Actualizar las Partidas en un contrato primario

Objetivo

Describir las diferentes formas en las que puede actualizar las partidas en las partidas (SOV) de un contrato.

Fondo

Después de crear un contrato, puede elegir entre tres (3) métodos para actualizar las partidas a las SOV de su contrato:

Aspectos a tener en cuenta

 Importante
Nota del autor: El contenido de "Cosas a considerar" en (1) Actualizar la lista de valores en un contrato primario a continuación también debe copiarse y pegarse en la sección Cosas a considerar de (2) Crear una partida de contrato primario a partir del presupuesto del proyecto. No se puede agregar un bloque de reutilización de contenido a (2) debido al problema de recursividad de Mindtouch. 

Requisitos previos

Pasos

Hay varias formas de agregar y actualizar partidas en las SOV de un contrato:

Establecer el método contable en un nuevo contrato primario

De forma predeterminada, los nuevos contratos primarios se configuran para utilizar el método contable "Basado en montos". Los usuarios pueden cambiar esto a "Basado en unidad/cantidad" haciendo clic en el botón Cambiar a unidad/cantidad . En Procore, el método contable para un contrato o financiamiento determina cómo se manejan las partidas en las facturas. La contabilidad basada en montos utiliza sumas globales para las partidas, mientras que la contabilidad basada en unidades/cantidades utiliza cantidades y precios unitarios para calcular los totales. Una vez que se establece el método contable de un contrato y se crean las partidas, no se puede cambiar

prime-contract-default-accounting-method.png

Agregar partidas a las SOV

  1. Navigate to the project's Prime Contracts tool.
  2. Locate the contract to update and click its Number link. 
  3. Click the Schedule of Values tab.
  4. Click Add Line.
  5. Complete the data entry as follows:
    1. Budget Code
      Select a budget code or click Create Budget Code. See What is a budget code in Procore's WBS? 
    2. Description
      Enter a description for the line item. For example, type: Monthly Service Fee
    3. Qty
      Enter the number of units.
    4. UOM
      Select a Unit of Measure (UOM) from the drop-down list. To learn about the default selections in this list, see Which units of measure are included in Procore's master list? and Add a Unit of Measure to the Unit of Measure Master List.
    5. Unit Cost
      Enter the cost per unit in this box. You'll notice that the value in this column contains four (4) decimal points (for example, $0.0000) to allow you to enter the specific value required to calculate accurate pricing. 
      Example
      If you are buying 50,000 units for $1,006,625.00, you would enter a unit price of $20.1325. 
    6. Amount
      The system automatically calculates the subtotal for you, based on the Qty, UOM, and Unit Cost entries. 
  6. Repeat the above steps for all line items.
     Tip
    Want to arrange the line items on your schedule of values into groups? Click the Add Group menu and select the desired grouping options. The default options include Cost Code, Cost Type, Sub Job (if enabled), as well as any custom segments that have been added for your company or project. See What are Segments and Segment Items. 
  7. Choose one of these options:
    • Click Save
      OR
    • Click Save & Email.  

Cree las SOV a partir del presupuesto del proyecto

 Nota

Si va a crear las SOV del contrato a partir del presupuesto del proyecto como se describe a continuación, asegúrese de que las SOV de su contrato estén en blanco. Solo puede seguir estos pasos a continuación cuando las SOV tienen cero (0) partidas. También debe:

  1. Navigate to the project's Prime Contracts tool. 
  2. Locate the contract to update. Then click its Number link.
  3. Click the Schedule of Values tab.
  4. ​Below the 'Schedule of Values' table, click Import. Then choose SOV from Budget from the drop-down menu.

    import-sov-from-budget.png
     
  5. In the 'Import Schedule of Values from Budget?' window, click Import. 
    • If the SOV is blank, the following message appears. 

      import-sov-blank.png
    • If the SOV has existing line items, all existing line items will be replaced with the line items in the budget.
      import-sov-from-budget-window.png

      Procore replaces any existing line items on the Schedule of Values with the line items current in the project's budget. This can take several minutes. Once the import is complete, a GREEN banner appears to indicate the action was successful and the line items appear in the 'Schedule of Values' table. 

Importar las SOV desde un archivo CSV

  • Download a CSV Template
  • Add Line Items to a CSV Template
  • Import the Completed CSV Template to Procore

Download a CSV Template

  1. Navigate to the Prime Contracts tool. 
  2. In the table, click a Number link to open the contract.
  3. Under the General tab, click Schedule of Values.
  4. In the Schedule of Values card, click Edit. 
    This places the SOV into edit mode
  5. Below the table, click Import and choose SOV from CSV.
    This opens the Import Schedule of Values from CSV window. 

    prime-import-sov-from-csv.png
     
  6. Expand Customize CSV Delimiter.
  7. Choose a delimiter for the template file: Comma or Semicolon.
    The system's default option is Comma. 
  8. Click Download CSV Template and choose: Blank Template or Template with Existing Line Items. 
    The downloads the selected template to your web browser's configured location. 

Add Line Items to a CSV Template

  1. Open the downloaded template in a spreadsheet editor.
  2. Enter the line item data using the appropriate accounting method for the prime contract. See How do I set the accounting method for a contract or funding?

Import the Completed CSV Template to Procore

  1. Navigate to the Prime Contracts tool. 
  2. In the table, click a Number link to open the contract.
  3. Under the General tab, click Schedule of Values.
  4. In the Schedule of Values card, click Edit. 
    This places the SOV into edit mode.
  5. Below the table, click Import and choose SOV from CSV.
    This opens the Import Schedule of Values from CSV window. 

    prime-import-sov-from-csv.png
  6. Upload the file as follows:
    • Click Upload File and select the completed template to upload.
      OR
    • Drag-and-drop the completed template to the CSV File area.
  7. Depending on the state of your prime contract, choose the appropriate option:
    • To add more line items to the prime contract, select Add Additional Line Items, then click Import. 
    • To replace all existing line items on the prime contract with the template, select Replace Existing Line Items, then click Import.

Procore imports the template and displays a success banner. If you see an error message, click Show Error to learn why the import failed. 

Ver también

 

If you would like to learn more about Procore's prime contract software and how it can help your business, please visit our construction contract management software product page icon-external-link.png.