Crear una reunión

Objetivo

Para crear una reunión usando la herramienta Reuniones del proyecto. 

Fondo

Puede utilizar la herramienta Reuniones para crear agendas detalladas para las reuniones de su proyecto. El primer paso del proceso es crear la reunión. Este proceso le permite establecer la fecha, la hora, la ubicación y los asistentes. Este proceso se describe en los pasos a continuación. Una vez creada la reunión, puede pasar a crear categorías (consulte Crear una categoría de reunión), que se utilizan para agrupar los ítems de la agenda en los temas. Luego, puede agregar los ítems de la agenda individuales (consulte Agregar un ítem de reunión) a sus categorías. 

Aspectos a tener en cuenta

• Permisos de usuario requeridos
• La reunión debe estar en modo agenda. Esta es la configuración predeterminada cuando crea una nueva reunión. Para saber cómo convertir una reunión al modo de minutas, consulte Convertir una reunión al modo de minutas. 

Pasos

1. Navegue hasta la herramienta Reuniones del proyecto. 
2. Haga clic en + Crear reunión.
3. Seleccione + Nuevo o seleccione una plantilla de reunión de la lista.
4. En Información de la reunión, complete los campos relevantes para la nueva reunión.

• Meeting #: Indicates the meeting number. When you create a meeting, Procore automatically assigns the first meeting in a series the number one (1). Then, when you create a follow-up meeting, Procore assigns the next meeting in the series the number two (2), and so on. Note: This field does not support the entry of letters, symbols, and leading zeros. 

• ​​​​​Meeting Name: Type a name, title, or descriptive subject line for the meeting.

• Enlace de la reunión: Copie y pegue el enlace de la videoconferencia para que sus asistentes accedan.
  Nota: Se debe incluir el URL completo del enlace de la reunión (que comienza con https://) para que se muestre como un hiperenlace.

• Private Meeting: Mark this checkbox so that the meeting is only visible to scheduled attendees and users with 'Admin' level permissions to the Meetings tool. 

• Draft Meeting: Mark this checkbox to save the new meeting as a 'Draft.'

• Meeting Date: Use the calendar control to set the date for a meeting.

• Timezone: Select a timezone for the meeting.

• Start Time: Enter a start time for the meeting. Include a.m. or p.m. after the start time.

• End Time: Select an end time for the meeting. Include a.m. or p.m. after the finish time.

  SUPERUSER ONLY: To support the Meeting Templates feature, this checkbox must be disabled (unchecked). 

Nota: Si no se selecciona una hora de inicio o una hora de finalización, Procore las establecerá automáticamente en 12:00 a. m.

• Meeting Location: The location where the meeting will be held (e.g., Conference Room A, Conference Room B, and so on). 

• Overview: Enter a meeting summary or description. You can use the controls in the formatting toolbar to format your overview. 

• Attachments. Attach any relevant files. You have these options:

  • Click Attach File(s) and then choose the appropriate option from the shortcut menu that appears.
    OR
  • Use a drag-and-drop operation to move files from your computer into the grey Drag and Drop File(s) box.

• Add Attendees: Add meeting attendees by selecting people from this drop-down list. To appear as a selection in this list, a person must have a Procore user profile in the Project Directory. Additionally, if a permission template is applied to the person, the permissions must include 'Read Only' or higher on the Meetings tool. 

     Nota: Al seleccionar "Sí" en el campo Aprobación de minutas solicitada, se activa un flujo de trabajo de respuesta para el asistente.

4. Haga clic en Crear y continuar con la agenda
   Notas:
   • Aparece un anuncio para confirmar que se creó la reunión y el título de la página cambia a 'Agenda de la reunión para '
   • Si desea agregar categorías adicionales a su reunión, consulte Crear una categoría de reunión.
   • Si desea agregar elementos de reunión (también conocidos como elementos de la agenda) a su reunión, consulte Agregar un elemento de reunión.
   • Procore agrega automáticamente una (1) categoría, el nombre 'Ítems sin categorizar', a la reunión. Puede cambiar el nombre de esta categoría escribiendo sobre el nombre. Ahora tiene estas opciones:

Próximos pasos

• Crear una categoría de reunión
• Agregar un ítem de reunión

Ver también

• Ver una reunión
• Editar una reunión
• Crear una Reunión a partir de una Plantilla
• Aprobar, rechazar y comentar las minutas de la reunión como asistente