primer paso y se notificará a los revisores.
Nota: Si masivo enviar documentos juntos, los revisores recibirán un solo correo electrónico con todos los documentos que requieren su atención, en lugar de correos electrónicos separados para documentos enviados individualmente.