Actualizar las Partidas en un contrato primario
Objetivo
Describir las diferentes formas en las que puede actualizar las partidas en las partidas (SOV) de un contrato.
Fondo
Después de crear un contrato, puede elegir entre tres (3) métodos para actualizar las partidas a las SOV de su contrato:
- Agregar partidas a las SOV
Si las SOV de su contrato solo tienen algunas partidas o si desea agregar manualmente nuevas partidas a las SOV, use el botón "Agregar línea" para ingresar manualmente cada partida de SOV. - Crear las partidas a partir del presupuesto del proyecto
Si desea estructurar el SOV de su contrato para que coincida con sus partidas de presupuesto, Procore le ofrece la opción de importar sus partidas SOV directamente desde la herramienta Presupuesto de Procore. Este método crea automáticamente el SOV del contrato utilizando las partidas del presupuesto de su proyecto como fuente de datos. - Importar las SOV desde un archivo CSV
Si prefiere crear las SOV de su contrato utilizando un programa de hoja de cálculo, como Microsoft Excel, puede descargar una plantilla en blanco que coincida con la estructura de tablas de su contrato, agregue sus partidas SOV a la hoja de cálculo, guarde el archivo en formato de archivo separados por comas (CSV) y luego importe sus partidas. También puede utilizar el proceso de importación para reemplazar todas las partidas existentes en las SOV de su contrato o puede mantener cualquier partida existente y agregar una adicional.
Aspectos a tener en cuenta
Importante
Nota del autor: El contenido de "Cosas a considerar" en (1) Actualizar la lista de valores en un contrato primario a continuación también debe copiarse y pegarse en la sección Cosas a considerar de (2) Crear una partida de contrato primario a partir del presupuesto del proyecto. No se puede agregar un bloque de reutilización de contenido a (2) debido al problema de recursividad de Mindtouch.- Permisos de usuario requeridos:
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos primarios del proyecto.
Nota
Para limitar a los usuarios de Procore a ver los datos de su contrato, configure la función de permisos granulares al aplicar plantillas de permisos. Consulte Administrar plantillas de permisos del proyecto y Otorgar permisos granulares en una plantilla de permisos.
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos primarios del proyecto.
- Información adicional:
- Para completar los pasos a continuación, el contrato deberá estar en el estatus "Borrador". Sin embargo, si la configuración "Habilitar siempre editable partidas" está activada en esta herramienta, los usuarios con el permiso de usuario requerido para editar contratos primarios pueden editar las partidas cuando un contrato está en cualquier estatus. Para obtener más información, ¿Cuál es la configuración "Habilitar siempre editable partidas"?
Nota
Si tiene partidas entrantes de la herramienta Presupuesto del proyecto (consulte Cree el SOV a partir del presupuesto del proyecto a continuación) y los montos en esos partida son menores que los montos facturados en esos partida en una factura,factura delos fondos o solicitud de pago de GC / Cliente, un mensaje de error le notifica que las partidas no se pueden importar desde el presupuesto del proyecto.
- Para completar los pasos a continuación, el contrato deberá estar en el estatus "Borrador". Sin embargo, si la configuración "Habilitar siempre editable partidas" está activada en esta herramienta, los usuarios con el permiso de usuario requerido para editar contratos primarios pueden editar las partidas cuando un contrato está en cualquier estatus. Para obtener más información, ¿Cuál es la configuración "Habilitar siempre editable partidas"?
- Limitaciones:
- Si ha creado varios contratos primarios, tenga en cuenta que puede importar partidas del presupuesto a las partidas (SOV) de un contrato primario. Sin embargo, NO tiene la habilidad de elegir qué partidas del presupuesto desea importar. Para obtener más información, consulte ¿Existe alguna limitación del sistema al crear varios contratos primarios?
Requisitos previos
- Cree un contrato en el estatus "Borrador". Consulte Crear contratos primarios.
- Establezca el método contable en el contrato. Consulte ¿Cómo configuro el método contable para un contrato o fondos? y Editar la configuración avanzada en un contrato primario.
- Si va a crear SOV de contrato a partir del presupuesto del proyecto como se describe a continuación, asegúrese de que las SOV de su contrato estén en blanco. Solo puede seguir esos pasos a continuación cuando las SOV de un contrato tienen cero (0) partidas. También debe:
- Cree el presupuesto de su proyecto. Consulte Configurar un presupuesto.
- Bloquee el presupuesto de su proyecto. Consulte Bloquear un presupuesto.
Pasos
Hay varias formas de agregar y actualizar partidas en las SOV de un contrato:
- Establecer el método contable en un nuevo contrato primario
- Agregar elementos de línea a las SOV
- Cree las SOV a partir del presupuesto del proyecto
- Importar las SOV desde un archivo CSV
Establecer el método contable en un nuevo contrato primario
De forma predeterminada, los nuevos contratos primarios se configuran para utilizar el método contable "Basado en montos". Los usuarios pueden cambiar esto a "Basado en unidad/cantidad" haciendo clic en el botón Cambiar a unidad/cantidad . En Procore, el método contable para un contrato o financiamiento determina cómo se manejan las partidas en las facturas. La contabilidad basada en montos utiliza sumas globales para las partidas, mientras que la contabilidad basada en unidades/cantidades utiliza cantidades y precios unitarios para calcular los totales. Una vez que se establece el método contable de un contrato y se crean las partidas, no se puede cambiar
Agregar partidas a las SOV
Cree las SOV a partir del presupuesto del proyecto
Nota
Si va a crear las SOV del contrato a partir del presupuesto del proyecto como se describe a continuación, asegúrese de que las SOV de su contrato estén en blanco. Solo puede seguir estos pasos a continuación cuando las SOV tienen cero (0) partidas. También debe:
- Cree el presupuesto de su proyecto. Consulte Configurar un presupuesto.
- Bloquee el presupuesto de su proyecto. Consulte Bloquear un presupuesto.
- Navegue hasta la herramienta Contratos primarios del proyecto.
- Busque el contrato para actualizar. Luego haga clic en su enlace Número .
- Haga clic en la pestaña Partidas.
- Debajo de la tabla "Partidas", haga clic en Importar. A continuación, elija Partidas de Presupuesto en el menú desplegable.
- En la ventana "Importar partidas desde presupuesto?", haga clic en Importar.
- Si la partida está en blanco, aparece el siguiente mensaje.
- Si el SOV tiene partidas existentes, todas las partidas existentes se reemplazarán por las partidas del presupuesto.
Procore reemplaza cualquier partida existente en las partidas con las partidas actuales en el presupuesto del proyecto. Esto puede tardar varios minutos. Una vez que se completa la importación, aparece un banner VERDE para indicar que la acción se realizó correctamente y las partidas aparecen en la tabla "Partidas".
- Si la partida está en blanco, aparece el siguiente mensaje.
Importar las SOV desde un archivo CSV
- Descargar una plantilla CSV
- Añadir partidas a una plantilla CSV
- Importar la plantilla CSV completada a Procore
Descargar una plantilla CSV
- Navegue hasta la herramienta Contratos primarios.
- En la tabla, haga clic en un enlace Número para abrir el contrato.
- En la pestaña General, haga clic en Partidas.
- En la tarjeta Partidas, haga clic en Editar.
Esto coloca a la partida en modo de edición - Debajo de la tabla, haga clic en Importar y elija Partidas de CSV.
Esto abre la ventana Importar partidas desde CSV.
- Expanda Personalizar delimitador de CSV.
- Elija un delimitador para el archivo de plantilla: coma o punto y coma.
La opción predeterminada del sistema es Coma. - Haga clic en Descargar plantilla CSV y elija: Plantilla en blanco o Plantilla con partidas existentes.
Descarga la plantilla seleccionada en la ubicación configurada de su navegador web.
Agregar partidas a una plantilla CSV
- Abra la plantilla descargada en un editor de hojas de cálculo.
- Ingrese los datos de la partida utilizando el método contable apropiado para el contrato primario. Consulte ¿Cómo configuro el método de contabilidad para un contrato o una financiación?
- Cómo introducir datos para la contabilidad basada en importes: Mostrar/Ocultar
- Para importar un contrato primario utilizando el método contable basado en montos, ingrese datos de la siguiente manera:
- Subproyecto. Ingrese un código de subproyecto para la partida. Esto solo aparece cuando los subproyectos están habilitados. Consulte Habilitar subproyectos para WBS y ¿Qué sistemas ERP integrados admiten el concepto de subproyecto?
- Código de coste. Ingrese un código de costo para la partida. Para obtener más información, consulte ¿Qué son los códigos de coste predeterminados de Procore?
- Tipo de costo. Ingrese un tipo de costo para la partida. Consulte ¿Cuáles son los tipos de costos predeterminados de Procore?
Información importante sobre los tipos de coste
- Si deja esta celda en blanco, Procore la clasificará como Otro.
- Esta lista puede personalizarse para su compañía. Consulte Agregar tipos de costos de la compañía o solicite al administrador de su compañía una lista de tipos de costos válidos.
- El ingreso de datos es necesario si su sistema ERP integrado sincroniza datos con Procore. Consulte ¿Qué sistemas ERP integrados admiten el concepto de "Tipo de costo"?
- Descripción. Ingrese una declaración para describir la partida.
- Código fiscal. Introduzca el código fiscal de la partida.
Información importante sobre los códigos de impuestos
- Esta lista puede personalizarse para su compañía. Consulte Configurar los ajustes del código de impuestos o solicite al administrador de su compañía una lista de códigos de impuestos válidos.
- Importe. Introduzca una cantidad numérica sin comas o el signo de dólar (por ejemplo, 15000); introduzca '0.00' si no hay una cantidad en dólares, ya que no se aceptan celdas en blanco.
- Para importar un contrato primario utilizando el método contable basado en montos, ingrese datos de la siguiente manera:
- Cómo introducir datos para la contabilidad basada en unidades/cantidades: Mostrar/Ocultar
- Para importar un contrato primario utilizando el método contable basado en montos, ingrese datos de la siguiente manera:
- Subproyecto. Ingrese un código de subproyecto para la partida. Esto solo aparece cuando los subproyectos están habilitados. Consulte Habilitar subproyectos para WBS y ¿Qué sistemas ERP integrados admiten el concepto de subproyecto?
- Código de coste. Introduzca un código de coste para la partida. Para obtener más información, consulte ¿Qué son los códigos de coste predeterminados de Procore?
- Tipo de costo. Ingrese un tipo de costo para la partida. Consulte ¿Cuáles son los tipos de costos predeterminados de Procore?
Información importante sobre los tipos de coste
- Si deja esta celda en blanco, Procore la clasificará como Otro.
- Esta lista puede personalizarse para su compañía. Consulte Agregar tipos de costos de la compañía.
- Se requiere la entrada de datos si su sistema ERP integrado sincroniza los datos con Procore. Consulte ¿Qué sistemas ERP integrados admiten el concepto de "Tipo de costo"?
- Descripción. Ingrese una declaración para describir la partida.
- Cantidad. Ingrese un valor numérico que represente la cantidad de la unidad.
- UOM. Ingrese una abreviatura de UOM. Consulte ¿Qué unidades de medida se incluyen en la lista maestra de Procore?
- Precio unitario. Ingrese el precio unitario para la partida.
- Subtotal. Ingrese el subtotal de la partida.
- Anular. Tiene estas opciones, elija una (1) opción:
- Para anular el cálculo automático del subtotal, introduzca un valor aquí y deje los campos Cantidad, Descripción de la unidad y Precio unitario en blanco.
O - Para usar el cálculo automático de Procore, ingrese valores en los campos Cantidad, Descripción de la unidad y Precio unitario , dejando el campo Anular en blanco.
Información importante sobre el cálculo automático
- Si su sistema ERP integrado sincroniza datos con Procore, se requiere el ingreso de datos en los campos Cantidad, Descripción de la unidad y Precio unitario. Consulte ¿Qué sistemas ERP integrados admiten el concepto de "Tipo de costo"?
- Para anular el cálculo automático del subtotal, introduzca un valor aquí y deje los campos Cantidad, Descripción de la unidad y Precio unitario en blanco.
- Código fiscal. Ingrese el código de impuesto para la partida. Consulte Configurar los ajustes del código de impuestos.
- Para importar un contrato primario utilizando el método contable basado en montos, ingrese datos de la siguiente manera:
Importar la plantilla CSV completada a Procore
- Navegue hasta la herramienta Contratos primarios.
- En la tabla, haga clic en un enlace Número para abrir el contrato.
- En la pestaña General, haga clic en Partidas.
- En la tarjeta Partidas, haga clic en Editar.
Esto coloca a la partida en modo de edición. - Debajo de la tabla, haga clic en Importar y elija Partidas de CSV.
Esto abre la ventana Importar partidas desde CSV.
- Cargue el archivo de la siguiente manera:
- Haga clic en Cargar archivo y seleccione la plantilla completa para cargar.
O - Arrastre y suelte la plantilla completa en el área Archivo CSV .
- Haga clic en Cargar archivo y seleccione la plantilla completa para cargar.
- Dependiendo del estado de su contrato primario, elija la opción adecuada:
- Para agregar más partidas al contrato primario, seleccione Agregar partidas adicionales y luego haga clic en Importar.
- Para reemplazar todas las partidas existentes en el contrato primario con la plantilla, seleccione Reemplazar partidas existentes, luego haga clic en Importar.
Procore importa la plantilla y muestra un banner de éxito. Si ve un mensaje de error, haga clic en Mostrar error para saber por qué ha fallado la importación.