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Procore

Numeración automatizada de facturas de contrato

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Contexto

La numeración automatizada de facturas de contrato permite a las compañías definir un esquema de numeración a nivel compañía para todas las facturas de contrato/contratista recién creadas. Esta automatización reduce el ingreso manual, garantiza la coherencia y agiliza las operaciones financieras en todas las facturas.

Aspectos para tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Administrador a nivel compañía.
  • Información adicional:
    • Este proceso le permite acceder a la página de configuración de la herramienta Facturación.
    • Modificará la configuración a nivel compañía para la numeración de facturas.

Pasos

  1. Inicie sesión en su cuenta de Procore con permisos de administrador.

  2. Vaya a la configuración de la herramienta > de administración > facturación.

  3. En la configuración de facturación, haga clic en la pestaña Configuración.

  4. En la sección Facturación de contratista, busque la configuración de numeración de factura y el panel Vista previa de formato.

  5. Haga clic en Editar para abrir el formato del número de factura.

  6. Obtenga una vista previa del número de factura. Utilice Vista previa para comprobar el formato. El número aparece en orden secuencial en la vista previa según el valor inicial.

  7. Configure el formato del número de factura agregando y organizando los componentes necesarios en el orden deseado, utilizando los primeros o últimos cinco caracteres de cada componente. Seleccione los componentes que desea incluir en los números de su factura. Las opciones incluyen:

    • Posición de la factura: no puede eliminar el número de posición.

    • Número de contrato: utiliza el número de contrato.

    • Período de facturación: utiliza el período de facturación.

    • Fecha de finalización del período de facturación: utiliza la fecha de finalización de facturación de la factura.

    • Número de período de facturación: utiliza el número de período de facturación de la factura.

    • Texto personalizado : escriba cualquier texto fijo (por ejemplo, INV, BILL o Código).

    • Condicional de retención: se basará en el formato de propiedad seleccionado.

    • Número de proyecto: utiliza el número de proyecto.

  8. Configure el separador de componentes para definir cómo se separa cada componente. Seleccione el Separador de componentes de la lista desplegable.

    • Guión (-)

    • Punto (.)

    • Barra diagonal (/)

    • Guión bajo (_)

    • Ninguno

  9. Configure los caracteres para cada componente. Seleccione los componentes que desea incluir en los números de su factura. Las opciones pueden incluir:

    • Formato 

    • Longitud 

      • Posición de la factura

      • Personajes

    Nota: Organice los componentes y defina las opciones de formato como desee.

  10. El sistema validará el recuento total de caracteres para el número de factura.

    • Nota: Si su sistema ERP especifica un número máximo de caracteres, Procore lo aplicará. De lo contrario, el límite predeterminado es de 100 caracteres.

  11. Revise la vista previa del formato para asegurarse de que cumple con sus requisitos.

  12. Haga clic en Guardar para aplicar el esquema de numeración.
    Nota:

    • Los números de factura de estas facturas se generarán automáticamente y no se podrán editar.

    • El nuevo esquema de numeración ahora se aplicará a todas las facturas de contrato/contratista recién creadas.