Introducción a la administración de documentos: requisitos de carga
Descripción general
Contexto
Como se explica en las lecciones anteriores, la herramienta Administración de documentos utiliza atributos de documento para controlar los permisos de usuario a revisiones individuales, generar un estándar de nomenclatura y organizar sus documentos para un fácil retiro. Si los documentos cargados no tienen suficientes atributos, hay un gran riesgo que no los encontrará fácilmente más tarde. Es por eso que es increíblemente importante establecer qué campos son obligatorios antes de que se carguen los archivos. Además, estos requisitos de carga se pueden personalizar por tipo de documento y pueden especificar si es necesario aplicar un estándar de nomenclatura.
Importante
Los campos Nombre, Tipo, Estatus y Revisión siempre son obligatorios para cada documento.Cómo funciona
En la sección "Requisitos de carga" de la página Configurar ajustes de la herramienta, puede establecer una regla predeterminada que todos los documentos deben seguir. También puede crear reglas condicionales que anulan las reglas predeterminadas y solo se aplican a ciertos tipos de documentos.
Estas reglas determinan qué campos de metadatos deben completarse para documentos cargados, así como si se aplica el estándar de nomenclatura de su proyecto.
Mejores prácticas
Antes de configurar los requisitos de carga para la herramienta administración de documentos, considere lo siguiente:
- ¿Qué atributos y requisitos de nomenclatura deberían existir en cada revisión cargada al sistema, independientemente de su tipo?
- ¿Qué requisitos deben variar según el tipo de documento?
Nota: Solo puede tener un estándar de nomenclatura para todo el proyecto, pero puede decidir si hacer cumplirlo o no para cada tipo de documento. - ¿Su proyecto permitirá identificadores de revisión duplicados? De forma predeterminada, el campo Revisión se establece como un campo editable mientras el campo Versión siempre es un identificador único no editable. Tener la opción de editar manualmente el campo Revisión para que coincida con el número de revisión de una carga anterior permite a los usuarios cargar un archivo que tiene ediciones menores sin considerarla una nueva revisión. Sin embargo, los administradores pueden requerir que las revisiones sean únicas para ciertos tipos de documentos, si se prefiere.
Siguiente lección: Upload Requisitos - Configurarlo
Configurarlo
Ahora que ha aprendido sobre los requisitos de carga de la herramienta Administración de documentos, está listo para completar los siguientes acciones en Procore:
ÍTEMS DE ACCIÓN
Vídeo
1. Edite la regla predeterminada
En la sección "Requisitos de carga" de la página Configurar ajustes, revise la regla predeterminada y realice cambios según sea necesario. Puede elegir si se debe aplicar el estándar de nomenclatura, seleccione los campos que se requerirán para los documentos cargados y decida si se permiten identificadores de revisión duplicados.
Nota: Los campos Estatus, Tipo, Revisión y Nombre siempre son obligatorios, así como cualquier otro campo que decida solicitar dentro de la conjunto de campos configurables de su compañía para la herramienta Administración de documentos.
2. Crear reglas condicionales
Si ciertos tipos de documentos necesitan diferentes requisitos que la regla predeterminada, cree una o más reglas condicionales en la sección "Requisitos de carga" de la página Configurar ajustes. Por ejemplo, elija diferentes campos obligatorios o decida no hacer cumplir el estándar de nomenclatura.
